Способы определения стоимости проекта

Расчет сроков и стоимости проектов: как это делается и можно ли упростить процесс?

Если вы когда-либо занимались разработкой приложений на заказ, то наверняка знакомы с довольно рутинным процессом расчета стоимости и сроков реализации проекта. И ладно бы, если расчет проекта выполнялся лишь единожды, но зачастую потенциальные заказчики не могут уложиться в бюджет, и начинают на ходу менять требования к продукту:

— Это слишком дорого, что если сделаем без функции Х?
— *делаем расчет* Столько.
— Все равно дорого, а сколько будет стоить разработка только под платформу Y?
— *делаем перерасчет* Столько.
— Ух ты, то есть, если мы откажемся от платформы Y, то сможем сделать не только Х, но и Z?
— *очередной перерасчет* Увы, нет.
— Жаль, тогда давайте сделаем без Z, во сколько нам обойдется?

Стандартные пути упрощения расчетов, такие как установка фиксированной стоимости дня работы сотрудника или компании, как правило ведут к потере точности результатов и все равно не избавляют нас от ручных вычислений.

Но, как и любой другой процесс, характеризующийся словами “рутина”, “точность” и “вычисления”, подобные расчеты скорее всего могут быть автоматизированы. Давайте проверим, действительно ли это так.

Процесс расчетов

Прежде всего нам следует определиться с тем, как в общем случае формируются конечные сроки и стоимость проектов.

Шаг 1: Оценка задач

Первое, что необходимо сделать после изучения требований заказчика, это разделить проект на независимые друг от друга функциональные части (задачи). К примеру, если мы выполняем оценку мобильного приложения для стандартного интернет-магазина, то деление может выглядеть примерно следующим образом:

• Каталог товаров
• Корзина и оплата заказов
• Новости магазина
• Контакты

После этого командой разработчиков осуществляется определение временных трудозатрат на реализацию всех перечисленных задач:

Задача	UI/UX	Back-end	Android	iOS
Каталог товаров	4 дня	2 дня	3 дня	4 дня
Корзина и оплата заказов	3 дня	5 дней	4 дня	5 дней
Новости магазина	2 дня	2 дня	1 день	2 дня
Контакты	1 день	2 дня	2 дня	3 дня

Шаг 2: Расчет сроков разработки проекта

Как бы ни старалась разработчики, но их оценка сроков крайне редко соответствует действительности. Так что, первым делом, отталкиваясь от сложности проекта и опыта команды, мы определяем страховку: количество дополнительного времени, необходимого для разрешения различных непредвиденных обстоятельств. Обычно страховка выглядит как некоторый множитель (процент), на который увеличивается общий срок разработки.

Далее нам следует определить очередность этапов выполнения работ (workflow). Вне зависимости от используемой методологии (agile или waterfall) нам нужно знать в каком порядке нашей командой выполняются различные виды работ. В рассматриваемом нами примере с мобильным приложением порядок мог бы выглядеть следующим образом:

То есть, сначала независимо друг от друга выполняется разработка бэк-энда и пользовательского интерфейса, и при их завершении начинается параллельное программирование приложения под разные платформы. После того, как все этапы будут завершены, проект будет считается выполненным.

Теперь мы располагаем всей необходимой информацией и можем приступить к расчету сроков:

В случае с Waterfall: суммируем количество времени для каждого вида работ (UI/UX, Back-end, etc.), добавляем к ним страховку, и, учитывая их очередность, находим самую длительную последовательность работ, которая, собственно, и представляет общее количество времени, необходимое для реализации проекта.

В случае с Agile: учитывая очередность работ, мы определяем время на реализацию каждой из задач (каталог товаров, новости, etc.), после чего, путем их суммирования и добавления страховки, получаем конечный срок реализации проекта.

Шаг 3: Расчет стоимости разработки проекта

Следующее, что нам следует получить — это себестоимость проекта, которая обычно формируется из двух типов затрат: общих ежемесячных расходов (аренда офиса, оплата серверов, лицензий на ПО, etc.) и зарплат непосредственных исполнителей проекта. Что касается зарплат менеджмента, то они больше подходят к первой категории, так как являются более “пассивной” статьей расходов, и в некоторых случаях они могут быть опциональными (к примеру, если речь идет о небольшой команде фрилансеров).

“Общие ежемесячные расходы” рассчитываются предельно просто: делим их сумму на среднее количество дней в месяце и умножаем на количество календарных дней, необходимых для реализации проекта.

Расчет расходов на зарплаты исполнителей зависит от используемой методологии разработки:

В случае с Waterfall: для каждого сотрудника делим ежемесячную зарплату на среднее количество рабочих дней в месяце и умножаем результат на количество рабочих дней, необходимых для реализации этапа работ, за который он ответственен; в конце суммируем все выплаты.

В случае с Agile: для каждого сотрудника делим зарплату на среднее количество рабочих дней в месяце и умножаем на количество рабочих дней, необходимых для реализации всего проекта, в конце суммируем результаты.

