Способы как сэкономить время

Как все успеть, или 9 способов экономии времени

Попробуйте поймать время. Даже Фаусту не удалось. Его бывает слишком много, и оно тянется как резина до конца рабочего дня. Или его слишком мало и конец рабочего дня наступил, а вы завалены работой. В отпуске оно летит незаметно, на работе еще быстрее. Как же упорядочить свою жизнь, чтобы поймать время за хвост?

Способ 1. Список

Список дел, так или иначе, есть у всех. В блокноте, в планшете или телефоне, на обрывке конверта или письма. Но как мы структурируем эти записи? Чаще никак – пишем все подряд. Попробуем разделить листок на три части:

В первой запишем то, что должно быть сделано именно сегодня. Во второй завтрашние дела. В третьей – отложенные, с датой крайнего выполнения.

Придерживайтесь правил:

• если сегодня остались незаконченные дела, они переходят наверх второго пункта;
• нельзя отложить дело из списка №1 просто потому, что оно мне не нравится;
• не приступаю к делам второй части, пока не выполнена первая;
• вознаграждаю себя за вычеркивание пункта чашкой кофе или чая.

Как составить список, если дела валятся непрерывно? И все срочные. Можно утром, можно вечером. Но сделав, старайтесь придерживаться. Двигаем дела только ради чрезвычайных ситуаций и цейтнотов.

Способ 2. Контролируем время

У каждого есть типовые действия, которые занимают определенный промежуток времени. На основании предыдущего опыта можно поставить временные рамки для каждой задачи. Для новых засекаем время – сколько его уйдет на решение. Это даст возможность контролировать его в будущем.

Сначала это будет трудно, но зато в будущем выработается автоматизм в распределении временных ресурсов в зависимости от комплекса задач и дел.

Способ 3. Выделяем время

Устанавливаем для определенных дел определенное время. Например, с часу до двух читаем почту и отвечаем на письма. С утра работаем с менеджерами. Приучите окружающих, что это время выделено для этой задачи и никак иначе. Особенно сотрудников.

Способ 4. Не отвлекаемся

Когда мы заняты проектом, не переключаем внимание на другие дела. Стараемся не отвечать на звонки (кроме самых важных), закрываем дверь, вешаем табличку «Не беспокоить».

Способ 5. Бережем список

Мы пытаемся действовать по списку, и вдруг кому-то срочно нужны — возникает масса дополнительных дел, всем срочно нужно именно наше внимание. Не ведитесь на это. Есть список, придерживаемся его. Кроме чрезвычайных ситуаций, естественно. Но только нам решать, насколько это важно и не терпит отлагательств. В конце концов, это мое время, я волен его распределять.

Способ 6. Расставляем приоритеты

Учимся говорить «Нет». Если список перегружен делами, нет свободной минуты – отказываемся от решения чужих проблем. Если есть время – пожалуйста. Учимся различать, что мы можем в данный момент сделать, а что не можем. И исходим из этого. Время-то наше.

Способ 7. Убираем отвлекающие факторы

На столе лежит стопка документов, все нужно просмотреть, проанализировать, сделать звонки. Убираем их. В шкаф, на пол позади себя или в любое другое место с глаз долой. Оставляем только то, чем занимаемся в данный момент. Иначе постоянно будет появляться мысль о том, что еще надо сделать. Сосредотачиваемся на текущей проблеме.

Способ 8. Правильно заканчиваем день

Бывают ситуации, когда работу приходится брать домой. Подумаем, можно ли незаконченные дела из первого списка перенести во второй? Нет – только в этом случае берем на дом! Просматриваем третий раздел, проверяем сроки. Начинают поджимать и нельзя перенести во вторую часть? Тоже берем домой. Не делайте это привычкой, иначе рабочий день растянется до 30 часов в сутки. У начинающего бизнесмена он и так 24 часа. Вот и не стоит увеличивать.

