Способы оптимизации рабочего места

Как оптимизировать рабочее место – устройства и аксессуары

Вы заканчиваете рабочий день. Вы уже знаете, что на завтра скопилась ещё большая гора нерешенных задач. Сегодня мы расскажем несколько способов, которые помогут Вам справиться с ними быстрее, эффективнее и лучше.

Зачем увеличивать свою производительность

Производительность труда неразрывно связана с ленью. Если Вас это удивляет, приведем слова Билла Гейтса, который часто повторял: я всегда выберу ленивого человека делать трудную задачу, потому что он быстро найдёт самое простое решение. К этому сводится также определение эффективности, то есть соотношение результатов работы и приложенных усилий.

Более высокая производительность означает, что вы выполняете больше и за более короткое время. Поэтому всё чаще мы слышим, что ленивые люди самые продуктивные. Они хотят быстрее справиться со своими обязанностями, поэтому пользуются самыми простыми способами, чтобы сделать это.

Своего рода, побочным эффектом повышенной эффективности может быть высокая зарплата или карьерный рост. Оно того стоит, правда? В таком случае, пришло время узнать конкретные способы ускорения своей работы.

Как увеличить свою продуктивность – основные правила

Если так обычно выглядит ваш рабочий день, стоит что-то изменить в своей рутине, потому что, скорее всего, что-то мешает вашей концентрации и выполнению обязанностей.

Первый шаг, это определить, что является таким фактором. Может оказаться, что это не только интернет. В большинстве случаев помех несколько. К счастью, для каждой можно найти эффективный способ решения.

Отключите уведомления

Новое сообщение электронной почты, звук и вибрация на телефоне, информирование о звонках, поступлении SMS-сообщения или комментарии на Facebook. Это всё сильно поглощает время и нарушает концентрацию внимания. Следует отключить звук смартфона или, по крайней мере, отказаться от наименее важных уведомлений.

Электронную почту лучше использовать только в течение определенного периода времени. Вы можете это делать только в начале рабочего дня и в конце. Тогда вы прочитаете письма, отсортируете их (удалите ненужные) и ответите на те, которые требуют ответа.

Электронную почту также стоит настроить таким образом, чтобы можно было легко поддерживать в ней порядок. Лучше всего, если вы установите фильтры/правила, которые будут автоматически направлять входящие сообщения в соответствующие папки.

Ещё один важный вопрос – это моментальное удаление ненужных сообщений – один клик может сэкономить массу вашего времени, и Вам не придется копаться среди сотни ненужных сообщений.

Откажитесь также от излишних подписок. Оставьте только те подписки, которые на самом деле используются.

Интернет и социальные сети

Интернет – если вам это нужно для работы, используйте только для работы. Не заходите по «интересным» ссылка на социальные сети. Если какая-то очень сильно привлекает ваше внимание, создайте себе специальную папку в закладках, в которой её сохранить, чтобы прочитать позже.

Для дисциплинированных хорошим вариантом является назначение определенного времени на любимые веб-сайты – например, 5 минут. Однако, если вы знаете, что сессия затянется, используйте интернет только после работы.

Встречи с коллегами

Иногда их трудно избежать, но можно сократить частоту встреч. Постарайтесь их максимально улучшить, чтобы в кратчайшие сроки получать как можно больше деталей.

Хорошо бы для начала определить график встреч и придерживаться принципов, чтобы успеть в определенный промежуток времени.

Оптимизация рабочего пространства

По данным исследований, проведенных среди сотрудников, наиболее обременительным отвлекающим фактором, связанным с окружающей средой, являются разговоры. Важное значение также имеют физические факторы: неудобное кресло и неправильная высота стола, шум в офисе или доносящийся с улицы, недостаточное количество солнечного света и неподходящая температура воздуха.

Разговоры рассеивают внимание двумя способами: когда Вы в них участвуете и когда слышите вокруг. Если Вам нужно сосредоточиться, воспользуйтесь наушниками. Они достаточно эффективно защищают от шума, как в офисе, так и на улице.

Неудобный стул и письменный стол лучше просто заменить. Большее влияние на комфорт работы имеет кресло. Подходящая модель значительно повышает удобство, даже если рабочий стол не является идеальным.

