Способы организации дистанционной работы

Как правильно организовать работу дистанционных сотрудников. Рекомендации работодателям

эксперт-практик в области охраны труда и производственной безопасности, аудитор систем управления охраной труда, начальник лаборатории в ФГБУ «ВНИИ труда» Минтруда России

С 1 января 2021 года изменились правила удаленной работы. Ее приравняли к привычному формату деятельности. Расскажем, что изменилось и как организовать труд дистанционных сотрудников

Дистанционная работа: что изменилось

Ранее в ТК РФ упоминалась дистанционная работа, но не было конкретики по поводу командировок, компенсации расходов и документооборота. Конкретика появилась с 2021 года. Теперь работников можно перевести на «удаленку» без их согласия и уволить спустя два рабочих дня «молчания».

Определения «дистанционная» и «удаленная» стали синонимами. Этот формат работы предполагает, что сотрудник выполняет свои служебные обязанности вне места нахождения работодателя или его филиала, вне подконтрольного работодателю стационарного рабочего места. При этом для выполнения трудовых функций и взаимодействия с руководством сотрудник использует информационно-телекоммуникационные сети, в том числе интернет. Полное определение дистанционной (удаленной) работы дает ст. 312.1 ТК РФ.

Может ли дистанционно работать специалист по охране труда

Работодателей, которые перевели сотрудников организации на дистанционную работу, волнует вопрос: допустимо ли назначить ответственным за охрану труда удаленного сотрудника? Можно, но он будет весьма ограничен в действиях.

Что специалист по охране труда сможет делать удаленно

Без ущерба для качества работы сотрудник дистанционно сможет:

• анализировать изменения законодательства в сфере охраны труда;
• формировать требования к СИЗ с учетом условий труда на рабочих местах;
• координировать работу по охране труда и контролировать функционирование СУОТ;
• информировать работников о состоянии условий труда, льготах, компенсациях, нормах СИЗ, способах защиты от вредных и опасных производственных факторов и пр.;
• составлять заявки на обучение;
• разрабатывать списки работников на медосмотр;
• перерабатывать локальные нормативные акты;
• разрабатывать мероприятия по повышению уровня мотивации работников к безопасному труду;
• составлять и вести разнообразные отчетные документы: статистические, о проведении обучения, инструктажей по охране труда, стажировок и проверки знаний требований охраны труда и пр.

Что нельзя сделать дистанционно

Вне рабочего места не получится:

• расследовать несчастный случай;
• контролировать обеспечение работников спецодеждой и другими СИЗ, смывающими и обеззараживающими средствами, а также организовывать их прием и контроль качества;
• организовывать и участвовать в спецоценке условий труда или производственного контроля;
• следить за соблюдением санитарного состояния рабочих мест и мест отдыха.

Главная функция специалиста по охране труда — контролировать безопасность условий труда работников. Делать это качественно без физического присутствия в офисе или на производстве не получится. Выполнять свои трудовые обязанности дистанционно специалист по охране труда cможет, только если все предприятие закрыто.

Каковы обязанности работодателя по отношению к удаленным сотрудникам

Обеспечить безопасность условий труда должен работодатель (ст. 22 ТК РФ). Это требование распространяется на всех сотрудников, в том числе «удаленщиков». Но для этой категории работников есть особенности, дополнительно закрепленные в ст. 312.3 ТК РФ.

В отношении дистанционных сотрудников организация обязана:

• ознакомить их с требованиями охраны труда при обращении с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем:
• расследовать и вести учет несчастных случаев и профзаболеваний;
• обеспечить обязательное социальное страхование сотрудников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
• выполнять предписания проверяющих должностных лиц, обнаруживших нарушения прав дистанционных работников.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором или локальным нормативным актом.

В трудовом договоре обязательно укажите наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован. Под местом работы дистанционного работника подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, а вот выполнять свои обязанности сотрудник на «удаленке» вправе в любом месте.

Режим работы в трудовом договоре и режим времени отдыха работник может определять самостоятельно, если другое не предусмотрено трудовым договором (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). Рекомендуем указывать в договоре, что правила внутреннего трудового распорядка организации распространяются на дистанционного работника в части, не противоречащей заключенному с ним трудовому договору.

