Способы изложения материала в документах.
Тексты по способу изложения материала делятся на три смысловых типа: повествование, описание и рассуждение.
Повествование — смысловой тип текста, в котором события описываются в определенной хронологической последовательности.
Повествование используется в текстах некоторых видов документов (автобиография, отчет и т.д.).
Описание — смысловой тип текста, в котором описываются признаки, свойства, особенности предметов или явлений.
Описание как тип изложения может встретиться в любом тексте документа.
Рассуждение — смысловой тип текста, в котором утверждается или отрицается какое-либо понятие, факт.
Текст-рассуждение включает в себя следующие элементы: тезис; аргументы, доказывающие его; вывод. Все элементы текста-рассуждения должны опираться на законы логики и быть безупречными. Чаще всего рассуждение как тип изложения используется в научном стиле речи, но может присутствовать и в официально-деловом стиле, например, в тексте служебного письма.
Соразмерность частей документа. Рубрикация. Соразмерность частей документа
Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ.
Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений.
Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало служебного письма:
Например: . Как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управлениям о необходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответственность за выполнение указаний вышестоящих организаций.
Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам…
При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав.
Рубрикация
Текст может делиться на составные части. Такое членение текста называется рубрикацией.
Самой простой рубрикой является абзац. Абзац — это отступ в начале каждой строки текста. Абзац еще называют «красной строкой». Абзац позволяет переходить от одной мысли к другой, облегчает чтение.
Заголовки и подзаголовки являются также важным средством рубрикации.
В служебных документах текст чаще всего делится на главы, пункты, подпункты. Каждая из составных частей имеет номер. Нумерация производится арабскими цифрами, в конце номера ставится точка. Номер каждой составной части включает в себя все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления, например: 1.1.1. (глава 1, пункт 1, подпункт 1); 1.1.2. (глава 1, пункт 1, подпункт 2) и т.д.
Важно учитывать, что на протяжении текста всего документа нумерация должна быть однотипной.
В художественных, научных текстах чаще всего встречаются такие рубрики, как часть, раздел, глава, параграф и др.
Источник
Способы изложения материала в документе
Тема 3. Текст как основной реквизит документа. Способы изложения материала в тексте документа. Автобиография.
План
1.Определение понятия «текст»,структура текста.
2.Способы изложения материала в тесте документа.
Главным реквизитом любого документа является текст. Именно в нем заключается основная информация деловой бумаги. Поэтому оформление и составление текста, последовательность расположения его составных частей – одна из самых важных операций при создании документа. Композиционная завершенность деловых бумаг во многом зависит от характера и объема передаваемой информации.
Служебный документ желательно посвящать рассмотрению одного вопроса. Независимо от сложности и объема документа он не должен вмещать разнородные, тематически не связанные между собой сведения. Составитель должен стремиться максимально уплотнить информацию текста, представить ее в краткой и компактной форме.
В делопроизводстве наиболее рациональной является структура текста, состоящая из трех частей: вступления, доказательства (основной части) и заключения.
При этом следует отметить, что не во всех документах тексты состоят из трех указанных частей. Так, в сопроводительном письме всего две части: в первой содержится сообщение об отправляемом материале, а во второй – уточняющая информация. Например: «Направляем подробное описание автоматических систем управления. Просим подтвердить его получение».
Рассмотрим детально структуру каждой части документа.
Во вступлении указывается повод к составлению документа, излагается история вопроса и т.д.
В основной части (доказательстве)составитель раскрывает суть вопроса, приводит аргументы, примеры, дает объяснения, которые могут сопровождаться расчетами, схемами, ссылками на законодательные акты, постановления. При этом нужно стремиться не перегружать документ большим количеством цифр и расчетов.
В заключении формулируют цель составления документа. Заключение может быть активным и пассивным.
Активное заключение требует от адресата выполнения какого-либо действия. Например: … Прошу Вашего распоряжения соответствующим службам по поводу проведения ремонтных работ в помещении библиотеки.
… Подчеркиваем необходимость неукоснительного соблюдения требований, изложенных в главном разделе инструкций (из письма).
Цель пассивного окончания– проинформировать адресата о каком-то факте, обстоятельстве. Например: … Направляем каталог изделий нашей фирмы (из письма).
