Информационные технологии создания документов

Многообразие управленческих ситуаций определи­ло следующий перечень основных информационных технологий создания документов:

Большинство документов – текстовые, поэтому ком­пьютерные средства работы с текстовыми документами являются наиболее распространенными. К таким средствам относят текстовые редакторы и текстовые процессоры. Текстовые редакторы обеспечивают основные возможности по подготовке несложных документов; текстовые процессоры обеспечивают широкий набор функциональных возможностей по подготовке документов любой сложности. Примером первой является стандартный текстовой редактор Блокнот в системе Windows, который позволяет подготавливать форматированные тексты, имеющие расширение .txt. Текстовый редактор используют, например при подготовке текста сообщения, отправляемого по электронной почте. Наиболее распространенным текстовым процессором, средствами которого подготавливают подавляющее большинство документов, является MS Word, входящий в состав интегрированного пакета MS Office. Текстовые файлы, подготовленные MS Word имеют расширение .doc.

При подготовке документов на компьютере используют следующие основные группы операций:

— редактирование (правка) текста;

— оформление текста будущего документа;

В общем случае данные группы операций реализуются сложным последовательно-параллельным образом, с периодическим возвратом к ранее выполненным. Операции по подготовке документов реализуются командами программы, организованными в виде меню. Большинство меню находится в строке меню, расположенной в верхней части экрана, и содержат основные инструменты для работы с документами. Команды определенного функционального назначения объединены на специальных панелях инструментов.

Большое количество управленческих документов (например, финансовые, бухгалтерские, планово-аналитические и т.п.) содержат числовую информацию, представленную в табличном виде и подлежащую обра­ботке. Подобные табличные формы представления чис­ловой информации могут являться как составной час­тью другого документа, так и самостоятельным таблич­ным документом. Эффективность и качество работы с такими документами обеспечивают табличные процес­соры, называемые электронными таблицами. Данная информационная технология позволяет:

— создать и оформить табличный документ;

— автоматизировать различные вычисления над табличными данными;

— хранить, упорядочивать и оформлять финансовую и экономическую информацию;

— выполнить функции простейшей базы данных (за­полнение, сортировка, поиск, создание сводных ре­зультирующих таблиц);

— строить различного рода диаграммы для визуального анализа данных;

— с помощью встроенных функций осуществлять статистическую об­работку данных;

— осуществить подбор параметров, моделирование ре­альных ситуаций и оценки получающихся результатов с целью поиска оптимального решения задачи.

Электронные таблицы позволяют находить в бизне­се ключевые точки, воздействуя на которые можно с наименьшими затратами достигать желаемых результа­тов. Можно оценить отдачу от будущих проектов, за­благовременно обнаружить возможные узкие места и предотвратить неправильные шаги. Одним их самых популярных табличных процессо­ров является MS Excel, входящий в состав интегриро­ванного пакета MS Office. Каждый документ Excel пред­ставляет собой набор таблиц – рабочую книгу, состоя­щую из рабочих листов. Каждый лист – это отдельная электронная таблица. Excel обладает широкими возможностями графического представ­ления хранимых данных, причем при изменении исходных данных ав­томатически обновляется и их изображение в виде графиков и диаграмм.

В настоящее время в любой организации все чаще возникает необходимость работы с компьютерной гра­фикой. Рекламная деятельность, оформительские ра­боты в издательской деятельности, подготовка презен­таций, создание Web-страниц и многие другие виды деятельности не могут обойтись без компьютерной гра­фики. Современные пакеты компьютерной графики мож­но разделить по функциональному назначению на сис­темы иллюстративной графики, деловой графики, пре­зентационной графики, анимационной графики, науч­ной графики, а также графики для проектирования и моделирования объектов. В настоящее время появилась и широко стала использоваться компьютерная графика для музыкальных шоу с применением лазерной графи­ки. Тем не менее, для всех систем компьютерной графи­ки характерным является метод воспроизведения изображений на экране монитора и на печатающем устрой­стве типа принтер или плоттер (графопостроитель). Существует два основных способа формирования и воспроизведения изображения: векторный и растровый.