Способ 9. Не бывает ненужного времени

Сидим в очереди к врачу? Или ждем ребенка с тренировки? Это тоже время и его можно потратить с пользой. Решаем задачу, просматриваем документы, анализируем, думаем, делаем звонки, отвечаем на письма.

И в заключение

Читается с недоверием и скептицизмом, не так ли? Кажется, что в реальности все не так и все дела неотложные. Ничего подобного. Если мы не научимся контролировать свое время, никто нам его не добавит. Сутки не растянутся на 30 часов, организм все равно будет просить отдыха.

Занятой человек часто не может сосредоточиться на текущей задаче. Мысли все равно уносятся к тем проблемам, которые отложены или их еще предстоит сделать – телефонный звонок, ответ на письмо, чтение документа. Надо научиться выбрасывать из головы все второстепенное.

Эти способы действительно работают и реально помогают контролировать свое время. Проверено на личном опыте.

____________________ __________ __________ __________ __________ __________

Материал создан агентством контент-маркетинга Текстотека.

Хотите самостоятельно внедрить контент-маркетинг в свой бизнес? Подписывайтесь на наше сообщество ВКонтакте, там много бесплатного обучающего материала.

Источник

Как экономить время и управлять вниманием: 7 лайфхаков

Своими способами контролировать хаос уведомлений и не откладывать важные дела на потом делится Scrum-мастер Райффайзенбанка Артём Кротов.

За наше внимание идёт борьба. Начиная с рекламы по телевизору, придорожных баннеров, push-сообщений в смартфоне и заканчивая звонками с незнакомых номеров, нам все время хотят что-то предложить, продать или в чем-то убедить. Но, отвлекаясь на такие раздражители, мы теряем драгоценные ресурсы: наше время и нашу мыслительную энергию, нужные нам для действительно важных дел.

Я собрал 7 лайфхаков, которые, при разумном подходе, помогут экономить эти ресурсы. Поехали!;)

Речь коллеги по соседству, уведомления в телефоне, текст на экране компьютера, входящие в почте – всё это информационные потоки. Часто они поступают к нам единовременно, и мы моментально реагируем на них. В итоге мы теряем время и энергию на переключение с одного дела на другое, а главную задачу либо не успеваем завершить, либо делаем кое-как.

Работать лучше и быстрее можно, если распределять информационные потоки и стараться обрабатывать наименьшее количество запросов одновременно. Я попробовал разные способы, и в следующих разделах расскажу, какие мне помогли.

У меня есть аккаунты в 2-3 соцсетях, и раньше мне приходила целая лавина уведомлений о новых «лайках”, предложениях о дружбе и других важных — с точки зрения этих сетей — событиях. Лишь открыв одно такое сообщение, через 15 минут я обнаруживал себя посреди бесконечной ленты пушистых котиков или фото друзей из отпуска в Таиланде. А на скучной встрече или в метро рука автоматически тянулась за смартфоном, чтобы проверить, вдруг я что-то пропустил.

Я задумался: можно ли уменьшить нерациональные траты времени в соцсетях? Конечно, есть радикальный способ: удалить свой аккаунт 😉 Мне этого не хотелось, потому что соцсети для меня – не только развлечение, но и средство общения с родственниками и друзьями в других городах и странах. Помог простой шаг – я удалил приложение со своего смартфона. Есть ещё менее радикальный способ – выходить из учетной записи каждый раз после окончании сессии. Теперь я больше не отвлекаюсь на уведомления во время рабочего дня, а все новости проверяю за раз: например, вечером после ужина.

Стоит отложить смартфон на час, и экран заполняют сообщения из чата родителей группы «Ягодка» детского сада, уведомления о просмотрах и комментариях к недавно опубликованному видео, «пуши» о последних событиях в приложениях или обновлениях. Этим хаосом легче управлять, если оставить лишь самые важные нотификации и заблокировать остальные. Например, я нашёл такие инструкции для Android и iOS.

