Способы классификации юридических документов

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

• с основными понятиями делопроизводства;
• с правилами составления документов;
• с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;
• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

• управленческая,
• экономико-статистическая,
• научно-техническая,
• юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

• состояние системы или
• принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

• регистрация первичной информации или принятого решения,
• передача,
• обработка,
• хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

• Законодательные и правовые акты РФ
• ГОСТы – государственные стандарты,
• Нормативные документы
• Классификаторы
• ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
• Отраслевые стандарты
• Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
• Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению (служебные, личные);
• по сложности (простые, сложные);
• по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
• по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
• по форме (типовые, индивидуальные);
• по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

• устав предприятия;
• описание его структуры;,
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

• приказы,
• распоряжения и
• решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
• трудовые книжки,
• индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
• личные дела,
• лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Классификация юридических документов

Документ — это материальный носитель информации. Документы могут быть текстовыми, графическими, фотографическими изобразительными, звуковыми. Юридические документы — это, как правило, документы текстовые, на бумажном носителе. Но с развитием систем электронной информации появляются и документы на машинных носителях (диски, дискеты, ленты, пластиковые магнитные карты и т. п.). Главное в том, что юридический документ — это документ, содержащий правовую информацию.

С помощью юридических документов средства правового регулирования (нормы, индивидуальные решения, соглашения и т. д.) становятся доступными для других субъектов, им придается определенная официальность. С их помощью достигается определенность правового регулирования, независимость от произвола отдельных лиц и, в конечном счете, устойчивость общественных отношений, стабильность, прочность правового, а, следовательно, и социального положения человека.

Юридические документы сопутствуют всем стадиям правового регулирования. Более четкому пониманию сути юридических документов будет способствовать их классификация. В зависимости от характера правовой информации все юридические (правовые) документы можно подразделить на пять основных групп:

а) Нормативные документы.

К ним относятся все нормативные правовые акты, как источники, формы права. Это акты, которые содержат такие идеальные объекты как нормы права. К числу этих документов следует отнести и интерпретационные акты общего характера, содержащие интерпретационные нормы.

б) Документы, содержащие решения индивидуального характера, имеющие властно-обязательный характер, влекущие правовые последствия, т. е. устанавливающие, изменяющие и прекращающие субъективное право и юридические обязанности.

Сюда относятся индивидуальные решения как государственных органов (решения высших органов государственной власти и управления; решения, приговоры, постановления судов, решения арбитражных органов, приказы министров, руководителей предприятий и учреждений, решения государственных инспекций, акты следствия и дознания и т. д. ), так и органов общественных организаций и отдельных лиц, когда их решениям в общем или индивидуальном плане придается юридически обязательное значение (решения комиссий по трудовым спорам профсоюзных комитетов, третейского судьи и т. д.).

в) Документы, фиксирующие юридические факты.

Это наиболее многочисленная группа юридических документов. Если всего нормативных документов в стране около 30—40 тысяч, то очевидно, что количество документов второй группы должно измеряться миллионами, а третьей — миллиардами.

Многочисленность и разнообразие последних требуют различных классификаций и, прежде всего, по характеру этих фактов:

— документы, фиксирующие факты, определяющие правовой статус субъектов (паспорт, военный билет, документы об образовании, различные удостоверения — участника войны, пенсионера, инвалида, документы, удостоверяющие служебное положение, свидетельства о рождении, о браке, об усыновлении и т. д.);

— документы, фиксирующие факты, от которых зависит правовой режим объектов права (документ об отводе земельного участка под строительство, сельскохозяйственное и иное использование, документ об отводе лесосеки, технический паспорт автомашины, счета в сберкассе и сберегательные книжки и т. д.);

— документы, фиксирующие факты — волеизъявления субъектов права (сделки, договоры, доверенности, жалобы, заявления и т. д.);

— документы, фиксирующие факты-события (акты о порче или уничтожении посевов, скота, строений, средств транспорта и иного имущества в результате стихийных бедствий и т. п. );

— документы, фиксирующие факты движения товарно-материальных и иных ценностей (приходно-расходные финансовые документы госбанков, сберкасс, денежных касс предприятий и учреждений, приходно-расходные документы на прием-передачу товарно-материальных ценностей от одной организации другой, от одного материально-ответственного лица другому и т. д.).

г) Деньги и ценные бумаги.

Ценные бумаги — это документы, фиксирующие имущественные права их обладателей. И коль скоро в них фиксируются юридические права, это не просто документы, а юридические документы. К ним относятся облигации, банковские сертификаты, чеки, акции, векселя и др.

Своеобразными документами являются бумажные деньги в виде банковских билетов. Как юридический документ денежный билет удостоверяет имущественное право лица, собственника билета, право использовать этот документ в гражданском обороте как средство платежа за услуги различного рода и материальные ценности.