Слишком маленькую или слишком большую инсоляцию можно отрегулировать с помощью жалюзи. Другая возможность, это просто сидеть на правильном расстоянии от окна. В этом случае вы оцените матовую матрицу в ноутбуке, которая позволяет избежать бликов, даже если свет из окна падает прямо на экран.

Быстро регулировать температуру поможет розетка Smart Plug и специализированное приложение на смартфоне. Не вставая от компьютера Вы сможете включить вентилятор или электрическое отопление. Это особенно хорошее решение, если вы работаете дома.

Организация и планирование работы

Если у вас уже созданы идеальные (или, по крайней мере, адекватные) условия труда, пришло время для организации и планирования.

Планируйте свой день, неделю и даже месяц. Определите основные задачи, которые должны быть выполнены. Ещё одна группа – это менее важные цели, которые должны быть осуществлены, но при необходимости вы можете их отложить на потом. В конце списка укажите наименее важные обязанности, которые могут подождать своей очереди или можно вообще от них отказаться.

Кроме того, постарайтесь короткие задачи (которые займут максимум 5 минут) выполнять сразу, а эти более трудоемкие устанавливать в очередь, в зависимости от их приоритета.

Концентрация на одном деле

По возможности, постарайтесь отказаться от исполнения нескольких обязанностей одновременно. Не нужно заниматься всем, что Вам попадает.

Научитесь делегировать задачи, т.е. передавать их на выполнение другим лицам. Иногда намного выгоднее передать утомительные и трудоемкие обязанности тем, кто в этом специализируется. Соответствующее разделение труда обеспечивает более быстрое и более тщательное выполнение обязанностей.

Помните об отдыхе

Помните, что работая перед компьютером очень важно делать регулярные перерывы. Время от времени нужно отрывать взгляд от экрана.

В соответствии с правилами техники безопасности, рекомендуется делать перерыв на 5 минут после каждого часа. Не нужно, однако, постоянно поглядывать на часы. Просто установите таймер на телефоне, который звуком даст Вам знать, что пора отдохнуть.

Популярна и эффективна техника Pomodoro (её название произошло от итальянского названия определяющего кухонный таймер в форме помидора).

Разделите своё время на работу в полном уединении (25 минут) и короткие перерывы (5 минут) После 4 таких циклов дайте себе больше времени на отдых – 15-30 минут. Конечно, вы можете эту схему настроить для своих потребностей и возможностей – это только один из вариантов.

Устройства и аксессуары для оптимизация работы

Самый главный способ повышения производительности: пользуйтесь с умом имеющейся техникой. Трудно говорить о производительности, если компьютер зависает при операции копировать-вставить.

В этой части статьи мы представим Вам устройства и аксессуары, благодаря которым Вы быстрее и лучше справитесь со своими задачами.

Соответствующий компьютер

Это довольно широкая тема, однако, для эффективной работы вам нужно устройство, которое полностью отвечает вашим потребностям.

Основные параметры – это тип процессора и объем оперативной памяти. Для некоторых задач достаточно 4 ГБ, для более требовательных (например, работа с графикой) может потребоваться большее количество. Отличным выбором будет сочетание процессора Intel Core 7, 8 ГБ оперативной памяти и быстрого SSD на 256GB.

В случае настольного компьютера также важна его производительность. Дополнительным плюсом будет также привлекательный внешний вид и компактные размеры, которые имеют моноблоки.

Охлаждающая подставка под ноутбук

Во время работы можно не только самому «перегреться» от избытка впечатлений. Ноутбук при слишком высокой температуре также откажется сотрудничать. Вы рискуете даже потерять важные данные. Охлаждающая подставка защищает ноутбук при работе в помещениях с повышенной температурой.

Монитор для компьютера

Второй монитор повышает производительность на 60%, третий – ещё на 40%. Это происходит потому, что Вы получаете в распоряжение большую рабочую область. Перестаете тратить время на управление окнами программ (открытие, закрытие, сворачивание).

Дополнительный экран необходим, когда вы работаете как дизайнер или фотограф и занимаетесь редактированием фотографий. Это также отличный аксессуар для ноутбука – вы можете работать на 24”, а не на 15,6”. Вы оцените его, также, если работаете одновременно с несколькими приложения, например, браузером, текстовым редактором или электронной таблицей и по электронной почте.