Растровую графику применяют при разработке элек­тронных и мультимедийных изданий, в том числе пре­зентаций. Иллюстрации таким способом вручную созда­ют редко. Их чаще сканируют или используют цифро­вые фото- и видеокамеры для ввода растрового изобра­жения в компьютер. Соответственно, большинство графических редакторов, предназначенных для работы с растровыми иллюстрациями, ориентированы не столько на создание изображения, сколько на его обработку.

Растровое изображение напоминает лист клетчатой бумаги, на котором каждая клеточка закрашена чер­ным или белым цветом (для черно-белых изображений). Основным элементом растрового изображения являет­ся точка. Если это изображение экранное, то точка на­зывается пикселем. Качество изображения определяет­ся количеством точек на дюйм (разрешением). В зави­симости от того, на какое графическое разрешение эк­рана настроена операционная система компьютера, на экране могут размещаться изображения, имеющие 640х480, 800х600, 1024х768 и более пикселов. Чем выше требование к качеству, чем больше размер изоб­ражения, тем большие объемы данных надо хранить и обрабатывать. Большие объемы данных – это основная проблема при использовании растровых изображений. Другим недостатком растровой графики является не­возможность масштабирования изображения без поте­ри качества.

Файлы растровой графики хранят в нескольких форматах. Для системы Windows наиболее характер­ным является формат Windows Bitmap (файлы имеют расширение .bmp). Файлы такого формата имеют боль­шой размер. Для Web-документов, циркулирующих в сети Ин­тернет, очень важен размер файла, поскольку от него зависит скорость доступа к информации. Поэтому при подготовке Web-страниц используют форматы, обеспе­чивающие более плотное сжатие. К ним относятся фор­мат JPEG (файлы имеют расширение .jpg) и формат GIF (расширение .gif)

Для хранения многоцветных нерегулярных изобра­жений (фотографий) используют формат JPEG. Этот, формат отличается тем, что обеспечивает хранение дан­ных с огромной степенью сжатия, но за счет потери ча­сти информации. Однако на таких иллюстрациях, как цветные фотографии, это малозаметно. Формат GIF – самый «плотный» из графических форматов, не имею­щих потери информации. В этом формате хранятся и передаются малоцветные изображения, например рисо­ванные иллюстрации. У формата GIF есть особенности, позволяющие создавать необычные эффекты: прозрачность фона и анимацию изображения. Существует множество программ, предназначенных для работы с растровыми изображениями; их называ­ют растровыми графическими редакторами. Ряд таких редакторов ориентирован непосредственно на процесс рисования. В них акцент сделан на использование удоб­ных инструментов рисования. К простейшим програм­мам этого класса относят графический редактор Paint, входящий в состав операционной системы Windows. Другой класс растровых графических редакторов пред­назначен не для создания изображения с «нуля», а для обработки готовых рисунков с целью улучшения их качества. К таким программам относится Adobe Photoshop.

Программные средства для работы с векторной гра­фикой ориентированы, в первую очередь, для созда­ния иллюстраций и в меньшей степени для их обработ­ки. Такие средства широко используют для создания реклам, в дизайнерской деятельности. Оформительские работы, основанные на применении шрифтов и простей­ших геометрических элементов, решаются средствами векторной графики намного проще. Основным элементом изображения в векторной гра­фике является линия; все, что есть в векторном изобра­жении, состоит из линий. Линии имеют свойства: форму, толщину, цвет, характер (сплошная, пунктирная и т.п.). Замкнутые линии имеют свойство заполнения (например, цветом, текстурой). Векторная графика устраняет оба недостатка раст­ровой, но, в свою очередь, значительно усложняют работу по созданию художественных иллюстраций. На практике средства векторной графики использу­ют не для создания художественных композиций, а для оформительских, чертежных и проектно-конструкторских работ, когда основным требованием к изображению является высокая точность формы. Та­кая задача возникает, например, при разработке ло­готипов компаний, при оформлении текста, при ил­люстрировании не рисунком, а чертежом, схемой, диаграммой.