Теперь, зная себестоимость проекта (выплаты исполнителям + общие расходы), мы можем получить конечную стоимость, добавив к ней ещё пару вещей:

1. Прибыль: здесь все довольно просто, мы либо прибавляем желаемый процент от себестоимости проекта, либо добавляем соответствующий пункт к “общим расходам” (если желаем получать фиксированный ежемесячный доход).

2. Налоги: каждый считает их немного по-своему в связи с разнообразием систем налогообложения и способов уклонениях от них. В некоторых случаях можно считать налоги как некоторый усредненный процент от себестоимости проекта с включенной прибылью.

3. Комиссия менеджера по продажам: зависит от ваших условий сотрудничества, если вы выплачиваете процент от сделки, то это процент от суммы себестоимости, прибыли и налогов, и если вы выплачиваете процент от прибыли, то, очевидно, считаете ее как процент от заложенной прибыли, полученной в первом пункте.

Итак, теперь мы располагаем итоговой стоимостью проекта. Но что делать, если клиент, услышав результат, спросит нас: “А что если сделаем без X?”.

Автоматизация вычислений

Можно ли разработать приложение, которое бы производило подобные расчеты автоматически? Ознакомившись с процессом вычислений, теперь мы можем сказать, что да, это возможно, но не без пары нюансов. И первый из них — это расчет налоговой части.

Учет всех возможных вариантов налогообложения при расчетах требует не только значительных трудозатрат на разработку, но и на постоянную поддержку формул в актуальном состоянии. Вариантов решения проблемы здесь несколько: либо жертвуем точностью расчетов и считаем налоги как некоторый процент от стоимости проекта, либо же значительно усложняем систему расчетов, добавляя возможность ее ручной модификации.

Следующий нюанс — это способ безопасного хранения информации о всех расходах, зарплатах и проектах компании. Здесь тоже есть несколько возможных вариантов:

1. Храним данные на сторонних серверах приложения (SaaS). Быстро и удобно, но требует доверия к владельцам сервиса.
2. Разворачиваем приложение на собственных серверах. Этот вариант требует трудозатрат на настройку и сопровождение приложения, но позволяет самостоятельно контролировать безопасность данных. Дополнительно можно сделать приложение доступными только из собственной инфраструктуры, но это лишает определенных удобств, таких как возможность обратиться к расчетам с личного телефона за пределами офиса.
3. Реализация программы для расчетов в виде самостоятельного десктоп-приложения, хранящего все данные в локальном файле. Этот случай не предполагает никакой настройки окружения и позволяет самостоятельно контролировать безопасность данных, жертвуя возможностью предоставления общего доступа к данным.

Тем не менее, несмотря на перечисленные проблемы, автоматизация процесса расчетов все равно возможна, и она несет за собой ряд преимуществ:

— Жизнь сотрудника, занимающимся расчетами, станет немного легче
— Клиенты смогут получать перерасчеты в считанные секунды
— Стоимость разработки станет чуть более справедливой и конкурентной

На сегодняшний день существует очень небольшое количество решений для подобного вида расчетов, и все они имеют достаточно высокий порог вхождения из-за своей монструозности. В связи с этим хотелось бы задать вопрос аудитории Хабра: а каким способом выполняются расчеты в вашей компании?

Источник

Этапы оценки проекта: понятия, методы и полезные инструменты

Оценка помогает команде определить вектор развития проекта и вовремя его скорректировать. Однако для многих менеджеров оценка — сложный и пугающий процесс, из-за чего она часто упрощается или игнорируется вовсе.

Вместе с Андреем Кокшаровым, продюсером направления «Высшее образование» в Нетологии, разобрались, зачем проводить оценку проекта, из каких этапов она состоит и какие инструменты помогут в этом.

Статья будет полезна участникам проектных команд и начинающим предпринимателям.

Продюсер направления «Высшее образование» в Нетологии

Проект — это временное предприятие, которое направлено на создание уникального продукта или услуги. Проекты могут иметь различные формы и реализовываться в любой сфере и отрасли. Например, проектами можно считать:

• создание вакцины от коронавируса;
• разработку приложения по мониторингу за больными;
• проект слияния двух организаций;
• разработку нового технического устройства;
• строительство какого-либо объекта;
• разработку IT-продукта для удовлетворения неочевидной или новой для рынка потребности.

Также к проектам относят стартапы — молодые компании без опыта операционной или проектной деятельности, работающие над идеей с высокой долей риска и неопределённости.

Любой проект начинается с идеи, а заканчивается, когда:

• достигнуты цели проекта;
• становится понятно, что достичь поставленных целей невозможно;
• проект больше не актуален для заказчика или рынка.

Оценка проекта как раз помогает избежать рисков не уложиться в бюджет или сроки проекта, потерять в качестве продукта или разработать фичи, которые никому не нужны.

