Способы контроля прихода сотрудников

Популярные системы контроля и учета рабочего времени сотрудников

Больше материалов по теме «Сотрудники» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Одним из самых ценных предпринимательских ресурсов является рабочее время, за которое в конечном итоге и получает заработную плату каждый сотрудник. Естественно, необходим постоянный и планомерный учет этого ресурса, а также контроль над ним и его оптимизация. Работодателю нужно в любой момент рабочего времени не только устанавливать факт нахождения сотрудника там, где это предусмотрено (на рабочем месте или где-то еще), но и констатировать занятость именно непосредственными обязанностями.

Долгое время единственной возможностью обеспечить контроль рабочего времени был ручной учет – заполнение табеля. Это трудоемкий процесс, не исключающий ошибок и неточностей вследствие влияния «человеческого фактора» и требующий трудоемкой последующей обработки сведений.

Прогресс предоставляет более эффективные способы учета рабочего времени, основанные на автоматизации, позволяющие качественно улучшить эту процедуру. Они различны по принципам применения и различным функциональным особенностям.

Рассмотрим самые популярные среди автоматизированных систем учета рабочего времени (АСУРВ), оценив их плюсы и минусы для работодателей и персонала.

Какие проблемы могут решить АСУРВ

С помощью более продуктивных систем учета можно не только качественнее и эффективнее контролировать занятость персонала и эффективность его работы. В зависимости от поставленных задач, выбранная руководством автоматика может помочь в достижении таких целей, как:

• регистрация соответствия занятости каждого конкретного сотрудника установленному в организации внутреннему распорядку (опоздания, ранние уходы, долгое отсутствие во время обеденного перерыва или «паузы» в рабочее время);
• видимое укрепление внутренней дисциплины среди персонала;
• серьезное подспорье в ведении статистики и составлении итоговой отчетности;
• более быстрое и простое планирование занятости сотрудников, более обоснованное составление графиков;
• помощь в принятии управленческих решений, касающихся режима дня, кадровых вопросов, внутреннего трудового распорядка и др.;
• значительная финансовая экономия.

Вопрос: Как рассчитать и отразить в учете начисление заработной платы за сверхурочную работу работнику, получающему оклад? Организация работает в режиме пятидневной 40-часовой рабочей недели, при этом в трудовом договоре с работником содержится условие, что для данного работника установлен режим гибкого рабочего времени. Работникам с гибким режимом рабочего времени установлен суммированный учет рабочего времени, учетный период — месяц.
Посмотреть ответ

Главные принципы действия учетных систем

Автоматизация учета рабочего времени предполагает фиксацию с последующим анализом ряда значимых параметров, которые можно выбрать и установить. Среди них самыми главными выступают:

• автоматизированное временное протоколирование;
• пространственная фиксация;
• информационная оперативность (можно быстро донести информацию, причем персональную, до нужного сотрудника);
• сохранение базы данных.

В основном все АСУРВ рассчитаны на контроль над перемещениями сотрудников в течение определенных временных промежутков.

Это значит, что в памяти систем с каждым работником связывается некоторое территориальное пространство, в котором он должен находиться в течение установленных временных интервалов. В системах учитывается время вступления в установленную зону, нахождения в ней и выхода из нее, а в некоторых АСУРВ – еще и особенности занятости внутри рабочей зоны, то есть эффективность использования рабочего времени персоналом.

Таким образом, можно получить полную картину по установленным в системе критериям:

• соблюдение графика приходов и уходов;
• преобладающие виды нарушений (опоздания, ранние покидания работы, прогулы и пр.);
• фиксация переработок;
• формирование общей картины по подразделениям, временным интервалам, конкретным сотрудникам.

Различные виды АСУРВ

В зависимости от возможностей, принципов функционирования и получаемых результатов, системы учета рабочего времени можно разделить на несколько типов.

Организация видеонаблюдения

Самый простой и в некотором отношении примитивный способ контроля. Заключается в установке оборудования, фиксирующего изображение, иногда совместно со звуком, в различных помещениях компании. Несомненно, некоторая его эффективность для работодателя подтверждена, поскольку видеонаблюдение:

• показывает, чем занят каждый отдельный сотрудник в наблюдаемый момент;
• может восстановить картину нужного временного промежутка;
• позволяет отслеживать контакты персонала;
• дает относительную безопасность от воровства;
• оборудование сравнительно недорого и просто в установке и обслуживании.

Минусы для начальства очевидны:

• нет сведений о продуктивности работы персонала (например, на экране человек работает за компьютером, но составляет ли он отчет или находится в соцсетях, увидеть невозможно);
• дается только обобщенная ситуация рабочего дня;
• зная о местонахождении оборудования, его достаточно легко вывести из рабочего состояния или не попадать в зону его действия;
• практически невозможно использовать при большом скоплении людей;
• не очень высокая точность при распознавании.

Персоналу обычно приходится мириться с видеонаблюдением, установленным начальством, плюсы в нем могут найти только сотрудники службы безопасности. Остальным категориям пребывание «под прицелом» камер, как правило, не доставляет удовольствия, разве что может просто войти в привычку.

