Способы осуществления деловых коммуникаций

Деловое общение — правила и принципы коммуникаций

Деловое общение включает разные категории коммуникаций, которые подчиняются разным правилам и требованиям. Оно живет не только в бизнес-среде: это может быть как общение между директором и подчиненным, так и просто между незнакомыми людьми.

Чтобы переговоры и коммуникация в целом была успешной, нужно контролировать свои эмоции и считывать все чувства оппонента. Есть ряд приемов, которые позволяют установить контакт и сделать беседу результативной. Далее в этой статье мы их рассмотрим, а пока рассмотрим подробнее, что такое деловое общение.

Определение делового общения

Деловое общение — это коммуникация между людьми в разных сферах жизни. Такое общение строго регламентируется и базируется на множестве правил, что позволяет обеим сторонам достигать своих целей. Стиль официальной беседы зависит от сферы бизнеса.

Деловое общение подразумевает официальность и преследует определенные цели, одна из которых — получить ответы на вопросы. Оно должно быть максимально эффективным. А для этого важно усвоить ряд разных правил. К слову, правила и требования являются отличием делового общения от обычного разговора.

Этика делового общения

Этика делового общения появилась на стыке нескольких наук, в числе которых психология и этика. Она важна в межличностной коммуникации.

Каждая сторона делового общения должна уметь излагать свои мысли и критически мыслить. Кроме того, у них должен быть еще ряд навыков: умение слушать, направлять ход беседы, способность расположить своего партнера.

Этика делового общения — это фундамент любой деятельности. Ее необходимо обучать сотрудников в начале их карьеры, когда они только начали постигать азы. Умение правильно доносить мысли и направлять собеседника сделают их работу продуктивнее, вне зависимости от сферы, в которой они задействованы.

Главные принципы делового общения

1. Официальность и вежливость. Нужно четко придерживаться делового стиля. Это, пожалуй, основа делового общения.
2. Межличностность. Человек — главный субъект общения, который имеет свое мнение по любому из вопросов. Важно считаться с чужой точкой зрения и строить диалог обособленно, не затрагивая его.
3. Многоплановость. Одна и та же информация может быть подана по-разному. От этого зависит результат. Манера речи и тон не менее важны, чем суть сообщения. Важно пользоваться всеми инструментами и строить общение с использованием каждого из них.
4. Целеполагание. Важно понимать, какую цель вы преследуете, затевая диалог. Помимо главной цели может быть несколько второстепенных, которые могут подразумеваться сами собой, без озвучивания.
5. Неприрывный контакт. Даже если диалог завершен, но оппоненты пока не разошлись, коммуникация продолжается. Только имеет она невербальный характер. Даже молчание имеет смысл, не говоря уже о жестах и мимике. важно обращать на это свое внимание.

Формы делового общения

Любое общение может протекать в трех видах:

• вербальное — словестное;
• невербальное — мимика и жесты;
• дистанционное — построенное с помощью гаджетов.

Можно различить следующие формы делового общения:

1. Беседа — помогает добиваться определенных бизнес-целей. Встречается чаще других форм. Может проходить как очно, так и по телефону. Начинается с приветствия и представления, после этого сразу можно переходить к сути диалога.
2. Переговоры — их отличие в том, что стороны хотят прийти к совместному выводу, который поможет в решении общих задач.
3. Совещание — в ходе него учитывается мнение всех сотрудников. Это один из управленческих приемов, который позволяет включить в работу всю команду.
4. Дискуссия — в ходе нее происходит обмен мнениями о протекающих процессах. Проходит в соответствии со строгим регламентом.
5. Пресс-конференция — мероприятие, проходящее с участием высокопоставленных лиц и представителей СМИ. Организуется для обсуждения важных вопросов, о которых должна узнать широкая общественность.
6. Публичное выступление. Это монолог перед аудиторий с целью воздействия на присутствующих. Может организовываться с целью навязывания мнения, воодушевления, мотивации и т.д.
7. Деловая переписка — коммуникация с помощью официальных писем. Они составляются по особым правилам и призваны решить конкретные задачи. Деловая переписка используется для коммуникации с вышестоящими организациями и лицами.
8. Презентации и торги — в публичной форме их тоже можно причислить к формам деловых коммуникаций.

Стили делового общения

Чтобы успешно заниматься бизнесом, нужно отлично владеть искусством деловой коммуникации, уметь жонглировать словом и доносить свои взгляды так, чтобы их разделяли оппоненты. Это требование возникло не так давно, но уже успело закрепиться в бизнес-кругах. Официальный стиль должен присутствовать в письменной и устной коммуникации. Иногда его можно разбавлять более неформальными моментами, но не переходить границы. Это позволяет успешно руководить компанией, развивать бизнес и строить карьеру.

