Способы обеспечения правильной сохранности запасов

Как осуществляется управление запасами на предприятии

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Правильное управление запасами позволяет поддерживать производственный процесс и своевременно обеспечивать нужды потребителей. В итоге при верной политике компания сможет извлекать максимальную прибыль.

Цели и задачи политики управления запасами

Основная цель управления запасами – обеспечение производственных процессов и снижение сопутствующих затрат. Конечной целью является извлечение прибыли, обеспечение стабильности работы. Рассмотрим задачи политики:

• Установление точного объема запасов, имеющихся на складе на данный момент.
• Установление объема запасов, который нужно закупить в ближайшее время.
• Определение оптимальных сроков исполнения заказов.

Под управлением понимается расчет норм запаса, контроль над фактическими объемами, своевременное пополнение запасов. Налаженная политика необходима для достижения следующих конкурентных преимуществ:

• Уменьшение трат, возникающих вследствие недостатка сырья.
• Сокращение излишек ТМЦ.
• Повышение скорости оборота.
• Уменьшение затрат компании на хранение ТМЦ.
• Оптимизация налогообложения.
• Сокращение потерь, возникающих вследствие порчи или износа резервов.

С 2021 г. на бухгалтерскую (финансовую) отчетность в обязательном порядке станет распространяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета (ФСБУ) 5/2019 «Запасы». Для правильного понимания новых нормативных требований, которые необходимо адаптировать к учетным системам уже сейчас, нужно проанализировать те изменения, которые носят концептуальный, системообразующий характер.
Посмотреть анализ

Рассмотрим пример. Пищевое предприятие занимается производством колбасы. Ингредиенты для ее производства хранятся на складе. Если запасов будет недостаточно, процесс производства будет приостановлен. Из-за этого потребители колбасы не получат тот продукт, который они желают приобрести. Следовательно, предприятие не сможет извлечь прибыль от реализации. Однако избыток запасов не менее опасен, чем недостаток. Если ингредиентов будет слишком много, их не удастся пустить в производство в полном объеме. Часть запасов будет испорчена в связи с истечением срока годности. Следовательно, фирма понесет убыток.

Порядок управления запасами

Управление запасами – это особая процедура, предполагающая следующий алгоритм:

1. Анализ объема запасов за предыдущий период. В ходе этого этапа устанавливается действительно нужный объем снабжения. Также определяется эффективность его использования.
2. Определяются цели использования резервов. К примеру, это может быть максимальное обеспечение производства в текущий момент, установление размера снабжения в сезонный период.
3. Оптимизация объема запасов для обеспечения основного производства. То есть находится тот размер, который действительно необходим.

К сведению! В рамках процедуры нужно пройти каждый из этапов. Оптимизация объема невозможна без предварительного анализа производства.

Управление оптимальным размеров запасов

Неверно выполненная оптимизация может привести к этим негативным моментам:

• Недостаток средств для обеспечения производства, находящихся в обороте.
• Нарушение нормального функционирования складских помещений.
• Претензии со стороны заказчиков и потребителей.
• Истечение срока годности продукции.

В каждом предприятии имеется страховой резерв. К примеру, для нормального производства нужно 1000 единиц. Однако на складе хранится 1050 единиц. Дополнительные 50 штук нужны для использования в критической ситуации. К примеру, произошло резкое повышение спроса на продукцию. В этом случае для удовлетворения спроса потребителей будет задействован страховой резерв.

При определении оптимального объема нужно руководствоваться этими критериями:

• Ценовая политика производителя.
• Особенности закупки и реализации продукции.
• Внешние факторы. В частности, конкуренция.

Нельзя допускать переизбытка запасов. Это может привести к следующим негативным последствиям:

• Повышению расходов на хранение.
• Увеличению имущественного налога.
• Риску неполучения дохода на излишках продукции.
• Истечению срока годности.

Дефицит продукции, в свою очередь, влечет за собой эти последствия:

• Приостановку процесса производства.
• Сокращение размеров реализации.
• Необходимость в срочной закупке дополнительного сырья на невыгодных условиях.

Главное последствие неправильной политики – это появление упущенной прибыли у предприятия.

