2020: год с подвохом, или Как правильно оформлять даты в документах текущего года?
 |
| cla1978 / Depositphotos.com |
Дата является одним из важных реквизитов любого организационно-распорядительного документа (будь то уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и т.п.). В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) дата считается реквизитом, обозначающим время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
Как правило, с ней связывается срок вступления документа в силу (если в самом тексте не имеется оговорки об ином моменте начала его действия), от нее же может зависеть и срок действия документа. Кроме того, правильность проставления даты имеет важное правовое значение, в том числе, для последующего разрешения возможных конфликтов с контрагентами (например, в целях исчисления сроков исковой давности и т.п.).
Несмотря на то, что общих норм, обязывающих проставлять в документах дату их составления, нет (за исключением отдельных законодательных положений, предусматривающих дату в качестве обязательного реквизита документа, – например, ст. 860.2 ГК РФ), для большей определенности целесообразно все же указывать ее.
Какие опасности таит в себе 2020 год?
На практике встречаются случаи, когда лица, составляющие документы, в целях сокращения длины написания даты применяют формат ее написания арабскими цифрами через точку при неполном указании года – например, вместо «23.08.2019» указывают «23.08.19». Если для прошлого года такое написание не представляло особой угрозы (хотя юридически и не являлось правильным), то год 2020 такую опасность таит. Так, не исключено, что при спорных ситуациях контрагент может приписать к дате числовую комбинацию, характеризующую прошлые годы, в результате чего, к примеру, вместо «21.01.20» получится дата «21.01.2016». Такая «поправка» может иметь неблагоприятные последствия – например, станет невозможным предъявление иска к недобросовестному контрагенту в силу истечения сроков исковой давности и т.п. (не говоря уже о том, что добросовестной стороне договора придется доказывать в суде правильность указания даты именно в его экземпляре договора).
Какие правила учитывать при оформлении даты в документе?
Чтобы избежать неприятностей и обезопасить себя от возможных ошибок при оформлении документов в части указания в них даты, органам власти, юрлицам и ИП следует руководствоваться положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст. В нем, в частности, содержатся положения, согласно которым дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. При этом уточнено, что документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Что касается конкретных правил оформления даты, то ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает вариативность способов. Так, дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой (05.02.2020);
- словесно-цифровым способом (5 февраля 2020 г.).
Напомним, эти правила применяются на добровольной основе для оформления любых организационно-распорядительных документов, в том числе включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Чем грозит указание в договоре даты его заключения, отличной от фактической (заключение договора «задним числом»)? Узнайте из материала «Дата и место заключения гражданско-правового договора» в «Энциклопедии решений. Договоры и иные сделки» системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Стоит отметить, что указанные правила актуальны и при утверждении документа распорядительным документом. Так, гриф утверждения, состоящий из слова «Утвержден» («Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, и наименования распорядительного документа, должен содержать дату, проставляемую по установленному формату, а также номер. Можно привести следующие примеры:
(Регламент) Утвержден
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 82
(Правила) Утверждены
приказом АО «Профи»
от 5 февраля 2020 г. № 83
Аналогичные рекомендации по оформлению даты документа содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44. Помимо общей нормы, идентичной положению из ГОСТ Р 7.0.97-2016, в ней дополнительно содержатся примеры оформления даты в письмах зарубежным адресатам. В последнем случае дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 5 февраля 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, February 5).
Не следует забывать, что в инструкциях по делопроизводству при описании правил оформления даты документа может быть учтена специфика конкретных госорганов и организаций. Например, в Инструкции по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утв. приказом Генеральной прокуратуры Российской Федерации от 29 декабря 2011 г. № 450, конкретизировано, что датой документа является день его подписания или утверждения; для решения коллегии – это день его принятия; для протокола – дата заседания (принятия решения); для акта – дата события. При этом изданные органами прокуратуры совместно с другими ведомствами и учреждениями документы должны иметь одну (единую) дату – дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.
Работникам прокуратуры предписывается оформлять даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ. День месяца и месяц записываются двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой в обязательном порядке ставится ноль (например: 05.02.2020). Это правило имеет принципиальное значение, поскольку предотвращает возможность подстановки дополнительной цифры к той, что указывает на день месяца (например, вместо 5.02.2020 может получиться 15.02.2020 или 25.02.2020).
