Способы контроля удаленных сотрудников

Как эффективно и этично контролировать персонал на удаленке

Леонид Чуриков

Ведущий аналитик «СёрчИнформ» (searchinform.ru)

Пандемия внесла коррективы в рабочую реальность многих компаний. И хотя современные технологии оказались достаточно развитыми для эффективной работы из дома, экстренный переход на удалёнку вызвал у некоторых работодателей сомнения в безопасности информации и продуктивности сотрудников. И не зря. В исследовании 2020 года мы выяснили, что в разгар пандемии 40% из опрошенных российских компаний зафиксировали снижение работоспособности сотрудников. С утечками информации столкнулись 58%. Период удалённой работы не закончился и в этом году.

Несмотря на объективность в использовании специальных систем контроля сотрудников, некоторые компании переживают, что нарушат нормы этики или закон. Как не перейти черту и какие программы использовать?

Выбор программы контроля

Рынок контролирующих программ можно назвать зрелым – он предлагает множество вариантов систем с различным функционалом. При выборе программы нужно отталкиваться от того, какие задачи вы хотите с ее помощью решать.

• Мониторить только рабочую дисциплину?
• Получать более продвинутую аналитику о продуктивности?
• Или же брать под контроль и инсайдерские риски, чтобы защитить секреты компании?

Если руководителей интересует только продуктивность сотрудников, то самый простой вариант – использовать функционал таск-менеджеров (самих по себе или как часть CRM-систем). Но информация из CRM дает достаточно грубое представление о занятости коллектива, потому что задача у этих инструментов – обеспечение прозрачной удобной работы над задачами, а не контроль.

Целевые продукты для сбора информации о продуктивности – тайм-трекеры. Простые умеют считать простои без подробностей, более развитые – разбивают активность пользователя на продуктивные и непродуктивные процессы, собирают доказательства безделья, например, делают скриншоты, чтобы работодатель мог воспроизвести историю рабочего дня по шагам.

Классический набор возможностей тайм-трекеров — это контроль дисциплины: сколько времени сотрудник проводит на том или ином сайте, в том или ином процессе. Используя тайм-трекеры, работодатель получит, например, такой отчет:

сотрудник N смотрел Youtube 2,5 часа еще час провел ВКонтакте и только 5 потратил продуктивно – в 1С, в «ворде» и телефонных переговорах. Отчеты можно также выстраивать по отделам или по компании в целом.

Рисунок 1: Пример отчетов из тайм-трекера

Более продвинутый уровень – использовать для контроля сотрудников DLP-системы. Они как и тайм-трекеры представляют широкую аналитику о том, насколько дисциплинированно и продуктивно работает отдельный человек, отдел или коллектив в целом (см. скриншот ниже). Но проверка продуктивности – лишь небольшая часть функционала DLP-систем, их главное назначение – контроль информационной безопасности. Программы мониторят все каналы связи (от почты до мессенджеров), фиксируют занятость сотрудников за компьютером, пересылку, изменение критичных документов и многое другое. Система оповещает специалиста по безопасности об инцидентах. Так, программы помогают предотвращать сливы данных, подделку документов и другие факты манипуляции с информацией, боковые и откатные схемы и прочие опасные для бизнеса ситуации.

Контроль продуктивности в DLP-системе

Контроль мошенничества в DLP-системе

Самые продвинутые DLP-системы включают в себя элементы поведенческой аналитики или профайлинга (как, например, в нашем ПО). Эти инструменты и вовсе помогают прогнозировать поведение сотрудников, что полезно не только для нужд безопасности, но и управления персоналом. Как это работает? Программа формирует портрет человека – его сильные и слабые стороны, зоны роста, криминальные склонности, положение в коллективе, эмоциональный настрой и многое другое.

Получается, что удаленка – не приговор к тому, чтобы блуждать в потемках. Программы контроля рисуют подробную картину занятости и защищенности бизнеса с точки зрения инсайдерских рисков.