Чтобы проверить все события, которые накопились за день, как и для соцсетей, я выделяю определенное время — по 15 минут утром, в обед и вечером. Сначала немного переживал, что могу пропустить срочные сообщения, но потом понял, что в действительно важных случаях мне, скорее всего, позвонят или обратятся лично.

Мне всегда казалось, что создавать правила для входящих в Outlook умеют все, и что это легко. Но потом я стал замечать у коллег большой объем непрочитанных писем (может, и у вас так?), в которых трудно найти действительно важные. На мой вопрос: «Ты же знаешь, что можно настроить правила и обработать бóльшую часть входящих автоматически?» — они, как правило, отвечали: «Знаю, но мне некогда это делать».

В первый раз настройка правил займет минут 10-15, но потом они сэкономят вам гораздо больше времени. Лично у меня выходит до 1-2 часов еженедельно. Для настройки можно воспользоваться помощью на сайте Microsoft или поискать другие инструкции.

Глядя на список дел, мы обычно беремся не за самые важные задачи, а самые понятные. Например, когда нужно «Написать диплом» или «Подготовиться к сессии», мы подсознательно откладываем их на потом и выбираем другие дела, попроще. А потом садимся за работу в последнюю ночь, обещая себе, что в следующий раз точно начнём заранее. Можете ли вы припомнить за собой такое поведение? Я так поступал постоянно.

В больших задачах нас пугает неизвестность. Уменьшить её можно, сформулировав маленькие шаги, каждый из которых выполним за 20-30 минут. Они понятны, и браться за них уже не страшно. Например, эту статью я писал, следуя коротким пунктам: «Набросать план», «Описать настройку правил сообщений в Outlook» и т. д. Действительно помогает 😉

Сделав пару небольших задач в рамках большого и сложного проекта, вы снизите неопределенность в широком смысле, и у вас в голове возникнут идеи следующих задач. Так вы постепенно будете открывать карту местности (как в компьютерных стратегиях).

Чем меньше списков дел (личных/семейных/рабочих) и мест их хранения (блокноты/ приложения/крестики на руке), тем проще определить приоритеты и ничего не забыть. Я пользуюсь сервисом Todoist, но можно выбрать любой понравившийся лично вам – вот неплохой список. В использовании блокнота я тоже не вижу ничего плохого, главное, чтобы он был всегда под рукой.

Мне нравится техника концентрации, которая называется методом «помидора». Eго суть – фокусировка на одной задачей в течение фиксированного промежутка времени.

1. Определитесь с задачей, которую будете выполнять.
2. Поставьте «помидор» (таймер) на 25 минут.
3. Работайте, ни на что не отвлекаясь, пока таймер не прозвонит. Если на ум пришла отвлекающая мысль, запишите её и немедленно возвращайтесь к работе.
4. Сделайте короткий перерыв (3-5 минут).
5. После каждого четвёртого «помидора» сделайте длинный перерыв (15-30 минут).

Подробнее о технике можно узнать из этой статьи.

Меня часто отвлекают блуждающие мысли, вроде: «А я выключил дома утюг?» или «Все ли мы подготовили к отпуску?». Но думать об утюге на работе бессмысленно, а готовность к отпуску вряд ли проверишь по дороге домой. Чтобы эти мысли не всплывали в моей голове в ненужный момент, я собираю их в чек-листы и храню там, где их было бы полезнее всего увидеть при подготовке. Например, комплекс упражнений – в спортивной сумке, а список для подготовки к командировке – в папке «Travel» в облачном хранилище. На сайте 365done.ru можно найти примеры чеклистов на разные случаи.

Так же я оформляю в чеклисты списки книг/фильмов/идей на будущее. Их удобнее хранить не в общем списке дел, а в отдельном месте в блокноте, проекте в планировщике или папке в облаке.

Лучше сосредоточиться на делах помогает общий календарь для личных и рабочих планов. Можно завести несколько, но постоянно синхронизировать их между собой.

