Способы контроля за хозяйственными операциями

Особенности документирования хозяйственных операций

Больше материалов по теме «Бухгалтерский учёт» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Каждая организация в процессе своей деятельности осуществляет хозяйственные операции. Это могут быть расчеты с кредиторами, приемка ценностей, продажа продукции. Все эти действия должны документироваться.

Задачи документирования

Каждая операция сопровождается документами, что позволяет решить эти задачи:

• Создание полной базы с достоверной информацией о процессах и итогах деятельности компании. Сведения эти нужны для руководства фирмы, инвесторов, налоговых органов, банков.
• Контроль над перемещением ценностей и ресурсов.
• Предупреждение нарушений закона.

Правильное документирование крайне важно. Если информация об операциях будет недостоверной, на основании ее могут быть приняты неверные решения. Кроме того, подлог документов – дело подсудное. За правильность документирования отвечают не только представители бухгалтерского отдела, но и другие сотрудники, работающие с бумагами. Эффективность системы ключевых сведений напрямую влияет на эффективность управленческих решений.

Если хозяйственная операция не сопровождается подтверждающим документом, она не может быть учтена. Все бухгалтерские проводки должны вноситься на основании первички. Если же бухучет будет осуществляться с нарушениями, ответственные лица привлекаются к ответственности. Недочеты выявляются налоговыми структурами.

Требования к первичке

Первичка – это бумаги, которые подтверждают факт совершения действия. К ней предъявляются следующие требования:

• Бумаги должны оформляться по форме, приведенной в специальном альбоме. Последние утверждаются Госкомитетом страны. Если формы нужного документа нет, фирма может разработать ее самостоятельно.
• Каждый документ содержит реквизиты. Это название бумаги, дата ее оформления, название компании, содержание произведенной операции, перечень ответственных лиц.
• Первичка оформляется в дату исполнения операции. Крайне редко документы заполняются после того, как операция произведена.
• В бумаге должны содержаться сведения, на основании которых можно определить содержание действия.
• В первичку могут вноситься исправления, однако корректировка производится в соответствии с законным порядком. В частности, исправления подтверждаются подписью ответственного лица. Проставляется дата внесения корректировки.
• Компания ответственна за сохранение документов на протяжении установленного срока.

Если правила по заполнению первички не соблюдены, документ не признается законным. Из него нельзя извлекать информацию для целей бухучета.

Классификация документов

Документы классифицируются на основании различных признаков. Существуют бумаги, объединенные в группу на основании своего назначения:

• Распорядительные. В такой бумаге содержится разрешение на выполнение какого-либо шага. К примеру, это распоряжение управленца о выдаче премии.
• Оправдательные. Это бумаги, в которых присутствуют сведения о выполнении поручения. К примеру, это может быть отчет об авансах.
• Для оформления. Бумаги нужны для внесения записей в бухучет. Они будут применяться в учете. К примеру, это расчет перевода зарплат.
• Комбинированные. Это бумаги, в которых присутствуют характеристики распорядительной и другой первички. К примеру, это платежная ведомость.

Бумаги объединяются в группы на основании содержания действий:

• Материальные. Это первичка, подтверждающая передвижение ценностей. К примеру, это приходный ордер.
• Финансовые. Это бумаги, нужные для подтверждения действий с наличными или безналичными средствами. К примеру, это поручение по платежам.
• Расчетные. Нужны для оформления расчетов. К таким бумагам относится счет-фактура.

Есть группа бумаг, образованная на основании объема исполненных действий:

• Первичка. В ней содержатся сведения только об одном действии. К примеру, это кассовый ордер.
• Сводные. Бумаги нужны для обобщения сведений о группе однородных операций, произведенных за какой-либо период.

Бумаги объединяются в группу на основании метода использования:

• Разовые. Нужны для подтверждения однократной операции. К примеру, это накладная на предоставление ценностей.
• Накопительные. Нужны для неоднократных операций. К примеру, это лимитно-заборная карта.

Бумаги классифицируются по объему позиций:

• Однострочные. Есть только одна учетная позиция.
• Многострочные. В бумагах содержится несколько позиций.