…Госпожа Марьяненко Галина Викторовна рекомендуется на должность главного бухгалтера (из аттестационной характеристики).
Автор документа использует активную либо пассивную форму завершения изложения информации в зависимости от целей документа.
Текст документа может состоять из одного заключения. Такой текст называется простым. Например: … Сообщаем о нашем согласии на перенесение срока окончания работы над проектом МК-10 (из письма- ответа).
Текст, содержащий и другие логические элементы, называется сложным.
Логические элементы (или составные части) документа могут располагаться по-разному, исходя из его содержания. Различают прямой или обратный порядок размещения составных частей текста. Прямой порядок размещения логических элементов предполагает, что после вступления следует доказательство, а потом заключение.
Если же сначала формулируется заключение, а потом излагается доказательство, то это обратный порядок представления информации. Вступление в таких документах отсутствует.
Примером может служить текст заявления.
Прошу перенести срок сдачи весенней сессии с июня на июль 2016 года в связи с болезнью.
Основание: справка из горбольницы №3 г. Донецка.
Как видим, в этом документе сначала формулируется цель его составления (т.е. дается заключение), а потом приводится доказательство.
Существуют следующие требования к тексту документа:
1. Он должен быть достоверным и объективным.
2. Информация, изложенная в тексте, должна быть полной, краткой и убедительной.
3. В документах следует использовать языковые средства, понятные широким слоям населения.
4. Употребляя активные и пассивные конструкции, нужно помнить, что активную форму высказывания употребляют тогда, когда необходимо указать на конкретного исполнителя. Например: Зав. лабораторией Петрова Н.И. своевременно не подготовила отчет. А пассивная форма смягчает тон высказывания. Например: «Отчет не был своевременно подготовлен зав. лабораторией Петровой Н.И.».
5. Изложение предстоит вести по четко продуманному плану.
6. Ни в общей системе изложения, ни в отдельных формулировках нельзя нарушать законы логики.
Способы изложения материала в документе
По способам изложения информации, содержащейся в документах, принято выделять: описание, повествование, рассуждение.
Рассмотрим каждый из этих способов изложения информации отдельно.
В повествованииречь идет о событиях, явлениях, фактах реальной действительности в их хронологической последовательности. Повествованиекак тип текста широко используется в таких служебных документах, как автобиография, отчет, протокол, информационное сообщение, инструкция. В повествовании важно выделить главные события, наиболее существенные факты. При этом следует заметить, что продолжительность событий во времени и степень важности их не всегда напрямую связаны между собой. Например, выступление на собрании может быть многословным, но не содержательным и наоборот лаконичным и емким по содержанию.
Как известно, последовательность изложения в повествовании подчиняется зачастую хронологическому принципу. Нарушение этого принципа приводит к таким ошибкам, как: «Я, Коваленко Петр Иванович, родился 20 августа 1972 года в с. Бобрава Белгородской области. Не женат. Имею родителей: Коваленко Ивана Александровича и Коваленко Марию Петровну. В 1979 году пошел в первый класс средней школы .
Для повествования как способа изложения информации характерна широкая применяемость глаголов совершенного вида прошедшего времени, числительных.
Описаниехарактеризует явление (предмет, лицо, событие) путем передачи его признаков, особенностей, свойств. Конечно, описание включает общую характеристику явления, которая конкретизируется элементами описания. Описание как способ изложения информации употребляется в отчетах, актах, приказах, постановлениях, аттестационных характеристиках. Следует помнить, что в тексте-описании элементы описания должны раскрывать действительно важные признаки предмета. Поэтому элементы описания необходимо располагать в такой последовательности, которая указывала бы на степень важности перечисляемых признаков. Например, в аттестационной характеристике следует сначала перечислить особенности профессиональной деятельности человека, его отношение к служебным обязанностям. А такие признаки, как личные способности, увлечения, необходимо рассматривать в последнюю очередь или оставить без внимания. Расположение сведений в порядке их важности даст возможность сформировать общее впечатление об объекте или субъекте описания. В тексте-описании чаще всего употребляются прилагательные, наречия (например, Коваленко И. П. — чуткий товарищ, к выполнению служебных обязанностей относится ответственно).