Как не стать «тираном» для своих работников

Важно не злоупотреблять тем функционалом, который дают современные решения. Например, можно сделать такие настройки, что данные о количестве отработанных часов будут передаваться напрямую из тайм-трекеров и DLP-систем в бухгалтерские программы начисления зарплат (т.н. payroll). Это очень удобно и делает расчет быстрее и объективнее. Этот способ уместно использовать, когда речь идет о зарплатах сотрудников техподдержки или колл-центра. Но если такой же метод использовать для работников профессий, в которых нет четких критериев занятости, могут возникнуть ошибки.

Чтобы контроль приносил пользу, а не вред, я бы рекомендовал придерживаться таких правил:

Минутные передышки сотрудников – это не только законно, но и нормально. Даже у самого продуктивного специалиста какая-то часть рабочего времени тратится на нейтральные процессы: чай/кофе, пятиминутное чтение новостей. Когда эта картина предстает в наглядном виде, у руководителя может возникнуть соблазн «спросить за каждый лишний перекур». Это вредный способ бороться за дисциплину, так как провоцирует только лишнюю нервозность. Лучше свои наблюдения использовать для того, чтобы пересмотреть нагрузку или поменять систему распределения задач.

Делегируйте контроль. Контролирующее ПО даёт много данных для анализа. У руководителя может появиться соблазн погрузиться в отчёты с головой. Но лучше передать контроль дисциплины линейным руководителям, а инцидентов информационной безопасности – специалистам СБ. Это позволит принимать кадровые решения более адекватно и не погрузит руководителя в микроменеджмент.

Применяйте меры, чтобы контроль не был пустым звуком. Программы почти всегда вскрывают массу неприятных подробностей о том, как реально работают люди. Злой умысел в действиях сотрудника может стать весомым поводом к увольнению. Ошибки или спад активности – повод присмотреться к нагрузке и тому, как распределены роли. Повторение ошибок и низкая продуктивность в течение двух-трех месяцев – причина расставаться.

Контроль должен быть для всех. Конечно, в зависимости от должности сотрудника требования к режиму его работы и уровню доступа к информации отличаются. Но все же в компании должны применяться общие принципы, которые означают, что нет исключительного отношения к отдельным сотрудникам. Понимая, что в компании есть спрос с любого, сотрудники относятся к контролю как к дисциплине, а не к тюрьме.

Контроль с точки зрения закона

Если вы внедряете систему автоматизированного контроля, нужно оформить ее применение документально. Сотрудники должны знать о программе, нужно объяснить, для чего она применяется, и подписать согласие на контроль. Чтобы его получить, составьте документ, в котором по пунктам изложите задачи использования системы в компании:

1. для контроля за соблюдением трудового распорядка и должностных инструкций;
2. для контроля за использованием, предоставленного сотрудникам оборудования компании;
3. для обеспечения защиты коммерческой тайны и соблюдения конфиденциальности информации, как того требуют регуляторы.

Объясните сотрудникам, что система не «следит» за их жизнью, а контролирует и защищает данные компании. Эти данные содержатся в файлах в памяти компьютера и других хранилищах, могут передаваться в переписках.

Если системы автоматизированного контроля применяются не только в целях оценки эффективности, дисциплины, но и для задач информационной безопасности, введите регламенты работы с информацией: как должны храниться документы, можно ли пользоваться облаками и личной почтой для общения по работе и т.д. Дополните этими пунктами все трудовые договоры и должностные инструкции персонала. Так сотрудники будут понимать, что они сами несут ответственность за то, что впускают работодателя в свою жизнь, авторизируясь в своих социальных сетях с рабочих девайсов.

Программы контроля не созданы ради ежесекундной слежки за жизнью сотрудника. Проблемой программы могут стать только для бездельников, махинаторов, откатчиков, которые не приносят пользу компании и коллегам. Зато для тех, кто работает на совесть, автоматизированный контроль – это основа спокойствия, что к ним не будет несправедливых придирок или субъективных оценок труда.