Еще один признак – место составления:

• Внутренние. Это документы, составленные в компании, необходимые для внутренних нужд. К примеру, это может быть доверенность на получение ценностей.
• Внешние. Это бумаги, составленные в сторонней фирме. Как правило, в компаниях-контрагентах.

Способ заполнения бумаг – еще один определяющий признак:

• Документы, заполняемые вручную.
• Бумаги, которые заполняются посредством ПК.

Также существует следующая классификация:

• Распорядительные. Это бумаги, в которых содержатся сведения об управлении компанией, о производственно-эксплуатационной деятельности. Оформляются они органами управления.
• Финансово-расчетные. Бумаги, которые нужны для рационального использования финансов. За их заполнение отвечают представители бухгалтерского отдела.
• По снабжению. Это документы о ценностях. К примеру, это может быть оборудование, материалы.

В последнем случае принципиально содержание и назначение документов.

Классификация первичной документации

Первичка особенно важна для документирования действий. Она подразделяется на два вида:

• Документы-основания. На основании этих бумаг осуществляются операции.
• Сопроводительная документация. Это бумаги, которые сопровождают движение средств. К примеру, это могут быть накладные, поручения по платежам и прочее.

Вся первичка, вне зависимости от ее типа, должна быть правильно оформлена.

Способы проверки документации

Документация обязательно должна проверяться. В ходе контрольных мероприятий выявляются недочеты. Рассмотрим основные способы проверок:

• По форме. Устанавливается правильность использования бланка. Также проверяется наличие реквизитов, которые должны быть в первичке.
• Арифметическая проверка. В ходе ее определяются недочеты, которые могли быть допущены при заполнении документов. Если в банковской документации или в бумагах, нужных для оформления кассовых операций, выявлены ошибки, эти документы заполняются заново.
• Проверка содержания. В ходе мероприятия определяется законность выполняемой операции, а также ее целесообразность. Если действие компании не является легальным, сопровождающая документация также не будет законной. Она не может приниматься к учету.

К СВЕДЕНИЮ! Первичка может изыматься из мест ее хранения только на основании обоснованного постановления руководителя или другого ответственного лица. Изъятие осуществляется в присутствии понятых. Нужно заполнить протокол выемки, в котором перечисляются те документы, которые были изъяты. Перечень бумаг также содержится в специальных описях.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Качественное руководство возможно только в том случае, если в компании налажен учет.

Источник

Тема 2. Учетная политика и финансовая отчетность

Цель и задачи

Целью является изучение формирования учетной политики и ее взаимосвязи с финансовой отчетностью.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить законодательно-нормативные акты, регламентирующие порядок формирования учетной политики;
• определить состав и содержание учетной политики, ее взаимосвязь с финансовой отчетностью.

Оглавление

2.1. Принципы формирования учетной политики

В соответствии с ПБУ 1/98 под учетной политикой организации понимается принятая «совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности».

Приведенное определение учетной политики позволяет говорить об учетной политике в широком смысле слова — как о системе ведения бухгалтерского учета в конкретной организации.

Такой же подход к учетной политике заложен в МСФО 1 «Представление финансовой отчетности». В соответствии с п. 21 МСФО 1 «учетная политика — это конкретные принципы, основы, условия, правила и практика, принятые компанией для подготовки и представления финансовой отчетности».

С другой стороны, учетная политика может рассматриваться и в узком смысле — как документ системы ведения бухгалтерского учета, отражающий специфические и вариантные способы бухгалтерского учета, применяемые конкретной организацией.

На выбор конкретных правил и условий, отражаемых в учетной политике организации, влияют следующие факторы:

• отраслевая принадлежность и вид деятельности;
• объем производства и реализации продукции, численность работающих, стоимость имущества организации;
• управленческая структура организации (наличие филиалов, структурных подразделений);
• степень развития информационной системы в организации;
• материальная база (наличие технических средств регистрации информации, компьютерной техники и т. д.);
• уровень квалификации бухгалтерских кадров и т. д.