В тексте-рассуждении логически последовательный ряд определений, суждений и выводов раскрывает внутреннюю связь явлений и доказывает определенное положение. В рассуждении приводятся факты и обоснования. Рассуждение как способ изложения материала используется в письмах, записках. Для этого способа характерно употребление причинно-следственных предложений, вводных слов. Конечно, большинство документов имеет смешанный способ изложения, где все способы сочетаются, взаимодействуют, дополняя друг друга
Автобиография
Автобиография –это документ, который автор самостоятельно составляет о себе. Форма изложения –повествовательная, от первого лица единственного числа. Вся информация предоставляется в хронологической последовательности. Автобиография составляется в произвольной форме. Этот документ может быть написан от руки.
Источник
Практическое задание №2, Способы изложения материала в документе
Код роботи: 4590
Вид роботи: Практичне завдання
Предмет: Літературне редагування (Литературное редактирование)
Тема: №2, Способы изложения материала в документе
Кількість сторінок: 15
Дата виконання: 2018
Мова написання: російська
Ціна: 250 грн
Наиболее общее требование, определяющее специфику изложения в деловых, научных и публицистических текстах, заключается в следующем:
1) изложение должно вестись по четко продуманному плану;
2) ни в общем плане изложения, ни в переходах от одной части текста к другой, ни в отдельных формулировках не должны нарушаться законы логики.
По способу изложения принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение.
В повествовании рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей, явлениях природы и т.д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов, информационные сообщения и заметки и т.д.
В описании характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе – отчете, акте, приказе, постановлении и т.д. Например:
. С 1989 г . в совхозе проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизаторов (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были полностью укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с использованием машин в загонах по 18–20 часов в сутки. В бригады были направлены специалисты, лично ответственные за сроки и качество полевых работ. Была организована доставка горячего питания непосредственно на место работы. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 – четыре, тракторов МТЗ-7 – три и необходимый сельскохозяйственный инвентарь.
В этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по комплексной механизации полевых работ конкретизируется перечислением принятых руководством совхоза мер.
В тексте, называемом рассуждением, логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. Например:
В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунтовых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии.
Данное рассуждение построено на установлении причинно-следственных связей между явлениями.
В текстах документов могут встретиться различные виды рассуждений: основанные на установлении условно-уступительных связей, на сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий; раскрывающие смысл понятия или суждения и др.
Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. В служебных документах повествование, описание и расссуждение очень часто дополняют одно другое. Поэтому составителю и редактору документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала.
1. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу.
Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными содержанием текста. Это условие не выполнено, например, в таком отрывке из автобиографии:
Я, Гришин Николай, родился 17 октября 1924 г . в деревне Климова Гора Осташковского района Тверской области. До войны жил в деревне и окончил 6 классов, а затем работал в колхозе. После войны моя семья поселилась в городе Осташкове, где я живу и сейчас. В 1948 г . был призван на действительную службу в ряды Вооруженных сил.
Фраза После войны моя семья поселилась в городе Осташкове. выбивается из ритма повествования и в приведенном контексте вряд ли уместна.
2. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений и т.д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т.п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? Быстрота реакции? темперамент? и т.д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете.
3. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства. Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Примером рассуждения, построенного на основе индукции (от частного – к общему), может служить приведенный выше отрывок из письма, в котором обосновывается невозможность выделения автомашин для проведения экскурсии. А вот пример рассуждения, основанного на дедуктивном доказательстве:
. Штурмовщина – одно из самых опасных зол в работе предприятия. Если в первой декаде месяца 15% заказа, во второй – 25%, а в третьей, когда нужно отправлять готовую продукцию, – 60%, хорошего качества изделий не жди. Люди работают с перенапряжением. Материалов не хватает. Контроль качества резко ухудшается. Неритмичная отправка готовых изделий предприятиям-смежникам мешает и им работать строго по графику. Резко возрастает количество претензий и рекламаций. Однако сам по себе тип доказательства (индуктивное или дедуктивное), которое кладется в основу рассуждения, можно рассматривать лишь как формальную основу последовательности изложения в рассуждении. Главное заключается в том, чтобы доказательства, а следовательно, и рассуждения были безупречными с точки зрения законов логики. Неправильное расположение материала в рассуждении (как виде текста) обычно связано с теми логическими ошибками, которые допускаются в доказательствах (как форме мысли).
