Как научиться убеждать по телефону?
Телефон в современном мире, бесспорно, один из наиболее активных наших помощников. Благодаря ему множество проблем можно решить в считанные минуты, а то и секунды. Увы, нередко случается так, что телефон только вредит делу, а порой из-за него гибнут самые лучшие начинания. Сколько раз, положив трубку на рычаг, вы вздыхали про себя: «Ах, если бы наш разговор состоялся при личном контакте, я бы наверняка смог убедить их в ценности своего предложения, в правильности своей точки зрения!»
Убеждение по телефону — один из сложнейших видов коммуникации. Ваш партнер не видит ваших глаз, лица, позы, жестов. Он только слушает. Да и слушает ли? А может, он в это время смотрит долгожданный футбольный матч, общается с симпатичной девушкой или собирается пообедать. Вас он при этом слушает вполуха, прижав плечом трубку и закатывая в нетерпении глаза.
Телефонная коммуникация, как и все другие виды общения, имеет свои приемы, знание которых может вам помочь. Если телефон по роду вашей деятельности становится для вас «правой рукой», то было бы неплохо превратить его в союзника. А для этого простые правила телефонного этикета должны стать для вас естественной манерой поведения.
Для начала надо запомнить: раз в вашем распоряжении находится только ухо, то все, что вы хотите до него донести, должно быть произнесено. Вряд ли ваш собеседник обладает телепатическим даром, а потому догадаться о ваших мыслях по тому или иному вопросу он может только по вашим же словам. На них он и будет реагировать. Так что жестикулировать, подмигивать, кивать головой просто бессмысленно. Ваше главное орудие — голос. Руководствуясь этим и приведенными ниже правилами, вы сможете верно выстроить разговор и расположить к себе собеседника.
Правило 1
Вы хватаете трубку и, нетерпеливо барабаня пальцами по столу, набираете номер. Едва собеседник снимает трубку, как вы тут же требуете соединить вас с таким-то или начинаете излагать причину вашего звонка со скоростью жужжащего веретена. А потом с удивлением замечаете (или не замечаете), что в голосе вашего собеседника слышатся нотки неудовольствия. В чем дело? В вашем звонке. А точнее в том, как вы его сделали.
Каждый из нас отлично знает, что любой разговор следует начинать с приветствия, но почему-то далеко не все распространяют это правило на беседу по телефону. А между тем именно приветствие способно задать тон будущему разговору. Поэтому экономить секунду на благожелательном «Добрый день!» нельзя — ваш собеседник, каким бы добрым и хорошим он ни был, воспримет это минимум как признак неуважения. Стоит ли потом рассчитывать на удачное продолжение беседы?
Правило 2
Смею предположить, что вы не надеетесь стать богатым просто оттого, что ваши знакомые перестанут вас узнавать? Тогда вслед за приветствием не забывайте представиться. Даже если вы абсолютно уверены, что ваш голос узнали, даже если вы звоните в течение часа уже шестой раз. Телефонная мембрана не столь уж совершенный прибор. Если вы будете мучить своих абонентов вопросами вроде: «Узнал, кто звонит?», «Догадайся, кто это?», то могу вас уверить — приобрести таким образом богатство очень трудно, а вот испортить хорошие отношения довольно легко.
Правило 3
«Алло, здравствуйте, это Федя? А кто, Света? Нет?» И так далее, пока не выясните, что это, оказывается, Василий Иванович, у которого просто сегодня что-то с голосом. Догадываетесь, что он вам потом скажет? Думаю, что предложение тщательно помыть уши будет самым безобидным. Большинство из нас почему-то стесняется спрашивать, с кем говорит, и словно считает себя обязанными угадать, кто взял трубку. Если вы звоните в организацию, а секретарь, взявший трубку, не сказал вам, что вас слушает такая-то фирма или учреждение, нужно обязательно уточнить этот вопрос, прежде чем переходить к делу. Это избавит от пустой траты времени не только вас, но и вашего собеседника в случае, если вы ошиблись номером.
