Требования к оформлению документов по делопроизводству
Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
- положения о документообороте;
- инструкции;
- правила;
- регламенты.
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
- в целях обеспечения юридической силы документа;
- для оперативной обработки документа;
- для оперативного поиска документа;
- для создания условий работы с использованием оргтехники.
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
- Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
- Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
- Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.
В приложениях А, В даны:
- схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
- образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
- Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
- Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
- Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
- Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
- Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
- Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
- Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Источник
Способы оформления служебных документов
35. Основные требования к составлению и оформлению служебных документов
35.1. Служебные документы могут быть внутренними и исходящими, по содержанию могут подразделяться на инициативные, ответные, сопроводительные, инструктивные, могут содержать извещения, напоминания, просьбы, запросы, сообщения, ответы на обращения представителей организаций и граждан и т.д.
35.2. Документы, создаваемые в арбитражных судах, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
При подготовке документов могут использоваться электронные шаблоны бланков документов.
35.3. Исходящие служебные документы печатаются на бланках арбитражного суда установленной формы, шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5, с угловым расположением реквизитов штампа суда (приложение N 42).
Внутренние служебные письма печатаются без использования бланка арбитражного суда шрифтом Times New Roman, размером 14, черного цвета, с межстрочным интервалом 1,5.
Для выделения наименования документа, заголовка может использоваться полужирный шрифт, подчеркивание.
Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста, а также шаблоны документов, заведенные в САД суда.
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа. Документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.
Каждый лист служебного документа, оформленный на бланке и без него, должен иметь поля: левое — 30 мм, верхнее — 20 мм, нижнее — 20 мм, правое — не менее 15 мм.
При ответе на документ, имеющий регистрационный номер и дату, ссылка на них обязательна.
На изготовленных типографским способом именных бланках председателя суда, заместителей председателя суда, руководителя аппарата — администратора суда оформляются письма, подписываемые этими должностными лицами.
Служебные письма судебных составов, структурных подразделений в пределах их компетенции печатаются на общем угловом бланке арбитражного суда.
35.4. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности арбитражных судов, являются:
Государственный герб Российской Федерации;
наименование арбитражного суда;
должность лица — автора документа;
подпись должностного лица;
место составления (издания) документа;
справочные данные об арбитражном суде;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа (резолюция);
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
Согласование документа в арбитражном суде оформляется визой уполномоченного должностного лица арбитражного суда. Согласование документа, созданного в арбитражном суде, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.
35.5. Исходящие и внутренние документы непроцессуального характера могут быть изготовлены как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Российской Федерации и оттиска печати.
Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в САД в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Прием и отправка электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляются службой делопроизводства.
При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, подразделение делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководства арбитражного суда, направлении электронных документов в подразделения арбитражного суда и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в арбитражном суде в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем арбитражного суда.
35.6. Регистрация внутренних документов, подписанных руководителями подразделений (в том числе электронной цифровой подписью руководителей подразделений), их сканирование и направление документов адресату ведется специалистом делопроизводства подразделения в САД по следующим алгоритмам:
Нумерация внутренних распорядительных документов:
ПР — код вида документа не кадровых приказов,
Р — код вида документа не кадровых распоряжений,
К — код вида документа кадровых приказов по аппарату суда.
Например, ПР-19; Р-20; К-21.
Нумерация инициативных внутренних документов:
Индекс подразделения — соответствует определенному подразделению суда, в том числе и приемных руководства суда;
Код вида документа:
СЗ — для служебных записок,
ДЗ — для докладных записок,
З — для заявлений,
П — для поручений и т.д.
Например, СЗ-УД-19; ДЗ-УЗ-20; З-УИС-21; П-С02-22.
Нумерация кадровых приказов:
— КС (для приказов по системе), К (для приказов по личному составу), КО (для приказов о командировании).
Например, 19к; 23ко; 45кс.
Нумерация внутренних документов во исполнение поручения:
При этом индекс подразделения соответствует определенному подразделению суда, в том числе и приемных руководства суда;
Код вида документа:
СЗ — для служебных записок,
ДЗ — для докладных записок и т.д.