Видеокарты в компьютерах позволяют, как правило, подключать не менее двух мониторов одновременно – к порту D-Sub или HDMI.

Проектор

Монитор отлично подходит для работы в одиночку. На собраниях, встречах и тренингах больше пригодится качественный проектор. Зачем склоняться нескольким людям над одним экраном? Гораздо лучше посмотреть его содержимое на полотне в 300 дюймов.

Хорошим выбором является также беспроводное устройство с короткой дистанцией разворачивания изображения, которое можно разместить в любом месте. Вы можете поставить его на расстоянии 30 см от экрана. Установить горизонтально или вертикально, чтобы просмотреть презентацию на стене и даже на столе. Очень интересной моделью этого типа является проектор LG PH450UG.

Удобное кресло

В работе, которую вы выполняете в сидячем положении, нужны удобства. Их обеспечит кресло с высокой спинкой и с подлокотниками. Благодаря этому Вы без особых усилий сможете держать правильную осанку и избежите проблем с позвоночником. Пригодится также вентиляция – особенно, если ваша работа даёт много эмоций.

Беспроводная мышь и клавиатура

Экономьте время и место на рабочем столе. Написание и работа с компьютером становится проще, когда вы используете беспроводные решения. Вы можете выбрать комплект с приемником Nano Receiver Unifying. Благодаря ему к компьютеру можно подключить одновременно до 6 совместимых аксессуаров. Вы с легкостью подключите весь комплект мышь+клавиатура, с помощью только с 1 порта USB.

Коврик для мыши

Гелевая подкладка под мышь обеспечивает правильное положение руки и запястья. Благодаря этому, защищает от болей и проблем со здоровьем в результате проведения длительных часов перед компьютером.

Маршрутизатор

Если в работе Вам требуется интернет, соединение должно быть быстрым и надежным. Особенно, если вы отправляете или загружаете большие файлы, или вы должны быть доступны на корпоративном мессенджере. В каждой из этих ситуаций хорошее качество передачи данных сэкономит ваше время и увеличит производительность.

USB Hub

Пригодится, если вы часто пользуетесь разъемов USB. Hub позволяет Вам увеличить количество доступных портов, а также подключать несколько устройств одновременно. Вы также можете выбрать хаб с питанием, благодаря чему напряжение в каждом порту USB будет таким же, как и в компьютере, и вы сможете, например, зарядить свой смартфон или планшет.

Наушники Bluetooth

Необходимый аксессуар, если вы работаете среди многих людей. Вы с легкостью защитите себя от шума в окружении, слушая любимый плейлист. Выберите модель, которую вы можете подключить одновременно к смартфону и ноутбуку, благодаря чему удобно слушать музыку, а также отвечать на звонки, не отрывая рук от клавиатуры.

Сетевой фильтр

Компьютерная техника не любит резких скачков напряжения. От их негативных последствий может защитить удобный удлинитель с предохранителем. Кроме того, Вы с легкостью подключите весь компьютерный комплект в одном месте, вместе с монитором, колонками или принтером.

Источник бесперебойного питания

Незаменим в случае сбоя питания. Также Вы получите дополнительное время на сохранение результатов своего труда и необходимых документов.

Многофункциональное устройство

Вы сэкономите своё время, используя одно устройство вместо 3 отдельных: принтер, сканер и ксерокс. Это очень удобное решение, если Вы постоянно работаете с бумажными документами.

Розетка Smart Plug

Смарт-розетка позволяет осуществлять беспроводное управление устройствами, которые имеют физический выключатель. Достаточно, что оставить кнопку нажатой в положении ON, чтобы, не вставая от компьютера, включить дополнительную лампу, чайник, вентилятор или, например, увлажнитель воздуха и повысить свой комфорт работы, тем самым экономя время. Вам нужно только подключения к сети Wi-Fi и специальное приложение для смартфона.

Какие у Вас способы упростить свою работу и увеличить продуктивность? Что побуждает Вас к большей эффективности в работе? Поделитесь с нами в комментариях.