Упражнение 1. Проанализируйте тексты; отметьте случаи неправильного расположения материала в документе. Какие ошибки связаны с незнанием требований типового формуляра, а какие – с незнанием особенностей того или иного способа изложения? Отредактируйте документы.
Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде II курса, работающей в д. Белово.
После двухнедельного пребывания на месте работы имеется в наличии: курток (десантных) – 16; брюк ватных – 25; телогреек – 4; сапог резиновых – 18 пар.
Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписки, несет бригадир Овчаренко Николай. Им было получено на бригаду: курток – 20; телогреек – 5; брюк – 25; сапог – 25.
Овчаренко ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапог была в негодном якобы состоянии. Овчаренко обязуется сдать полученное имущество полностью к 15 октября 1988 г.
Зам. начальника хозяйственного отдела Дома студентов – Сергеева Л.И.
Бригадир Овчаренко Н.
Снятие мотора с лодки
Снятие мотора с лодки производится в следующем порядке:
1. Запрещается переносить мотор и класть его так, чтобы подводная часть была выше двигателя, из-за возможного попадания остатков воды в цилиндр двигателя и магнето.
2. Поднять мотор вверх, снять с транцевой доски, вынуть из воды и держать в вертикальном положении, пока вода не вытечет из системы охлаждения.
3. Отвернуть два винта крепления мотора к транцу лодки.
4. Завернуть винт на пробке топливного бака и проверить закрытие топливного крана.
Упражнение 2. Проанализируйте текст с точки зрения логики и последовательности изложения. Отредактируйте документ.
О проводимых мероприятиях согласно предложений скрипичного мастера Воронова Скрипичным мастером фабрики смычковых инструментов Вороновым на наше имя от 25 октября 1992 г . были затронуты следующие основные вопросы, направленные на улучшение работы по изготовлению смычковых инструментов.
1. Изготовление партии высококачественных инструментов для передачи их на длительное обыгрывание в консерваторию и ряд симфонических оркестров для правильной оценки музыкальных инструментов.
2. Выработка и утверждение более рациональной формы оплаты труда индивидуальных мастеров, отражающей принцип материальной заинтересованности в зависимости от количества и качества выполняемой работы.
3. Решение вопроса о создании запаса ели и клена с пятилетним сроком выдержки.
4. Рекламирование и организация продажи через торгующую сеть музыкальных инструментов индивидуального исполнения в специализированных магазинах.
5. Приобретение по импорту комплекта ручных инструментов для изготовления скрипок.
6. Разработка и внедрение новых, более совершенных моделей скрипок, необходимых приспособлений и оборудования. На совещании, проведенном на фабрике с участием руководства фабрики, обсуждалось указанное письмо и на основании принятых решений издан приказ по Управлению за № 21 от 11 апреля 1990 г . Управление мебельной промышленностью, фабрика смычковых инструментов и экспериментальная фабрика обязаны принять меры по выполнению предложений, которые внес мастер Воронов. Однако в настоящее время получить выдержанные материалы с 5–6-летним сроком выдержки по требуемой номенклатуре не представляется возможным за неимением таковых. Начальник Управления мебельной промышленности [Подпись]
Упражнение 3. Проанализируйте акт с точки зрения степени важности указанных в нем фактов. Отредактируйте документ (устраните малосущественные детали, расположите материал в нужной логической последовательности).
Акт обследования выдачи материальной помощи профкомом хлебозавода № 14
Настоящий акт составлен ревизионной комиссией в составе Иванова П.Н., И.Н. Петровой, А.К. Сидоровой. Комиссия установила следующее:
Книга выдачи материальной помощи ведется с 1988 г . (в книге выдачи путевок в санатории, например, вообще не указано, с какого времени она ведется). Нельзя премировать за счет материальной помощи. Не везде указан год вступления в союз. Записи в книге выдачи материальной помощи ведутся очень небрежно и неразборчиво. Книга, как и книга ведомостей, которая ведется казначеем профкома И.А. Лопухиной, с 1988 г . не разграфлена. При выдаче помощи из фонда директора не указываются мотивы этой выдачи. Материальная помощь рабочему Коровину Р. выдана в XII-88, а выписка из протокола № 5 от 6.3.88. Не везде указывается, из какого фонда оказана помощь.
Источник