Правило 4
Если вы звоните не для того, чтобы просто поинтересоваться самочувствием собеседника, а хотите подробно изложить вашу концепцию по реконструкции, перестройке, внедрению чего-либо, то неплохо бы спросить у того, кому эта концепция предлагается, есть ли у него сейчас для вас время. Возможно, что в данный момент он ведет переговоры с партнером по бизнесу или готовится к предстоящему разговору со спонсором. А тут вы со своей идеей!
Если ваш собеседник в силу ложного понимания вежливости вам об этом тут же не сообщит, а все-таки выслушает вас, то толку от этой беседы никакого не будет — ваша информация, скорее всего, просто не задержится у него в голове!
Правило 5
Еще лет эдак 20 назад у нас любили критиковать «профессиональную улыбку западных продавцов». Нынче мы и сами предпочитаем ходить в те магазины, где продавщицы нам улыбаются. Видеть улыбающееся лицо приятно, даже если это вызвано чисто коммерческими причинами.
К сожалению, во время телефонного разговора ваш собеседник не может увидеть вашей располагающей к себе улыбки. Поэтому надо постараться, чтобы эта улыбка прозвучала у вас в голосе. Умеете ли вы придать своему голосу благожелательную, приятную интонацию? Попробуйте записать пару своих бесед на магнитофон и оцените степень владения голосом. Даже если все в порядке, дополнительный контроль не помешает.
Понаблюдайте за своими и чужими телефонными переговорами со стороны, проанализируйте наблюдения — возможно, вы обнаружите корни некоторых своих проблем в такой мелочи, как телефонный разговор? В большинстве случаев человек оценивает нас не по тому, что мы говорим, а по тому, как мы говорим. Телефон станет вашим самым надежным помощником, если вы только этого захотите.
Источник
Приемы эффективного телефонного общения
Юлия Лотоцкая
Важным является любой вид общения, будь то личная встреча, телефонный разговор или переписка. Несмотря на то что телефонные разговоры все же не могут заменить «живого» общения с глазу на глаз, тем не менее по телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, даются консультации, наводятся справки, излагаются просьбы. Нередко в деловых отношениях общение по телефону является особой «визитной карточкой» или важнейшим компонентом создания имиджа фирмы, политической партии, конкретного человека.
 |
Эффективное использование телефона включает соблюдение этикета и рациональных правил ведения делового телефонного общения. Уверенность в собственной корректности позволяет сберечь эмоциональные ресурсы и выдержать правильную дистанцию с партнером. Деловой разговор по телефону — это не подробный обмен мнениями, но обмен информацией оперативного значения с целью достижения определенного результата, а также выяснение позиции другой стороны по конкретному вопросу.
Целесообразно снимать трубку во всех случаях, когда звонит телефон, и желательно отвечать сразу после первого звонка. Иначе с каждым часом звонки будут раздаваться все чаще, так как не обслуженные вами абоненты будут вынуждены звонить повторно. Кроме того, никогда нельзя знать заранее, какой именно звонок принесет вам выгодный контракт или ценную информацию.
 |
| Юлия ЛОТОЦКАя |
Любой разговор начинается со стандартного приветствия, например: «»ИТА-консалтинг», добрый день!» (до 12.00 — «доброе утро!», после 17.00 — «добрый вечер!»). Небольшое повышение интонации в конце фразы «добрый день» позволяет «разговорить» позвонившего. Если после приветствия возникает небольшая пауза, то вы можете задать стандартный вопрос: «Чем мы можем быть полезны (помочь)?». Такой вопрос помогает вам занять более активную позицию в разговоре, а слово «мы» указывает на то, что вы представляете организацию.
Если разговор переходит в стадию уточняющих вопросов, вам следует представиться. Это стимулирует абонента также назвать свое имя. В случае если вам придется в чем-либо его убеждать или возникнут разногласия, персональное обращение всегда усилит вашу позицию. В ряде компаний называние личного имени обязательно входит в слова приветствия: «Фирма Х, добрый день. Меня зовут Галина. Чем мы можем быть Вам полезны?»