Анализ данных

Оптимизация включает в себя анализ данных. Процедура эта объединяет следующие шаги:

• Анализ настоящего спроса. Если потребители закупают в магазине 50 единиц товара, бессмысленно приобретать 200 единиц. Поэтому нужно точно проанализировать уровень текущего спроса на продукцию. На основе выполненного анализа предприятие сможет закупать именно то число запасов, которое получится продать до будущей закупки.
• Расчет страхового запаса. В рамках расчета нужно учесть все факторы, влияющие на реализацию. К примеру, это может быть сезонный спрос, поведение потребителей. Например, в среднем потребители закупают 1000 единиц продукции в месяц. Это средняя планка. Однако в теории спрос может подняться до 1200 единиц. Оптимальный страховой запас составит 200 единиц. Расчет может выполняться на основании этих стратегий: увеличение прибыли, уменьшение объема закупок, снижение затрат на хранение, удовлетворение нужд потребителей.
• Анализ излишков и дефицита. В ходе этой процедуры устанавливается текущее положение. К примеру, представители предприятия могут совершать системную ошибку: закупку избыточного объема продукции. Анализ обеспечит уменьшение вероятных рисков.
• Оптимизация товарной линейки. Определяются товары с хаотичным или стабильным спросом.
• Управленческая отчетность. Вся информация поставляется руководству в форме отчетности. Своевременное определение отрицательных тенденций позволяет быстро стабилизировать производство, не допуская существенных убытков.

Именно на основании собранной информации осуществляется управление запасами.

Стратегии управления формированием запасов

Существуют эти стратегии управления:

• Консервативная. Предприятие запасается большим объемом страховых резервов. Они нужны в случае сбоев поставок, увеличения спроса. К примеру, не удалось договориться с поставщиком о закупке сырья. В этом случае можно в течение какого-то времени пользоваться страховым резервом. Консервативная стратегия уменьшает вероятные риски.
• Умеренная. Закупаются страховые резервы на случай сбоев производства. Стратегия подразумевает средние риски и среднюю рентабельность.
• Агрессивная. Резервы максимально сокращаются. Нужно это для предельной минимизации сопутствующих трат. В этом случае предприятие будет нести минимальные расходы. Однако в случае сбоев компания понесет убытки.

Не существует оптимальной стратегии. Подбирается она на основании конкретной специфики деятельности предприятия.

Модели управления

Выделяют множество моделей управления. Рассмотрим самые распространенные:

• Модель Уилсона. Является основной. Подходит для расчета нужного объема запасов, оптимизации товара. Траты на запасы делятся на две категории: стоимость партии товара и расходы на хранение. При минимизации трат на запасы можно направить средства на хранение.
• Модель ABC. В рамках этой модели осуществляется объемно-стоимостный анализ. Резервы подразделяются на три группы. Группы формируются исходя из этих категорий: стоимость, объем, частота пользования. Группа «А» – это дорогостоящая продукция с длительным циклом пользования. Группа «В» – это запасы, которые меньше воздействуют на непрерывное производство. Группа «С» – это продукция с низкой стоимостью, которая не влияет на окончательный финансовый результат.
• Модель MRP. Представляет собой компьютерную систему со следующими функциями: обработка заказа, создание графика запасов.
• Модель установленного уровня. Новые закупки осуществляются только при достижении определенного порога запасов. Порог этот определяется самой компанией.

Модель определяется в зависимости от конкретной ситуации.

Методы оценки стоимости

Выделяют эти методы оценки:

• LIFO. Сначала в производстве используются те запасы, которые пришли последними. Метод позволяет снизить налог и уменьшить колебания цикла.
• FIFO. Сначала в производство поступает сырье, полученное ранее. Этот метод отличается существенным минусом – прямое влияние хозяйственного процесса на уровень прибыли.
• Метод средней цены. Стоимость резервов определяется исходя из средней стоимости в начале производственного периода.
• Метод наименьшей цены. Является консервативным методом. Подходит для продукции, для которой характерны колебания в стоимости.

Подбирать следует тот метод, который позволяет извлечь максимум прибыли при минимуме налоговых расходов.

Источник

Тема урока: Современные способы обеспечения правильной сохранности запасов и расхода продуктов на производстве. Методы контроля возможных хищений запасов на производстве.

1. Изучить материал.

2. Указать метод и назначение хранения запасов продуктов на производстве.

3. Как осуществляется контроль о хищении запасов на производстве.

Способы хранения продуктов основаны на частичном или полном подавлении происходящих в них процессов.