К основным редакторам векторной графики отно­сят Adobe Illustrator, Macromedia Freehand и CorelDraw. Все эти редакторы работают с одними и теми же объек­тами векторной графики, основаны на одних и тех же принципах, имеют схожие инструменты, и, соответствен­но, приемы создания векторных изображений в этих редакторах похожи. Для создания трехмерных объемных (3D) изображений предназначена система векторной графики 3D Studio Max. С помощью данного средства можно со­здавать не только статические, но и динамические изоб­ражения. Пакет многофункциональный и до­статочно сложный для освоения. Работа с ним требует определенных предварительных навыков работы с более простыми пакетами.

Среди современных систем компьютерной графики можно выделить пакеты презентационной графики, позволяющих готовить презентации. Электронная презентация – это демонстрационные материалы, ис­пользуемые при публичных докладах, на лекциях и выступлениях. На базе электронных презентаций возможно также создание различного рода рек­ламной документации. В пакете Microsoft Office функцию создания электронных презентаций реализует программа PowerPoint. Редактор электронных презентаций по своим функциям объединяет возможности текстового процессора и графического редактора. С помощью PowerPoint можно создавать презентации различных типов: для демонстрации на экране, в виде черно-белых или цветных слайдов, для вывода на принтер, для публикации в Интернете. В случае большой ауди­тории презентации демонстрируются с помощью проектора, подключаемого к компьютеру.

Как файл, созданный в приложении Word, состо­ит из отдельных станиц текста, так файл электронной презентации состоит из отдельных кадров или слайдов. Если содержимое слайда не помещается на странице целиком, то избыток не переходит на следующую страницу, а теряется. Электронная презентация обладает рядом преимуществ перед традиционной технологией создания демонстрационных материа­лов (черчением плакатов на ватмане): оперативность в подготовке матери­ла, использование возможностей компьютерной графики, легкость копи­рования и транспортировки, возможность использования информации, созданной в других приложениях Microsoft Office. Экранный интерфейс PowerPoint соответствует всем стандартам пользовательского интерфейса Windows, описанным ранее. PowerPoint является прекрасным и удобным инструментом для соз­дания качественных презентаций любого вида и способа использования.

Источник

Технология создания и обработки электронных документов

Цели изучения темы:

Получить представление о шаблонах и формах документов и возможности их использовании в контексте специальности; о макросах и их использовании при работе с документами.

Закрепить умения создавать сложные документы и подготавливать их к печати.

Закрепить понимание сущности понятий «шаблон документа», «форма документа». Обучить способам создания, изменения, сохранения и использования форм

Сформировать понимание сущности макросов. Обучить способам создания, хранения и использования макросов

Создание и обработка электронных документов

В современных условиях повсеместного внедрения и исполь­зования информационных технологий все сталкиваются с задачей подготовки многостраничных текстовых документов, напри­мер, рефератов, пояснительных записок к дипломным проектам, учебных пособий, диссертаций, монографий и т.п. Подобные документы имеют ряд схожих признаков, и к их оформлению предъявляются определенные требования. За­частую все они обладают сложной структурой: текст в таких до­кументах разбивается на разделы и подразделы (или главы, па­раграфы, пункты). Подобные документы могут включать сноски и перекрестные ссылки , иметь сложные колонтитулы , содержать множество иллюстраций (рисунков, диаграмм, таблиц, формул и пр.), которые принято нумеровать в рамках отдельных разделов или документа в целом. Обязательным компонентом таких доку­ментов является оглавление с перечнем заголовков структурных частей и указанием номеров страниц, на которых они располо­жены. В качестве дополнения документы также могут содер­жать списки используемых иллюстраций, предметный указатель с перечнем рассматриваемых терминов и номерами страниц, на которых они упоминаются.