Выделяют три вида делового общения:

• законодательный;
• дипломатический;
• административно-канцелярский.

У всех этих видов есть особенности, и они требуют применения в определенной ситуации. Для них свойственны точные речевые конструкции, факты, безэмоциональность. Деловое общение — уже давно не только про работу, теперь оно используется и в ежедневной коммуникации формальной направленности.

Три стиля делового общения:

1. Манипулятивный: это диалог, в котором один собеседник хочет повлиять на другого и добиться своей цели.
2. Гуманистический: подразумевает поддержку в коллективе и направление сил на достижение общих целей. Человек здесь выступает не как набор определенных качеств, а как целостная личность с особенностями. Этот стиль для переговоров не подходит, это больше внутрикомандная история.
3. Ритуальный: это традиции общения человека с вышестоящими персонами. Используется для поднятия авторитета. Большое значение здесь играет положение оппонента в обществе.

Этапы делового общения

Да, общение состоит из нескольких этапов. Это не обычный разговор, поэтому здесь нужно продумывать все мелочи.

1. Контакт. С него начинается любой диалог и его успех зависит от первого впечатления. В случае же, если контакт не был установлен, диалог не принесет результатов. Многое зависит от внешнего вида и настроя — это первое, что бросается в глаза. Важно расположить к себе собеседника и тогда уже решать конкретные задачи.
2. Оценка и ориентация в ситуации. По ходу построения беседы нужно корректировать стратегию и пытаться подогреть интерес к беседе. Нужно погрузить его в правильную атмосферу и увлечь решением задачи.
3. Обсуждение проблемы. Диалог строится на соотношении точек зрения оппонентов. Не забывайте, чем больше они различаются, тем больший психологический блок будет сильнее. Чтобы избежать этого, делайте акцент на схожести в определенных взглядах, отодвигая на второй план все расхождения.
4. Прекращение контакта. На данном этапе важно запомниться собеседнику с положительной стороны. Будьте приветливым до самого конца.

5 правил делового общения

1. Главная цель — достижение согласия. Нужно уметь приходить к компромиссу, слушать и слышать то, что говорит оппонент и не спорить с его точкой зрения. Помочь себе в достижении этой цели можно с помощью внимательного взгляда и мимики.
2. Деловая речь. Подача информации должна быть официальной, но не безэмоциональной. Нужно найти баланс между монотонностью и торопливостью. Говорите четко, стройте диалог красиво и правильно.
3. Целеполагание. Оно должно проходить невидимой нитью через весь монолог. Продумайте речь заранее, составьте план и следуйте ему.
4. Правильная постановка вопросов. Помните, ответ на вопрос зависит от того, как вы его зададите. Различайте закрытые и открытые вопросы, делайте выбор в пользу одного из них по ситуации.
5. Говорите короткими и простыми предложениями. Такие фразы лучше воспринимаются и затрачивают меньше энергии собеседника на их понимание.

Чтобы научиться правильному построению беседы, нужно проводить большую работу над собой. Уже после нескольких бесед вы сможете правильно строить речь и достигать первых результатов в проведении переговоров.

Источник

Объясните с позиции делового общения, принципы и методы деловых коммуникаций с учетом управленческих решений

Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица.

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:

1) устное — письменное (с точки зрения формы речи);

2) диалогическое — монологическое

3) межличностное — публичное (с точки зрения количества участников);

4) непосредственное — опосредованное (с точки зрения отсутствия / наличия опосредующего аппарата);

5) контактное — дистантное (с точки зрения положения коммуникантов в пространстве).

ПРИНЦИПЫ КОРПОРАТИВНОГО ОБЩЕНИЯ:

· принцип создания условий для выявления творческого потенциала и профессиональных знаний личности;

· принцип полномочий и ответственности;

· принцип поощрения и наказания;

· принцип рационального использования рабочего времени;

· принцип правдивости общения;

· принцип концентрации внимания;

· принцип понимания сторон.

Методы деловых коммуникаций:

1. метод наблюдения. Это такой способ изучения делового общения, посредством которого его феномены исследуются в тех связях и отношениях, в каких они складываются непосредственно в самой деловой практике.

• Свободное наблюдение, как правило, не ограничивается, фиксируются все проявления и особенности делового общения.
• Стандартизированное наблюдение всегда четко ограничено заранее заданными параметрами наблюдения.
• При включенном наблюдении исследователь сам является непосредственным участником делового общения, но при этом он фиксирует психические реакции деловых партнеров и применяемые ими коммуникативные техники.

