Способы мотивации для бухгалтера

Мотивация сотрудников бухгалтерии и финансовых специалистов

Jan 15, 2021 5:10:38 AM / Автор Yva.ai

В мае 2020 года компания «Российский налоговый курьер» поделилась историей о бухгалтере Ольге Прохоровой, которая вовремя обнаружила попытку налоговых служб вынудить компанию-работодателя выплатить более 2,5 млн р. за несуществующие доходы 1 .

В ходе расследования выяснилось, что компания столкнулась с мошенниками, которые воспользовались брешью в законодательстве и тем, что в условиях кризиса многие компании теряют бдительность.

Оказалось, что с помощью поддельной электронной подписи мошенники подали от имени юридического лица компании Ольги ложную декларацию с указанием значительно большей суммы доходов, и если бы Ольга вовремя не обратила внимание на начисления «из воздуха», компания понесла бы убытки.

Разбирательство с ИФНС и противодействие мошенникам представляют собой отнюдь не рядовые задачи бухгалтера. Для того чтобы сотрудник бухгалтерии довёл дело до конца и защитил финансы работодателя, он должен быть не только компетентным, но и достаточно вовлечённым, относящимся к средствам компании так же серьезно, как к собственным.

Кроме того, бухгалтер должен быть мотивирован не только работать хорошо, но ещё и не работать плохо. Ошибки бухгалтера приводят к нежелательным расходам, штрафам и санкциям вплоть до ликвидации компании и уголовного преследования генерального директора или владельца.

Как соотнести критерии эффективности бухгалтерской деятельности с инструментами мотивации? Чем отличается система мотивации бухгалтеров от мотивации сотрудников других подразделений? Разбираемся в новом материале Yva.ai.

Критерии эффективности для бухгалтерской деятельности

Специфика функции бухгалтерии состоит в том, что позитивный результат работы заключается не столько в достижениях, сколько в отсутствии ошибок, которые влекут за собой финансовые потери, судебные разбирательства и другие негативные последствия.

Чтобы правильно мотивировать сотрудников бухгалтерии, давайте определим, к чему именно руководству компании необходимо подталкивать специалистов данной функции. Стандартно функция бухгалтерии распределяется по нескольким ключевым направлениям:

• финансовый учёт,
• управленческий учёт,
• налоговый учёт и нек. др.

Критерии оценки эффективности работы бухгалтера основываются на ключевых задачах и процессах, в которых он задействован, а именно:

• отсутствие претензий со стороны налоговых органов,
• своевременно подготовленная и сданная отчётность,
• корректное ведение документооборота,
• отсутствие штрафов и нежелательных платежей,
• корректный расчёт и начисление заработной платы и т. д.

Критерии оценки эффективности работы главного бухгалтера – шире. В KPI главного бухгалтера входят:

• снижение налоговой нагрузки на предприятие,
• соблюдение сроков сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности,
• контроль корректности отчётов подчинённых,
• положительные результаты налоговых проверок аудитов,
• сокращение издержек компании,
• отсутствие или незначительная сумма штрафов за отчётный период,
• снижение суммы дебиторской задолженности и иные критерии.

Крайне востребованным навыком бухгалтера является умение снижать налоговое обременение. 87 % работодателей в опросе от журнала «Главбух» отметили, что ищут специалистов, которые смогут облегчить налоговую нагрузку на предприятие 2 .

Ещё одной распространённой потребностью работодателей и навыком бухгалтера, дающим конкурентное преимуществом, является умение анализировать и планировать финансово-хозяйственную деятельность компании, то есть осуществлять функционал финансового директора.

По данным журнала «Главбух», 58 % бухгалтеров не имеют такого опыта, однако 75 % работодателей предпочли бы иметь в штате специалиста с этой компетенцией. Основные причины – экономия на одной высокооплачиваемой штатной единице и избежание конфликтов между главным бухгалтером и финансовым директором.

Ещё одна желательная для владельцев и генеральных директоров компаний компетенция бухгалтера – это знание кадрового дела. Ведение кадрового документооборота тесно переплетается с работой бухгалтера, поэтому в небольших компаниях такое совмещение функционала крайне востребовано.

Порядка 67 % работодателей хотели бы сотрудничать с бухгалтером, который знает трудовой кодекс и разбирается в кадровых вопросах. При этом юридическое образование бухгалтеров для большинства работодателей, напротив, не является желательным.

Как развивать и поддерживать мотивацию сотрудников бухгалтерии?

Социальное исследование HeadHunter 3 показало, что большинство бухгалтеров пришли в профессию случайно: с детства мечтали об этой профессии только 5 % респондентов. В целом бухгалтеры удовлетворены профессией: женщины довольны больше мужчин (51 % и 41 % соответственно).

