Способы оптимизации ресурсов проекта

Пять способов оптимизировать ваши проекты и ресурсы как можно быстрее

Институт по разработке программного обеспечения университета Карнеги-Меллона разработал Модель развития способностей людей (P-CMM), чтобы помочь компаниям управлять работниками умственного труда через глобальные границы, а также между старыми и молодыми поколениями. Подобно CMMI, P-CMM имеет пять уровней зрелости, но модель сосредоточена на необходимости совершенствовать способности рабочей силы как на различающем факторе в конкуренции.

Возможно, вы считаете эти вопросы неразумными, и, возможно, так и есть. Но мы живем в неразумном мире, где все преимущества должны реализовываться. Потому что, пока вы не в состоянии легко ответить на эти вопросы, подавляющее большинство ваших конкурентов может. Угадайте, кто имеет преимущество, когда речь идет о выполнении сложных, заслуживающих известности проектов?

К счастью, есть способы быстро получить эти знания. Сейчас имеется несколько превосходных программ, способных предоставить всю информацию, необходимую для дачи ответа на вышеуказанные вопросы, на одной инструментальной панели. Более того, можно в вашей компании внедрить систему, позволяющую извлекать выгоды из хорошо отслеживаемых проектов и ресурсов.

1. Знать, где ваши люди находятся и где они должны быть.

В любой организации немедленные выгоды знания того, что ваши работники делают в любой конкретный момент, должны быть вполне очевидны, ведь вы хотите, чтобы они работали над задачами, полезными для компании. Но если вы ошибочно думаете, что любое продвижение вперед полезно – роли становятся статичными и однообразными. Компании, в которых один и тот же работник делает одну и ту же работу длительное время, ослабляют себя и своих работников. В то время как роли бывают нединамичными, люди являются динамичными. Со временем работники могут наловчиться выполнять отдельные задачи и преуспеть в сферах, лежащих вне их обычных ролей.

Если вы не проявляете внимания, то можете лишиться продуктивности. Кроме того, ваши работники быстро потеряют интерес и станут недовольными. Внедрение системы, позволяющей работникам отслеживать время по отдельно взятым задачам, позволит вам узнать, в чем они наиболее эффективны. Вероятно, лучше всего они стараются в любимых ими задачах. Не надо менять служебные роли работников каждый день, но обдумайте изменение, когда факты показывают, что они отработали навыки в новой области.

2. Знать, какие именно люди и ресурсы есть у вас в наличии

Планирование проекта бывает очень длительным и трудоемким, но оно крайне необходимо для обеспечения благополучного выполнения проекта. Важный элемент – создание вашей группы. Эта задача сильно упрощается, когда вы знаете, кто именно есть в наличии (с нужными вам наборами навыков), и каким будет их график в течение проекта.

К примеру, если вы назначили работника на задачи и затем узнали, что работник запланировал свою ежегодную двухнедельную поездку в Акапулько на середину проекта, это вызовет лишний стресс. Если у вас есть автоматизированная система управления проектами, графики работников ясны, и любые просьбы об отпуске будет замечены. Вы также будете знать, над какими задачами работают другие работники, поэтому вы сможете предотвратить перегрузку ресурсов работой или назначение человека на неподходящие для него задачи.

3. Отслеживать время по отдельным проектам

Полезно отслеживать время, потраченное работником на проекты, но максимальную выгоду дает отслеживание каждого проекта отдельно. Это позволяет вам рассматривать каждый проект как уникальный элемент в прибыльности компании. Данная идея очень полезна при распределении ресурсов, так как вы будете знать параметры каждого проекта, касающиеся текущей загруженности компании. Тогда как слишком много показателей может парализовать принятие решения, неоднородные показатели позволяют вам выполнять проекты с хирургической точностью.

4. Анализировать использование ресурсов по сравнению с выполнением проекта

Пожалуй, это самая полезная функция отслеживания времени по отдельным проектам, поскольку она предотвращает пустую трату времени или денег. Если вы сравните время и ресурсы, потраченные на проект, с процентом выполнения, то сможете понять, какие проекты потребляют слишком много ресурсов и поэтому невыгодны. Это позволяет вам перераспределять ресурсы по проектам при необходимости или ликвидировать убыточные проекты. Всегда лучше выявлять проблемы раньше, и система динамического отслеживания предоставляет такую возможность. Иногда лучше прекратить невыгодное дело и идти дальше; расходы способны быстро выйти из-под контроля, усугубив ваше положение.