2.метод эксперимента. Его специфика состоит в том, что специально, искусственным путем, создается целенаправленная и продуманная деловая ситуация, в которой какой-либо аспект делового общения (коммуникативный, интерактивный, перцептивный) проявляются в наибольшей степени.

3.метод моделирования. Он состоит в том, что создается теоретическая модель определенной деловой ситуации, которая воспроизводит ее самые существенные характеристики и прогнозируемые свойства. На основе этой теоретической модели осуществляется детальная разработка социально-психологических механизмов межличностного общения деловых партнеров, а также тех коммуникативных техник и приемов, которые могут способствовать более эффективному их взаимодействию.

4.системный метод. Применение этого метода позволяет рассматривать деловое общение как открытую, целостную, самоорганизующуюся систему, в которой обязательно присутствуют три основные подсистемы: сами деловые партнеры, межличностные отношения, которые складываются между ними, и деловые проблемы, для решения которых они вступают в общение.

5.диалектический метод. Он позволяет подходить к анализу процесса делового общения с диалектических позиций, то есть рассматривать его как динамичный, противоречивый, постоянно развивающийся процесс, в котором все его структурные элементы тесно взаимосвязаны и взаимодействуют.

6.метод тестирования. Применение этого метода связано с получением психологических и поведенческих характеристик деловых партнеров в определенных ситуациях делового общения.

7.метод анализа конкретных деловых ситуаций (АКДС). Сущность этого метода состоит в том, что исследуются часто повторяющиеся в деловой практике конкретные ситуации делового общения. На их основе создаются матрицы коммуникативных приемов, перцептивных техник и стратегий взаимодействия деловых партнеров, которые затем в качестве эталонов, образцов используются для упреждающей ориентации в ситуациях делового общения.

8.метод деловых игр. Его особенность состоит в том, что по заранее заданному сценарию определенной деловой ситуации распределяются роли между участниками игры и осуществляется разыгрывание деловой ситуации.

Развиваясь на основе своих методов, наука «деловое общение» раскрывает существенные характеристики и особенности общения людей в профессиональной и предпринимательской деятельности, выявляет своеобразие и специфику межличностных отношений деловых партнеров, разрабатывает техники и технологии, наиболее приемлемые для делового взаимодействия.

27. Опишите переговорный процесс, в том числе с использованием современных средств коммуникации при планировании работы руководителя

Переговоры— специфический вид деловой коммуникации, имеющий свои правила и закономерности, использующий разнообразные пути к достижению соглашения, совместный анализ проблем. Цель переговоров — найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы проявления конфликта. Мастерство ведения переговоров особенно в бизнесе очень необходимо. А сам процесс переговоров сопровождает деятельность бизнес-структур практически ежедневно.

1.Традиционная телефонная связь является самым привычным и удобным способом связи для многих деловых людей. Современные технологии передачи данных позволяют использовать нетрадиционные методы для достижения уменьшения стоимости услуг телефонной связи, в тоже время сохраняя тот же уровень удобства использования и функциональности.

При эффективном использовании телефон становится важнейшим компонентом создания имиджа фирмы. Существуют неписаные правила делового телефонного разговора. Они охватывают как обычный телефонный этикет, так и особенности делового администрирования.

Главные требования культуры общения по телефону — краткость (лаконичность), четкость и ясность не только в мыслях, но и в их изложении. Разговор должен проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

Выделим такие наиболее важные принципы этики общения по телефону.

· . Если там, куда вы звоните, вас не знают, уместно со стороны секретаря попросить вас представиться и узнать, по какому вопросу вы звоните. Назовите себя и кратко изложите причину звонка.

· . Нарушением норм делового этикета считается выдавать себя за личного друга того, кому вы звоните, только для того, чтобы вас скорее с ним соединили.

· . Грубейшее нарушение — не перезвонить, когда вашего звонка ждут. Необходимо перезвонить при первой возможности.

· . Если вы звоните человеку, который просил вас позвонить, а его не оказалось на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили. Потом нужно позвонить еще раз, или сказать, когда и где вас можно будет легко найти.

· . Когда разговор предстоит длительный, назначьте его на такое время, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника достаточно времени на беседу.

· . Если звонит телефон, а вы уже говорите в это время по другому аппарату, постарайтесь закончить первый разговор, а уж потом обстоятельно поговорить со вторым собеседником. Если можно, спросите у второго собеседника по какому номеру перезвонить и кого позвать.

2.Электронная почта и Интернет.