Однако не менее 40 % опрошенных сменили бы этот вид деятельности на другой при удобной возможности. То есть 4 из 10 действующих сотрудников бухгалтерии ждёт момента, чтобы уйти к другому работодателю или в другую профессию.

Большинство бухгалтеров согласно, что их работа требует терпения, устойчивости к рутине и скрупулёзной внимательности. Примерно ⅓ специалистов называет бухгалтерскую деятельность нервной, а около 10 % считает её опасной. Как мотивировать сотрудников бухгалтерии оставаться в профессии, развивать компетенции бухгалтера и сохранять лояльность компании?

Вот несколько рекомендаций, которые помогут мотивировать бухгалтеров и положительно влиять на качество их работы.

Совет #1 Используйте ступенчатую систему финансовой мотивации

Разделите заработную плату бухгалтера на фиксированную (30-50 %) и бонусную (70-50 %) части. Первую долю сотрудник получает гарантированно, вторую – в зависимости от результатов деятельности 4 .

Система грейдов позволит рассчитывать премии, исходя из профессионального уровня и конкретных обязанностей сотрудника. Чем больше навыков у бухгалтера, чем шире зона ответственности, тем выше максимальный уровень его дохода и из тем большего количества слагаемых должен складываться его бонус 5 .

Совет #2 Настройте качественный контроль функции бухгалтеров

Настроить внутренний контроль рекомендует журнал Investment and Business Accountants 6 . Бухгалтеры, хорошо знакомые с внутренним контролем и уверенные в том, что он действительно работает, обычно мотивированы поступать правильно: сохранять внимательность, не допускать бухгалтерских ошибок, избегать инсайдерских сделок и вредоносных действий в отношении работодателя.

Важнейшими для собственника точками контроля деятельности бухгалтера по версии журнала «Клерк» 7 являются:

• знание системы налогообложения собственного предприятия,
• консолидированный сбор документации,
• контроль сроков сдачи отчётности,
• контроль платежей,
• контроль взаиморасчётов.

С помощью этих точек контроля собственник и генеральный директор могут осуществлять эффективный внутренний аудит деятельности бухгалтера.

Совет #3 Дополните функционал бухгалтера кадровыми полномочиями

Предоставление бухгалтеру возможности участвовать в процессе стратегического управления организацией является ключевым мотивирующим фактором для тех специалистов, которым важна реализация их управленческих талантов.

Бухгалтер, чья роль в процессе управления финансами не ограничивается сведением цифр в отчёт для топ-менеджмента, будет стремиться к тому, чтобы выяснить, что на самом деле эти числа означают.

Чтобы определить, будет такое решение мотивировать сотрудника бухгалтерии и вдохновлять или он испугается дополнительной ответственности, полезно взглянуть на набор лидерских навыков и качеств, например, с помощью отчёта о сотруднике в системе Yva.ai.

Расширение управленческих полномочий наверняка понравится сотруднику с развитыми стилями лидерства Инноватор и Доминант. Выраженные Протекторы и Эксперты скорее предпочтут остаться в хорошо изученной ими области задач.

Хотите узнать об аналитике лидерства сотрудников подробнее? Участвуйте в бесплатном мастер-классе Давида Яна «5 стилей лидерства для долгосрочного успеха компании». Подключайтесь прямо сейчас!

Совет #4 Обучайте ваших бухгалтеров

По данным журнала «Главбух», большинство работодателей предпочитает сотрудничать с опытными бухгалтерами, которые постоянно повышают квалификацию и настроены на обучение. Создать оптимальные условия для этого – правильное решение: когда компания инвестирует в знания сотрудника бухгалтерии, он чувствует, что в нём заинтересованы.

Какое обучение востребовано у бухгалтеров?

• Тренинги по обновлению законодательства и постановлений.
• Тренинги и курсы по работе с новым профессиональным ПО.
• Продвинутые методики ведения и проверки отчётности.
• Обучение анализу финансово-хозяйственной деятельности и мн. др.

Совет #5 Не забывайте о нематериальных поощрениях

Большинству работников важно чувствовать, что их ценят. Бухгалтеры – не исключение. Похвала, благодарность или публичное признание за хорошую работу могут быть не менее, а иногда даже более эффективными, чем материальное вознаграждение. Читайте подробнее о культуре похвалы в материале «4 способа неденежной мотивации сотрудников» .

Хотите получить полезную информацию о том, как помочь сотрудникам научиться принимать обратную связь от коллег, руководителей и подчинённых? Смотрите видео Академии Yva.ai от HR-аналитика направления People Analytics Yva.ai Ксении Россомахиной. Бесплатно после регистрации!

Небольшой спойлер к видео: исключите формальный подход к обратной связи. Похвала должна быть индивидуальной, поэтому включайте в обратную связь конкретные достижения и результаты сотрудника. Также она должна не должна носить личностный оттенок: оценивать следует не личные качества, а только конкретные действия и итоги работы бухгалтера.