Например, СЗ(ис)-УД-12; ДЗ(ис)-УИС-13.
35.7. Заголовок документа должен кратко и точно отражать содержание документа. Он печатается от левой границы текстового поля, может начинаться следующими словами: «Об отмене. «, «Об организации. «, «О состоянии. » и т.д. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал.
При переписке между судебными составами и подразделениями бланки не используются.
35.8. Текст служебного письма должен быть кратким, четким, отредактированным и обоснованным, обеспечивающим точное восприятие изложенной в нем информации.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, решения и т.д.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, указанным в резолюции руководителя подразделения, в них должны содержаться ответы или разъяснения по поставленным в письмах вопросам.
Письма визируются на экземпляре, остающемся в подразделении, изготовившем документ, на лицевой стороне последнего листа.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя подразделения на основании сроков, установленных законодательством для работы с обращениями граждан и приказами ВАС РФ.
35.9. Датой служебного документа является дата его подписания или утверждения. Документы, подписанные руководителями двух и более организаций, должны иметь единую дату, т.е. дату подписания последней организацией.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Дата документа оформляется арабскими цифрами. Вначале указывается число, затем месяц и год (09.06.2011). Допускается при оформлении документов, в частности, финансового характера, печатать — 9 июня 2011 года.
35.10. При направлении исходящего документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица наименование организации или структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Федеральная служба судебных
При направлении документа должностному лицу организации наименование этой организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией с пробелом.
Высший Арбитражный Суд
Если документ одного содержания направляется в несколько адресов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» на втором и последующих документах не указывается. В случае направления письма одного содержания более чем в четыре адреса к нему прилагается подписанный исполнителем указатель рассылки.
35.11. На лицевой либо оборотной стороне последнего листа служебного письма в нижнем углу указываются фамилия, инициалы и номер служебного телефона исполнителя. Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, а также адрес его электронной почты. Данные об исполнителе на лицевой стороне последнего листа оформляются только печатным способом и шрифтом меньшего размера, чем шрифт текста письма.
35.12. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.
При направлении письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Адрес может не проставляться на документах, направляемых в правительственные (центральные) государственные и муниципальные учреждения.
При направлении письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес.
35.13. Приложения к документу оформляются на стандартных листах формата A4 и должны иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подпись руководителя подразделения и т.д.).
Отметка о наличии приложения, названого в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, указываются наименования приложений, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
1. Договор на 6 л. в 2 экз.
2. Протокол общего собрания акционеров на 15 л. в 3 экз.
При направлении приложения только в один из указанных в письме адресов отметка об этом печатается следующим образом:
Приложение: на 6 л. в 1 экз. в первый адрес.
Предложение «Приложение на. » размещается с красной строки нового абзаца.
35.14. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату с оригиналом подписи.
Подпись отделяется от последней строки текста одним — двумя межстрочными интервалами.
Подпись помещается слева под текстом документа. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего документ, полное, если документ оформлен не на бланке суда, и сокращенное, если документ оформлен на бланке.
Пермской области _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Председатель суда _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, определенные приказом арбитражного суда.
Председатель комиссии _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Члены комиссии _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
(подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.
Председатель Арбитражного суда
Калужской области _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
Главный бухгалтер _____________ __________________________
(подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа на бланке суда несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Начальник отдела кадров и Начальник отдела
государственной службы делопроизводства
_________ ___________________ ___________ ___________________________
(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании совместного документа разными организациями первый лист оформляется не на бланке.
Если должностное лицо, подпись которого напечатана на бланке, в момент подписания документа отсутствует, запрещается ставить косую черту перед наименованием должности, предлог «За» и надпись от руки «Зам». В таких случаях документ перепечатывается и указывается подпись лица, исполняющего обязанности отсутствующего или его заместителя.
35.15. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах и иных документах, на которых заверение подписи необходимо.
Печать проставляется таким образом, чтобы ее оттиск захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его подпись.