В начале телефонного разговора, так же как и при непосредственной встрече, очень важно первое впечатление. Часто люди небрежно отвечают «Да?», «Слушаю» или «Алло!». Эти слова по своей информативности совершенно одинаковы и безличны, а в деловом общении следует отказаться от нейтральных отзывов и заменить их информативными. Жаргонные выражения типа «добро», «идет», «привет» и др. также создают отрицательное впечатление на собеседника. Гораздо вежливее прозвучит приветствие «Добрый день!» или ответ «Спасибо за звонок».
В случае, когда звоните вы, не следует уточнять: «Кто у телефона?» Даже если вы звоните человеку, который вас знает, не следует рассчитывать на то, что он сразу же вспомнит, как вас зовут. Разговор обычно начинается словами: «Вам звонит. », «К вам обращается. », «Вас беспокоит. » и т.п. Если взявший трубку не назвал ни себя, ни организацию, начало разговора можно построить по такой схеме: «Это фирма Y? (после получения утвердительного ответа) Это Сидоров. Добрый день!».
Старайтесь разговаривать только с тем, кто принимает решения. С другими лицами избегайте обсуждения своего дела и не заводите разговора по существу, как бы любезно с вами ни разговаривали, какую бы помощь ни обещали. В разговоре с секретарем или уполномоченным лицом на вопрос о предмете вашего разговора постарайтесь только обозначить примерную тему.
Чтобы информация выглядела более важной, а также для того, чтобы избежать бесконечных телефонных звонков, можно передать, чтобы перезвонили вам. Если вы на службе, оставьте номер телефона и обязательно укажите время, когда вас можно застать. Такая договоренность об ответном звонке подчеркнет значимость вашей информации и, возможно, обяжет секретаря при следующем звонке связать вас непосредственно с шефом. Никто не сможет оказать вам помощь или учинить больше препятствий, чем опытный и вышколенный секретарь. Поэтому необходимо запоминать или записывать имена секретарей и помощников нужных вам людей и относиться к ним с максимальным почтением.
В интересах каждого делового человека воспрепятствовать тому, чтобы телефонные звонки нарушали ритм его работы. Чтобы рационализировать пользование телефоном, можно сообщить своим абонентам время, когда вы готовы ответить на их звонки. Также желательно, чтобы все входящие телефонные звонки шли через вашего секретаря, который может принимать их, сортировать и в соответствии с приоритетностью переключать на вас. Перед тем как звонить кому-либо, полезно набросать на листке бумаги основные пункты предстоящего разговора, чтобы в волнении или в спешке не упустить отдельные важные моменты.
Наиболее благоприятное для телефонных звонков время — с 8.00 до 9.30, с 13.30 до 14.00, после 16.30. В другие часы длительность решения вопроса по телефону почти удваивается. Предварительный звонок об уточнении времени предстоящих переговоров допустим только в первой половине рабочего дня. Считается невежливым звонить по телефону по служебным делам после 22 часов.
Если необходимо отказать, используется стандартная форма корректного отказа: он всегда начинается с выражения сожаления, и при малейшей возможности следует предложение какой-то альтернативы. Например: «Мне очень жаль, но это невозможно. Давайте рассмотрим другие варианты. Можно:» и т.д. Формулами вежливого отказа могут быть и следующие выражения: «Боюсь, что это невозможно:», «Мне жаль Вас огорчать, но факты таковы, что:», «Хотелось бы Вас порадовать, но ситуация такова, что:», «К сожалению, это предложение расходится с интересами нашей организации:», «Я ценю Ваше доброе отношение, но вынужден Вам отказать:» и т.п. После отказа делается немедленное встречное предложение: «Давайте обсудим другие альтернативы», «Подумаем о новом решении», «Найдем возможность компромисса:» и т.д. Заканчивать разговор нужно предложением, обещающим выход из тупика, или просто вежливым прощанием.
