8.3. Способы координации (по г. Минцбергу)
Г. Минцберг выделяет шесть способов, посредством которых организации координируют свою деятельность:
— взаимное согласование, при котором контроль над процессом труда осуществляется самими работниками благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Этот способ эффективен и в простейших организациях (ателье по ремонту) и для более сложных условиях (например, реализация инновационного проекта не подлежит изначальной регламентации всех процессов. Никто не знает наверняка как и что следует делать. Это знание приходит по мере развертывания рабочего процесса и успех проекта зависит прежде всего не от использования различных координационных механизмов, а от способностей специалистов приспосабливаться друг к другу;
— прямой контроль, предполагающий возложение на одного человека ответственности за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями (например, начальник бюро цен);
— стандартизация рабочих процессов, которая предполагает точное определение или программирование содержания труда, т.е. координация достигается еще до начала процесса труда (хирурги в операционной несмотря на уникальность каждой операции, знают кто и что должен делать). В данном случае все будет определяться особенностями технологического процесса: поточная линия практически не оставляет возможностей для маневра, а деятельность торгового агента позволяет способ решения выбрать самому работнику;
— стандартизация выпуска, основанная на спецификации (определении) результатов труда, например, параметров изделий или норм выработки. В данному случае обеспечивается изначальная координация задач: например, в переплетном участке страницы, получаемые из одной типографии, должны соответствовать размеру обложек, доставляемых с другого предприятия;
— стандартизация навыков и знаний (квалификации), которая означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Стандартизация умений косвенно способствует тому, что стандартизация рабочих процессов или результатов труда достигается непосредственно: именно она контролирует и координирует целенаправленную совместную деятельность. Например, когда анестезиолог и хирург встречаются в операционной для проведения операции по удалению аппендикса, им почти не надо переговариваться друг с другом: благодаря своему базовому образованию каждый точно знает, что он ждет от другого, залогом координации является их стандартизированная квалификация;
— стандартизация норм, которая предполагает, что все работники организации разделяют некий общий набор убеждений, на основе чего и осуществляется координация действий.
На практике, как правило, присутствуют все способы координации. Независимо от степени стандартизации всегда необходима некая доля прямого контроля и взаимного согласования. Современные организации не могут существовать без руководителя и неформального общения, что позволяет преодолевать неэластичность стандартизации.
Вопросы по теме
1. Сущность функции координации.
2. Охарактеризуйте факторы усложнения.
3. Назовите способы координации деятельности.
4. Рассмотрите способы координации, которые используются в организации, где Вы работаете.
Источник
37. Способы координации деятельности (по Гэлбрейту).
Чем сложнее деятельность организации, тем труднее осуществить ее координацию. Дж. Гэлбрейт в качестве факторов усложнения выделил:
• взаимозависимость отдельных лиц или групп;
Дифференциация в высокой степени служит следствием увеличения размера предприятия, приводящего к целесообразности специализации. Преимущества специализации очевидны: работа выполняется теми, кто ее лучше всего сделает, но при этом возникают проблемы координации (чем больше организация разделяет ответственность между отдельными специалистами и подразделениями, тем больше усилий надо приложить, чтобы снова свести их воедино).
Специализация поднимает проблемы координации:
– проблему противоречивых целей. Например, персонал финансового отдела стремится сократить расходы и снизить запасы материалов. Но сотрудники производственного отдела заинтересованы в поддержании производства и не желают остаться без материалов, поэтому предпочтение отдается высокому уровню запасов;
– различные подразделения развивают собственные взгляды на организацию и приоритеты в ней, имеют свой стиль общения персонала; могут работать в различных временных рамках; в подразделениях могут оказаться самые разные люди (по квалификации, образовательному уровню, мировоззрению и т.д.) Например, атмосфера личных взаимоотношений в сфере производства может контрастировать веселой атмосферой отдела сбыта.
Взаимозависимость предполагает зависимость каждого члена от других. Для одних это – тесная и каждодневная взаимозависимость, а для многих других – довольно слабое обстоятельство, проявляющееся на довольно большом отрезке времени.