5. Вести журнал всех проектов

В долгосрочной перспективе владение журналом проектов будет очень ценно, хотя его создание отнимает много времени. Он позволяет производить оценку с высокой точностью: определить, сколько людей обычно требуется для завершения проекта; повысить точность бюджетов на основе масштаба; и улучшить сроки на основе общих параметров проекта. Даже наименее эффективные проекты становятся ценными, потому что из них можно почерпнуть столько же информации. Вы узнаете, что не сработало, какие факторы вызвали перерасход денег, и будете учиться на ошибках. Качественно ведите журнал и обеспечьте его доступность, так как он уменьшает число ошибок в самых важных деловых задачах, и экономит время и деньги.

Ни одно из описанных действий не является трудным, и при наличии действующей качественной автоматизированной системы отслеживания времени по проектам они занимают меньше времени, чем традиционные бумажные журналы учета рабочего времени. Коммерческие выгоды делают автоматизированную систему стоящей усилий, а экономия времени и ресурсов принесет огромную пользу вашей компании. Более глубокое понимание ваших процессов позволит вам действовать быстро и эффективно, и опережать любых конкурентов в выполнении важных (и прибыльных) проектов.

Источник

ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЕКТА ПО СРОКАМ, РЕСУРСАМ, ФИНАНСАМ

Как правило, первоначальное расписание проекта, оценка потребности в ресур­сах и финансах являются предварительными и требуют доработки. Здесь уместно вспомнить про «магический треугольник». Именно по его основным параметрам и производится оптимизация проекта. Причем, как мы помним, все они взаимосвя­заны: «потяни» за один — изменится другой. А значит, мы проводим оптимизацию до тех пор, пока нас не устроят все ключевые параметры.

В процессе нашего планирования мы можем ориентироваться на одно из основ­ных ограничений.

. Ресурсы:их количество жестко ограниченно. Длительность проекта и от­дельных работ зависит от их наличия или отсутствия. Допустим, вы строите себе дачный домик. Купили землю -деньги кончились. Появились — сделали фунда­мент. И т.д.

. Длительность.Жестко заданы сроки проекта. И ресурсы выделяются, ис­ходя из задачи в них уложиться. Например, так во многих странах возводят объекты к Олимпийским играм. Правда, качество оставляет желать лучшего. А по завершении игр возникает проблема: что со всем этим делать ?

Временная оптимизация

Как правило, мы стремимся сократить длительность проекта.Для этого при­меняется ряд методов.

• Повторная оценка длительности работ.Спросите себя или других экспер­тов, действительно ли, к примеру, техническое задание необходимо разрабатывать 2 месяца?

• Дополнительная детализация работ.Если вы сомневаетесь в тех длительно­стях выполнения работ, которые вам предоставляет некий исполнитель или внеш­ний подрядчик, попросите его «раскрыть черный ящик», т.е. показать вам (лучше с помощью диаграммы Гантта), на что именно он тратит столько времени. Возмож­но, вы найдете там резервы. Лучше выполнять сокращение совместно с ним, чтобы потом не было сопротивления.

Как-то я заказывал себе сайт. Подрядчик не был настроен рассказывать, на что ему нужно целых 2 месяца, однако я настоял. При детальном рассмотрении ока­залось, что чистого рабочего времени — максимум 2 недели. Удалось запустить первую (немного сырую) версию сайта за 10 дней.

• Поиск альтернативных способов реализации работ.Например, купить гото­вые программные модули и собрать свою систему из них, а не писать ее с нуля.

• Параллельное выполнение работ, которые обычно выполняются последо­вательно.Это действительно может ускорить проект, однако требует хорошей ко­ординации, т.е. более качественной системы управления.

Запараллеливание работ часто несет в себе дополнительные риски,помимо возможной рассогласованности. Многие компании начинают вести строительство

до получения официального разрешения. Что неудивительно, учитывая длитель­ность и запутанность российских бюрократических процедур 1 .

• Увеличение количества и состава ресурсов, назначенных на работу.Этот способ стоит применять с особой осторожностью. Практика показывает, что 2 че­ловека делают работу отнюдь не в 2 раза быстрее. Обычно (если ничего не пред­принять), то лишь чуть быстрее, чем один, а то и медленнее. Если же удается до­биться пресловутой синергии, то возможно радикальное ускорение.

Так, хороший секретарь многократно повышает результативность руководите­ля, снимая с него текучку и освобождая для решения важных задач,

• Ограничение объема работ или снижение требований по качеству.Решите, насколько допустимо для вас применять этот метод в проекте.

В одной крупнейшей государственной компании мне рассказали, как вместо того, чтобы построить некий объект, выкопали котлован — на том и остановились. А денег истратили 600 миллионов рублей. Там и по сей день плещется небольшое озеро.