Биометрика

Система учета, ориентированная на биометрических показателях, индивидуальных для каждого сотрудника, основана на принципе идентификации: сотрудник, попадающий в пространство «рабочей зоны», фиксирует момент своего входа и выхода с помощью какого-либо биометрического идентификатора.

В современных устройствах чаще всего используется отпечаток подушечки пальца, в более сложных приборах – сетчатки глаза, иногда применяется голосовая идентификация.

• можно точно определить время нахождения в «рабочей зоне»;
• практически невозможно подменить пользователя;
• почти полностью исключается возможность несанкционированного проникновения на рабочую территорию.

Недостатки биометрической системы:

• невозможность отследить эффективность занятости сотрудников (фиксируется только время, а не то, чем занят сотрудник в «рабочей зоне»);
• точность определения местонахождения сотрудника ограничена расположением терминалов системы;
• из-за прохождения контроля персоналу приходится отвлекаться и тратить на это дополнительное время;
• при большом количестве сотрудников у одного терминала процесс идентификации может сильно затягиваться.

«Карточная» система

Принцип действия ее такой же, как и у биометрической, – идентификация. Разница состоит в том, что в качестве идентификатора выступает не биологический фактор, а некая внешняя метка, выполненная чаще всего в виде карточки. Эту карточку для прохождения системы нужно поднести или вложить в считывающее устройство терминала.

Плюсы такие же, как и при биометрике, к ним добавляется относительно меньшая стоимость оборудования.

Соответственно, похожи и минусы: ограниченность зоны контроля, невозможность использования при больших потоках людей, к тому же, в отличие от биометрической АСУРВ, «карточная» система позволяет выполнить подмену гораздо легче (карточку можно подделать, украсть, передать другому человеку).

Программные системы

Во многих компаниях основная занятость сотрудников протекает за компьютером, который сам по себе является «учетной машинкой». Он фиксирует время включения и выключения, а также сохраняет в памяти «историю» пользователя. Этими особенностями можно воспользоваться при учете рабочего времени офисных сотрудников.

Работодательские «бонусы» такой АСУРВ заключаются, помимо общих (учет временных интервалов занятости), в возможности четко отслеживать использование рабочего времени, то есть определять, какие именно ресурсы были задействованы каждым конкретным пользователем и в течение какого времени это происходило.

Ко всему прочему, это самая дешевая система из всех автоматизированных, поскольку не требует дополнительного оборудования. А затраты осуществляются только на интерпретацию данных.

Недостатки этой системы:

• ограниченная сфера применения;
• неприменима для мобильного персонала;
• легко осуществить подмену пользователя;
• при наличии соответствующих умений и навыков данные системы можно сфальсифицировать.

Системы, отслеживающие позиционирование в реальном времени

Такие АСУРВ основаны не на фиксации входа и выхода сотрудника на рабочую территорию, а на определении его положения в заданный момент времени.

Как правило, такие системы применяются для контроля рабочего времени мобильных работников, чьи функциональные обязанности как раз и предусматривают постоянное перемещение, например, водителей, экспедиторов, курьеров. Но можно таким же образом контролировать и сотрудников любой сферы.

Слежение за местонахождением осуществляется с помощью оборудования, например, GPS, которое может быть установлено на самом рабочем месте (как, например, на борту рабочего автомобиля) либо представлять собой трекер, который всегда с собой у отслеживаемого сотрудника.

Позитивные стороны такой АСУРВ:

• позволяет наиболее точно проанализировать соотношение времени и пространственных перемещений персонала;
• можно комбинировать с системой видеонаблюдения;
• легко сохраняются и фиксируются данные контроля;
• высокая точность определения местоположения;
• работает и с большими человеческими массивами;
• работая, не отвлекает персонал от непосредственных обязанностей.

Сложности, связанные с такими системами:

• достаточно дорогое оборудование;
• необходимость постоянного технического обслуживания;
• в случае выхода оборудования из строя его не всегда можно оперативно заменить, а утраченные данные – восстановить.

Выбор той или иной АСУРВ должен быть обусловлен конкретными целями и проблемами предпринимателя, его финансовыми и технологическими возможностями, характером выполняемой персоналом работы.

Источник

Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине

Дисциплина – лучший инструмент для повышения эффективности и продуктивности организации. JCat.Работа расскажет о современных эффективных способах контроля работы кадров.

Рабочее время – это тот период, в течение которого сотрудник непосредственно выполняет свои обязанности. Это понятие четко прописано в соответствующей статье Трудового кодекса РФ. А вот длительность периода рабочего времени зависит от конкретных условий работы. Локальные документы и приказы отдельных организаций позволяют задействовать сотрудников для выполнения их профессиональных обязанностей в нерабочее время, при этом возможность и условия «сверхурочной» работы должны быть четко прописаны в договоре.

Без планирования в этом деле не обойтись: только четкая организация времени позволит оптимизировать деятельность всей организации. При этом возникает закономерный вопрос: как организовать систему контроля времени работы кадров?