Метод хранения — совокупность технологических операций, обеспечивающих сохраняемость товаров путем создания и поддержания заданных климатического и санитарно-гигиенического режимов, а также способов их размещения и обработки.

Назначением методов хранения является сохранение потребительских свойств товаров без потерь или с минимальными потерями в течение обусловленных сроков.

В зависимости от характера и направленности технологических операций различают три группы методов хранения:

■ методы, основанные на регулировании различных показателей климатического режима хранения;

■ методы, основанные на разных способах размещения;

■ методы ухода за товарами, основанные на разных видах и способах обработки.

Методы хранения, основанные на регулировании различных показателей климатического режима хранения. Эта наиболее обширная группа представлена четырьмя подгруппами показателей климатического режима, которые регулируются с помощью специального оборудования (системы охлаждения, увлажнения, воздухообмена, создания и поддержания газовой среды) или естественных средств.

Методы регулирования температурного режима хранения. Включают два вида, которые отличаются направлением регулирования:

методы охлаждения или замораживания;

Охлаждение и замораживание основаны на применении естественного или искусственного холода, который служит средством охлаждения или замораживания.

Естественное охлаждение или замораживание достигается с помощью холодного воздуха — наружного и складского. Этот метод применяют только для замораживания и последующего хранения мяса, рыбы, плодов, овощей, хлеба, коровьего масла в зимнее время в холодной зоне. Искусственный холод применяют для охлаждения и замораживания скоропортящихся пищевых продуктов. Такой режим создается с помощью холодильного оборудования и положен в основу функционирования особых типов хранилищ — холодильников.

Воздушное охлаждение — охлаждение путем подачи в холодильную камеру холодного воздуха, температура которого на 0,5. 1 °С ниже заданного температурного режима.

Выбор системы охлаждения обусловлен рядом критериев: возможностью создания и поддержания заданного равномерного температурно-влажностного режима, затратами на хранение (на оборудование, электроэнергию, эксплуатацию).

Методы регулирования влажностного режима хранения. В зависимости от направления регулирования относительной влажности воздуха (ОВВ) эти методы подразделяют на два вида:

1)методы увлажнения; 2) методы осушения.

Увлажнение применяют для товаров, которые необходимо хранить при ОВВ более 90%. К ним относятся в основном легкоувядающие свежие плоды и овощи, а также квашеные овощи в деревянных бочках. Увлажнение воздуха происходит с помощью специального оборудования: увлажнителей-разбрызгивателей, увлажнителей в потоке вентиляционного воздуха и других, а также простейших средств — воды, снега и льда.

Однако при применении этого метода увеличиваются затраты на хранение, так как необходимы дополнительные оборудование и расход электроэнергии.

Осушение применяют при хранении сухих пищевых продуктов, а также непродовольственных товаров, если возникает опасность повышения ОВВ, увлажнения и порчи товаров. Искусственное осушение осуществляют только в охлаждаемых складах путем вымораживания воды на батареях-испарителях или с помощью раствора хлористого лития, через который пропускают воздух, подаваемый затем в камеру. Осушают воздух в неохлаждаемых хранилищах с помощью простейших средств: водопоглощающих веществ или материалов (извести, мела, опилок).

Методы регулирования воздухообмена. Методы подразделяют на два вида в зависимости от совмещения внутреннего воздухообмена с подачей воздуха извне (циркуляция и вентиляция). В зависимости от средств побуждения воздухообмен может быть естественным и принудительным, причем обе разновидности могут осуществляться как в виде циркуляции, так и вентиляции.

Методы регулирования газовой среды. В зависимости от способов создания и поддержания заданного газового состава воздуха эти методы подразделяют на два вида:

■ регулируемая газовая среда (РГС);

■ модифицированная газовая среда (МГС).

При РГС кислород частично удаляется путем сжигания жидко­го или твердого топлива, поглощения определенными веществами или с помощью селективных мембран, ограниченно пропускающих кислород. МГС образуется в упаковках, ограничивающих доступ воздуха за счет дыхания живых субъектов. При дыхании поглощается кислород и выделяется углекислый газ, поэтому МГС характеризуется постоянным снижением концентрации кислорода и увеличением углекислого газа. На практике газовое хранение применяют для свежих овощей и плодов.

