Способы моделирования бизнес систем

Моделирование бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу. Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Обычно для моделирования бизнес процессов применяются различные компьютерные средства и программное обеспечение. Это облегчает управление моделями, отслеживание в них изменений и позволяет сократить время анализа.

Цели моделирования бизнес процессов

Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том, чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению стоимости и времени выполнения действий.

Моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:

• во-первых , это цель описания процессов. За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.
• во-вторых , нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам, руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой производительности процессов.
• в третьих , установление взаимосвязей в процессах. Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Стадии моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

• выявление процессов и построение исходной модели «как есть» . Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть».
• пересмотр, анализ и уточнение исходной модели . На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели «как есть».
• разработка модели «как должно быть» . После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.
• тестирование и применение модели «как должно быть» . Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения.
• улучшение модели «как должно быть» . Моделирование бизнес-процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть». Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-процессов.

Виды моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью. Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам. Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.

Для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

• Функциональное моделирование . Этот вид моделирования подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.
• Объектное моделирование — подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов – т.е. производственных единиц. Объектом является какой-либо предмет, преобразуемый в ходе выполнения процессов.
• Имитационное моделирование – при таком виде моделирования бизнес-процессов подразумевается моделирование поведения процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом динамических характеристик процессов и с анализом распределения ресурсов.

Разделение моделирования по видам выполняется для упрощения работы и концентрации внимания на тех или иных характеристиках процесса. При этом для одного и того же процесса могут быть применены различные виды моделирования. Это позволяет работать с одним видом моделей независимо от других.

Принципы моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

• Принцип декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.
• Принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.
• Принцип документирования – элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.
• Принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу.
• Принцип полноты и достаточности – прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса.

Методы моделирования бизнес процессов

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах. Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.

Моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

• Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов.
• Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.
• Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей.
• IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес- процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.
• IDEF0 – позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.
• IDEF3 – этот метод позволяет создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй – описание состояний перехода объектов.
• Цветные сети Петри – этот метод представляет модель процесса в виде графа, где вершинами являются действия процесса, а дугами события, за счет которых осуществляется переход процесса из одного состояния в другое. Сети Петри применяют для динамического моделирования поведения процесса.
• Unified Modeling Language (UML) — представляет собой объектно-ориентированный метод моделирования процессов. Он состоит из 9-ти различных диаграмм, каждая из которых позволяет моделировать отдельные статические или динамические аспекты процесса.

Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Примерами такого ПО являются различные CASE средства моделирования процессов.

Источник

Инструменты моделирования и управления бизнес процессами

Моделирование бизнес-процессов — не просто примитивная схема. С его помощью можно создать полную картину бизнеса, увидеть и исправить недостатки существующих процессов, ускорить и упростить взаимодействие с клиентом. Сегодня в статье дадим обзор 6 лучших инструментов моделирования бизнес-процессов, чтобы вы научились анализировать процессы самостоятельно и не тратили деньги на приглашенных специалистов.

Для начала нужно разобраться с основными понятиями.

Бизнес-процесс — это логически завершенная последовательность действий (операций, процедур), направленных на решение узкой задачи бизнеса. Например, обработки заявки от клиента, организация доставки и т.д.

Модель бизнес-процесса — это описание самого процесса: из каких действий состоит, их последовательность, кто выполняет процедуры и несет за них ответственность, какая информация нужна для выполнения и какую получаем на выходе, регламентирующая документация, как оценивается выполнение процесса. Чаще всего модель выглядит как разветвленная блок-схема.

Моделирование бизнес-процесса — это процедура создания модели или ее анализ, если процесс уже описан.

Нотация (метод, методология) моделирования бизнес-процессов — это совокупность принципов и стандартов описания: как именно мы будем описывать процесс, какие условные обозначения для элементов будем применять, правила чтения моделей и их элементов. Нотаций придумали много: VAD, TPC, BPMN, IDEF и другие, но мы не будем их рассматривать в рамках этой статьи 🙂

Подходы к моделированию бизнес-процессов

Существует множество методологий моделирования и по принципам работы их все можно «уложить» в три подхода:

1. Функциональный. Когда бизнес-процесс описывается, как некая функция, имеющая входные данные и конечный результат. Например, процесс доставки начинается, когда заказ сформирован и готов к отправке по адресу (это входные данные) и заканчивается вручением заказа клиенту или сбором обратной связи по качеству обслуживания (конечный результат). То есть функциональное моделирование обращает внимание на то, что мы хотим получить в результате — без погружения во внутренние процедуры.
2. Процессный. Когда бизнес-процесс рассматривается как совокупность действий, приводящих к результату. То есть в отличие от функционального подхода здесь мы обращаем внимание на то, как именно мы будем добиваться желаемого результата. Если взять тот же пример с доставкой, то процесс начинается с готовности заказа, далее в мелочах описываются промежуточные операции (формирование маршрутных листов, созвон с заказчиком, вручение пакета и т.д.), участники (водитель, диспетчер), документация (накладная, чек и т.д.) и конечный результат (сбор обратной связи по качеству обслуживания).
3. Ментальный. Когда бизнес-процесс представляется как совокупность связанных между собой понятий и характеристик. Описание происходит в свободной форме и оформляется в виде ментальной карты. Ментальное моделирование часто используют, чтобы «на пальцах» показать сущность процесса человеку, далекому от методов моделирования, или для себя, чтобы «разложить по полочкам» информацию, увидеть недостатки, найти решение.