Возникновение специфических правил и условий ведения бухгалтерского учета, отражаемых в учетной политике конкретных организаций, зависит от ряда причин:

1. От выбранного варианта ведения учета, если нормативная база предлагает вариантность.
2. От наличия хозяйственных операций и объектов, порядок учета которых не регламентирован вообще или по большей части.
3. От наличия хозяйственных операций или объектов, по которым в нормативной базе существуют противоречия.
4. От попыток максимального сближения систем бухгалтерского и налогового учета через учетную политику.

Если подходить к учетной политике как к системе ведения бухгалтерского учета, представления финансовой отчетности, то становятся понятны допущения и требования, изложенные в пп. 6 и 7 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации».

При формировании учетной политики организация должна исходить из допущений и выполнять требования к организации учетного процесса.

Эти допущения и требования относятся к правилам ведения учета и формирования бухгалтерской отчетности. Они должны выполняться, но не обязательно заявляться в учетной политике организации. И только если организация при ведении бухгалтерского учета отступает от установленных допущений, она обязана раскрыть причины этих отступлений в учетной политике.

Пунктом 6 ПБУ 1/98 «Учетная политика организации» установлено четыре допущения, которые должны соблюдаться при организации учетного процесса.

Допущения

Источник информации

Последовательность применения учетной политики

Временная определенность фактов хозяйственной деятельности

2.2. Требования к формированию учетной политики организации

Требования к формированию учетной политики изложены в п. 7 ПБУ 1/98.

В соответствии с п. 7 ПБУ 1/98 учетная политика организации должна обеспечить:

• полноту отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности;
• своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и в бухгалтерской отчетности;
• большую готовность к признанию в бухгалтерском учете расходов и обязательств, чем возможных доходов и активов, не допуская создания скрытых резервов;
• отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не столько из правовой формы, сколько из экономического содержания фактов и условий хозяйствования;
• тождества данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на последний календарный день каждого месяца;
• рациональное ведение бухгалтерского учета, исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

Если рассматривать организацию учетного процесса как элемент учетной политики, то эти требования должны исполняться в обязательном порядке, а не отражаться обособленно в учетной политике организации.

Вместе с тем в связи с «активизацией» сближения с МСФО хотелось бы обратить особое внимание на исполнение этих требований при ведении бухгалтерского учета, формировании показателей бухгалтерской отчетности, тем более что большинство из перечисленных в п. 7 ПБУ 1/98 требований уже нашли свое отражение в действующей системе нормативного регулирования бухгалтерского учета.

2.3. Порядок формирования учетной политики

Порядок формирования, утверждения учетной политики и внесения в нее изменений прописан в ст. 6 Закона № 129-ФЗ и ПБУ 1/98.

Учетная политика разрабатывается главным бухгалтером организации, утверждается ее руководителем и оформляется приказом, распоряжением или иным организационно-распорядительным документом. Она является единой для всех подразделений организации — филиалов, представительств, а также иных структурных подразделений (в том числе выделенных на отдельный баланс).

Принятая организацией учетная политика применяется последовательно из года в год (п. 6 ПБУ 1/98). Изменить ее можно только в случае:

• внесения поправок в законодательные или нормативные акты по бухгалтерскому учету;
• разработки организацией новых способов ведения бухгалтерского учета;
• существенного изменения условий деятельности организации.

Что касается новых способов ведения бухучета, они призваны обеспечить наиболее полное отражение показателей хозяйственной деятельности в учете и отчетности, уменьшить трудоемкость учета, но при этом обязаны сохранить на прежнем уровне достоверность информации (п. 16 ПБУ 1/98). Поэтому, прежде чем менять способ ведения учета, организация должна убедиться в том, что при использовании нового метода данные требования будут выполнены. Кроме того, в указанном пункте разъяснено, что существенное изменение условий деятельности предприятия — это реорганизация, смена собственников, изменение видов деятельности и т. п.

Поправки, внесенные в учетную политику, применяются с 1 января года, следующего за годом их утверждения. Они оформляются приказом, распоряжением или иным нормативным актом организации. Информацию о внесенных изменениях организация отражает в пояснительной записке к годовому бухгалтерскому отчету.