Выделяют несколько типов взаимозависимости (рис. 6.10):
• централизованная, при которой не требуются тесные связи между подразделениями, а отношения с центральным звеном реализуются в установленном порядке (например, банк с филиалами и т.д.);
• последовательная, при которой наблюдается более тесная связь (иллюстрируется на примере любых операций, состоящих из нескольких последовательных этапов);
• всеобщая, в которой все элементы тесно взаимосвязаны (например, разработка и организация производства новой услуги).
Присутствие большого числа связанных и групповых взаимоза-висимостей в работе потребует от организации больше усилий по интеграции ее частей, усложнения ее структуры.
38. Направления деятельности в области координации процессов в организациях.
Г. Минцберг выделяет шесть способов, посредством которых организации координируют свою деятельность:
• взаимное согласование, при котором контроль над процессом труда осуществляется самими работниками благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Этот способ эффективен и в простейших организациях (ателье по ремонту) и для более сложных условиях (например, реализация инновационного проекта не подлежит изначальной регламентации всех процессов). Никто не знает наверняка, как и что следует делать. Это знание приходит по мере развертывания рабочего процесса, и успех проекта зависит, прежде всего, не от использования различных координационных механизмов, а от способностей специалистов приспосабливаться друг к другу;
• прямой контроль, предполагающий возложение на одного человека ответственности за работу других людей, определение для них заданий и наблюдение за их действиями (например, начальник бюро цен);
• стандартизация рабочих процессов, предполагающая точное определение или программирование содержания труда, т.е. координация достигается еще до начала процесса труда (хирурги в операционной несмотря на уникальность каждой операции, знают кто и что должен делать). В данном случае все будет определяться особенностями технологического процесса: поточная линия практически не оставляет возможностей для маневра, а деятельность торгового агента позволяет ему самому выбрать решения;
• стандартизация выпуска, основанная на спецификации (определении) результатов труда, например, параметров изделий или норм выработки. В данном случае обеспечивается изначальная координация задач: например, в переплетном участке страницы, получаемые из одной типографии, должны соответствовать размеру обложек, доставляемых с другого предприятия;
• стандартизация навыков и знаний (квалификации), означающая точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Стандартизация умений косвенно способствует тому, что стандартизация рабочих процессов или результатов труда достигается непосредственно: именно она контролирует и координирует целенаправленную совместную деятельность. Например, когда анестезиолог и хирург встречаются в операционной, им почти не надо переговариваться друг с другом: благодаря базовому образованию каждый точно знает, что он ждет от другого, залогом координации служит их стандартизированная квалификация;
• стандартизация норм, предполагающая, что все работники организации разделяют некий общий набор убеждений, на основе чего и осуществляется координация действий
Источник
4. Способы координации деятельности
Г. Минцберг выделяет пять способов, посредством которых организации координируют свою деятельность:
— взаимное согласование, при котором контроль над процессом труда осуществляется самими работниками благодаря простому процессу неформальных коммуникаций;
— прямой контроль, предполагающий возложение ответственности за работу других людей, определение заданий для них и наблюдение за их действиями на одного человека;
— стандартизация рабочих процессов, которая предполагает точное определение или программирование содержания труда;
— стандартизация выпуска, основанная на спецификации (определении) результатов труда, например, параметров изделий или норм выработки;
— стандартизация навыков и знаний (квалификации), которая означает точное определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки работников. Стандартизация умений косвенно способствует тому, что стандартизация рабочих процессов или результатов труда достигается непосредственно: именно она контролирует и координирует целенаправленную совместную деятельность. Например, когда анестезиолог и хирург встречаются в операционной для проведения операции по удалению аппендикса, им почти не надо переговариваться друг с другом: благодаря своему базовому образованию каждый точно знает, что он ждет от другого. залогом координации является их стандартизированная квалификация.
В условиях индивидуального труда необходимость в подобных механизмах отсутствует – координация осуществляется непосредственно в сознании человека. При появлении второго работника (или в небольших группах) люди приспосабливаются друг к другу, как правило, неформально, и для них наиболее удобной формой координации является взаимное приспособление. Однако с увеличением числа членов группы возникает необходимость в лидере, и контроль над деятельностью группы переходит к одному человеку. Оптимальным механизмом координации становится прямой контроль.
