Способы обмена документами между организациями

Переход на обмен электронными документами с контрагентами: с чего начать, о чем нужно знать

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Ситуация парадоксальна: внутренние процессы оптимизированы, а внешние – нет, при этом именно внешние отлаженные процессы ведут к реальной минимизации затрат как материальных, так и временных. Доставка бумажных документов отнимает драгоценные дни и недели, в то время как электронные документы передаются в течение нескольких минут.

Способы обмена электронными документами

• Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:
• Обмен с контрагентом напрямуюможно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.
• Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага к ЭДО

• подключиться к оператору;
• приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);
• подключить контрагентов (если есть необходимость) с помощью оператора

Подключение к оператору

Регламент представляет собой документ, где детально прописаны принципы работы, задачи сервиса и правовые аспекты.

Приобретение сертификата электронной подписи и средств криптографической защиты

Согласно Федеральному закону N63 «Об электронной подписи» сертификат электронной подписи, используемый фирмой (юридическим лицом), также идентифицирует конкретное физическое лицо, но действующее от имени фирмы на основании Устава или доверенности. Разумеется, передавать другим лицам сертификаты нельзя. Вы же не можете поручить кому-то ставить ваш автограф на документах.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Электронная подпись (ЭП) представляет собой некоторую последовательность символов, которая присоединяется к документу. Существует три вида подписей: простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. ФНС признает юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной подписью.

Средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – это специальная программа, которая шифрует и расшифровывает передаваемую информацию. СКЗИ в сервисах обмена необходимо для создания и проверки электронной подписи. Лицензию на право использования можно приобрести с помощью оператора.

Подключение контрагентов

Неважно, услугами какого оператора ЭДО СФ пользуется контрагент – вы можете быть подключены к одному оператору, а контрагент – к другому. Сегодня ряд ведущих операторов, развивают и апробируют технологию роуминга. Пока технология находится на этапе разработки, вы можете воспользоваться другими вариантами организации взаимодействия с контрагентами.

Первый вариант – работа с несколькими операторами. Участникам обмена никто не запрещает пользоваться услугами нескольких операторов ЭДО. Вы сами можете подключиться к нескольким операторам, либо предложить данный способ работы контрагенту, если это уместно, конечно.

Если вы с контрагентом подключены к разным сервисам, и не желаете по каким-либо причинам пользоваться услугами нескольких операторов электронного документооборота, то обратите внимание на второй вариант – вы можете обратиться к вашим операторам с предложением о налаживании обмена между собой.

Источник

ЭДО с контрагентами

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами по зашифрованным каналам связи. Такая система действует на законных основаниях, поэтому документы являются юридически значимыми. ЭДО между контрагентами позволяет быстро и безопасно обмениваться УПД, счетами-фактурами, актами, накладными и многими другими типами документов.

Преимущества обмена с контрагентами по ЭДО

В компаниях не всегда понимают, почему обмениваться электронными документами лучше, чем бумажными. Организация ЭДО с контрагентами позволяет:

• выделять меньше времени и финансов на содержание архива,
• снижать расходы на печать и транспортировку бумажных документов,
• отслеживать все статусы документооборота,
• исключить потери документов,
• обеспечить конфиденциальность материалов на всех этапах.

Подключайтесь к Диадоку и используйте все преимущества ЭДО

Как организовать переход на ЭДО с контрагентами

Не все компании имеют представление о том, как работать по ЭДО с контрагентами, поэтому часто передают документы просто через электронную почту. Вид такого документооборота называется прямым. Компании сами организовывают обмен, а также ведут контроль за безопасностью передаваемых данных.

Главная проблема прямого обмена — счета-фактуры в таком виде недействительны. Налоговый кодекс РФ требует при передаче электронных счетов-фактур в обязательном порядке применять квалифицированную электронную подпись (КЭП) и выставлять электронные счета-фактуры через оператора ЭДО. Задача последнего — зафиксировать, когда отправлен и получен документ, при этом сохранить его статусы и проверить подлинность КЭП.

Электронный обмен с помощью оператора значительно проще, так как подключить и настроить ЭДО с контрагентом поможет оператор, от компании требуется присоединиться к готовому регламенту. При таком порядке электронного обмена все документы имеют юридическую силу, поэтому их принимает ФНС. Дополнительно в ЭДО фиксируется каждое изменение документа.

Что нужно для ЭДО с контрагентами

Для того чтобы организовать обмен документами с электронной подписью, важно спланировать переход организации на ЭДО.

Как организовать ЭДО с контрагентами в организации

Порядок перехода на ЭДО между контрагентами можно разделить на несколько шагов:

1. Разберите, как проходит работа в бумажном формате. Важно понять, какие сотрудники заняты в процессе, какие этапы проходят УПД, счета-фактуры, акты, накладные и прочие документы.
2. Получите КЭП в удостоверяющем центре. Подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут проверять и подписывать документы.
3. Подключитесь к оператору ЭДО и выберите способ интеграции. Интеграционные решения позволяют настроить электронный обмен в привычной для пользователя системе.
4. Выпустите приказ о переходе на ЭДО с контрагентами.
5. Отправьте приглашения для обмена документами своим поставщикам и заказчикам.

У приглашения к ЭДО между контрагентами в законодательстве нет конкретных требований. Приглашения отправляются прямо в сервисе. Дополнительно можно воспользоваться инструментами Диадока — готовыми текстами электронных писем, баннерами и новостями о переходе на электронный обмен документами. У оператора есть и другие шаблоны материалов для подключения ваших партнеров.