Ресурсная оптимизация

В основном она нацелена на рациональное использование ресурсов.Рассмо­трим возможный график загрузки главного инженера проекта (рис. 41):

Мы видим, что он загружен крайне неравномерно, что, конечно, невыгодно для

Как правило, перегрузка ресурса связана с его одновременным использовани­ем на нескольких работах. Что мы можем предпринять для ее выравнивания?

• Пересмотреть загрузку ресурсана той или иной работе. Например, в какой-
то день инженер выполняет 2 работы, и на каждой загружен по 8 часов в день.
А может быть, он сможет выполнить каждую за 4 часа? Особенно, если будет вы­полнять их более прогрессивными методами.

. Перенести «лишнюю» загрузку на последующие дни,в которые данный ре­сурс недогружен.

. Или отказаться от параллельного выполнения работ.В большинстве случа­ев это растянет проект во времени. Впрочем, перенос некритических работ может сохранить длительность проекта.

• Если предыдущие способы не проходят, то можно организовать сверхуроч­ную работу,что обычно приводит к увеличению затрат.

. Или привлечь дополнительные ресурсы.Это тоже затратно. Однако может быть и выгодно. Как в случае найма секретаря, который берет на себя множество задач шефа, притом что его зарплата многократно ниже.

• Как и при временной оптимизации, мы можем отказаться от каких-то работ
или пожертвовать качеством.

Рисунок 41. График загрузки главного инженера проекта

1 «Особенно удручающие показатели наша страна имеет в сфере строительства. По легкости получения строитель­ной документации Россия находится на предпоследнем месте (182). Чтобы получить разрешение на строитель­ство, необходимо потратить 206 тыс. долл. (2141% от среднедушевого валового национального дохода жителя страны), подготовить 54 документа, что займёт в итоге 704 дня, если, конечно, со стороны предприятия не будет никаких ошибок. Легче всего получить документы на строительство в Гонконге, Сингапуре и Новой Зеландии. В Сингапуре и вовсе существует система, позволяющая получать разрешения на строительство через Интернет, без личных визитов к регулятору». Максим Танасюк. Рейтинг «Лучшие страны для ведения бизнеса», 27.10.2009, rating. rbc.ru/artic!e.shtml?2009/10/27/32599945

ПРИМЕР 62. Ольга Юдина, кредитный аналитик, международная фи­нансовая группа Societe Generale:«У нас принята практика перебро­ски работы внутри риск-департамента между регионами. Все решения по московским сделкам принимаются в головном офисе. Однако под­готовительную работу выполняют работники других офисов».

Стоимостная оптимизация

Обычно стремятся сократить стоимость проектаи/или привести сроки выпол­нения работ в соответствие с графиком поступления денег.

Если нам надо вписать расходную часть проекта в некоторую сумму, то обычно среди всех статей затрат находят самые дорогие и их сокращают. Либо, опять же, отказываются от каких-то работ или снижают качество. Порой приходится прину­дительно откладывать какие-то работы на графике, привязывая их старт к момен­ту поступления финансирования.

Увы, порой оно так и не поступает. По всему миру стоит множество недостроя — памятников плохим руководителям или удачливым коррупционерам.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ 55 Оптимизируйте ваш проект по срокам.

Для этого возьмите диаграмму Гантта, которую вы построили ранее, и примените к ней максимальное количество способов временной оптимиза-

ции. Отметьте на диаграмме новые сроки работ и использованные способы оптимизации. Подсчитайте общее сокращение сроков проекта в абсолют­ном значении и процентах от первоначально рассчитанной длительности.

Источник

Оптимизация ресурсов: 5 способов

Институт по разработке программного обеспечения университета Карнеги-Меллон (Carnegie Mellon) разработал Модель развития способностей людей (P-CMM, People Capability Maturity Model), чтобы помочь компаниям управлять сотрудниками умственного труда через глобальные границы, а также между старыми и молодыми поколениями. Подобно CMMI (Capability Maturity Model Integration), P-CMM имеет пять уровней зрелости, но модель сосредоточена на необходимости совершенствовать способности людей, как на решающем факторе в конкуренции.

Возможно, вы считаете эти вопросы нерациональными, и, возможно, так и есть. Но мы живем в иррациональном мире, где все преимущества должны реализовываться. Потому что, пока вы не в состоянии легко ответить на эти вопросы, подавляющее большинство ваших конкурентов может. Угадайте, кто имеет преимущество, когда речь идет о выполнении сложных, заслуживающих наград проектов?