Также в числе нюансов оформления даты – место ее указания. Дата может быть указана не только в «шапке» документа как признак его индивидуализации (это актуально для случаев одновременного подписания документа сторонами), но и в конце документа по итогам подписания его последней из сторон. Причем ограничений в части проставления даты нет даже для выходных или праздничных дней, о чем свидетельствует судебная практика – постановление Тринадцатого ААС от 23 января 2018 г. № 13АП-30840/17.
Таким образом, в 2020 году лицам, ответственным за составление организационно-распорядительных документов, рекомендуется уделить особое внимание правильности оформления даты в них. Обращать внимание на формат даты следует и ответственным за подписание документа лицам. Ведь соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление дат позволит обезопасить госорганы, организации и ИП от лишних неприятностей и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.
Источник
Способы написания даты предусмотренные гост
ГОСТ ИСО 8601-2001
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДАТ И ВРЕМЕНИ
System of standards on information, librarianship and publishing.
Repressentation of dates and times. General requirements
МКС 01.140.20
ОКСТУ 0007
Дата введения 2002-07-01
1 РАЗРАБОТАН Всероссийским институтом научной и технической информации и Межгосударственным техническим комитетом по стандартизации МТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
ВНЕСЕН Госстандартом России
2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол N 20 от 2 ноября 2001 г.)
За принятие проголосовали:
Наименование национального органа по стандартизации
Госстандарт Республики Беларусь
Госстандарт Республики Казахстан
3 Настоящий стандарт содержит полный аутентичный текст международного стандарта ИСО 8601-2000 «Элементы данных и форматы для обмена информацией. Обмен информацией. Представление дат и времени»
4 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 30 января 2002 г. N 39-ст межгосударственный стандарт ГОСТ ИСО 8601-2001 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 2002 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к числовому представлению дат и времени дня в научно-технических документах в автоматизированных системах.
Требования, установленные настоящим стандартом, распространяются на автоматизированные системы научно-технической информации для представления дат в электронном виде.
Для получения одинаковых форматов дат и времени и исключения неоднозначности представления необходимо использовать, помимо цифровых символов, отдельные буквенные, другие графические символы и их комбинации.
Требования настоящего стандарта предназначены для представления любой даты григорианского календаря и времени дня.
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
2.1 полное представление: Представление, включающее все элементы даты и времени дня.
2.2 дата: Календарный день, определенный некоторой комбинацией элементов даты; календарный год, календарный месяц, календарная неделя, календарный день или день года.
2.3 всемирное время: Временная шкала, утвержденная Международным бюро весов и измерений и Международной службой вращения Земли, которая является основой координированного подразделения на стандартные частоты и временные сигналы.
2.4 дата календарная: День календарного года, определенный порядковым номером в пределах календарного месяца текущего года.
2.5 порядковая дата: День календарного года, определенный порядковым номером в пределах текущего года.
2.6 день: Период времени, составляющий 24 ч.
2.7 повторяющийся период времени: Последовательность периодов времени с равной продолжительностью.
2.8 полное представление: Представление, включающее все элементы даты и времени, где календарный год представлен четырьмя цифрами.
2.9 представление десятичное: Расширение и представление путем добавления десятичной доли к компоненту выражения с самым низким порядком.
2.10 представление расширенное: Расширенное представление с целью идентификации дат в календарных годах за пределами 0000 до 9999.
2.11 представление сокращенное: Представление даты с опущенными элементами с левой стороны.
2.12 представление с уменьшенной точностью: Представление даты с сокращенными элементами с правой стороны.
2.13 секунда: Основная единица измерения времени по Международной системе единиц.
2.14 дополнительная секунда: Преднамеренная временная мера, где одна секунда используется для регулирования Всемирного времени, чтобы обеспечить приблизительное совпадение временной шкалы, основанной на вращении Земли. Вставленная секунда называется положительной дополнительной секундой, а опущенная секунда — отрицательной дополнительной секундой.
Примечание — Положительная дополнительная секунда вставляется между 23:59:59 часом и 24:00:00 часом и может быть представлена как 23:59:60 час.
Отрицательная дополнительная секунда достигается путем опущения от 23:59:59 час. Решение о вставке или опущении принимается Международной службой вращения Земли. Обычно, если это необходимо, применяют к датам 30 июня или 31 декабря, или 31 марта, или 30 сентября.