Как правило, создание многостраничных документов сложной структуры начинается с подготовки исходного текста: ввода и его простейшего форматирования. Далее формируется первичный ма­кет документа. При этом задаются требуемые параметры страниц, при необходимости выполняется принудительное разбиение до­кумента на страницы (например, чтобы каждая глава обязательно начиналась с новой страницы), формируется титульная страница, выполняется нумерация страниц или создаются более сложные колонтитулы. В качестве отдельных шагов можно рассматривать вставку в документ разного рода иллюстративных материалов, соз­дание списков используемых иллюстраций, формирование оглавления и предметного указателя, добавление в текст документа сносок и перекрестных ссылок.

Таким образом, при создании многостраничных документов сложной структуры можно выделить следующие этапы:

1. Подготовка исходного текста

2. Формирование первичного макета документа

3. Определение структуры документа и создание оглавления

4. Добавление в документ таблиц и иллюстраций

5. Нумерация вставленных в документ объектов и создание списков иллюстраций

6. Пометка элементов и создание предметного указателя

7. Добавление в документ сносок и перекрестных ссылок.

На практике реализация этих этапов может осуществляться в разной последовательности (в том числе с перекрытием).

Самым популярным и востребованным приложением па­кета MicrosoftOffice , несомненно, является текстовый про­цессор MicrosoftWord , используемый для подготовки тексто­вых документов различной степени сложности: от простых записок до многостраничных документов сложной структуры. По своим возможностям MicrosoftWord приближается к на­стольным издательским системам, позволяя создавать макеты журналов, книг, пособий или рекламных объявлений для по­следующей печати на принтере или в типографии.

1. ПОДГОТОВКА ИСХОДНОГО ТЕКСТА

Формирование макета многостраничного документа слож­ной структуры начинается с подготовки исходного текста. Первоначально выполняется ввод и редактирование текста, проверка правописания. Затем осуществляется форматирова­ние основного текста документа для придания ему требуемо­го внешнего вида.

a. Ввод и редактирование текста, проверка правописания. Использование тезауруса

После запуска текстового процессора MicrosoftWord ав­томатически создается новый (пустой) документ с заданным по умолчанию именем Документ1 . docx . До начала ввода текста с клавиатуры рекомендуется выполнить настройку параметров отображения текущего документа. Чтобы представлять, как будут располагаться текст и на страницах, следует убедиться, что документ открыт в режиме разметки страницы (т.е. отображается в виде листа с полями).

Главная — Найти и Найти и заменить

b. Форматирование текста

c. Использование стилей

Чтобы быстро добиться единообразного оформления мно­гостраничного документа, вместо прямого форматирования, которое рассматривалось выше, удобно использовать стили. Стиль — это набор параметров форматирования (таких, как шрифт, размер шрифта, начертание, цвет, выравнивание и отступы абзацев и пр.), которые хранятся вместе под общим именем. Различают два вида стилей: встроенные (поставляе­мые вместе с MicrosoftWord ) и пользовательские (создавае­мые пользователем).

К основным преимуществам использования стилей отно­сятся:

· ускорение оформления документов (стили позволяют одновременно применять к выделенным фрагментам доку­мента не один, а целый набор требуемых параметров форма­тирования);

· легкость переоформления документов (нет необходимо­сти вручную переопределять параметры форматирования от­дельных фрагментов документа, достаточно изменить параме­тры используемых в документе стилей, а изменение формата фрагментов, к которым применены соответствующие стили, будет выполнено автоматически).

Для быстрого доступа к стилям предназначена коллекция экспресс-стилей, расположенная на вкладке Главная.