Работодатель освобожден от многих обязанностей по охране труда в отношении дистанционных сотрудников, в том числе и от проведения специальной оценки условий труда (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ). Однако любое оборудование, ПО, средства защиты информации и все, что может понадобиться для работы вне офиса, — в зоне ответственности работодателя. Если сотрудник захочет использовать свою технику, он должен поставить в известность руководителя. При этом организация должна компенсировать расходы на все, что он самостоятельно приобретет для работы.

У любого работодателя есть еще две обязанности: проводить медосмотры и обучение по охране труда. Как регулируется этот вопрос по отношению к удаленным сотрудникам, читайте в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Как расследовать несчастные случаи

Расследование производственного травматизма с дистанционными работниками происходит по общим правилам. Руководствуйтесь требованиями ст. 229.2 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев, утв. Постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73. Но могут возникнуть сложности в расследовании, поскольку рабочее место не контролируется работодателем.

Чтобы минимизировать риск возникновения несчастного случая, разработайте для «дистанционщика» подробную инструкцию о действиях в случае любого чрезвычайного происшествия. Расскажите, как оказывать первую помощь, как и кого извещать о произошедшем. Опишите план действий и укажите на необходимость сохранять обстановку на месте происшествия до начала расследования.

Опросите пострадавшего, получите объяснения членов его семьи, соседей и других очевидцев. Сделайте запросы в лечебные учреждения. О происшествии в течение суток сообщите в отделение ФСС по месту регистрации организации.

Если несчастный случай окажется тяжелым, уведомите также трудовую инспекцию, прокуратуру, местные органы власти, профсоюзы и пр. (ч. 1 и 2 ст. 228.1 ТК РФ). Порядок уведомления и учет несчастных случаев проводите в обычном порядке. Форма уведомления установлена приложением № 1 к Постановлению Минтруда России от 24.10.2002 № 73.

Что учесть, чтобы обеспечить безопасность дистанционных сотрудников

Наталья Герасименко, руководитель направления по охране труда в Контур.Школе:

«Поскольку охрана труда непосредственно связана со здоровьем, попробуйте представить себе все риски и опасности, с которыми могут столкнуться работники на «удаленке». Включите эти ситуации в инструкции по охране труда и сделайте на них акцент во время инструктажа.

Проведите инструктажи по охране труда. Присвойте работнику первую группу по электробезопасности. Подготовьте pdf-инструкции по охране труда при работе с электроприборами: компьютером, принтером, чайником и пр.

Перевод на «удаленку» — это в большей степени психологическая готовность работников, переключение настроя и восприятия, чем смена реального положения дел.

Акцентируйте внимание на важности организовать безопасное рабочее место. Постарайтесь донести информацию, что это должно быть отдельное пространство с удобными столом и стулом, быстрым интернетом, хорошими наушниками и гарнитурой при необходимости их использования. Если удаленная работа ассоциируется у кого-то с диваном, мягким пледом и ноутбуком на коленях — измените это представление! При удаленной работе важна внутренняя мобилизованность. Расслабляющим атрибутам здесь не место».

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Как организовать обучение по охране труда и медосмотры «удаленщикам» 642.8 КБ

Источник

Как оформлять дистанционных работников. Пошаговая инструкция

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

В российском законодательстве нет понятия «удаленная работа». Есть термин «дистанционная работа». Трудовые отношения с дистанционными работниками регулирует глава 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Разберем особенности и варианты формулировок для трудового договора и приказов

Важно: с 1 января 2021 года утвердили термин «дистанционная работа». Подробности:

• читайте в статье «Правила оформления дистанционной работы в 2021 году»;
• смотрите на семинаре «Нестандартная занятость работников в 2021 году: дистанционная работа, неполная занятость, совместительство, гибкое рабочее время. Как правильно оформить» — поможет разобраться, когда вводить тот или иной вид занятости, чем они различаются, как без ошибок оформлять документы с работником. Онлайн-обучение, онлайн-тест, электронный сертификат Контур.Школы.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

• можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
• можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
• можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

• не нужно организовывать рабочее место;
• не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

• трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
• есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
• нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Шаг 1. Прием дистанционного работника. Предъявление документов

Будущий работник может предъявить документы, обязательные для приема:

• лично;
• в электронном виде, если трудовой договор заключается путем обмена электронными документами (далее в статье используем формулировку «через ЭДО»).

Работодатель может потребовать предоставить нотариально заверенные копии документов на бумажном носителе, однако в ст. 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) законодатели не уточнили срок, в течение которого работник обязан выполнить данное требование.

Пакет документов для приема работника стандартный (ст. 65 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе можно не вносить в трудовую книжку дистанционного работника. Достаточно достичь с ним соглашения одним из способов:

• в заявлении, где работник просит не вносить записи о дистанционной работе в трудовую книжку, работодатель ставит резолюцию;
• в условии трудового договора о том, что запись о дистанционной работе в трудовую книжку не вносится. Документом, подтверждающим стаж, в этом случае будет трудовой договор.

При заключении трудового договора впервые трудовую книжку дистанционному работнику можно также не оформлять.

Шаг 2. Ознакомление дистанционного работника с локальными нормативными актами

С локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, дистанционного работника можно ознакомить:

• лично под роспись;
• через ЭДО, если работник не может приехать к работодателю. Потребуется усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника и работодателя. Факт ознакомления с локальными актами работник должен подтвердить, направив электронное уведомление.

Шаг 3. Заключение трудового договора с дистанционным работником

Трудовой договор с работником можно заключить лично или через ЭДО. В трудовом договоре указывают вид работы — дистанционная.

Пример условия о дистанционной работе в трудовом договоре:

«Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы».

При выборе содержания трудового договора необходимо ориентироваться на ст. 57 ТК РФ, но учитывать особенности.

Место работы дистанционного работника

Место работы — это обязательное условие трудового договора. Нельзя путать его с указанием рабочего места, т.е. того места, где работник должен исполнять трудовую функцию. Условие о рабочем месте с дистанционным работником в трудовом договоре написать нельзя. Это будет противоречить самому понятию дистанционной работы.

Под местом работы подразумевается расположенная в конкретной местности (населенном пункте) организация, поэтому в трудовом договоре указываются наименование работодателя и название населенного пункта, где он зарегистрирован.

Пример условия о месте работы в трудовом договоре с дистанционным работником:

«Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Альянс» (ООО «Альянс»), г. Москва».

Режим рабочего времени и времени отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором.

Если работодателю важно пересекаться с дистанционным работником в свое рабочее время, тогда в трудовом договоре необходимо прописать элементы режима: продолжительность рабочей недели, чередование рабочих и нерабочих дней. Продолжительность рабочего дня, время начала и окончания рабочего дня можно определить в диапазонных значениях или через режим гибкого рабочего времени.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработал работник, но особенности учета рабочего времени дистанционных работников в ТК РФ не прописаны. В случае с дистанционным работником работодатель также использует табель учета рабочего времени. Его можно заполнять на основании тех сведений, которые работник будет передавать работодателю, например, через хронометраж рабочего времени или программу, которая покажет нахождение работника в сети, т.е. исполняющим свои обязанности.

Самые важные условия трудового договора о дистанционной работе

Эти разделы в договоре необходимо прописать максимально подробно:

• порядок и сроки обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
• порядок и сроки предоставления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
• порядок возмещения дистанционным работникам других, связанных с выполнением дистанционной работы, расходов.

Если работодатель берет на себя расходы по установке программно-технических средств, которые должен использовать работник, то прописывают сроки, когда работодатель обеспечивает работника необходимым оборудованием.

Пример условия о предоставлении работнику программно-технических средств в трудовом договоре:

«Работодатель обязуется предоставить работнику для выполнения его трудовых функций следующее оборудование:

• ноутбук _________ (напишите марку и модель ноутбука);
• мобильный телефон _________ (укажите марку и модель мобильного телефона), снабженный рабочим номером _________ (укажите номер рабочего телефона);
• _________ (напишите иное другое оборудование, которое работодатель будет предоставлять работнику, например принтер, сканер и т.д.).

Работодатель обязуется предоставить работнику следующее программное обеспечение:

• программу Контур.Бухгалтерия;
• ___________________________ (напишите иное другое программное обеспечение, которое работодатель намерен предоставить работнику).

Предоставить работнику оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, работодатель обязуется _______________ (напишите срок, в течение которого соответствующее оборудование следует предоставить). Оборудование и программное обеспечение, перечисленное в настоящем пункте, предоставляется работнику путем _________ (как вариант: доставки по месту проживания работника)».