На самом деле, подходов к моделированию больше, но остальные по сути являются гибридами трех описанных в различных комбинациях.

Основные способы моделирования бизнес процессов

Моделировать бизнес-процессы можно по-разному. Есть четыре основных способов моделирования:

1. Текстовый. Когда процесс описывают словами на бумаге или в текстовом редакторе. Часто это произвольное неструктурированное изложение мыслей, которое может занимать десятки страниц. Удобно тем, что не нужно особых знаний, навыков и подготовки. Но результат — громоздкий текст, в котором сложно разобраться другому человеку.
2. Табличный. Данные заносятся в таблицу (рукописную или электронную). Здесь уже информация выглядит более структурировано. Но и здесь нет наглядности: объемные таблицы невозможно увидеть целиком, нельзя отразить ответвления.
3. Графический. Когда процесс представлен в виде блок-схемы, на которой видны мельчайшие вариации действий, есть текстовые пояснения к элементам, отражен порядок операций. Схему можно нарисовать от руки на бумаге или любом графическом редакторе.

Основные инструменты моделирования и управления бизнес процессами

Существуют специальные программы для моделирования. Внутри такого ПО можно совмещать в одной модели графики, текст, блок-схемы, использовать интерактивные элементы.

Мы сделали подборку из 6 лучших инструментов для моделирования, которое проще всего внедрить и интегрировать.

Visual Paradigm

В программе собрано все, что может понадобиться для описания бизнес-процессов: большое количество методологий, блок-схем, шаблонов, диаграмм, матриц. Интерфейс удобный, интуитивно понятный, среду можно настроить под себя.

Здесь можно:

• связывать между собой разные модели, чтобы видеть полную картину системы бизнеса компании;
• программировать условия поведения каждого элемента;
• создавать и настраивать шаблоны документов;
• протестировать модель, чтобы увидеть недоработки и отладить модель;
• автоматизировать генерацию необходимых документов;
• выгрузить процесс в виде блок-схемы, графика, диаграммы;
• «вытащить» модель в виде программного кода, чтобы в дальнейшем его автоматизировать.

Есть версии под Windows и Mac OS.

Недостатки: программа платная.

BizAgi Modeler

Бесплатная программа, которую легко освоить новичкам и удобно использовать уже опытным проектировщикам. Можно использоваться как самостоятельное приложение, а можно — в составе комплекса BizAgi Suite, в котором реализованы просто безграничные возможности моделирования вплоть до создания готового приложения, чтобы сотрудники могли управлять процессом.

Интерфейс простой и понятный, ничего лишнего. Есть поддержка русского языка. Поддерживает нотацию BPMN как самую распространенную и удобную.

Здесь можно:

• тестировать модели;
• автоматизировать создание документов;
• задавать параметры для каждого элемента отдельно;
• разрабатывать модели всей командой;
• выгружать процессы в графическом виде.

Недостатки: при большом количестве элементов блоки и стрелки могут смещаться и «наползать» друг на друга.

ARIS Express

Тоже полностью бесплатная программа с простым и понятным интерфейсом. Возможности не такие обширные как в Visual Paradigm, но доступных инструментов достаточно для быстрого создания несложных моделей. Поддерживает нотации BPMN и eEPC.

Здесь можно:

• создавать карту процессов;
• прописывать организационную структуру;
• строить графики и диаграммы;
• представлять модель в виде блок-схемы.

Недостатки: доступны только графические элементы, нет интерактивных возможностей. То есть нельзя связать разные модели между собой, задать условия поведения элементов и т.д.

Gliffy

У программы широкие возможности. В бесплатной версии есть некоторые ограничения по функционалу, но его с лихвой хватает для создания не самых простых моделей. Интерфейс тоже достаточно понятный и его можно настроить под себя.

Здесь можно:

• создавать рабочие потоки;
• строить диаграммы и карты сайтов;
• работать над процессом коллективно;
• связывать модели между собой.

Недостатки: программа платная, в бесплатной версии функционал ограничен.

BPsimulator

Упор в программе делается даже не на создание, а на возможность симуляции и отладки бизнес-моделей.

Здесь можно:

• тестировать модели;
• оценивать затратность и продолжительность процессов;
• выгружать отчеты по симуляциям;
• сохранять отчеты и модели на компьютер или в облачные хранилища.

Недостатки: программа платная, в бесплатной версии есть реклама.

Draw io

Еще одна бесплатная программа с большим количеством доступных диаграмм и элементов.

Здесь можно:

• связывать модели между собой;
• настраивать внешний вид элементов под себя;
• строить диаграммы под разные нотации;
• сохранять модели на компьютер или в облачных хранилища;
• выгружать процессы в графическом виде;
• подгружать файлы из облачных хранилищ.

Недостатки: нельзя работать коллективно.

Рекомендация в заключение

Сегодня, несмотря на высокую конкуренцию в большинстве ниш, ценовые преимущества уходят на второй план. Клиенты и партнеры все больше ценят качество обслуживания, удобство взаимодействия, надежность и простоту отношений. Улучшить эти моменты в вашем бизнесе и выделиться на рынке поможет моделирование бизнес-процессов. Выбирайте инструменты из нашей подборки, осваивайте моделирование — этот навык может стать ключевым фактором роста вашего бизнеса.

Источник