Если ваш партнер или клиент высказывает по телефону жалобу, не говорите ему: «Это не моя ошибка», «Я этим не занимаюсь» и т.д. Дайте ему выговориться до конца, запишите его имя и телефон, номер заказа или другие данные. Если вы обещали ему перезвонить, сделайте это как можно скорее, даже если вам не удалось решить проблему к назначенному сроку.
Если вы чувствуете, что телефонный разговор может вылиться в противоборство, то у вас есть две возможности: либо вступить с собеседником в разговор и сразу «дать отпор», либо уклониться от разговора. В первом случае вы должны быть уверены в своей хорошей подготовленности. В противном случае вы с полным правом можете сказать, что сейчас это невозможно или неудобно для вас. Если ваш собеседник настаивает на немедленном решении спорного вопроса, скажите вежливо: «Извините, но я действительно не могу сейчас говорить», — и, предварительно условившись о времени, удобном для вас и для него, положите трубку.
При разговоре по телефону усиливается значение самой речи. Абонент на другом конце линии должен слышать вас ясно. Он не должен напрягаться, пытаясь услышать ваш тихий голос, или вздрагивать от вашего крика. Слова следует произносить отчетливо. Фразы должны звучать энергично, и если ваши собственные слова не вызывают у вас энтузиазма, то хотя бы изобразите его. Придерживайтесь средней скорости темпа речи, выделяя интонацией важные слова в вашей речи. Вместо слов-паразитов: «м-м-м», «м-да» — лучше будет взять небольшую паузу.
Тон и эмоции трудно передавать словами. Но в разговоре они чувствуются сразу. Например, простая фраза «Я уже говорил тебе это раньше» может звучать в зависимости от интонации по-разному: сердито, снисходительно или как оправдание, а может прозвучать вполне дружелюбно, «с улыбкой в голосе».
Не менее важными по сравнению с первыми словами являются слова завершения телефонного разговора. Когда приходит время прощаться, обычно следуют правилу: кто позвонил первым и начал разговор, тот и должен его заканчивать. По правилам этикета мужчина кладет трубку после того, как это сделала женщина. Молодой человек не должен завершать разговор раньше старшего по возрасту или по служебному положению. В конце необходимо поблагодарить собеседника, если он поздравил вас с чем-то или сообщил приятные сведения. Если считаете нужным, заверьте собеседника, что вы всегда рады его звонку и личной встрече, или просто попрощайтесь и пожелайте всего хорошего. После разговора следует уяснить, все ли нужное было сказано или что-то необходимо уточнить. Желательно точно записать итог разговора, а также то, что вы обещали сделать.
Заканчивайте разговор на положительной оптимистической ноте. Придерживаясь несложных правил ведения телефонных разговоров, вы неизменно будете способствовать успеху вашего дела — с вежливыми людьми всегда приятно разговаривать.
1. Долго не поднимать трубку.
2. Говорить: «Привет», «Да» и «Говорите», когда начинаете разговор.
3. Спрашивать: «Могу ли я вам помочь?»
4. Вести две беседы сразу.
5. Оставлять телефон без присмотра хотя бы ненадолго.
6. Использовать для заметок клочки бумаги и листки календаря.
7. Передавать трубку по многу раз.
8. Говорить: «Все обедают», «Никого нет», «Пожалуйста, перезвоните».
1. Поднять трубку до четвертого звонка телефона.
2. Говорить: «Доброе утро (день)», представиться и назвать свой отдел.
3. Спрашивать: «Чем я могу Вам помочь?»
4. Сконцентрировать внимание на одной беседе и внимательно слушать.
5. Предложить перезвонить, если это требуется для выяснения деталей.
6. Использовать бланки для записи телефонных разговоров.
7. Записать номер звонящего и перезвонить ему.
8. Записать информацию и пообещать клиенту перезвонить ему.
Источник