Источник

Контроль сотрудников на удаленке: программы и сервисы

Удаленные сотрудники выгоднее работодателю — им не нужно арендовать квадратные метры офиса, а самим работникам не приходится проводить пару часов в день в общественном транспорте. Такая работа может показаться идеальной с точки зрения работника, а вот с точки зрения эффективности — все не так однозначно.

Чтобы сотрудники работали, а не сидели в Instagram, есть два метода контроля: постоянное слежение и проверка на контрольных точках. Рассказываем, как их организовать.

Постоянный контроль — зачем он вам и как его создать

Постоянный контроль — это все время «держать руку на пульсе». Когда вы буквально можете отследить каждый шаг сотрудника в рабочее время и проверить, какие документы он кому-то отправил, вовремя ли отреагировал на обращение потенциального клиента, как взаимодействовал с другими отделами.

Несомненный плюс постоянного контроля удаленных сотрудников в том, что вы можете оценивать их продуктивность и фиксировать нарушения типа серфинга по соцсетям. А еще анализировать, почему сайт для интернет-магазина интимных товаров никак не могут доделать, а ресурс завода металлопроката сделали вовремя и хорошо. Большой минус подобных программ в том, что они психологически дискомфортны для самих сотрудников. Из-за тотального контроля может снижаться мотивация, а вслед за ней — производительность труда.

Организовать такой контроль можно системами учета рабочего времени. Некоторые из них способны записывать все, что делают ваши сотрудники. Работники устанавливают софт на ПК, а вы потом можете просмотреть отчеты и даже запись экрана.

Сервисы для контроля сотрудников на удаленке

1. Kickidler

Эта программа совмещает в себе несколько функций. Она может собирать информацию о нажатии пользователем клавиш, записывать экран все рабочее время, отслеживать эффективность сотрудников и формировать отчеты. Еще в ней есть функция «Автокик»: это когда софт отслеживает, чем занят сотрудник, и высылает ему оповещения, когда его производительность снижается.

Так выглядит отчет о рабочем дне — видно, кто выключает ПК раньше, а кто работает дольше

Стоимость сервиса Kickidler зависит от количества сотрудников и срока пользования. Минимальная цена — 183 руб. за одного сотрудника в месяц. Есть бесплатная версия для 6 компьютеров, но ее функционал ограничен: софт может только вести онлайн-трансляции с ПК сотрудников и записывать нажатия клавиш.

2. CrocoTime

Проводит мониторинг работы сотрудников за компьютерами, собирает информацию об используемых сайтах и программах. Формирует отчеты о том, чем работники занимались весь день, и ведет табели учета. А еще программа может анализировать бизнес-процессы компании и находить в них слабые места, подсчитывать, сколько сил и времени сотрудники вкладывают в отдельные проекты.

Отчет по посещению сторонних сайтов сотрудниками

У CrocoTime две версии: облачная и локальная. Стоимость облачной — 250 руб. в месяц за одного сотрудника. Цена на локальную обсуждается индивидуально. Есть бесплатный пробный период.

3. Bitcop

Эта программа полностью контролирует рабочее время сотрудников — ведет записи посещенных сайтов, делает скриншоты экрана с определенной периодичностью, мониторит использование программ и поисковые запросы, составляет отчеты. Кроме того, она может вообще блокировать нежелательные сайты типа социальных сетей и предотвращать утечки информации. А еще сервис может быть невидим для конечного пользователя — ваших сотрудников на удаленке.

Хронометраж рабочего дня: можно посмотреть, какие программы запускал сотрудник

Bitcop предоставляет две версии. Облачная стоит 210 руб. за одного сотрудника в месяц. Локальная — 3 300 руб. за одного сотрудника, а лицензия действует бессрочно. Есть бесплатная облачная версия, но она поддерживает контроль только одного сотрудника.