Я добавляю в рабочий календарь все личные события, которые могут повлиять на рабочий график, т.е. в период с 8 до 19 в рабочий день. Так мои коллеги всегда знают, где меня найти, и не теряют, если я вдруг забуду предупредить их, например, о визите к врачу. И вообще, планировать важные события из разных сфер жизни удобнее, когда все они находятся в одном списке.

Эти лайфхаки – не исчерпывающее руководство по личной эффективности. И, к сожалению, они не универсальны. Будут ли вам удобны данные инструменты, можно проверить только на практике. Только так вы сможете подобрать для себя идеальные рецепты, и может быть, это произойдёт не с первой и не со второй попытки. Поэтому дерзайте, пусть эти лайфхаки помогут вам сделать первые шаги. А изменения, которые вы почувствуете, наверняка вдохновят работать над эффективностью дальше. Поехали? 😉

Источник

Как экономить время: 15 советов

Как экономить время и все успевать? Есть ли элементарные и проверенные хитрости для этого на каждый день? Ответы на данные вопросы мы подготовили в сегодняшней статье в виде 15 простых, но действенных советов, которые позволят вам экономить свое время и успевать больше, чем всегда.

Задумывались ли вы, как экономить время на работе и в личной жизни? Получилось ли сделать это? Если нет, то сегодняшняя статья поможет вам в решении с экономией самого важного актива в жизни и позволить успевать больше, чем обычно.

Существует масса советов, книг и обучающих курсов от специалистов по личной эффективности. Это достаточно объемные публикации. Сегодня вы получите выборку из этих источников – 15 советов, которые позволят вам экономить время.

Не увлекайтесь интернетом

Для современного человека интернет и социальные сети занимает достаточно важное место в жизни. И постоянное присутствие в сети отнимает много временных ресурсов.

Именно поэтому первым советом в теме, как экономить время и все успевать, будет сокращение вашего присутствия онлайн: на почте, в соц. сетях, на развлекательных ресурсах и т.д.

Запланируйте, сколько раз вы будете проверять в день личный или рабочий почтовый ящик, составьте конкретный график.

Следуйте этому графику, а в другое время занимайтесь более важными и срочными задачами. Это же касается и другого присутствия в интернете – запланируйте заранее, когда и сколько времени вы уделите определенному ресурсу.

Улучшайте свои навыки

Когда мы думаем об экономии времени и улучшении эффективности, то порою впадаем в крайности. Люди склонны экономить время на том, что поможет его сэкономить. Вот такой парадокс!

Что мы имеем в виду? Допустим, вы в рабочее или личное время часто печатаете. Для того, чтобы напечатать один и тот же объем текста, у разных людей уходит разное количество времени из-за того, что скорость набора разная.

В данном случае, имеет смысл потратить время и пройти курс скоростной печати (например, слепой 10-пальцевый метод). Если подойти к этой задаче серьезно, то за последующие годы вы сумеете сэкономить сотни часов, печатая быстрее, чем раньше.

Избавьтесь от своих «слабостей»

Если вы не можете игнорировать во время выполнения важной задачи звуковые или визуальные раздражители в виде сообщений в скайпе, смс по телефону и другие, то просто избавьтесь от них. Телефон можно убрать с глаз, поставив его на беззвучный режим, скайп можно отключить.

Вы не всемогущий

Помните об этом, когда в начале рабочего дня тратите время на мелкие, неважные, несрочные задачи. Способность принять важное решение – конечный ресурс. Поэтому лучше будет для вас, если утром, в начале дня вы сконцентрируетесь на самых важных и срочных проблемах, требующих вашего непосредственного участия.

Введите свой режим сна

Практика и исследования показывают, что экономить время можно за счет сна. Нет, мы не призываем вас спать меньше. Гораздо эффективнее будет ввести свой режим для сна: ложитесь и вставайте всегда в одно и то же время.

Ведите списки дел

Старайтесь заранее составлять списки дел на день, и затем вычеркивать то, что уже выполнили. Введите это в привычку.