Источник

Как оптимизировать рабочий процесс: полезные советы и лайфхаки

Оптимизация рабочего процесса — эт о область , над которой люди бьются уже много десятков лет. Поэтому материала, методик, лайфхаков на эту тему можно найти большое количество. У кого-то они работают, у кого-то — нет , к этому нужно быть готовыми, потому что все люди разные. Оптимизация собственного рабочего процесса — это индивидуальное действие, которое требует подбора личного набора методик и подходов с ориентацией на вашу индивидуальность.

Девиз многих современных работающих людей: «Времени нет, а дел невпроворот». Поэтому для многих оптимизация работы — это надежда на спасение от прокрастинации, эмоционального выгорания, проблемных дедлайнов и т. д. К сожалению, человечество еще не придумало какого-то действенного метода, чтобы , применив его, можно было сразу оптимизировать свою работу, время и эффективность. Но есть методики и лайфхаки, которые работают у других людей , — о них мы сегодня и поговорим. Вполне вероятно, что вы сможете подобрать что-то и для себя.

Оптимизация рабочего процесса

Оптимизация рабочего процесса или рабочего времени может быть достигнута разными путями. Для удобства мы разделили пути достижения на 2 части:

методики, которые потребуют от вас каких-то усилий, но позволят сэкономить больше времени и энергии;

лайфхаки, которые займут у вас немного времени.

Оптимизация рабочего времен и в первую очеред ь н ужна для того , чтоб ы н аучиться управлять своим временем и энергией. А это умение даст возможность больше успевать и лучше себя чувствовать.

Оптимизация рабочего процесса: методики

«Съешь лягушку». Название этой методики придумал сам Марк Твен , и очень сложно определить , с какого времени она используется. Суть ее в том, что каждого человека окружают такие задачи, которые не вызывают интереса , и их вообще не хочется делать, но они обязательны к исполнению в любом случае, — вот как раз с них-то и нужно начинать свою работу. Почему? Потому что чем дольше вы перекладываете такие дела «на потом», тем сложнее будет за них взяться, плю с в се время , пока они будут не реализованы , они будут «висеть над вами тяжким грузом». Чем раньше вы их выполните, тем быстрее эмоционально освободитесь.

«Workstation Popcorn». Эт а техника подходит для тех, к то в процессе своей работы может менять дислокацию , — в основном это фрилансеры, работающие удаленно. Работает эта техника следующим образом. Во-первых, нужно разбить свои крупные задачи на несколько более мелких или, наоборот, сгруппировать мелкие задачи по общим тематикам. Потому нужно определить несколько рабочих мест в вашем районе или городе, где вас будет окружать тихая рабочая атмосфера. Каждую отдельную группу задач нужно будет выполнять в новом рабочем месте. Смена рабочей обстановки очень помогает сосредотачиваться на разноплановых задачах. Также это добавляет движения в «сидячую работу» , и , что самое важное , до м б удет местом отдыха, а не местом работы.

«Должен, следует, хочу». Это очень простая методика. Все , что нужно , — это разделить все ваши дела на 3 группы: что вы обязательно должны сделать сегодня ; что следует сделать, следуя вашим планам на будущее ; что вы хотите сделать ради своего удовольствия. Все , что нужно делать дальше , — это следить за балансом этих групп, чтобы вы выполняли дела из разных групп. Причем необязательно , чтобы в один день все было четко сбалансировано , — вы можете в один день сделать перевес в сторону одних дел, в другой день сделать перевес в сторону других дел.

«FocusWill». Эта методика подходит для тех, кто может работать не в тишине. Суть ее сводится к тому, что нужно правильно подобрать фоновую музыку для вашей работы. Музыка не должна быть навязчивой и отвлекать вас от работы, а н аоборот, должна расслаблять вас и приносить вам новые идеи. Для те х к то не может самостоятельно подобрать себе музыкальный фон, в сети есть множество специализированных сервисов, которые сделают это за вас.

«Не разрушайте цепочку». Это не столько оптимизация рабочего процесса , с колько методика самоконтроля, которая дает дополнительную мотивацию, чтобы завершить все задуманное. Суть ее в том, что вам нуж ны действи я на каждый день, календарь и маркер. Как только вы выполните все задуманное, зачеркиваете в календаре соответствующую дату , и вы свободны! Как только у вас появится несколько «крестиков» подряд, то вам не захочется прерывать эту цепочку, что даст вам дополнительную мотивацию к действиям. Можно расценивать эту методик у к ак простой психологический трюк.