Для написания делового письма используется официально-деловой стиль русского языка, подразумевающий следующие особенности:

· высокая степень употребления терминированной лексики. ( собственник, закон, дотация, регистрация, статьи бюджета, платеж, сертификат качества и т.п);

· именной характер речи, выражающийся в употреблении отглагольных существительных, которые часто обозначают действие. (решение вопроса (вместо «решить вопрос»), погашение кредита (вместо «погасить кредит»)).

· частота применения отыменных предлогов и предложных сочетаний. ( в адрес, в отношении к, в силу, в связи, и т.п.).;

· особый принцип построения текста: дробление на темы, подтемы, изложение мысли по пунктам;

· отсутствие эмоциональности, умеренное использование экспрессии;

· высокая степень этикетных требований, а именно обилие этикетных текстов. Например: «Добрый день (утро, вечер)!»; «Здравствуйте!»; «Уважаемые коллеги!»;

· лаконичность и внятность изложения

3. Видео и телеконференции в Интернет.

Видеоконференция — это конференция между двумя или несколькими аудиториями. Длина расстояния между аудиториями не имеет значения. Обычно это не только разные аудитории, но и страны и континенты. Видеоконференция дает возможность активно участвовать на лекции или презентации. T.e. презентация может идти в одной аудитории. Слушатели других аудиторий также могут участвовать в презентации: слушать, видеть, задавать вопросы, и видеть активного участника на экране.

Менеджеры компаний, уже использующих видеоконференцсвязь, считают, что системы видеоконференций резко сокращают временные и финансовые затраты на командировки их сотрудников и делают проводимые совещания более продуктивными.

Телеконференция — это электронная газета, состоящая целиком из объявлений ее подписчиков (электронная доска объявлений). Телеконференции играют ключевую роль при дистанционном обучении, сближая обучение в среде Интернет с традиционным очным обучением. Совершенствование программного обеспечения, каналов связи и телекоммуникационного оборудования привело к тому, что участники процесса дистанционного обучения могут не только обмениваться сообщениями по электронной почте, как это было совсем недавно, но могут видеть и слышать друг друга, общаясь в режиме реального времени.

Таким образом, объединение разнородных потоков аудиовизуальной информации и данных, представляемых несколькими участниками, позволяет создать новую среду межличностной коммуникации, в т.ч. деловой, обладающую высокой гибкостью и широким спектром средств передачи и представления информации.

28. Сформулируйте принципы деловых коммуникаций при планировании работы руководителя

Основные принципы делового общения. Любое деловое общение преследует некоторый интерес, который в идеале должен поддерживаться некоторое время, а потому очень важно, чтобы люди комфортно себя чувствовали при решении деловых вопросов и проблем. Чтобы преуспеть в этом, необходимо придерживаться главных принципов сохранения такого типа отношений:

1) Рациональное общение. Не стоит эмоциям позволять доминировать, даже если собеседник «вышел из себя», т. е. ведет себя несдержанно. Это дает возможность контролировать ход разговора и в конечном итоге позволяет получить желаемое. Просто нужно понять, что бизнес – не место для проявления чувств и эмоций.

2) Желание понять человека. При деловых переговорах каждая сторона искренне старается донести некую информацию. Для того чтобы ее проанализировать, эту информацию нужно воспринять в полном объеме. Если один из партнеров замыкается на том, что постоянно навязывает свою точку зрения, он не получит желаемого – переговоры сорвутся.

3) Концентрация внимания. Человеческая психика устроена так, что внимание периодически рассеивается, как бы отдыхая в короткие промежутки времени. Нужно учиться ловить такие моменты и стараться снова его активизировать, чтобы общение было эффективным. В большинстве случаев просто достаточно фразы: «Обратите внимание…».

4) Правдивость общения. При деловом общении нельзя давать неправдивую информацию, даже в том случае, если точно известно, что партнер о чем-либо умалчивает или даже сознательно обманывает. При возможной временной утрате преимущества, это всегда обеспечивает стратегическую победу.

5) Правильное отделение собеседника от предмета переговоров. Никогда нельзя допускать, чтобы личные отношения вмешивались в предмет переговоров. Иногда очень неприятный человек может принести уникальную по своей значимости информацию, а его партнер просто проигнорирует ее. Нужно научиться абстрагироваться от подобных эмоций.

Также принципами могут выступать:

Умение вести себя с людьми надлежащим образом; быть пунктуальным, конфиденциальным, грамотным, быть опрятным и пр.

К общим принципам, регулирующим протекание процессов делового общения, относят его межличностность , целенаправленность, непрерывность и многомерность.

Дата добавления: 2019-07-15 ; просмотров: 1640 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник