Способы организации проектных работ

Организация проектной работы

Проектный офис – это структурное подразделение МИЭМ НИУ ВШЭ, основными задачами которого являются:

— структуризация и координация «жизни» проектов;

— внедрение и координация проектной работы.

Чем одно отличается от другого? Управление «жизнью» проекта – это работа с проектом, как активностью. А управление проектной работой – это координация действий людей в рамках проекта.

Давайте разберемся как протекает жизнь проекта в МИЭМ НИУ ВШЭ и как происходит работа в проектах.

В первую очередь проект должен попасть в ротацию (базу проектов) проектного офиса. В настоящий момент существует три типа проектов по способу их привлечения:

– внешние (от внешних заказчиков);

– внутренние (от структурных подразделений НИУ ВШЭ);

– инициативные (от студентов, намеренных участвовать в реализации поданного проекта).

На старте все проекты попадают в Песочницу – общая база проектов, где хранятся/ редактируются/ оцениваются все новые проекты. На первой стадии проектный офис рассматривает поступившие проекты и контролирует их наполненность минимальной необходимой информацией:

— название проекта (должно отражать суть и/или результат);

— тип проекта (программно-аппаратный, программный, исследовательский, стартап);

— руководитель проекта (из числа сотрудников НИУ ВШЭ);

— команда проекта (конкретные люди и/или количество вакансий);

После предварительной оценки проектным офисом и наполнения минимальной необходимой информации, проект направляется на рассмотрение академической комиссии, которая принимает решение о его дальнейшей судьбе и накладывает резолюцию:

— корректировать (может быть предложено поменять название, тип, кол-во участников и т.п.);

Утвержденные проекты из Песочницы попадают в каталог Утвержденных проектов. На данном этапе проекты могут быть дополнены различной информацией:

— расширенное описание и детализация паспорта проекта;

— консультанты/ кураторы/ представители заказчика проекта;

— любая дополнительная информация, конкретизирующая работу в проекте.

Именно из этого каталога потенциальные члены проектных команд выбирают себе проекты для реализации. Причем делать это можно в любой момент. Весьма приветствуется, когда студенты, понимая, что в следующем учебном году у них начнется проектная работа, заранее выбирают себе проекты и начинают учебный год уже в составе проектной команды!

Завершающим этапом жизни проекта является его защита, после прохождения которой проект может быть:

— перемещен в архив;

— пролонгирован на следующий срок (для выполнения той же командой, например, в формате «Проект как ВКР» или передан другой команде);

— запущен в самостоятельную жизнь (например, как стартап или решенная задача для Заказчика).

Работа в проекте:

26-30 октября 2020 г.

Промежуточные представления проектов

25-29 января 2021 г.

26-30 апреля 2021 г.

Что необходимо подготовить:

Проморолик о проекте

Проектная Документация (определяется типом проекта)

Представление избранных проектов

Заполненный профиль проекта

Драфт публикации/ Результаты моделирования и т.п.

Первый промежуточный отчет – представление проекта, состоящий из двух обязательных элементов:

— видеоролик – создается командой проекта как промо-материал. Главной задачей видеоролика является привлечение внимания аудитории к проекту. Поэтому никаких особых ограничений или рекомендаций для подготовки данного материала нет – предоставляется почти полная свобода для творчества и креатива команды. Ролик заранее направляется командой в проектный офис для ознакомления и трансляции перед выступлением команды перед комиссией;

— презентация – презентационный материал, основная задача которого объяснить аудитории суть проекта и план работы по его реализации. Здесь должны быть представлены: описание целей и задач, доказательство обоснованности реализации именно этого проекта, ожидаемые результаты и методы их достижения, а также план работы над проектом и распределение ролей проектной команды. Представляет свой проект обычно кто-то один из команды проекта, но присутствовать должна вся команда, включая руководителя, т.к. вопросы у Комиссии могут возникнуть к любому члену команды;

— в случае потребности в финансировании (закупка оборудования, деталей, расходных материалов, ПО и т.п.), команды представляют смету.

Второй промежуточный отчет о проектной работе предусмотрен в формате постерной сессии и выполняется в два этапа:

— первый этап подразумевает короткое (60 секунд) выступление перед аудиторией с любыми презентационными материалами (видео, аудио, презентация, макет и т.п.). Задача – заинтересовать аудиторию и пригласить к своему стенду для ознакомления и обсуждения.

— второй этап – это непосредственно постерный доклад: формат представления текущих результатов работы, тезисно отображенных на постере. Команды описывают и комментируют текущую ситуацию, объясняют возникшие трудности и их решение, сообщают о своих дальнейших действиях и планах внедрения;

Третий, уже не промежуточный, а финализирующий отчет – это защита проекта, во время которой команды представляют:

— техническую и пользовательскую документацию;

— прототипы/ макеты/ опытные образцы/ программные решения и т.п.;

— планы и перспективы проекта.

Учет затраченного на проектную работу времени ведется в цифровой облачной среде, посредством специализированной системы управления проектами (трекер), доступ предоставляется каждому участнику проектной команды.

Нашли опечатку ?
Выделите её, нажмите Ctrl+Enter и отправьте нам уведомление. Спасибо за участие!
Сервис предназначен только для отправки сообщений об орфографических и пунктуационных ошибках.

Источник

Что такое управление проектами

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.

Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Традиционный менеджмент:	Управление проектами:
ориентирован на ход событий	ориентировано на достижение цели
важен процесс работы	важен результат
нет дедлайнов	работа связана с соблюдением сроков
распределяются позиции	распределяются ресурсы
монотонная регулярная работа	разнообразные задачи
постоянный персонал, занимающий определенные позиции	проектные команды разных специалистов

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.

Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.

Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Предикт

• Автоматически проставит теги с точностью 95% по завершении разговора
• Экономит затраты и время ваших сотрудников на прослушивание звонков
• Поможет узнать, какие переговоры приводят к продажам, а какие не окупают вложения в каналы трафика
• Проанализирует продвижение и работу ваших менеджеров по отдельным продуктовым направлениям
• Для оценки и анализа эффективности не потребуется интеграции с CRM

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

• Общественные. Разрабатывают и применяют в обществах специалистов.
• Корпоративные. Разрабатывают и используют в рамках одной компании.
• Частные. Создают специально для определенных проектов.

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

• Заказчик. Утверждает требования и проверяет результаты, может изменить приоритеты.
• Спонсор. Согласовывает цели, бюджет и сроки работы, выделяет нужные ресурсы.
• Руководитель проекта. Распределяет обязанности в команде, контролирует соблюдение требований.

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

• Председатель – задает команде направление, следит за рациональным использованием ресурсов.
• Исполнитель – дисциплинированный сотрудник, выполняющий регулярные и рутинные задачи.
• Генератор идей – придумывает новое и умеет решать нестандартные проблемы.
• Оценщик – проводит анализ разработанной концепции, идей и предложений так, чтобы команда могла принимать сбалансированные решения.
• Формирователь – подталкивает команду к действиям, помогает направлять внимание и задавать рамки группового обсуждения в соответствии с результатами совместной деятельности.
• Коллективист поддерживает силу духа участников проекта, оказывая помощь в сложных ситуациях, хороший наставник для новичков.

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

• Знания в области управления проектами, включая стратегическое мышление, умение прогнозировать и планировать.
• Опыт. Чем больше у проект-менеджера кейсов, тем лучше он понимает как распоряжаться бюджетом, решать разные проблемы, взаимодействовать с командой.
• Техническая подготовленность. Эффективный проект-менеджер – это не просто управленец, а компетентный специалист. Он может грамотно настроить все процессы, потому что разбирается в специфике проекта: IT-сфере, строительстве, архитектуре или других областях.
• Умение работать с людьми. Способность сформировать и отладить работу внутри команды – половина успеха проекта.
• Личностные качества: ответственность, коммуникабельность, аналитический склад ума, стрессоустойчивость, многозадачность и оптимизм.

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

• возможность выставить приоритеты и определить цели;
• контроль всех стадий работы;
• разработка критериев для оценки эффективности;
• быстрое обнаружение рисков и их предотвращение;
• оптимизация ресурсов и бюджета;
• прозрачная система мотивации персонала;
• быстрое принятие решений без лишней бюрократии.

• Недостаток ресурсов. Часто у маленьких компаний не хватает средств на перераспределение бюджетов и других ресурсов между несколькими проектами.
• Высокие требования к квалификации руководителя. На рынке недостаточно проект-менеджеров с нужными навыками и опытом.
• Сложности перехода. Изменить традиционную систему управления на проектную сложно и занимает много времени.

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

• утвердить окончательное содержание проекта, его цели и задачи;
• определить перечень работ;
• расставить приоритеты;
• продумать критерии оценки работы;
• распределить бюджеты;
• установить сроки;
• сформировать команду и раздать обязанности;
• продумать систему контроля.

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Сквозная аналитика

• Автоматически соберет данные с рекламных площадок, сервисов и CRM в 1 окне
• Бесплатные интеграции c CRM и другими сервисами: более 50 готовых решений
• Анализируйте воронку продаж от показов до кассы
• Оптимизируйте свой маркетинг с помощью подробных отчетов: дашборды, графики, диаграммы
• Кастомизируйте таблицы, добавляйте свои метрики. Стройте отчеты моментально за любые периоды

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

1. Предиктивные. Для него характерны четкое планирование задач, бюджетов и сроков на самом раннем этапе. В такой алгоритм трудно внести изменения, потому что тогда придется менять всю взаимосвязанную систему планирования. Подходит для проектов с четким пониманием продукта.
2. Итеративно-инкрементные. Итеративность заключаются в том, что команда повторяет операции проекта столько раз, сколько требуется для достижения результата. А инкрементность заключается в постепенном наращивании функционала операций, пока не будут удовлетворены требования заказчика.
3. Гибкий. Этот подход применяется в областях, где нужно быстро реагировать на изменения требований. Он включает элементы итеративности и инкрементности.

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

• аналитика;
• проектирование;
• разработка;
• тестирование;
• эксплуатация и поддержка.

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

« Kanban » переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Система построена на визуализации задач: можно отмечать задачи на обычной доске или использовать онлайн-сервисы, например, Trello . Весь процесс делится на этапы. На доске это выглядит как столбцы: «сделано», «в работе» и «готово», куда добавляют задачи. Любой член команды может следить за ходом дел, найти ответственного за конкретную задачу, и скорректировать ход работы.

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

• Битрикс24 – российский сервис для управления бизнесом: поддерживает работу с Kanban, диаграммой Ганта, обеспечивает продвинутую фильтрацию в задачах.
• Jira – это система отслеживания ошибок в программном коде. При этом множество компаний использует ее инструментарий для управления проектами. Подходит для работы по Scrum и Kanban.
• Asana – это приложение для управления командными проектами. Есть система удобных тегов, можно анализировать эффективность и управлять несколькими проектами в рамках одной команды.

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.

Источник