Расскажу, зачем командам проводить оценку проекта и какие методы при этом используют.

Что такое оценка проекта и зачем её проводят

Оценка проекта — это способ выяснить, насколько вероятно выполнить задачу в нужные сроки, качественно и в пределах бюджета.

Оценка позволяет понять реальный статус проекта.

Она не призвана наказать отстающих, иначе участники будут приукрашать результаты или прятать неудобные данные и оценка станет необъективной и бесполезной.

Получить реальные данные для принятия решений возможно только, если оценка будет достоверной и актуальной. Чтобы в процессе оценки не возникало искажений, руководителю важно позволить участникам проектных команд высказывать опасения и предположения по ходу проекта.

Например, в некоторых компаниях используют анонимные ящики, которые устанавливают в общедоступных местах, чтобы любой участник команды мог положить туда записанные на листке бумаги сомнения и опасения. С определённой периодичностью менеджер проекта проверяет ящик и узнаёт о проблеме, о которой по какой-то причине подчинённые не говорят лично.

Оценку проекта можно разделить на оценку идеи проекта и оценку самого проекта. Данные блоки в свою очередь состоят из процессов, связанных с оценкой бюджета, сроков, качества и прочих компонентов в зависимости от уровня сложности проекта.

Оценка идеи проекта происходит на этапе, когда формируется бизнес-план и создаётся концепт продукта. Она позволяет руководителю обосновать решение о запуске проекта и его необходимости для бизнеса. В оценке идеи обычно участвуют аналитик, команда маркетинга, менеджер будущего проекта. По её результатам принимают решение об инициации проекта, подписывают устав проекта и набирают команду.

Оценка же самого проекта может происходить на всех этапах, начиная от планирования до этапа завершения. Её задача — скорректировать ход проекта. После проведения оценки проекта обычно вносят изменения в документацию, может измениться состав команды или перечень фичей продукта, либо вовсе решают закрыть проект. Если команда решила продолжать, то после этого оценивают потребности в дополнительных ресурсах.

Менеджер определяет, что важно рассмотреть в ходе оценки проекта. Он же решает, какие процессы нужно оценить и формирует список критериев для оценки каждого из них. В крупных компаниях — особенно тех, которые работают на зарубежном рынке, — инициирует оценку обычно отдельный специалист или команда специалистов отдела контроллинга, которые следят за ходом проекта. В перечень могут входить, например, такие процессы, как:

• бюджетирование — соответствует ли потенциальный доход от проекта затраченным ресурсам, нет ли несоответствий в запланированном бюджете и реальными запросами рынка;
• качество получаемого продукта — нет ли изменений в качестве продукта из-за изменений, произошедших в ходе проекта (например, не стало возможности закупить дорогие материалы), соответствует ли продукт требованиям отраслевых сертификатов (ГОСТ, ISO и тому подобные);
• потребность в материальных и нематериальных ресурсах — нет ли несоответствий с изначально запланированным качеством и количеством ресурсов с реальной ситуацией, нет ли необходимости перераспределить ресурсы или нужно поискать возможности для приобретения новых ресурсов;
• соответствие запланированным срокам — нет ли проблем с их соблюдением, не нужны ли дополнительные временные ресурсы;
• дополнительные процессы с учётом отраслевой специфики.

Состав оцениваемых процессов определяет менеджер на этапе инициации проекта. Чаще всего это называется процессом адаптации системы управления проектом к новому проекту — важно настроить его под среду и процессы внутри компании. Во время адаптации менеджер проекта тесно взаимодействует с командой проекта, с владельцем продукта и ключевыми стейкхолдерами. Адаптация помогает определить контролируемые точки в проекте, грамотно распределить ресурсы и разработать базовый план проекта.

Процесс адаптации — важный этап в работе над любым проектом, так как из-за уникальности разрабатываемого продукта каждый новый проект требует свой набор инструментов, компонентов и контрольных точек.

Менеджер проекта разрабатывает план управления выгодами проекта. И в процессе адаптации ему необходимо синхронизировать между собой основные бизнес-документы проекта — понять, нет ли расхождения между ними и бизнес-кейсом, который изначально представлялся руководству.

К основным бизнес-документам относят:

• Бизнес-кейс проекта — анализ целесообразности проекта, описания и оценки идеи, которые используются для определения и обоснования основных выгод проекта. За утверждение бизнес-кейса отвечает спонсор или руководитель продукта. Менеджер проекта выступает в роли администратора, который готовит документы и данные для бизнес-кейса.
• План управления выгодами проекта — план по определению результатов проекта, реализация которых позволяет получить запланированные выгоды. За него уже полностью отвечает менеджер проекта.

Прежде чем сформулировать бизнес-кейс, нужно провести оценку потребностей рынка. В неё будет входить первичная оценка бизнес-идеи, оценка бизнес-задач, потенциальных проблем и возможностей проекта.

Источник