Расставляйте приоритеты

Усовершенствовать качественно предыдущий совет можно расстановкой приоритетов – это позволит сэкономить больше времени. Каким образом?

Например, записывая свой список де на день, начинайте с самых важных и срочных задач, а заканчивайте его самыми неважными и несрочными. Приступайте к выполнению с первого пункта в начале дня, когда ваша эффективность находится на пике.

Автоматизируйте все, что можно

Этот совет позволит экономить массу времени, если к нему прибегать постоянно. Множество ежедневных рутинных задач можно автоматизировать. Например, вместо ручной стирки использовать прачечные или машинки автоматы, вместо самостоятельной уборки в доме использовать клининговые службы.

Подумайте, какие еще ваши личные и рабочие обязанности можно автоматизировать? Затем подумайте, каким образом это можно сделать? Третий шаг – сделайте это.

Используйте правило «1+1»

Его можно обозначить так: когда вы выполняете важную задачу, возможно, есть другая небольшая подзадача, которую вы можете сделать очень быстро, выполняя первую.

Приведем пример: допустим, вам необходимо написать ответ на электронное письмо. Вы уже вошли в почту и сделали это. Так почему бы не почистить папку «Спам» прямо сейчас? Это, как минимум, будет экономить ваше время на следующий вход в почту, введение логина и пароля.

Используйте правило «быстрой задачи»

Если вы выполнили важную задачу, то думая о том, как выполнять следующую, вы можете в этот момент на «быструю» задачу, выполнение которой займет буквально 1-2 минуты.

Вам нужно отправить готовый ответ поставщику? Делайте это прямо сейчас.

Уделяйте внимание мелочам

Здесь имеются в виду те мелочи, которые постоянно отнимают пусть и немного (но постоянно!) ваше время. Например, часто пользуетесь скотчем? Загибайте всегда кончик ленты, чтобы не тратить время и нервы на постоянные его поиски в следующий раз.

Правило «2-х дел»

Зачастую мы делаем такие дела, которые не требуют высокого уровня концентрации. В такие моменты вы можете совместить такие дела, например, с прослушиванием ваших аудиокниг. Если вы заняты уборкой, то почему бы не включить свой аудиотренинг в этот момент?

Правило «4-х песен»

Его можно назвать и правилом пяти или 2-х песен. Важно понять суть: для того, чтобы экономить время и все успевать, можно завести привычку, например, собираться утром за время, которое занимают 4 песни. Если каждая в среднем звучит 5 минут, то общее время на утреннюю сборку у вас займут всего 20 минут.

• Поет первая песня – вы чистите зубы и выполняете гигиенические процедуры.
• Поет вторая – вы принимаете душ, умываетесь.
• Поет третья – вы завтракаете.
• Поет четвертая – вы одеваетесь, выключаете музыку и выходите на работу.

Здесь вы можете подобрать больше песен или они могут быть длиннее, или порядок другим. Важно понять принцип действия этого правила. В качестве приятного бонуса за сокращение времени на утренние сборы может стать увеличение времени на сон.

Не делайте бессмысленных действий

Порой машинальные действия могут привести к потере немалого количества действий. Поэтому перед выполнением какого-либо действия определите, сколько времени вы готовы на него потратить и какую пользу оно принесет.

Например, когда вы садитесь за свой ноутбук, то поймите: что, сколько времени и зачем вы сейчас будете делать? Ваш ответ может звучать так: «Я сейчас в течение 5 минут займусь проверкой личной почты, чтобы узнать, не пришло ли письмо от дилера, которое я жду».

Наводите постепенный порядок

Еще один способ, как экономить время – постепенное наведение порядка. Просто когда вы перемещаетесь из одного конца комнаты (рабочего кабинета) в другой с пустыми руками, то можете по пути взять то, что лежит не на своем месте и положить это туда, где ему место, если ваш маршрут лежит туда.

Источник