Виды контроля

Прежде всего нужно определиться, что именно важно контролировать в организации. Ответ на этот вопрос поможет найти лучший способ решения задач. Условно все варианты можно разделить на две основные категории:

1. Контроль физического присутствия. Здесь все просто: к примеру, на режимном предприятии все должны быть на работе не позже, чем указано в правилах внутреннего распорядка, а опоздания обязательно фиксируются и влекут за собой штрафные санкции. Для этого должна быть установлена «проходная» – место, где контролируется приход на работу и момент, когда сотрудник покидает предприятие.
2. Контроль работы сотрудников с учетом времени продуктивности. Этот вид контроля организовать сложнее: необходимо не просто определить, во сколько сотрудник пришел на работу и вышел из компании, а зафиксировать момент, когда он приступил непосредственно к выполнению своих служебных обязанностей. Это важно для того, чтобы оценить качество использования рабочего времени, особенно если должностная инструкция предусматривает выполнение конкретных задач в определенные сроки. Например, изготовление деталей, прием пациентов или выполнение задач на ПК.

В некоторых ситуациях важно определять продуктивное и непродуктивное время работы. Например, если речь идет о работе за компьютером, то важно проконтролировать не только время прихода сотрудника на работу (и даже не время включения ПК), а непосредственно период выполнения рабочих задач. При этом могут использоваться такие методы контроля, как дистанционное наблюдение за происходящим на экране, записи с камер, тайм-трекеры или периодические проверки в любом удобном для руководителя виде. Такая же ситуация касается сотрудников call-центра: их разговоры могут быть прослушаны для сравнения реальных результатов работы и заявленных достижений.

Не менее важно организовать эффективный учет рабочего времени фрилансеров или сотрудников на дистанционке. Конечно, если речь идет об оплате за результат работы и проектном менеджменте, то контроль времени работы сотрудников отходит на второй план – основным критерием становится выполнение определенного объема задач в указанные сроки.

Способы контроля рабочего режима

Если речь идет о небольших организациях, начальник может попробовать самостоятельно следить за подчиненными. Однако это далеко не всегда удобно, не говоря уже о том, что такое поведение не способствует формированию доверительных отношений между руководством и персоналом.

Поэтому личный контроль работы сотрудников начальнику лучше даже не пробовать воплощать в реальность.

Способы определения времени, проведенного сотрудником на работе, отличаются по сложности исполнения, степени технологичности, эффективности и другим критериям, поэтому каждый руководитель у себя в компании может внедрить максимально подходящие методики.

Раньше для этих целей использовались различные механические устройства, табель или журнал, которые велись от руки.

Сегодня мир электроники открывает для нас новые возможности: программное управление берет на себя основные функции учета и контроля рабочего времени.

Однако многие учреждения, преимущественно государственной формы собственности, предпочитают использовать традиционные способы того, как организовать фиксацию времени прихода и контроль ухода сотрудников. Среди них:

• организация дежурного поста;
• назначение ответственного или дежурного за контроль прихода сотрудников на работу;
• ведение журнала самозаписи.

Самостоятельный учет времени прихода-ухода в соответствующих документах развивает в сотрудниках чувство ответственности и помогает ощутить собственную значимость на работе. Однако лучше, если в таком случае на предприятии будет внедрена дополнительная система контроля, например, камеры видеонаблюдения.

Один из самых популярных вариантов учета времени прихода и ухода персонала – это пропускные системы. В таком случае сотрудники компании могут зайти в офис только по специальным карточкам или отпечаткам пальцев. В момент пропуска фиксируется время. Информация по каждому сотруднику хранится в отдельном файле, доступ к которому есть в любой момент.

Для более глубокой оценки деятельности кадров во время работы необходимо позаботиться о внедрении автоматических систем мониторинга рабочего времени. У них высокая цена, но при этом стоимость покрывается достаточно быстро: с менеджеров снимаются функции контроля, а затраты работодателя минимизируются за счет того, что сотрудники начинают серьезнее относиться к дисциплине.

Руководство может организовать на рабочих местах подчиненных такие варианты контроля:

• контроль работы персонала с помощью записей телефонных разговоров с клиентами;
• контроль деловой переписки для выявления эффективности и продуктивности работы;
• записи с камер наблюдения для определения присутствия сотрудника на месте в период рабочего времени;
• выполнение задач в период между моментом включения ПК и его выключением.

Установка системы видеонаблюдения связана с дополнительными расходами на оплату работы специальной команды, которая будет непрерывно контролировать происходящее на мониторах. Такой вариант не всегда удобен, однако в некоторых случаях только видеонаблюдение может помочь организовать дисциплину в компании.

У каждого из методов есть преимущества и недостатки, и задача руководителя – понять, что станет максимально эффективным инструментом для его организации.

JCat.Работа рекомендует комплексный контроль работы персонала. При этом важно предупредить коллектив о новых условиях мониторинга заранее, ведь новость о внедрении системы контроля может принести результаты еще до ее установки.

Источник