Способы классификации деловых документов

Классификация деловой документации

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следую­щим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложнос­ти, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юри­дической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, харак­теру содержания.

По видам деятельности(или назначению) документы подраз­деляются на научно-технические, конструкторские, технологи­ческие, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, пла­новые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгал­терскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованиюсуществует множество разновидностей до­кументов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, черте­жи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объясни­тельные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анке­ты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свиде­тельства и т. д. и т. п.

По способу фиксации информациидокументы бывают: пись­менные (рукописные, машинописные, типографские, подготов­ленные на множительных аппаратах, электронные), графичес­кие и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составлениядокументы подразделяются на доку­менты, используемые для решения внешних и внутренних воп­росов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) кор­респонденцию.

По степени сложностидокументы классифицируют на про­стые и сложные. Простые — это документы, в которых рассмат­ривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласностиразличают документы открытые (несек­ретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для слу­жебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силедокументы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнениядокументы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сро­ком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовкидокументы подразделяются на чер­новики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, под­готовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, вы­писки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом вос­произведение подлинника. Отпуск — копия документа, остаю­щаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имею­щий одинаковую силу с подлинником.

По происхождениюдокументы классифицируют на служеб­ные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и лич­ные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранениядокументы делятся на документы посто­янного и документы временного хранения. Документы времен­ного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательностидокументы бывают информацион­ные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификацииразличают документы индивидуаль­ные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифи­цированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специ­фическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформ­лении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная ин­формация размещается в заголовках граф и боковике (заголов­ки строк), а переменная (в цифровом или словесном выраже­нии) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информа­ционной емкостью, позволяет строго классифицировать и ко­дировать информацию и легко суммировать аналогичные дан­ные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления доку­ментов по аналогии.

По характеру содержаниядокументы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, ко­торая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудниче­ство и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, до­говоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, арен­ды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

Источник

Способы классификации документов

Существует несколько способов классификации документов официально-делового стиля:

1. По месту составления: внутренние и внешние документы. Внутренний документ создаётся в рамках одной организации, где работают и составитель, и адресат текста. К внутренним документам относятся, например, приказы администрации предприятия, служебные записки, должностные инструкции и пр. Внешние документы предназначаются адресатам, работающим на других предприятиях. Это все виды деловых писем, приказы и распоряжения вышестоящих организаций и пр.
2. По содержанию: простые и сложные. Простые документы посвящены решению одного вопроса, сложные — двух и более.Так, к простым документам обычно относят заявление, объяснительную записку и многие другие виды личной документации. Сложными документами могут быть приказы, письма, инструкции.
3. По форме: индивидуальные и типовые. Индивидуальные документы предполагают некоторую самостоятельность текста и элементы творческого подхода (что не исключает их стандартизованности). Это отдельные виды писем, служебных записок, докладных. Типовые документы стоятся на базе заранее заданного текста путём видоизменения его отдельных элементов; чаще всего эти документы одинаковы для групп однородных предприятий (например, штатное расписание, положение о персонале и пр.).Если в типовом документе постоянные элементы отпечатаны типографским способом, а для переменных предусмотрены пробелы, которые заполняются при его составлении, то такой документ называют трафаретным (анкеты, некоторые виды справок, трудовые договоры).
4. По срокам исполнения: срочные и бессрочные. В срочных документах содержится указание на выполнение некоторых действий в ограниченный временной период (распоряжения, указания и пр.). Действие бессрочных документов не ограничено временными рамками (указы, законы, некоторые виды инструкций).
5. По происхождению: служебные и личные. Служебные документы направлены на реализацию интересов организации. К таким документам можно отнести приказы, деловые письма, контракты. Личные документы, как правило, отражают взаимодействие отдельного физического лица с официальными органами или другими лицами (например, заявление,доверенность, расписка объяснительная записка и пр.).
6. По виду оформления: подлинники, копии, дубликаты и выписки. Подлинник — это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
   Копия абсолютно точно воспроизводит подлинник, но имеет ограниченную юридическую силу, за исключением нотариально заверенных.
   Дубликат — это копия , имеющая одинаковую силу с подлинником, выдающаяся в случае его утери.
   Выписка — это воспроизведение только одной из частей подлинника. Копии, дубликаты и выписки должны быть заверены печатями так же, как и подлинники.
7. По функции: организационные документы, направленные на регламентацию деятельности организации или предприятия, и распорядительные документы, содержащие конкретные распоряжения.
   К организационным документам относят устав, положение, штатное расписание, положение о персонале, должностную инструкцию;
   к распорядительным — приказы, распоряжения, указания, решения.
   Кроме организационных и распорядительных можно выделить также информационно — справочные документы, документы по персоналу предприятия (трудовой договор, личные карточки, учётные карточки, анкеты), письма, договоры. Нужно отметить неоднозначность классификации документов по функции. Так, одни авторы относят протокол к распорядительным документам, другие — к справочно — информационным.

Официально-деловой стиль.
Правила оформления документов

Документы — это оформленные по установленным правилам и зафиксированные на разных носителях информации тексты, необходимые для реализации управляющих воздействий.

Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами:

• ГОСТ Р 6.30 — 2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к постророению формуляра-образца.
• ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.
• ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

Существует пять типов записи для деловых документов:

1. Линейная — запись, обладающая самостоятельностью в оформлении мысли, с полностью оформленными предложениями, которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).
2. Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением целого ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).
3. Трафарет — традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).
4. Анкета — перечень заранее подобранных вопросов. Отличается от трафарета тем, что является более дробной, вопросы и ответы могут иметь как одинаковую, так и разную форму, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учёту кадров).
5. Таблица — совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и занесённых в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей (табели, расчётные ведомости, штатное расписание и др.).

Форма, в соответствии с которой составляется документ, определяется требованиями ГОСТов и действуюшими правилами оформления документов. В случае отсутствия законодательно закреплённых рекомендаций по составлению документа прибегают к сложившейся практике их оформления.

Составные части документа (его реквизиты) определяются рекомендациями ГОСТ Р 6.30 — 2003. «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Для каждой разновидности документов набор реквизитов определяется отдельно в соответствии с требованиями ГОСТа, Гражданского или Налогового кодексов РФ, другими юридическими актами, а также сложившейся практикой делопроизводства. Отсутствие обязательных реквизитов документа может повлечь за собой признание его недействительным, а значит освободить партнёра от обязательств, зафиксированных в таком документе.

Распорядительные документы

Источник

6. Классификация деловых документов

Вопрос 6. Классификация деловых документов

Все документы, обращающиеся в организациях, можно классифицировать по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации и характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, деловые письма, факсы, телеграммы, анкеты и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

Читайте также:  Техникой физических упражнений принято называть способ целесообразного решения двигательной задачи

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные (многоаспектные). Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных — несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования, с грифом «конфиденциально», «лично»).

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные в отличие от подложных документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

Рекомендуемые файлы

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным соответствующими правовыми актами, резолюцией руководителя, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Подлинник — единственный экземпляр документа, оформленный и под­писанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные (деловые), подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директив­ные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкеты или таблицы.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа, излагаемого деловым языком.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

25. Чем обеспечивается чистота воздуха в помещениях — лекция, которая пользуется популярностью у тех, кто читал эту лекцию.

Анкета — способ представления унифицированного документа или текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкета рекомендуется для использования в тех случаях, когда характеризуется один объект по ряду параметров.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество. Это, в частности, договоры (поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), трудовые соглашения и т. п.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Источник