Способы классификации юридической информации

Справочная информация: «Понятие и структура правовой информации» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

ПОНЯТИЕ И СТРУКТУРА ПРАВОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

(материалы подготовлены специалистами

АО «Консультант Плюс»)

Условия и порядок вступления в силу федеральных нормативных правовых актов см. справочную информацию

Условия и порядок вступления в силу международных договоров Российской Федерации. Порядок их опубликования см. справочную информацию

В сфере юридической деятельности и правовой информатизации широко применяется термин «правовая информация». К правовой информации относятся, прежде всего, правовые акты, а также вся информация, которая связана с правом: материалы подготовки законопроектов и других нормативных правовых актов, их обсуждения и принятия, учета и упорядочения, толкования и реализации правовых норм, изучения практики их применения. В правовую информацию включаются также материалы о правовом образовании и разработке научных концепций развития права.

Исходя из сказанного, правовую информацию можно определить как массив правовых актов и тесно связанных с ними справочных, нормативно — технических и научных материалов, охватывающих все сферы правовой деятельности.

Правовую информацию, в зависимости от того, кто является ее «автором», то есть от кого она исходит, и на что направлена, можно разделить на три большие группы: официальная правовая информация, информация индивидуально — правового характера, имеющая юридическое значение, и неофициальная правовая информация.

Официальная правовая информация — это информация, исходящая от полномочных государственных органов, имеющая юридическое значение и направленная на регулирование общественных отношений.

Информация индивидуально — правового характера, имеющая юридическое значение, — это информация, исходящая от различных субъектов права, не имеющих властных полномочий, и направленная на создание (изменение, прекращение) конкретных правоотношений.

Неофициальная правовая информация — это материалы и сведения о законодательстве и практике его осуществления (применения), не влекущие правовых последствий и обеспечивающие эффективную реализацию правовых норм.

Рассмотрим названные группы более подробно.

Источник

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

• с основными понятиями делопроизводства;
• с правилами составления документов;
• с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;
• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

• управленческая,
• экономико-статистическая,
• научно-техническая,
• юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

• состояние системы или
• принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

• регистрация первичной информации или принятого решения,
• передача,
• обработка,
• хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

• Законодательные и правовые акты РФ
• ГОСТы – государственные стандарты,
• Нормативные документы
• Классификаторы
• ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
• Отраслевые стандарты
• Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
• Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению (служебные, личные);
• по сложности (простые, сложные);
• по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
• по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
• по форме (типовые, индивидуальные);
• по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

• устав предприятия;
• описание его структуры;,
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

• приказы,
• распоряжения и
• решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
• трудовые книжки,
• индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
• личные дела,
• лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

1.9. Классификация информации в правовой системе

С учётом юридических особенностей и свойств информация существует самостоятельно от своих материальных носителей. Исходя из этого она имеет различные виды и формы представления информации при регулировании конкретных информационных отношений.

Вид информации– это различные направления отраслей знаний (сведений) о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, например: научная, техническая, финансовая и т.п. информация, информация о гражданах, конфиденциальная информация и иные виды тайн.

Форма представления информациизависит от материального носителя, на котором она хранится. К таким носителям можно отнести человека, документированную информацию, базу данных, информационные ресурсы, информационные системы. Форма предоставления информации в зависимости от носителя информации:

знаки (символы), нанесенные на любой материальный носитель (документ);

знания в памяти человека;

различные физические поля.

Особенности информации, обрабатываемой в электронной форме в виде

данных, являющихся «электронной копией» документов, знаний, изображений;

Информационные объекты– понятие, введённое в Гражданский кодексе РФ для регулирования имущественных отношений между владельцами, где право на информацию рассматривается как право собственности на интеллектуальную собственность.

Информация как объект гражданских правоотношений – произведение науки и культуры, другие формы отображающие информацию, а также информация, содержащая в документах, закрепляющих авторские права на изобретения, промышленные образцы (патенты, свидетельства и т.п.).

По признаку собственности информация классифицируется следующим образом:

информация, находящаяся в собственности государства (компетентных органов);

информация, находящаяся в собственности предприятий (коллективов);

информация, находящаяся в собственности граждан.

По роли в правовой системе информация разделяется на правовую и неправовую.

Нормативная правовая информациясоздаются в порядке право-творческой деятельности и содержится в нормативных правовых актах.

Правовая информация по уровню принятия акта и видам классифицируется так:

Нормативные правовые акты федерального уровня:

– Конституция Российской Федерации;

– Федеральные конституционные законы Российской Федерации;

– Федеральные законы Российской Федерации;

– Указания и распоряжения Президента Российской Федерации;

– Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации;

– нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти.

нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации;

законодательные акты субъектов Российской Федерации;

нормативные правовые акты высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

акты органов местного самоуправления.

Ненормативная правовая информациясоздается, как правило, в порядке правоприменительной и правоохранительной деятельности. С помощью такой информации реализуются предписания правовых норм. К ним можно отнести, например, общую информацию о состоянии законности и правопорядка (заявления в суд, судебную, уголовную статистику и т.п.), информацию о гражданско-правовых отношениях, (договора, соглашения и т.п.), информацию судов и судебных органов, информацию, связанную с раскрытием и расследованием правонарушений.

Информации по её доступности разделяется:

обязательно представляемая информация;

информация с ограниченным доступом;

информация доступ к которой не может быть ограничен;

информация не подлежащая распространению.

Обязательно представляемая информация. Такая инфоромация создается юридическими и физическими лицами в порядке учёта и отчетности и направляется или предоставдяется органам и организациям, юридическим и физическим лицам в соответствии с действующим законодательством.

Произведения науки и литературы и т.п. Массовая информация. Информация, содержащая сообщения информационного характера распространяемые СМИ. Информация о выборах, референдумах. Официальные документы. Законы, судебные решения, и иные тексты законодательного акта. Сведения о состоянии окружающей среды, ограничение которых не может быть ограничено. Другая открытая информация.

Информация с ограниченным доступом. Информация, доступ к которой ограничен в соответствии с законом. В соответствии с ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» |вся информация с ограниченным доступом делится на государственную тайну и конфиденциальную информацию.

К государственной тайне относятся сведения в области военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно — розыскной деятельности государства, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

К конфиденциальной информации относятся: служебная тайна, коммерческая тайна, персональные данные, право гражданина на неприкосновенность частной жизни, профессиональная тайна, тайна следствия и судопроизводства и другие виды тайн.

Особое место среди рассмотренных видов информации занимает информация, не подлежащая распространению, которая требует ограничения своего распространения в силу её негативного влияния на состояние общества. К такой информации относят информацию, возбуждающую (национальную, расовую или религиозную ненависть и вражду, порнографические материалы, сведения, связанные с посягательствами на честь, доброе имя и деловую репутацию, ложная, недостоверная информация. Информация, влияющая на здоровье человека, поведение, психику, отрицательно влияющая на общественное сознание.

Источник