2. ФОРМИРОВАНИЕ ПЕРВИЧНОГО МАКЕТА ДОКУМЕНТА

После завершения подготовки исходного текста можно приступать к формированию первичного макета документа. С этой целью задаются требуемые параметры страниц , при не­обходимости выполняется принудительное разбиение доку­мента на страницы (например, чтобы каждая глава начиналась с новой страницы), формируется титульная страница , выпол­няется нумерация страниц документа, возможно, создаются более сложные колонтитулы .

a. Определение параметров страницы.Верстка текста в несколько колонок.Расстановка переносов

Настройка параметров страниц документа включает опре­деление размера бумаги , на которой будет осуществляться печать документа, ориентации страниц (книжной или аль­бомной), а также размеров полей (величины свободного про­странства по краям страницы). Подобные параметры можно задавать на любом этапе подготовки документа, но целесоо­бразнее это делать сразу после его создания или же по завер­шении подготовки исходного текста. Тогда при последующей работе с документом (например, добавлении иллюстраций, вставке таблиц) будет видно, как именно располагаются текст и объекты на страницах.

Настройка параметров страниц осуществляется с помо­щью инструментов группы Параметры страницы на вкладке Разметка страницы.

Разметка страницы — Колонки

Разметка страницы – Расстановка переносов .

a. Добавление и удаление разрывов колонок, страниц и разделов.

Вставка – Страницы – Разрыв страницы

Разметка Страницы – Параметры страницы – Разрывы

b. Нумерация страниц. Создание колонтитулов и управление их параметрами

Вставка – Номер страницы

Вставка – Колонтитулы (на ленте отобразится дополнительная вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор)

c. Оформление страниц с помощью границ и подложки

Разметка страницы – Фон страницы (Подложка, Цвет страницы, Границы страниц)

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРУКТУРЫДОКУМЕНТА И СОЗДАНИЕОГЛАВЛЕНИЯ

Формирование макета многостраничного документа слож­ной структуры предполагает создание оглавления с перечнем заголовков структурных частей документа (названий глав, па­раграфов и пунктов) и указанием номеров страниц, на которых они расположены. С этой целью заголовки в тексте документа предварительно помечаются, а затем выполняется автомати­ческая сборка оглавления.

a. Определение структуры документа с помощью встроенных стилей заголовков

При построении автоматически собираемого оглавления MicrosoftWord выполняет поиск в тексте документа заголов­ков структурных частей, сортирует их по уровню, добавляет соответствующие номера страниц и отображает перечень най­денных заголовков. Поэтому до вставки оглавления необхо­димо пометить имеющиеся в тексте документа заголовки (на­звания глав, параграфов и пунктов).

Наиболее простым способом пометки заголовков, которые впоследствии будут включены в оглавление, является исполь­зование встроенных стилей заголовков ( Заголовок 1 — Заго­ловок 9 ). Напомним, что для приме­нения стиля необходимо выделить текст (или установить тек­стовый курсор внутри названия) и выполнить щелчок мыши по имени соответствующего стиля заголовка в коллекции экспресс-стилей на вкладке Главная .

b. Форматирование оглавления документа

4. НУМЕРАЦИЯ ВСТАВЛЕННЫХ В ДОКУМЕНТ ОБЪЕКТОВ. СОЗДАНИЕ СПИСКОВИЛЛЮСТРАЦИЙ

Для наглядного представления информации в текстовых документах используются таблицы и разного рода иллюстра­ции: рисунки, диаграммы, схемы и пр. В случае многостра­ничных документов сложной структуры вставленные объекты принято нумеровать в пределах каждой главы или документа в целом. Кроме того, документы определенного типа могут содержать списки иллюстраций с перечнем названий исполь­зуемых объектов и указанием номеров страниц, на которых они расположены.

a. Добавление в документ таблиц и иллюстраций

Инструменты, позволяющие вставлять в документ объ­екты разного типа (таблицы, рисунки, диаграммы, формулы, специальные символы и пр.), собраны на вкладке Вставка .

b. Нумерация вставленных в документ объектов

Ссылки – Названия – Вставить название

c. Формирование списков иллюстраций

Если названия создавались способом, описанным выше, то можно:

Ссылки – Названия – Список иллюстраций

5. ПОМЕТКА ЭЛЕМЕНТОВИ СОЗДАНИЕ ПРЕДМЕТНОГОУКАЗАТЕЛЯ

Многостраничные документы определенного типа могут содержать предметный (алфавитный) указатель с перечнем рассматриваемых терминов и указанием номеров страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо предварительно пометить в тексте до­кумента элементы указателя, а затем выполнить его автома­тическую сборку.

a. Пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря

При построении автоматически собираемого предметного указателя MicrosoftWord выполняет поиск в тексте документа помеченных элементов указателя, сортирует их по алфавиту, добавляет соответствующие номера страниц, удаляет дубли­каты и отображает перечень найденных элементов. Поэтому до вставки предметного указателя необходимо пометить име­ющиеся в тексте документа элементы указателя (ключевые слова, термины).