4. StaffCop

Программа автоматически заполняет табель рабочего времени на каждого сотрудника, делает скриншоты рабочего экрана, ведет учет посещений разных сайтов. Вы можете получать уведомления о нарушениях прямо на email и в любой момент подключаться к ПК сотрудников, чтобы в режиме онлайн смотреть, чем они занимаются.

Стоимость сервиса рассчитывается индивидуально. Цена зависит от количества сотрудников и необходимых функций. Чтобы узнать точную сумму, отправьте запрос на коммерческое предложение на сайте StaffCop.

Подобных сервисов много — попробуйте и выберите самчй удобный для себя. В 2020 году их популярность выросла, и в условиях повышенного спроса они развиваются быстрее. Комментирует Денис Голубцов, директор по развитию ABS-акселератора Selvery:

«Для нас и прочих компаний из этой сферы самоизоляция стала своеобразным бустером. К примеру, когда в России появились первые зараженные коронавирусом, интерес к приложению вырос на 228%, в конце февраля этот показатель вырос еще на 144%. К концу марта рост интереса к Selvery составил 414% по сравнению с январем 2020 года. Мы предполагаем, что такой спрос на сервисы, обеспечивающие дистанционную работу отделов маркетинга и продаж, сохранится в течение всего года, а тренд на «удаленку» станет нормой».

Проверка на контрольных точках

Принцип контроля прост: вы по каждому проекту назначаете точки проверки — например, в создании сайтов это может быть разработка структуры, дизайн, наполнение, верстка. А при удаленном контроле работников ТСЖ контрольной точкой может служить фотография убранного двора или окрашенной детской площадки. И неважно, как сотрудники будут делать задачи и какой стороной держать кисточку — главное, чтобы все было сделано качественно и вовремя. Фактически при таком методе вы контролируете не процесс работы, а результат. Но на всех этапах.

Такой контроль сотрудников на удаленке, конечно, комфортнее. Но есть нюанс: для некоторых работников метод может быть неэффективен из-за их недостаточной самоорганизованности или низкой мотивации. И тут есть два выхода — либо учиться мотивировать работников, либо брать на работу только людей, за которыми не придется пристально следить. Так поступает Алексей Рожков, сооснователь агентства контент-маркетинга «Сделаем»:

«Самый главный и правильный метод контроля — это тщательный отбор людей. Наш опыт помогает нам находить и включать в проекты тех, за кем не надо следить. Если кто-то подводит — мы с такими не работаем. У нас нет времени и желания нянчиться с кем-то и упрашивать делать работу вовремя.
Поэтому на наших проектах работают только самые ответственные авторы. Это решает все проблемы. Конечно, редакторы контролируют этапы выполнения задач — план, черновик, чистовик, но никакого пристального надзора у нас нет. Тем более, мы не используем трекеры времени и программы для записи экрана. Если человека надо так сильно контролировать, значит, нам с ним не по пути.
Такой подход мне кажется единственно правильным. Ты на стадии отбора прикладываешь чуть больше усилий, но получаешь боеспособного автора или редактора, которые вовлечены в проекты и за которыми не надо следить.
Мне кажется, что строгий надзор только отнимает больше сил, потому что это же куча проблем — надо накупить программ, написать регламент, реализовать все это. Но, уверен, если чуть-чуть дать слабину — все полетит к чертям. А работать в постоянном напряге — сомнительное удовольствие».

Организовать проверку удаленных сотрудников на контрольных точках можно с использованием специальных инструментов.

Ежедневные или еженедельные отчеты. Они подходят, если сотрудники работают не над конкретными проектами, а выполняют повторяющиеся действия — например, обрабатывают входящие обращения. Можно использовать CRM-системы: в них можно смотреть отчет по каждому работнику за любой период времени. Если пока не используете CRM, можно просить сотрудников присылать отчеты в мессенджеры или заполнять сводную «Google Таблицу».