2.15 временная точка: Мгновение в кругах времени считают безмерным. Временные точки определяют определением их позиций (их «расстояния» во времени от нулевой точки) во время ориентированной системы ссылок.
2.16 неделя: Период времени, состоящий из семи дней.
2.17 неделя календарная: Период времени, состоящий из семи дней внутри календарного года. Неделя начинается с понедельника и идентифицируется своим порядковым номером в году. Первой календарной неделей года считают первую неделю, содержащую первый четверг текущего года. В григорианском календаре — это неделя, содержащая 4 января.
Примечание — Календарную неделю называют неделя.
2.18 период: Продолжительность времени.
2.19 основной формат: Формат представления, заключающий в себе минимальное число компонент, необходимых для требуемой точности.
2.20 расширенный формат: Расширение основного формата, включающее дополнительные разделители.
2.21 григорианский календарь: Календарь общего пользования, введенный в 1582 г.
Примечание — Введение григорианского календаря включает отмену неточностей юлианского календаря. В григорианском календаре календарный год может быть либо обычным годом, либо високосным. Каждый год разделен на 12 мес.
2.22 час: Период времени, состоящий из 60 мин.
2.23 местное время: Значение времени в системе отсчета времени в данном регионе.
Примечание — Разницу между местным временем и «Всемирным временем» определяет в каждом регионе власть, ответственная за решение данных вопросов. Разница зависит от временной зоны и может меняться от времени года.
2.24 минута: Период времени, состоящий из 60 с.
2.25 месяц: Период времени, состоящий из 28, 29, 30 или 31 дня.
2.26 календарный месяц: Период времени, получивший в результате деления календарного года на 12 последовательных периодов, каждый из которых имеет определенное название и включает строго определенное количество дней.
1 — По григорианскому календарю месяцы календарного года расположены в следующей последовательности, со своим специфическим именем и содержащие строго определенное число дней: январь — 31, февраль — 28 в обычный год и 29 — в високосный год, март — 31, апрель — 30, май — 31, июнь — 30, июль — 31, август — 31, сентябрь — 30, октябрь — 31, ноябрь — 30, декабрь — 31.
2 — Календарный месяц называют месяц.
2.27 период времени (временной интервал): Последовательность времени между двумя временными точками. Эти временные точки называют соответственно «начало» и «конец». Период времени может быть определен между временными точками, одной временной точкой и временным расстоянием между точками или временным расстоянием только между этими точками.
2.28 год: Период времени, продолжительность которого равна календарному году.
2.29 календарный год: Циклический период времени по календарю, который требуется для одного обращения Земли вокруг Солнца, начиная с 1 января 0 часов 00 минут 00 секунд.
2.30 век (в григорианском календаре): Календарный год, номер которого кратен ста, начиная с 01 года. Каждый век имеет порядковый номер — 1-й век начинается с 0001 года.
2.31 обычный год: По Григорианскому календарю это год, который состоит из 365 дней.
2.32 високосный год: По Григорианскому календарю это год, который состоит из 366 дней.
2.33 повторяющийся период времени: Серия последовательных периодов времени с равной продолжительностью. Повторяющиеся периоды времени могут быть определены путем указания одного периода времени и количества повторений.
2.34 продолжительность: Количество («длина») времени. Продолжительность — это физическая единица, выраженная в единицах времени международной системы единиц (SI).
2.35 календарное тысячелетие: Период времени в 1000 календарных лет, начиная с 01 года. Каждое тысячелетие имеет порядковый номер — 1-е тысячелетие (с 0001 г. по 1000 г. включительно). Третье тысячелетие начинается с 2001 г. по 3000 г. включительно.
3 Общие представления дат и времени, их комбинации
Уменьшение порядка компонентов представления дат и времени слева направо применяется в следующих выражениях:
момент во времени;
повторяющихся периодов времени;
любых сокращений выше перечисленного.
3.1 Единицы времени
Продолжительность времени может быть выражена секундой, минутой, часом, днем, неделей, месяцем, годом:
секунда — базовая единица измерения времени;
минута — единица времени продолжительностью 60 с;
час — единица времени продолжительностью 60 мин;
день — единица времени продолжительностью 24 ч;
неделя — единица времени продолжительностью 7 дней;
Источник