В составе учетной политики утверждаются (ст. 6 Закона № 129-ФЗ и п. 5 ПБУ 1/98):

• рабочий план счетов;
• формы первичных учетных документов для отражения операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• методы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями;
• другие решения, необходимые для организации бухучета.

Основное назначение учетной политики — документально закрепить применяемые организацией способы ведения бухгалтерского учета. Дело в том, что нормативными актами по бухгалтерскому учету установлен различный порядок учета хозяйственных операций. Единственный и обязательный способ учета в учетной политике не отражается. Если законодательством предусмотрено несколько способов ведения бухгалтерского учета, организация вправе выбрать один из них и закрепить его в учетной политике. Способ учета хозяйственных операций, не предусмотренных нормативной базой по бухучету, организация разрабатывает самостоятельно и отражает его в учетной политике.

Составляющие учетной политики можно условно разделить на две группы элементов: организационно-технические и методологические.

Организационно-технические элементы учетной политики

К таковым, в частности, относятся рабочий план счетов, первичные документы и формы бухгалтерской отчетности, а также порядок проведения инвентаризации активов и обязательств.

Рабочий план счетов представляет собой полный перечень синтетических и аналитических счетов, необходимых организации для ведения бухучета. Он разрабатывается на основе плана счетов и инструкции по его применению и оформляется в виде отдельного приложения к учетной политике для целей бухгалтерского учета. В рабочем плане счетов указываются наименования и номера синтетических счетов и субсчетов, применяемых организацией для учета хозяйственных операций. Организации могут уточнять содержание субсчетов, утвержденных Приказом Минфина России № 94н от 31.10.2000 г., исключать и объединять их, а также вводить дополнительные.

Все хозяйственные операции оформляются первичными учетными документами. Последние служат основанием для отражения в бухучете осуществленных операций. Принимать к учету можно только документы, которые отвечают требованиям п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, т. е. документы, составленные по форме, которая приведена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо разработанные организацией самостоятельно, но содержащие обязательные реквизиты, перечисленные в указанном пункте. Формы документов, разработанные организацией самостоятельно, утверждаются в учетной политике.

Помимо первичных учетных документов организации применяют формы бухгалтерской отчетности. Они утверждены Приказом Минфина России № 67н от 22.07.2003 г. Применять ли формы, рекомендованные финансовым ведомством, или разработать собственные, решает организация, главное закрепить свой выбор в учетной политике.

Как известно, инвентаризация в обязательном порядке проводится перед составлением годовой отчетности, при смене материально-ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества, при реорганизации, ликвидации предприятия и др. Однако в течение года можно провести и дополнительную инвентаризацию некоторых видов имущества и обязательств. В учетной политике необходимо отразить количество инвентаризаций в отчетном году, дату их проведения, а также перечень имущества и обязательств, проверяемых в ходе каждой из них.

Методологические элементы учетной политики

Методологические элементы учетной политики объединены в группу под названием «Методы оценки активов и обязательств». Речь идет о методах оценки и списания материально-производственных запасов, финансовых вложений, способах амортизации основных средств, нематериальных активов, порядке признания доходов и расходов, порядке списания общехозяйственных расходов, возможности формирования резервов и др. Способы ведения бухучета этих элементов определяются соответствующими положениями по бухгалтерскому учету и иными нормативными актами Минфина России. Чтобы сблизить бухгалтерский и налоговый учет, целесообразно в учетной политике для целей бухучета установить элементы, которые закреплены в учетной политике для целей налогообложения.

Выводы

В соответствии с ПБУ 1/98 под учетной политикой организации понимается принятая «совокупность способов ведения бухгалтерского учета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности».

В составе учетной политики утверждаются (ст. 6 Закона № 129-ФЗ и п. 5 ПБУ 1/98):

• рабочий план счетов;
• формы первичных учетных документов для отражения операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных документов;
• порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
• методы оценки активов и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями;
• другие решения, необходимые для организации бухучета.

Основное назначение учетной политики — документально закрепить применяемые организацией способы ведения бухгалтерского учета.

Источник