Чек-листы. Это когда «отчет» пишут заранее, а потом просто отмечают этапы его выполнения. Вы видите, что контрольные точки достигнуты, и можете проверить результат. Чек-листы можно заводить где угодно, в той же CRM-системе. Популярнее всего метод канбана, когда сотрудники перемещают задачи по столбцам в зависимости от этапа их выполнения, а вы можете видеть картину целиком. Метод канбана реализован в бесплатном Trello и других таск-менеджерах.

Василий Асеев, владелец маркетингового агентства Soldi Marketing, не контролирует каждый шаг работников, а предпочитает правильно ставить задачи и оценивать важные промежуточные этапы:

«Мы ставим задачи, разбиваем их на этапы и контролируем проекты на определенных точках. Используем «Битрикс24» — в ней огромный функционал и удобная коммуникация. Все дедлайны и комментарии отслеживаем там, также ведем планерки по таблицам с KPI и задачам оттуда. Все работает хорошо, но систему контроля сейчас можно доработать. Например, дополнить регламентами и подсказками, пополнить систему обучения (академию) — тогда будет идеально»

Вне зависимости от метода нужно организовать грамотное управление удаленными сотрудниками: создать простую коммуникацию, четко ставить задачи и наладить документооборот.

Как организовать контроль сотрудников на удаленке

Универсального «рецепта» нет — все зависит от того, какая у вас ниша, продукт, штат. Если на удаленке всего пара сотрудников, можно легализовать отношения с ними и не париться с системой канбана, а сделать общий чатик в Telegram или «ВКонтакте». И получать там ежедневные отчеты и задавать вопросы на контрольных точках.

Если штат большой, следить за всеми сотрудниками сложнее. Можно построить систему контроля по-другому, например:

• по утрам проводить планерки по видеозвонкам в Skype или Zoom;
• использовать таск-менеджер, чтобы проверять контрольные точки проектов;
• отвечать на срочные вопросы в мессенджерах, там же дополнительно контролировать ход работ;
• получать ежемесячные и еженедельные отчеты.

Пока вы не попробуете какой-то метод, не узнаете, подходит ли он вам. Внедряйте понравившуюся схему контроля небольшими «порциями» и отслеживайте результаты — удобно ли вам и сотрудникам работать по ней и повышается ли производительность труда.

Опыт реальных предпринимателей

Мы опросили предпринимателей о методах контроля «удаленщиков». Сергей Дегтярев, основатель холдинга Catalyst, управляющей компании по развитию франшиз, не контролирует каждый шаг сотрудников, а создал многоступенчатую систему контроля на ключевых этапах:

«Многие компании используют для контроля сотрудников на удаленке программы записи экранов — в этом есть смысл, если возможны факты воровства, коррупции, либо других нарушений, связанных с безопасностью. Но в таком случае одной программы недостаточно, нужна служба безопасности, которая будет этим вопросом заниматься профессионально.
Мы не отслеживаем, чем в течение дня занимаются люди на рабочем месте, так как излишний контроль нарушает доверие внутри команды. Если есть возможность, то разумнее исключать варианты, когда сотрудники могут что-то украсть, дать взятку, чем отслеживать каждый шаг. В нашей компании люди просто не имеют возможности для воровства или коррупции.
Для контроля мы используем сервис Platrum, где каждый сотрудник ежедневно заполняет свои задачи и ключевые статистики. Кроме того, у нас есть несколько уровней координации в Zoom: еженедельная планерка руководителей, ежедневная координация руководителей со своими отделами и общее ежемесячное собрание компании, где присутствуют все сотрудники. Таким образом нам удается осуществлять необходимый контроль за деятельностью команды, не подрывая доверие и не превращаясь в злого полицейского, который отслеживает каждый шаг.
Мы выбрали Platrum, потому что это единственный на российском рынке сервис, предоставляющий для малого и среднего бизнеса широкие возможности, такие как управление задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний и многим другим.
Такой метод контроля показал себя как наиболее эффективный. Мы приняли решение работать на удаленке еще 2,5 года назад, у нас достаточно большая команда работает в таком формате, и выбранные методы и сервисы закрывают все наши потребности»