д) Документы, фиксирующие факты-доказательства, используемые для обоснования (доказывания) фактов, имеющих юридическое значение (юридических фактов).

Необходимо отметить, что все документы, перечисленные в п. «в», служат для того, чтобы быть доказательствами юридических фактов, которые они фиксируют. Однако в данном случае речь идет о фиксировании таких фактов, которые сами по себе не являются юридическими, но служат для доказательства таковых. К ним относятся различного рода процессуальные документы, как источники доказательств: протоколы, составляемые в процессе следствия и дознания (осмотра места происшествия, допроса очной ставки, обыска, выемки документов, заключения экспертизы), судебных процессах (протоколы судебных заседаний).

Юридические документы как носители информации, имеющей юридическое значение, носят, как правило, официальный характер, за некоторыми исключениями (например, простой договор, нотариально не удостоверенный), ибо исходят от официальных органов, уполномоченных на их принятие или выдачу.

Юридическая сущность документов состоит не только в характере информации, в них содержащейся, но в их особом внешнем оформлении, которое достигается путем «привязок» документа к субъектам, от которых они исходят. Это делается или в заголовке документа, отражающем его название, например: Указ Президента РФ; или в самом тексте, например: в паспорте указывается орган, его выдавший, и подпись должностного лица. Каждый документ, исходящий от официального органа, должен иметь подписи соответствующих должностных лиц, а в необходимых случаях, когда документ выходит за пределы органа, и печать.

Юридический документ должен иметь, как минимум, две «привязки» к субъектам: к субъекту — автору документа и к субъектам — адресатам. Очевидно, нормативные документы «привязываются» к целой группе (виду) адресатов: ко всем гражданам государства, ко всем военнослужащим, работникам МВД и т. д. Все прочие документы — к адресатам, конкретно названным. В документах, фиксирующих правовой режим объектов собственности, наблюдается тройная «привязка». Третья привязка — это «привязка» документа к объекту собственности. Например: на первой странице технического паспорта автомобиля указываются признаки, индивидуализирующие автомобиль — марка, модель, год выпуска, номер двигателя, кузова, государственный номер, юридические основания права собственности; на второй — данные, индивидуализирующие его собственника; и в конце страницы — указание на орган, выдавший документ, дата выдачи, подпись должностного лица и печать. Таким образом, документ «привязан» к двум субъектам и объекту. Основное его назначение — официально зафиксировать связь объекта права собственности с его субъектом, а также служить средством государственного контроля по использованию автотранспорта и дорожным движением.

Тройная «привязка» может быть осуществлена и к трем разным субъектам, например, при нотариальном удостоверении доверенности (доверитель, доверенный и нотариус). Итак, каждый юридический документ «привязывается» к субъектам, объектам, юридическим фактам, например, при выдаче справки, а также к месту и времени выдачи (составления) документа. Некоторые из этих привязок: название документа, органа, выдавшего документ, дата, место выдачи, подпись должностного лица, печать — называются реквизитами документа. Можно сказать, что именно с помощью реквизитов осуществляют «привязки» юридических документов. Эти реквизиты придают документу юридическую силу, легитимируют документ. Исследование, проверка любого документа обычно начинается с проверки его реквизитов, их соответствия друг другу, затем переходят к проверке компетенции органа, выдавшего документ, имел ли он право на выдачу или составление такого документа и, наконец, исследуют содержание документа, соответствие его действительности и т. д.

Заметим, что реквизиты обязательны и для документов на машинных носителях. Придание юридической силы документам на машинном носителе регламентировано таким документом как ГОСТ 6.10.4-2003, который предусматривает и некоторые дополнительные реквизиты, например, код лица, отвечающего за правильность документа, электронная подпись и т. п.

Надлежащее оформление, хранение, обоснованная, законная выдача, подлинность юридических документов есть непременное условие законности и правопорядка в обществе, стабильности и защиты общественных интересов, прав граждан, нормальной деятельности государства. Поэтому государство небезразлично относится к нарушениям в сфере документооборота. В Уголовном кодексе РФ мы видим немало статей, устанавливающих ответственность за преступления, связанные с указанными нарушениями. Например, предусмотрена ответственность за подделку удостоверений и иных официальных документов, предоставляющих права (ст. 327 УК РФ), за подделку и сбыт денег и ценных бумаг, кредитных карт (ст. 186, 187 УК РФ), служебный подлог (ст. 292 УК РФ), злоупотребления нотариуса (ст. 202 УК РФ), фальсификацию доказательств (ст. 303 УК РФ), приобретение или сбыт официальных документов (ст. 324 УК РФ) и целый ряд других преступлений, совершение которых связано с подделкой, фальсификацией, представлением документов в официальные органы (контрабанда, уклонение от уплаты налогов, от воинской обязанности и др.).

Источник