Методы ухода за продовольственными товарами по способам их обработки. В основу этих методов положены технологические операции разных видов товарной обработки. Эту группу методов подразделяют по двум классификационным признакам: по видам; по времени обработки. Различают следующие виды обработки: санитарно-гигиеническая, защитная и специальная.

Санитарно-гигиеническая обработка предназначена для создания и поддержания установленного санитарно-гигиенического режима хранения. Разновидностями этой подгруппы являются дезинфекция, дезинсекция, дератизация, дезактивация, дезодорация, дегазация.

Дезинфекция — деятельность по обеззараживанию микроорганизмов, вызывающих микробиологическую порчу товаров. В складах допускается применение только дезинфицирующих средств, разрешенных Министерством здравоохранения ЛНР. Особенно жестко этот порядок должен соблюдаться в от­ношении пищевых продуктов.

Дезинсекция — деятельность по уничтожению насекомых специальными средствами.

Дератизация — деятельность по истреблению грызунов, наносящих экономический ущерб вследствие порчи товаров.

Защитная обработка — обработка, предназначенная для защиты товаров от неблагоприятных внешних условий (кислорода, микроорганизмов, водяных паров, механических воздействий). Такая обработка достигается двумя способами: нанесением защитных покрытий на поверхность товаров или упаковыванием. Нанесение защитных покрытий — один из наиболее распространенных методов ухода за товарами. В ряде случаев защитная обработ­ка путем применения упаковочных материалов определяется как самостоятельный метод хранения, например хранение яблок в промасленной бумаге, хранение моркови, картофеля, яблок с пересыпкой вермикулитом или его аналогами. При этом пересылочные материалы наряду с защитой от механических повреждений поглощают водяные пары, ароматические вещества, вследствие чего повышается сохраняемость товаров.

Специальную обработку применяют для отдельных товаров с учетом их биологической природы. Например, для свежих плодов и овощей применяют обработки, ростостимулирующие или росто-ингибирующие (этиленпродуценты, токи СВЧ), а также ускоряющие дозревание.

Характеристика методов консервирования.

Консервирование — это обработка пищевых продуктов для увеличения сроков их хранения.

Принцип биоза основан на том, что продукт сохраняется в живом виде.

Существует два вида биоза: эубиоз и гемибиоз. Принцип анабиоза — это принцип скрытой жизни. Существует несколько способов поддержания анабиоза: термоанабиоз (охлаждение, замораживание); ксероанабиоз (сушка); осмоанабиоз (соление); ацидоанабиоз (маринование).

Отпуск продукции со склада. Отпуск продукции является одной из важных завершающих операций складского цикла. Из складских помещений предприятий общественного питания отпуск продуктов осуществляется на производство, в филиалы, в буфеты по требованиям, составленным материально-ответственными лицами (заведующим производством, буфетчиками).

Требование в кладовую (приложение 5) составляется на основании плана-меню (приложение 6). План-меню составляет в одном экземпляре и подписывает заведующий производством (брига­дир), утверждает руководитель предприятия общественного питания. В плане-меню отражаются: наименования блюд, приводится краткая характеристика блюда, указываются основные ингреди­енты, которые будут использованы для приготовления блюда; номера блюд по сборнику рецептур, технологической карте.

Под сборником рецептур блюд, кулинарных изделий, булочных и мучных кондитерских изделий для предприятий обществен­ного питания следует понимать технический документ, определяющий нормы закладки сырья массой брутто и нетто, нормы вы­хода полуфабрикатов и готовых блюд, изделий, и содержащий требования к технологическим процессам приготовления продукции общественного питания (п. 3.16 ГОСТ Р 50763 — 2007 «Услуги общественного питания. Продукция общественного питания, реализуемая населению. Общие технические условия»).

Технологическая карта на продукцию общественного питания — это технический документ, составленный на основании сборника рецептур блюд, кулинарных изделий, булочных и муч­ных кондитерских изделий или технико-технологической карты и содержащий нормы закладки сырья (рецептуры), нормы выхода полуфабрикатов и готовых блюд, кулинарных, булочных и мучных кондитерских изделий и описание технологического процесса изготовления.

План-меню — это число блюд, намечаемых к выпуску на следующий день. Блюда в плане-меню, как правило, записывают в такой последовательности: закуски, первые блюда, вторые блюда, напитки, комплексные обеды и т.д. (приложение 6).