Григорий Бурденко, генеральный директор digital-интегратора DD Planet, отслеживает и ход работы, и контрольные точки. При этом не использует программы для записей экрана, а просто разбивает задачи на этапы и оценивает эффективность сотрудников:

«Нам важно отслеживать ход работы по проектам. Для постановки задач сотрудникам и контроля их выполнения мы используем корпоративный портал на «Битрикс24» (для проектов по маркетингу) и сервис Azure DevOps (для проектов по разработке).
Наш корпоративный портал на «Битрикс24» позволяет автоматизировать многие бизнес-процессы, а также там удобно планировать свой рабочий день, ставить задачи, указывать ответственных и наблюдателей, видеть эффективность сотрудников.
С точки зрения контроля работы этот инструмент удобен тем, что позволяет видеть, какие задачи сейчас в работе, какие закрыты, отслеживать комментарии и статусы по проектам. Причем не только руководителю, но и клиенту, которого тоже можно подключить к сервису. Сами сотрудники могут планировать работу исходя из приоритетов и дедлайнов, а также получать уведомления в случае приближения дедлайна или просроченных задач»

Константин Митин, руководитель направления консалтинга ГК «ЛАРГА», использует и постоянный контроль, и проверку на определенных точках в зависимости от ситуации. Он рассказал нам о том, почему выбрал конкретный сервис для организации контроля, и как все устроено в компании:

«Выбор метода зависит от того, как долго сотрудник работает в команде. Для новобранцев это всегда полное сопровождение в решении первых задач. И дело здесь не в профессионализме: если человек работает у нас, он совершенно точно профессионал своего дела. Дело в тех устоявшихся в коллективе подходах к решению задач, о которых новый сотрудник просто не знает.
Как правило, при поручении новой задачи руководитель проговаривает все неочевидные моменты и помогает в случае затруднения. Мы намеренно не используем слово «контроль», поскольку оно ассоциируется с карательными мерами. Стоит заметить, что описанный выше подход используется и для сотрудников, которые столкнулись с принципиально новой для себя задачей. В случае же понятных задач и уже сложившейся команды, мы используем систему контрольных точек, которые определяет руководитель исходя из трех критериев:
1. Контрольная точка одинаково понятна как по сроку, так и по содержанию и сотруднику, и руководителю.
2. Устанавливается не deadline, а так называемый redline – точка, в которой еще можно повлиять на ситуацию.
3. Руководитель разрабатывает контрольные точки так, чтобы буквально одного взгляда было достаточно, чтобы понять реальное положение дел.
Мы используем единую систему Битрикс24, которая объединяет множество блоков, включая и проектное управление и управление поручениями. Мы прошли достаточно долгий путь с тестированием ряда решений, но остановились именно на этом. Записью экранов или блокировкой соцсетей никогда не занимались. Надеюсь, и не будем.
Большинство наших проектов — совокупность задач с совершенно нетривиальным решением, для выработки которого просто необходим творческий подход. Четкая стандартизация тут не поможет, даже может быть откровенно вредной.
Ключевым в выборе сервиса были три критерия:
1. Задачами нужно управлять из любого места. Если это условие не выполняется, то неизбежно какие-то поручения будут забываться, что недопустимо.
2. Вторым по важности критерием я назову удобство. Управлять задачами в выбранном сервисе должно быть быстро и удобно.
3. Третье важное требование — единое информационное пространство. Я могу поставить задачу на основании, например, поступившего письма, сообщения в чате и т.п. Все эти выстраданные критерии представляют собой единую цель: минимизировать трудозатраты при управлении задачами с сохранением эффекта от этого управления.
Безусловно, нет предела совершенству, и совершенно точно всегда что-то можно улучшить. Но улучшения не должны стать самоцелью: любое изменение привычного процесса должно быть взвешенно и обоснованно»

Подписывайтесь на Telegram-канал ПланФакта, чтобы первыми получать новые полезные статьи!

Источник