Наиболее удобным способом пометки элементов является использование предварительно подготовленного файла сло­варя со списком терминов , которые планируется включить в указатель. Файл словаря должен содержать таблицу (без стро­ки заголовков), состоящую из двух столбцов: в первом столбце указывается текст, который необходимо найти в документе и по­метить как элемент указателя (т.е. все возможные формы иско­мого термина, измененные по падежам, числам и т.д.), во второмстолбце указывается наименование элемента, которое и будет фигурировать в предметном указателе (как правило, наимено­вание термина в именительномпадеже единственного числа). Предметный указатель может содержать основные и до­полнительные (вспомогательные, более частные) элементы.

Для автоматической пометки элементов предметного указа­теля с помощью файла словаря используется инструмент Пред­метный указатель в одноименной группе на вкладке Ссылки . В открывшемся диалоговом окне Указатель следу­ет выполнить щелчок по кнопке Автопометк а. и далее задать, где расположен и как называется файл словаря.

b. Формирование предметного указателя

После завершения пометки элементов указателя в тексте документа можно осуществить автоматическую сборку предметного указателя.

В нужном месте набираем: Ссылки — Предметный указатель

6. ДОБАВЛЕНИЕ В ДОКУМЕНТ СНОСОК ИПЕРЕКРЕСТНЫХ ССЫЛОК

В текстовом документе пояснения, комментарии, иногда даже ссылки на литературу принято оформлять в виде сносок. Многостраничные документы сложной структуры могут содержать перекрестные ссылки – ссылки на различные элементы документа, такие, как заголовки, рисунки, таблицы, формулы и пр.

a. Создание обычных и концевых сносок

Ссылки – Сноски – Вставить сноску

Сноска состоит из знака сноски и текста сноски.

b. Вставка перекрестных ссылок

Для того чтобы вставить перекрестную ссылку на заголовки, они должны быть сформированы с помощью встроенных стилей (Заголовок1 — Заголовок9) . Чтобы вставить ссылку на иллюстрации, их нужно назвать с помощью инструмента Ссылки — Вставить название .

Затем для вставки перекрестной ссылки выбираем Ссылки – Перекрестная ссылка (чаще всего она вставляется как гиперссылка).

Огромную роль в деятельности учреждений, организаций и предприятий имеет деловая документация

Деловая документация – это документы, относящиеся к общественной, служебной деятельности, к работе, оформленные в соответствии с нормативно-правовыми актами.

Особое место среди деловой документации занимают организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на три группы:

— организационные (устав, положение, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

— распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

— справочно-информационные (протокол, акт, доверенность, докладная, объяснительная и служебная записки, справка, письма).

Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с «Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г . № 69.

К составлению и оформлению документов с использованием компьютерных технологий кроме требований, изложенных в СТБ 6.38-2004, предъявляются также требования, изложенные в Постановлении Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г . № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь».

Основные требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в текстовом редакторе MicrosoftWord , при этом должна быть применена гарнитура шрифта TimesNewRoman в обычном начертании , размер шрифта 14 пунктов (допускается не менее 13, но не более 15 пунктов), или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа . В таблицах допускается уменьшение размера шрифта до 13 пунктов (когда текст не вмещается).

Для формата А4 (210 х 297 мм ) должны быть установлены следующие поля страницы : верхнее и нижнее – не менее 2 см , левое – 3 см , правое – не менее 1 см . В таблицах допускается уменьшение левого поля до 2 см , правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация страниц проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Источник