Также подробно в трудовом договоре прописывается, в какие сроки, по каким каналам связи и с какой периодичностью работник должен выходить на связь с работодателем, в каком формате он должен предоставлять отчетность, порядок документооборота. С дистанционным работником работает одно простое правило: чем подробнее, тем лучше.

Пример условия о предоставлении отчетности работником в трудовом договоре:

«Дистанционный работник предоставляет работодателю ежедневный и еженедельный отчет о проделанной работе. Ежедневный и еженедельный отчеты о проделанной работе предоставляются в электронной форме по электронному адресу _________. Ежедневный отчет предоставляется в рабочие дни работника в срок не позднее 18:00 по московскому времени. Еженедельный отчет предоставляется в срок не позднее 17:00 по московскому времени пятницы недели, за которую представляется отчет _____».

Также в трудовой договор необходимо внести условие о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Трудовой договор о дистанционной работе расторгают по инициативе работодателя по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ст. 312.5 ТК РФ).

Дистанционного работника невозможно уволить за прогул, т.е. за отсутствие на рабочем месте без уважительных причин, ведь у дистанционного работника нет рабочего места.

Мало кто обращает внимание на не совсем удачную формулировку ст. 312.5 ТК РФ: в ней используется глагол «производится» в повелительном наклонении, т.е. норма императивная. И это значит, что работодатель обязан предусмотреть как условие трудового договора основания для увольнения такого дистанционного работника.

Если трудовой договор о дистанционной работе заключен путем обмена электронными документами, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника оформляется приказом, имеющим две особенности:

• в строке «Условия приема на работу, характер работы» необходимо написать «дистанционная работа»;
• если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то приказ также направляется в электронном виде и работник должен будет подписать его усиленной квалифицированной электронной подписью.

Шаг 5. Ведение трудовой книжки дистанционного работника

Выше уже было сказано о том, что сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, если достигнуто соглашение сторон. Это условие можно прописать в трудовом договоре. В других случаях при заполнении трудовой книжки необходимо руководствоваться Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 №225 и Постановлением Минтруда России «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69.

В трудовой книжке информация о характере дистанционной работы не пишется.

Шаг 6. Заполнение личной карточки дистанционного работника

На дистанционного работника также заполняется личная карточка по форме Т-2. Каких-либо особенностей, регулирующих порядок ее заполнения, в ТК РФ не предусмотрено.

Унифицированная форма личной карточки подразумевает проставление подписи работника при ее оформлении. В случае принятия на работу дистанционного работника работодателю следует отправить ему оформленную личную карточку в электронной форме. Работник должен подписать ее усиленной квалифицированной электронной подписью и отправить ее обратно работодателю.

При взаимодействии работника и работодателя в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи каждая из сторон (как работник, так и работодатель) обязана направлять уведомление о получении электронного документа. Срок, в течение которого нужно направлять такое уведомление, определяется работником и работодателем в трудовом договоре.

Итак, процедура приема на работу дистанционного работника разобрана пошагово. Однако осталось еще несколько важных нюансов, касающихся трудовых отношений с дистанционным работником. О них и пойдет речь далее.

Передача листка нетрудоспособности дистанционного работника

Как работнику передать листок нетрудоспособности в случае своей болезни? В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ для назначения пособия работник направляет листок нетрудоспособности по почте заказным письмом с уведомлением.

Выдача копий документов дистанционному работнику

Если дистанционный работник подает заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее 3 рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить ему эти копии:

• по почте заказным письмом с уведомлением; или
• в форме электронного документа, если это было указано в заявлении.

Увольнение дистанционного работника

При увольнении дистанционного работника приказ о расторжении (прекращении) трудовых отношений может оформляться в форме электронного документа. В этом случае работодатель в день прекращения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.

Выводы и рекомендации

1. Самое главное работодателю правильно определить, какая работа будет действительно дистанционной. Например, если работодателю важно ограничить территорию выполнения работником трудовой функции, как это часто бывает с региональными представителями, это уже не подпадает под понятие дистанционной работы.
2. Особое внимание необходимо уделить условиям трудового договора в части обеспечения работника необходимыми программами и детальному описанию должностных обязанностей.
3. Оформить работника на дистанционную работу путем обмена электронными документами можно только в том случае, когда у него нет возможности приехать к работодателю. Для оформления от работника понадобится усиленная квалифицированная подпись.

В остальном оформление трудовых отношений с дистанционным работником — это обычная кадровая процедура.

Источник