Переходите на ЭДО с Диадоком

Как начать ЭДО с контрагентом

Фактически началом работы с электронными документами становится тот момент, когда компании направляют друг другу приглашения на обмен и принимают их в сервисе.

Для того чтобы принять приглашение, сделайте несколько шагов:

1. В Диадоке зайдите на вкладку «Контрагенты» и выберите пункт «Приглашают вас». Все новые запросы будут отражаться в этой вкладке.

2. Если вы готовы обмениваться документами в электронном виде с компанией, нажмите кнопку «Принять приглашение» в карточке этой компании.

3. Нажимайте «Отказать», если не готовы к обмену. Компания попадет в список заблокированных. Передумаете — направьте приглашение ей самостоятельно.

Пригласить другие компании к обмену так же просто:

1. На той же вкладке «Контрагенты» перейдите в раздел «Поиск и приглашение». Там работает поиск — вводите название компании или ИНН.

2. Найдите вашего бизнес-партнера, нажмите на кнопку «Отправить приглашение» и ждите согласия от компании.

3. Если вы хотите проверить несколько компаний за раз, загрузите xls-файл со списком ИНН.

4. Компании будут сгруппированы в три категории: работают в сервисе, есть доступ и неподключенные. Приглашения можно отправить всем или выбрать конкретные организации.

После того как обе стороны приняли приглашения, они появляются друг у друга на вкладке «Ваши контрагенты» в Диадоке.

Начинайте обмениваться электронными документами с контрагентами уже сейчас

Вопрос-ответ

Как проводить обмен, если у контрагента нет ЭДО

Работа в ЭДО доступна только в том случае, если обе стороны используют электронные документы. Предложите контрагенту перейти на ЭДО. Он сможет отправить заявку на подключение на сайте Диадока, а специалисты технической поддержки помогут с настройкой.

Кроме того, работает приглашение к электронному обмену через интерфейс Диадока. Найдите компанию по поиску и нажмите на кнопку «Пригласить контрагента». В приглашении укажите электронную почту контрагента. Ему придут уведомление и инструкция по подключению к оператору.

Как узнать, каким оператором ЭДО пользуется контрагент

На сайте Диадока есть инструмент, в котором можно проверить, пользуется ли сервисом контрагент. Для этого введите название компании или ее ИНН. Если компаний несколько, загрузите список ИНН для общей проверки.

Дополнительно у организации можно узнать напрямую, переведены ли процессы документооборота в электронный вид. В случае положительного ответа проверьте в Диадоке идентификатор участника ЭДО. Например, у пользователей ЭДО в Контуре идентификационный номер начинается с 2BM.

Что делать, если у контрагента другой оператор ЭДО

При работе с электронными документами организации могут выбирать разные сервисы. Частый вопрос компаний в такой ситуации: как перевести контрагентов на ЭДО через своего оператора. Эту ситуацию решает роуминг, который позволяет обмениваться электронными документами между разными системами ЭДО. В Диадоке настроен роуминг с большинством из операторов — список доступных можно посмотреть на сайте.

Зачем нужно соглашение о правилах ЭДО между контрагентами

В Диадоке для обмена электронными документами нужно пройти регистрацию и подписать лицензионный договор с Контуром. Обязательно ли заключать соглашение об ЭДО между контрагентами? Нет, оно необязательно.

Бывают случаи, когда компании хотят прописать условия об электронном обмене с уточняющими деталями. Нужно ли соглашение об ЭДО с контрагентом в такой ситуации? Да. Обычно в нем отражают порядок работы с документами, обязательства сторон, типы документов для передачи и прочие условия.

У Диадока есть образец соглашения, его можно скачать.

Обязателен ли ЭДО с контрагентами в 2021 году

Бывает так, что контрагент отказывается от ЭДО в пользу бумажного документооборота, потому что считает электронный формат необязательным. Такой выбор может нарушить закон по следующим причинам:

1. С 1 января 2022 года сведения о товарах должны передаваться в систему маркировки Честный ЗНАК только через оператора электронного документооборота. Роль оператора ЭДО закреплена на законодательном уровне распоряжением правительства РФ от 28.04.2018 № 791-р.
2. Организации, которые пользуются национальной системой прослеживаемости товаров, по закону от 09.11.2020 № 371-ФЗ, должны настроить отправку и прием счетов-фактур или первичных документов через оператора ЭДО.
3. Портал исполнения контрактов в формате ЭДО также обязателен с 2018 года. Эта система контролирует исполнение контрактов по закупкам между заказчиками и поставщиками Москвы и Московской области, закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ. При заключении на портале электронных контрактов дублирование на бумаге не требуется.

С каждым годом появляются новые области, где ЭДО становится обязательным. В России действует программа «Цифровая экономика Российской Федерации», внедрение электронных технологий курируется на государственном уровне. Переход на ЭДО входит в национальные цели развития.

Государство планирует перевести на ЭДО 95 % счетов-фактур и 70 % транспортных и товарных накладных до конца 2024 года. При этом в ФНС России ожидают, что с 2023 года объем бумажных документов в рамках налогового контроля будет сокращаться на 10 % в год. А общий оборот электронных документов между контрагентами покажет ежегодный рост на 20 %.

В Диадоке соблюдаются все требования к ЭДО. Документы принимают налоговые и суды

Источник