К счастью, есть способы быстро получить эти знания. Сейчас имеется несколько превосходных программ, способных предоставить всю информацию, необходимую для того, чтобы дать ответ на вышеуказанные вопросы, на одной инструментальной панели. Более того, можно в вашей компании внедрить систему, позволяющую извлекать выгоды из хорошо отслеживаемых проектов и ресурсов.

Знать, где ваши люди находятся и где они должны быть.

В любой организации немедленные выгоды знания того, что ваши работники делают в любой конкретный момент, должны быть вполне очевидны, ведь вы хотите, чтобы они работали над задачами, полезными для компании. Но если вы ошибочно думаете, что любое продвижение вперед полезно – роли становятся статичными и однообразными. Компании, в которых один и тот же работник делает одну и ту же работу длительное время, ослабляют себя и своих работников. В то время как роли бывают нединамичными, люди являются динамичными. Со временем работники могут наловчиться выполнять отдельные задачи и преуспеть в сферах, лежащих вне их обычных ролей.

Если вы не проявляете внимания, то можете лишиться продуктивности. Кроме того, ваши работники быстро потеряют интерес и станут недовольными. Внедрение системы, позволяющей работникам отслеживать время по отдельно взятым задачам, позволит вам узнать, в чем они наиболее эффективны. Вероятно, лучше всего они стараются в любимых ими задачах. Не надо менять служебные роли работников каждый день, но обдумайте изменение, когда факты показывают, что они отработали навыки в новой области.

Знать, какие именно люди и ресурсы есть у вас в наличии

Планирование проекта бывает очень длительным и трудоемким, но оно крайне необходимо для обеспечения благополучного выполнения проекта. Важный элемент – создание вашей группы. Эта задача сильно упрощается, когда вы знаете, кто именно есть в наличии (с нужными вам наборами навыков), и каким будет их график в течение проекта.

К примеру, если вы назначили работника на задачи и затем узнали, что работник запланировал свою ежегодную двухнедельную поездку в Акапулько на середину проекта, это вызовет лишний стресс. Если у вас есть автоматизированная система управления проектами, графики работников ясны, и любые просьбы об отпуске будет замечены. Вы также будете знать, над какими задачами работают другие работники, поэтому вы сможете предотвратить перегрузку ресурсов работой или назначение человека на неподходящие для него задачи.

Отслеживать время по отдельным проектам

Полезно отслеживать время, потраченное работником на проекты, но максимальную выгоду дает отслеживание каждого проекта отдельно. Это позволяет вам рассматривать каждый проект как уникальный элемент в прибыльности компании. Данная идея очень полезна при распределении ресурсов, так как вы будете знать параметры каждого проекта, касающиеся текущей загруженности компании. Тогда как слишком много показателей может парализовать принятие решения, неоднородные показатели позволяют вам выполнять проекты с хирургической точностью.

Анализировать использование ресурсов по сравнению с выполнением проекта

Пожалуй, это самая полезная функция отслеживания времени по отдельным проектам, поскольку она предотвращает пустую трату времени или денег. Если вы сравните время и ресурсы, потраченные на проект, с процентом выполнения, то сможете понять, какие проекты потребляют слишком много ресурсов и поэтому невыгодны. Это позволяет вам перераспределять ресурсы по проектам при необходимости или ликвидировать убыточные проекты. Всегда лучше выявлять проблемы раньше, и система динамического отслеживания предоставляет такую возможность. Иногда лучше прекратить невыгодное дело и идти дальше; расходы способны быстро выйти из-под контроля, усугубив ваше положение.

Вести реестр проектов

В долгосрочной перспективе владение реестром проектов будет очень ценно, хотя его создание отнимает много времени. Он позволяет производить оценку с высокой точностью: определить, сколько людей обычно требуется для завершения проекта; повысить точность бюджетов на основе масштаба; и улучшить сроки на основе общих параметров проекта. Даже наименее эффективные проекты становятся ценными, потому что из них можно почерпнуть столько же информации. Вы узнаете, что не сработало, какие факторы вызвали перерасход денег, и будете учиться на ошибках. Качественно ведите реестр проектов и обеспечьте его доступность, так как он уменьшает число ошибок в самых важных деловых задачах, и экономит время и деньги.

Ни одно из описанных действий не является трудным, и при наличии действующей качественной автоматизированной системы контроля времени по проектам они занимают меньше времени, чем традиционные бумажные журналы учета рабочего времени. Коммерческие выгоды делают автоматизированную систему стоящей усилий, а экономия времени и ресурсов принесет огромную пользу вашей компании. Более глубокое понимание ваших процессов позволит вам действовать быстро и эффективно, и опережать любых конкурентов в выполнении важных (и прибыльных) проектов.

Источник