Мотивация сотрудников – это непрерывный творческий процесс. Чтобы воздействовать на уровень вовлечённости и удовлетворённости бухгалтера работой в компании, система мотивации должна охватывать не только материальную сторону.

Попробуйте воспользоваться рекомендациями экспертов, и тогда, возможно, ваш бухгалтер тоже однажды спасёт компанию. И даже выйдет на лёд, встанет на ворота и не пропустит ни одной шайбы, как это сделал бухгалтер хоккейного клуба Chicago Blackhawks, когда голкипер команды получил травму на разминке и не смог принять участие в матче НХЛ 8 🙂 Успехов вам!

1. Бухгалтер спас компанию от «кражи» вычетов НДС на милл ионы // Российский налоговый курьер. 2020.

2. «Топ-10 бухгалтерских навыков, с которыми вы будете нарасхват» // Журнал «Главбух». 2015.

3. Кто идёт в бухгалтеры? // HeadHunter. 2020.

4. Как мотивировать бухгалтерию: шесть правил // «Клерк». Марат Самитов. 2020.

5. KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования // Wiseadvice. Елена Желенкова. 2019.

6. How to Motivate Accountants and other Finance Professionals? // «Investment and Business Accountants». 2016.

7. «Восемь простых точек контроля главного бухгалтера» // «Клерк». 2020.

Источник

KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования

Автор: Елена Желенкова главный бухгалтер-консультант

KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования

Автор: Елена Желенкова
главный бухгалтер-консультант

Кому подходит эта статья: собственникам бизнеса, которые хотят разработать систему мотивации для сотрудников бухгалтерии и тем самым повысить эффективность их работы.

Простыми словами KPI – это показатели эффективности, по которым можно определить, насколько хорошо работает сотрудник, отдел, компания. К этим показателям привязывается переменная часть вознаграждения сотрудника, а попросту говоря, премия.

Бухгалтер не влияет напрямую на прибыль компании, поэтому рассчитать его KPI сложнее, чем, например, менеджера по продажам или работника у станка. Эффективность последних можно измерить количеством продаж или выработанных деталей сверх нормы, а что будет показателем эффективности бухгалтера? Поговорим об этом в нашей статье.

Сразу оговоримся, что стандартов в этом вопросе нет и быть не может. Вы можете найти пример в интернете, но в любом случае его придется адаптировать под себя. Функции бухгалтера в разных компаниях сильно отличаются. У единственного бухгалтера небольшой торговой фирмы это будут одни функции, а у бухгалтера отдела учета основных средств крупной производственной компании – совсем другие. Поэтому отталкиваться нужно от функций бухгалтера именно в вашей компании.

Вовсе необязательно привязываться к термину KPI, выдумывать большое количество показателей и применять сложные методики расчетов, чтобы оценить работу бухгалтера. Для того, чтобы система работала и мотивировала, нужно определить самые значимые показатели и их вес в общей сумме премии.

Что брать за показатели эффективности

За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.

Наградить бухгалтера можно за:

• отсутствие претензий налоговых органов;
• вовремя сданную отчетность;
• отсутствие штрафов или штрафы не больше оговоренной суммы (иногда без штрафов не обойтись);
• отсутствие ошибок в первичных документах;
• вовремя выставленные счета-фактуры;
• правильно начисленную заработную плату и т.д.

Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату. Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок. Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.

Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы. Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана.

Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.

Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.

Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера они не будут.

Пример из практики

У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?

Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.

Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.

Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера

Показатель

Вес

Процент выполнения

Итого с учетом веса

Своевременное оформление документов 25% 100% 25% Отсутствие ошибок в первичных документах 25% 100% 25% Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов 25% 100% 25% Отсутствие жалоб со стороны других подразделений компании 15% 80% 12% Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка 10% 100% 10% Всего 100% 97%

В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.

Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.

Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.

Вы можете включить в список:

• внеурочную работу;
• исправление ошибок в документах других подразделений;
• обучение и наставничество;
• выполнение дополнительных функций и т.д.

Для разработки более сложной и детальной оценки премирования лучше обратиться к специалистам.

За что можно премировать главного бухгалтера

Критерии оценки работы главбуха будут другими, так как он организует работу бухгалтерии, выполняет более объемные задачи и больше влияет на доходы и расходы компании.

Премию главного бухгалтера можно привязать к таким показателям:

1. Соблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности.
2. Отсутствие или допустимое количество ошибок в отчетной документации.
3. Отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы.
4. Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов.
5. Результаты налоговой оптимизации.
6. Сокращение издержек.
7. Отсутствие или минимально допустимая сумма штрафов.
8. Сокращение дебиторской задолженности и т.д.

Как оформить премию бухгалтеру

Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.

1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.

KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.

В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.

Источник