На основании требования бухгалтерия оформляет требования-накладные (приложение 7), которые подписывают главный бухгалтер и руководитель предприятия, а после отпуска товаров — заведующий складом и получившее товар материально ответственное лицо. При получении продуктов со склада проверяется их соответствие требованиям-накладным по ассортименту, массе и качеству, а также исправность тары. Перед отпуском кладовщик вскрывает тару, проверяет качество товаров, производит их сортировку и зачистку.

МЕТОДЫ КОНТРОЛЯ возможных ХИЩЕНИЙ ЗАПАСОВ НА ПРОИЗВОДСТВЕ.

Контроль является важной функцией системы управления производством, он позволяет выявлять количество запасов, определять недостачу и выявлять виновников.

Методическими приемами и способами контроля запасов являются:

■ инвентаризация — способ фактической проверки наличия то­вара, контроль за их сохранением;

■ экономический анализ — анализ показателей производства во время ревизии;

■ контрольный запуск сырья в производство, осуществляемый для проверки фактического расхода сырья в производстве;

■ экспертиза (лабораторный анализ) — направление сырья в ла­бораторию для проверки качества;

■ контрольный замер — сравнение выполненного объема работ с оформленными документально;

■ анализ ежедневных остатков — выявление отклонения от нормального оборота;

■ проверка выполнения принятых решений, постановлений, инструкций;

■ письменные объяснения материально-ответственных лиц, помогающие выяснению обстоятельств в случае недостачи.

Процедура и правила инвентаризации запасов продуктов. Инвентаризация является эффективным методом контроля за сохранностью имущества организации, соблюдением финансовой дисциплины, правильностью отражения операций на счетах бухгалтерского учета, своевременным обнаружением и исправлением расхождений между фактическими данными, полученными в результате инвентаризации.

Термин «инвентаризация» трактуется по-разному:

■ это периодическая проверка наличия и состояния материальных ресурсов, денежных средств и расчетов как по документам, так и их реального состояния;

■ установление на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета;

■ прием, который позволяет получить точную информацию о наличии имущества экономического субъекта и ориентиро­вочную информацию о состоянии и стоимости такого имущества.

Инвентаризации подлежат имущество клиента и его финансовые обязательства. В ходе аудиторской проверки аудиторы могут наблюдать за процессом проведения инвентаризации. Такое наблюдение может помочь аудиторской организации правильно оценить надежность системы бухгалтерского учета и действенность системы внутреннего контроля.

Документы, необходимые для проведения инвентаризации: товарные отчеты, журнал поступления товара, акт о порче, ломе, бое.

Для проведения инвентаризации издается приказ или распоряжение руководителя, где указываются сроки проведения инвентаризации и состав комиссии. В состав комиссии входят: руководитель или его заместитель, бухгалтер и представитель общественности.

■ проверка фактического» наличия товаров на складе;

■ принятие хозяйственных решений на основании инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

■ проверка правильности данных текущего учета и выявление допущенных ошибок;

■ отражение неучтенных хозяйственных и финансовых операций;

■ контроль сохранности имущества;

■ контроль за полнотой и своевременностью расчетов по хозяйственным договорам и обязательствам, по уплате налогов и сборов;

■ проверка условий и порядка хранения товаров;

■ выявление залежавшихся, неходовых, устаревших товаров;

■ проверка соблюдения принципа материальной ответственности;

■ проверка состояния учета и организация движения товарных запасов;

■ проверка отражения всех хозяйственных операций в докумен­тах и бухгалтерском учете.

Организации должны периодически проводить инвентаризацию имущества и финансовых обязательств, при этом порядок проверки и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, кроме случаев, когда ее проведение обязательно. К таким случаям относятся:

■ смена материально ответственных лиц;

■ уход в отпуск бригадира или более половины членов бригады;

■ установление фактов хищения, порчи и других злоупотреблений со средствами организации;

■ стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;

■ составление годовой финансовой отчетности (кроме имуще­ства, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года);

■ передача имущества в аренду, выкуп, продажа, преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;

■ ликвидация организации или ее реорганизация.

Инвентаризация должна проводиться в соответствии с нормами «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденного приказом Минфина РФ от 9 июля 1998 г. № 34-н. В соответствии с п. 1.6 «Методических ука­заний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств по инвентаризации имущества при коллективной (бригадной) материальной ответственности» кроме перечисленных условий инвентаризация может проводиться также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Источник