Требования к оформлению документов по делопроизводству

Больше материалов по теме «Ведение бизнеса» вы можете получить в системе КонсультантПлюс .

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Технология создания и обработки электронных документов

Цели изучения темы:

Получить представление о шаблонах и формах документов и возможности их использовании в контексте специальности; о макросах и их использовании при работе с документами.

Закрепить умения создавать сложные документы и подготавливать их к печати.

Закрепить понимание сущности понятий «шаблон документа», «форма документа». Обучить способам создания, изменения, сохранения и использования форм

Сформировать понимание сущности макросов. Обучить способам создания, хранения и использования макросов

Создание и обработка электронных документов

В современных условиях повсеместного внедрения и исполь­зования информационных технологий все сталкиваются с задачей подготовки многостраничных текстовых документов, напри­мер, рефератов, пояснительных записок к дипломным проектам, учебных пособий, диссертаций, монографий и т.п. Подобные документы имеют ряд схожих признаков, и к их оформлению предъявляются определенные требования. За­частую все они обладают сложной структурой: текст в таких до­кументах разбивается на разделы и подразделы (или главы, па­раграфы, пункты). Подобные документы могут включать сноски и перекрестные ссылки , иметь сложные колонтитулы , содержать множество иллюстраций (рисунков, диаграмм, таблиц, формул и пр.), которые принято нумеровать в рамках отдельных разделов или документа в целом. Обязательным компонентом таких доку­ментов является оглавление с перечнем заголовков структурных частей и указанием номеров страниц, на которых они располо­жены. В качестве дополнения документы также могут содер­жать списки используемых иллюстраций, предметный указатель с перечнем рассматриваемых терминов и номерами страниц, на которых они упоминаются.

Как правило, создание многостраничных документов сложной структуры начинается с подготовки исходного текста: ввода и его простейшего форматирования. Далее формируется первичный ма­кет документа. При этом задаются требуемые параметры страниц, при необходимости выполняется принудительное разбиение до­кумента на страницы (например, чтобы каждая глава обязательно начиналась с новой страницы), формируется титульная страница, выполняется нумерация страниц или создаются более сложные колонтитулы. В качестве отдельных шагов можно рассматривать вставку в документ разного рода иллюстративных материалов, соз­дание списков используемых иллюстраций, формирование оглавления и предметного указателя, добавление в текст документа сносок и перекрестных ссылок.

Таким образом, при создании многостраничных документов сложной структуры можно выделить следующие этапы:

1. Подготовка исходного текста

2. Формирование первичного макета документа

3. Определение структуры документа и создание оглавления

4. Добавление в документ таблиц и иллюстраций

5. Нумерация вставленных в документ объектов и создание списков иллюстраций

6. Пометка элементов и создание предметного указателя

7. Добавление в документ сносок и перекрестных ссылок.

На практике реализация этих этапов может осуществляться в разной последовательности (в том числе с перекрытием).

Самым популярным и востребованным приложением па­кета MicrosoftOffice , несомненно, является текстовый про­цессор MicrosoftWord , используемый для подготовки тексто­вых документов различной степени сложности: от простых записок до многостраничных документов сложной структуры. По своим возможностям MicrosoftWord приближается к на­стольным издательским системам, позволяя создавать макеты журналов, книг, пособий или рекламных объявлений для по­следующей печати на принтере или в типографии.

1. ПОДГОТОВКА ИСХОДНОГО ТЕКСТА

Формирование макета многостраничного документа слож­ной структуры начинается с подготовки исходного текста. Первоначально выполняется ввод и редактирование текста, проверка правописания. Затем осуществляется форматирова­ние основного текста документа для придания ему требуемо­го внешнего вида.

a. Ввод и редактирование текста, проверка правописания. Использование тезауруса

После запуска текстового процессора MicrosoftWord ав­томатически создается новый (пустой) документ с заданным по умолчанию именем Документ1 . docx . До начала ввода текста с клавиатуры рекомендуется выполнить настройку параметров отображения текущего документа. Чтобы представлять, как будут располагаться текст и на страницах, следует убедиться, что документ открыт в режиме разметки страницы (т.е. отображается в виде листа с полями).

Главная — Найти и Найти и заменить

b. Форматирование текста

c. Использование стилей

Чтобы быстро добиться единообразного оформления мно­гостраничного документа, вместо прямого форматирования, которое рассматривалось выше, удобно использовать стили. Стиль — это набор параметров форматирования (таких, как шрифт, размер шрифта, начертание, цвет, выравнивание и отступы абзацев и пр.), которые хранятся вместе под общим именем. Различают два вида стилей: встроенные (поставляе­мые вместе с MicrosoftWord ) и пользовательские (создавае­мые пользователем).