«Биологический пик». Это интересная, но и одновременно сложная методика. Суть ее в том, что каждый человек в течение рабочего дня чувствует «колебания» в энергии, мотивированности и концентрации. То есть, когда эти показатели «на высоте», человек показывает максимальную работоспособность ; как только они «падают», то падает и работоспособность. Важно отследить моменты , «когда» происходят эти колебания. Для этого нужно провести серьезную работу над собой — в течение 3-4 недель наблюдать за показателями энергии, концентрации и мотивированности, пото м все это наложить на график, чтобы посмотреть и проанализировать «колебания». Это буд е т н е что иное, как биологические часы работоспособности. Как только у вас на руках будет такой график, можно смело подстраивать под него вашу работу: когда показатели максимальные, можно выполнять ответственную работу, а в моменты спадов можно дать себе отдохнуть или перекусить.

Оптимизация рабочего времени: небольшие лайфхаки

Медики позволяют наладить общий рабочий процесс и контролировать глобальные показатели вашей работоспособности. Но есть множество мелких проблем, на которые также нужно обращать внимание или исключать их. Каждая такая «проблема» по отдельности , может , и не сохранит вам много времени, но когда их набираются десятки, это э кономит вам кучу времени. Ведь , как мы знаем, любое крупное дело состоит из множества мелких моментов , и оптимизация рабочего процесса — это не исключение.

Не смотрите телевизор — лучше потратьте это время на что-то полезное.

Не нужно стремиться к идеалу, когда выполняете второстепенные дела.

Когда переписываетесь с коллегами или по e-mail, то пишите только по существу и максимально коротко.

Если много печатаете, то учитесь печатать вслепую, так как это увеличивает скорость печати.

Планируйте свой день.

Составьте список дел на тот случай, когда от основной работы вам захочется прокрастинировать.

Если на выполнение какой-то задачи нужно менее 2-х минут, то выполните ее прямо сейчас , и не нужно ее вносить в свой список дел.

Н еобходимо планировать даже свободное время.

Иногда нужно выделять время для того , чтобы полностью «отойти» от рабочих дел.

Вносите в свою жизнь спорт — это источник дополнительной энергии.

Следите за питанием — чем хуже питание, тем меньше энергии.

Кофе пить нужно в меру, когда необходимо сосредоточит ь ся. Если его пить много, то оно перестает помогать.

Старайтесь высыпаться — во сне человеческие ресурсы восстанавливаются.

Алкоголь еще никому не помогал в долгосрочной перспективе.

Если есть возможность, то поспите немного днем.

Найдите свой способ для снятия стресса: музыка, спорт, книга, медитация, массаж.

В любой работе делайте перерывы, чтобы отвлечься и отдохнуть.

Нужно понимать, что большинству людей нет дела до ваших денег, вашего успеха и вашего внешнего вида, поэтому перестаньте кому-то что-то доказывать , и у вас освободи тс я очень много времени.

Иногда нужно сбавить о борот ы , чтобы заметить жизнь вокруг себя.

Если делаете что-то важное, не связанное с интернетом, то отключите его, тогда он не будет провоцировать вас , чтобы отвлечься.

Не нужно зацикливаться на том, чтобы сделать максимально больше ; нужно делать то , что важно.

Помимо долгосрочных целей, ставьте небольшие и достижимые, чтобы получать удовлетворение от их достижения.

Не нужно бездумно сидеть в интернете, придавая этому действию осознанность.

Проверяйте электронную почту по расписанию, а не через каждые полчаса. При условии , что проверка почты — это не часть ваших обязанностей по работе.

Не забывайте поощрять себя за различные достижения.

Заключение

Оптимизация рабочего процесса бывает разной: иногда нужны огромные усилия лично над собой, а иногда важно просто применять в работе правильный софт, который ускоряет ваш рабочий процесс. Поэтому нужно искать собственные пути оптимизации рабочего времени, которые будут работать именно у вас. Как мы уже говорили, то , что работает у одних, н е обязательно будет работать у других людей.

Мы будем очень благодарны

если под понравившемся материалом Вы нажмёте одну из кнопок социальных сетей и поделитесь с друзьями.

Источник