35.16. Свидетельствование копии документа производится для придания документу юридической силы, удостоверения соответствия копии подлиннику документа.
Специалистами делопроизводства судебных составов и структурных подразделений свидетельствуется верность копий только с подлинников документов арбитражных судов. Свидетельствование верности копии документа подлиннику производится аналогично порядку, изложенному в пункте 10.2 Инструкции.
Если копию документа требуется заверить гербовой печатью, ниже реквизита «Подпись» от левой границы текста проставляется надпись либо штамп «Копия верна» без кавычек, указываются подразделение суда, должность, фамилия, инициалы и личная подпись судьи (руководителя подразделения), заверившего копию, дата заверения (число, месяц прописью и год).
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подпись лица, подписавшего документ.
Образец заверения гербовой печатью:
————- ______________ ___________________________ _________
(подпись) (инициалы, фамилия) (дата)
Копии исходящих писем суда, помещенных в дело по номенклатуре подразделения после отправки подлинника, заверяются специалистом делопроизводства структурного подразделения, в котором документ находился на исполнении, проставлением штампа «Копия верна» и заполнением реквизитов.
35.17. Регистрация исходящих документов, подписанных руководителями подразделений, их сканирование и направление документов адресату ведется специалистом делопроизводства подразделения в САД.
С учетом структуры арбитражного суда регистрационный номер исходящего документа может состоять из индекса арбитражного суда, шифра судебного состава или подразделения суда, из которого исходит соответствующий документ, порядкового номера исходящего документа этого судебного состава или подразделения и календарного года регистрации исходящего документа.
А53-СП-105/2011, где А53 — индекс Арбитражного суда Ростовской области, СП — шифр секретариата председателя суда, 105 — порядковый номер по системе автоматизации делопроизводства, действующей для регистрации документов в секретариате председателя суда, 2011 — год регистрации.
Шифр, как правило, состоит из условных буквенных обозначений судебных составов и подразделений.
С — председатель суда;
С1, С2, С3 — заместители председателя суда;
ОК — отдел кадров;
ОБ — отдел обобщения;
ОД — подразделение делопроизводства;
Б — бухгалтерия и т.д.
Шифры подразделений должны быть утверждены председателем арбитражного суда.
35.18. Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях, совещаниях судей, совещаниях, проводимых в судебных коллегиях, судебных составах, подразделениях и собраниях работников структурных подразделений (приложение N 43).
Ведение рабочих записей на заседании, сбор материала и подготовка протокола возлагаются на штатного секретаря коллегиального органа или по поручению руководителя на одного из работников подразделения.
35.19. Протокол изготавливается в течение трех дней со дня проведения заседания. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 с 1,5 межстрочным интервалом шрифтом размером 14. Лист протокола имеет поля: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 15 мм.
Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет следующие реквизиты: председатель или председательствующий на заседании, секретарь, присутствовали, повестка дня, информация о кворуме. Далее указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря.
35.20. Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали — выступили — постановили/решили.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочного интервала шрифтом Times New Roman, размером 14.
Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, печатается от левой границы текстового поля, его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Под текстом пункта повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Краткое содержание докладов и выступлений (при необходимости полный текст) приводится в тексте протокола или прилагается к нему. В этом случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления (доклада) прилагается». После слова «выступили» перечисляются фамилии и инициалы выступивших по данному вопросу, приводятся краткие изложения выступлений. После слова «постановили» («решили») излагается суть принятого решения. При наличии решений по двум и более вопросам каждое из них нумеруется арабскими цифрами.
35.21. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования, которые могут быть оформлены листом голосования, прилагаемым к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем. Датой составления протокола является дата заседания.
35.22. Протоколы совместных заседаний, совещаний собраний структурных подразделений арбитражного суда или суда и сторонних организаций должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов структурных подразделений или номера протоколов суда и организаций, принимавших участие в работе совещания.
Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Из содержательной части протокола берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Текст вопроса повестки дня печатается полностью без изъятий с указанием номера вопроса по протоколу. Выписка из протокола подписывается секретарем заседания.
Источник