К основным преимуществам использования стилей отно­сятся:

· ускорение оформления документов (стили позволяют одновременно применять к выделенным фрагментам доку­мента не один, а целый набор требуемых параметров форма­тирования);

· легкость переоформления документов (нет необходимо­сти вручную переопределять параметры форматирования от­дельных фрагментов документа, достаточно изменить параме­тры используемых в документе стилей, а изменение формата фрагментов, к которым применены соответствующие стили, будет выполнено автоматически).

Для быстрого доступа к стилям предназначена коллекция экспресс-стилей, расположенная на вкладке Главная.

2. ФОРМИРОВАНИЕ ПЕРВИЧНОГО МАКЕТА ДОКУМЕНТА

После завершения подготовки исходного текста можно приступать к формированию первичного макета документа. С этой целью задаются требуемые параметры страниц , при не­обходимости выполняется принудительное разбиение доку­мента на страницы (например, чтобы каждая глава начиналась с новой страницы), формируется титульная страница , выпол­няется нумерация страниц документа, возможно, создаются более сложные колонтитулы .

a. Определение параметров страницы.Верстка текста в несколько колонок.Расстановка переносов

Настройка параметров страниц документа включает опре­деление размера бумаги , на которой будет осуществляться печать документа, ориентации страниц (книжной или аль­бомной), а также размеров полей (величины свободного про­странства по краям страницы). Подобные параметры можно задавать на любом этапе подготовки документа, но целесоо­бразнее это делать сразу после его создания или же по завер­шении подготовки исходного текста. Тогда при последующей работе с документом (например, добавлении иллюстраций, вставке таблиц) будет видно, как именно располагаются текст и объекты на страницах.

Настройка параметров страниц осуществляется с помо­щью инструментов группы Параметры страницы на вкладке Разметка страницы.

Разметка страницы — Колонки

Разметка страницы – Расстановка переносов .

a. Добавление и удаление разрывов колонок, страниц и разделов.

Вставка – Страницы – Разрыв страницы

Разметка Страницы – Параметры страницы – Разрывы

b. Нумерация страниц. Создание колонтитулов и управление их параметрами

Вставка – Номер страницы

Вставка – Колонтитулы (на ленте отобразится дополнительная вкладка Работа с колонтитулами – Конструктор)

c. Оформление страниц с помощью границ и подложки

Разметка страницы – Фон страницы (Подложка, Цвет страницы, Границы страниц)

3. ОПРЕДЕЛЕНИЕ СТРУКТУРЫДОКУМЕНТА И СОЗДАНИЕОГЛАВЛЕНИЯ

Формирование макета многостраничного документа слож­ной структуры предполагает создание оглавления с перечнем заголовков структурных частей документа (названий глав, па­раграфов и пунктов) и указанием номеров страниц, на которых они расположены. С этой целью заголовки в тексте документа предварительно помечаются, а затем выполняется автомати­ческая сборка оглавления.

a. Определение структуры документа с помощью встроенных стилей заголовков

При построении автоматически собираемого оглавления MicrosoftWord выполняет поиск в тексте документа заголов­ков структурных частей, сортирует их по уровню, добавляет соответствующие номера страниц и отображает перечень най­денных заголовков. Поэтому до вставки оглавления необхо­димо пометить имеющиеся в тексте документа заголовки (на­звания глав, параграфов и пунктов).

Наиболее простым способом пометки заголовков, которые впоследствии будут включены в оглавление, является исполь­зование встроенных стилей заголовков ( Заголовок 1 — Заго­ловок 9 ). Напомним, что для приме­нения стиля необходимо выделить текст (или установить тек­стовый курсор внутри названия) и выполнить щелчок мыши по имени соответствующего стиля заголовка в коллекции экспресс-стилей на вкладке Главная .

b. Форматирование оглавления документа

4. НУМЕРАЦИЯ ВСТАВЛЕННЫХ В ДОКУМЕНТ ОБЪЕКТОВ. СОЗДАНИЕ СПИСКОВИЛЛЮСТРАЦИЙ

Для наглядного представления информации в текстовых документах используются таблицы и разного рода иллюстра­ции: рисунки, диаграммы, схемы и пр. В случае многостра­ничных документов сложной структуры вставленные объекты принято нумеровать в пределах каждой главы или документа в целом. Кроме того, документы определенного типа могут содержать списки иллюстраций с перечнем названий исполь­зуемых объектов и указанием номеров страниц, на которых они расположены.

a. Добавление в документ таблиц и иллюстраций

Инструменты, позволяющие вставлять в документ объ­екты разного типа (таблицы, рисунки, диаграммы, формулы, специальные символы и пр.), собраны на вкладке Вставка .

b. Нумерация вставленных в документ объектов

Ссылки – Названия – Вставить название

c. Формирование списков иллюстраций

Если названия создавались способом, описанным выше, то можно:

Ссылки – Названия – Список иллюстраций

5. ПОМЕТКА ЭЛЕМЕНТОВИ СОЗДАНИЕ ПРЕДМЕТНОГОУКАЗАТЕЛЯ

Многостраничные документы определенного типа могут содержать предметный (алфавитный) указатель с перечнем рассматриваемых терминов и указанием номеров страниц, на которых они упоминаются. Для создания предметного указателя необходимо предварительно пометить в тексте до­кумента элементы указателя, а затем выполнить его автома­тическую сборку.

a. Пометка элементов предметного указателя с помощью файла словаря

При построении автоматически собираемого предметного указателя MicrosoftWord выполняет поиск в тексте документа помеченных элементов указателя, сортирует их по алфавиту, добавляет соответствующие номера страниц, удаляет дубли­каты и отображает перечень найденных элементов. Поэтому до вставки предметного указателя необходимо пометить име­ющиеся в тексте документа элементы указателя (ключевые слова, термины).

Наиболее удобным способом пометки элементов является использование предварительно подготовленного файла сло­варя со списком терминов , которые планируется включить в указатель. Файл словаря должен содержать таблицу (без стро­ки заголовков), состоящую из двух столбцов: в первом столбце указывается текст, который необходимо найти в документе и по­метить как элемент указателя (т.е. все возможные формы иско­мого термина, измененные по падежам, числам и т.д.), во второмстолбце указывается наименование элемента, которое и будет фигурировать в предметном указателе (как правило, наимено­вание термина в именительномпадеже единственного числа). Предметный указатель может содержать основные и до­полнительные (вспомогательные, более частные) элементы.

Для автоматической пометки элементов предметного указа­теля с помощью файла словаря используется инструмент Пред­метный указатель в одноименной группе на вкладке Ссылки . В открывшемся диалоговом окне Указатель следу­ет выполнить щелчок по кнопке Автопометк а. и далее задать, где расположен и как называется файл словаря.

b. Формирование предметного указателя

После завершения пометки элементов указателя в тексте документа можно осуществить автоматическую сборку предметного указателя.

В нужном месте набираем: Ссылки — Предметный указатель

6. ДОБАВЛЕНИЕ В ДОКУМЕНТ СНОСОК ИПЕРЕКРЕСТНЫХ ССЫЛОК

В текстовом документе пояснения, комментарии, иногда даже ссылки на литературу принято оформлять в виде сносок. Многостраничные документы сложной структуры могут содержать перекрестные ссылки – ссылки на различные элементы документа, такие, как заголовки, рисунки, таблицы, формулы и пр.

a. Создание обычных и концевых сносок

Ссылки – Сноски – Вставить сноску

Сноска состоит из знака сноски и текста сноски.

b. Вставка перекрестных ссылок

Для того чтобы вставить перекрестную ссылку на заголовки, они должны быть сформированы с помощью встроенных стилей (Заголовок1 — Заголовок9) . Чтобы вставить ссылку на иллюстрации, их нужно назвать с помощью инструмента Ссылки — Вставить название .

Затем для вставки перекрестной ссылки выбираем Ссылки – Перекрестная ссылка (чаще всего она вставляется как гиперссылка).

Огромную роль в деятельности учреждений, организаций и предприятий имеет деловая документация

Деловая документация – это документы, относящиеся к общественной, служебной деятельности, к работе, оформленные в соответствии с нормативно-правовыми актами.

Особое место среди деловой документации занимают организационно-распорядительные документы.

Организационно-распорядительные документы можно разделить на три группы:

— организационные (устав, положение, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

— распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. Распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

— справочно-информационные (протокол, акт, доверенность, докладная, объяснительная и служебная записки, справка, письма).

Организационно-распорядительные документы оформляются в соответствии с «Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г . № 69.

К составлению и оформлению документов с использованием компьютерных технологий кроме требований, изложенных в СТБ 6.38-2004, предъявляются также требования, изложенные в Постановлении Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г . № 27 «Об утверждении Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь».

Основные требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств

Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в текстовом редакторе MicrosoftWord , при этом должна быть применена гарнитура шрифта TimesNewRoman в обычном начертании , размер шрифта 14 пунктов (допускается не менее 13, но не более 15 пунктов), или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. Выравнивание по ширине листа . В таблицах допускается уменьшение размера шрифта до 13 пунктов (когда текст не вмещается).

Для формата А4 (210 х 297 мм ) должны быть установлены следующие поля страницы : верхнее и нижнее – не менее 2 см , левое – 3 см , правое – не менее 1 см . В таблицах допускается уменьшение левого поля до 2 см , правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Нумерация страниц проставляется посредине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Источник