При дальнейшем усложнении труда проявляется тенденция к стандартизации. Решая задачи простые и однообразные, организация может положиться на стандартизацию самого труда. При выполнении более сложных задач – требуется стандартизация выпуска, т.е. спецификации результатов труда, оставляя выбор рабочего процесса за работником. Но стандартизировать результаты очень сложного труда зачастую невозможно, и тогда организация обращается к стандартизации квалификации работников. Однако, если разделенный на задачи труд не удается стандартизировать, возможно, придется, пройдя весь цикл, вернуться к самому простому, но наиболее удобному координационному механизму – взаимному согласованию.
На практике, как правило, присутствуют все пять способов координации. Независимо от степени стандартизации всегда необходима некая доля прямого контроля и взаимного регулирования. Современные организации не могут существовать без руководителя и неформального общения, что позволяет преодолевать неэластичность стандартизации.
Для эффективного осуществления координации необходима информация. За многие годы предложен широкий спектр мер для обеспечения передачи информации. Некоторые меры направлены на уменьшение необходимого количества информации, другие – на совершенствование каналов для передачи. Ряд таких мер описан Джеем Гэлбрейтом в работе «Построение сложных организаций» (1973 г.).
Выделяются три способа обеспечения правильной организации рутинного труда (предсказуемой деятельности)6
— правила, программы и методики, которые способствуют уменьшению количества передаваемой информации. При этом возможны ситуации, не описанные правилами и методиками;
— иерархическое подчинение, предполагающее в исключительных случаях возможность обращения к руководству за разъяснением. Но в данном случае возможны задержки в получении указаний;
— постановка целей, предполагающая передачу вниз части прав и полномочий. Но некоторая свобода действий сотрудников может затронуть другие группы в организации, что приведет к возникновению новых проблем (конфликтов), для разрешения которых потребуется много новой информации.
Если организация становится более сложной и растет неопределенность то нужны дополнительные стратегии:
1 — уменьшение потребности в информации за счет:
создания резервов(например. не устанавливаются напряженные сроки выполнения заказов), и уменьшения тем самым количества вопросов, решаемых на вышестоящем уровне иерархии. Но это приводит к снижению отдачи и организация может оставаться конкурентоспособной до тех пор, пока она конкурирует с другими предприятиями, решающими те же самые задачи планирования;
формирования автономных заданий, т.е. создаются группы работников, каждая из которых располагает всеми необходимыми ресурсами для выпуска законченного изделия или реализации полного цикла обслуживания. Группы не делят ресурсы между собой и поэтому требуется меньше усилий по координации их деятельности. Самостоятельные группы могут формироваться вокруг различных видов продукции, географически разнесенных мест, групп клиентов, проектов, рынков сбыта. Преимущества: меньшая потребность в составлении расписаний по категориям работников и оборудования; уменьшение разделения труда, решения принимаются ближе к источнику информации. Недостатки — высокие затраты вследствие уменьшения уровня специализации;
2 — увеличение мощностей по обработке возрастающего количества информации за счет:
организации вертикальных информационных системпосредством ввода компьютерных систем. Большое число событий, размывающих основу, на которой были приняты решения, потребуют перепланировки действий, т.е. большого числа служащих, или внедрения дистанционного управления, компьютерных систем реального времени, способных постоянно обновлять план;
формирования горизонтальных связей, пронизывающих всю организацию и обеспечивающих принятие решений в том месте, где находится информация. Выделяют следующие виды горизонтальных связей:
непосредственный контакт. Два управляющих, имеющих общую задачу, могут встретиться и принять решения без привлечения общего руководства;
лица, ответственные за внешние связи. Некто может быть назначен для связи между двумя часто общающимися подразделениями;
рабочие группы. Если при решении общей, но временной задачи нескольким подразделениям необходимо регулярно общаться, то может быть создана рабочая группа, куда войдут представители всех заинтересованных подразделений;
бригады. Они похожи на рабочие группы, но носят постоянный характер. При этом возможны проблемы с выбором руководителя;
интеграторы. Назначение менеджеров на роль интеграторов для координации решений, принимаемых соперничающими подразделениями;
администратор связи. т.е. интегратор более высокого уровня, принимающий активное участие в процессе принятия решений, способный влиять на работу управленцев, не подчиненных ему непосредственно;
матричные структуры, которые пронизывают привычные властные структуры. руководитель «покупает» определенную часть времени нескольких сотрудников различных подразделений для достижения целей, связанных со всеми этими подразделениями.
Источник
