Способы хранения деловой информации

Корпоративная система хранения информации (база знаний)

Думаю, в каждой компании есть необходимость где-то хранить различную документацию. Самый простой пример — регламенты работ в разных отделах, шаблоны документов, стандарты качества и т.п. Вот и мне пару лет назад пришлось внедрять такую систему прежде всего для своих нужд, а уж потом ее подхватили и остальные. Понятно, что это wiki-система. Ибо только такие системы с легкостью позволяют хранить такую информацию и дают прекрасные возможности по совместной работе над ней. Тогда я выбрал движок MediaWiki. Это такая довольно аскетичная система, на которую можно прикручивать различные плагины, но все равно ее можно сравнить с Линуксом. Со временем стало понятно, что простым людям эта система дается сложно, в ней сложно контролировать структуру документов, в ней сложно работать с правами доступа к документам.

Недавно я задумался, что мне нужна «windows like» система с красивым и понятным интерфейсом, самыми простыми необходимыми возможностями в виде нормального структурирования иерархии документов и ограничения прав доступа к ним (как к самим документам, так и к загружаемым файлам). Так же хотелось иметь возможность индексирования не только веб-контента, но и файлового (напиример, все загружаемые doc или pdf файлы).

Учитывая, что я активно работаю с системой трэкинга задач Jira, то я давно знал, что у производителей есть другое интересное решение, реализующей различную функциональность как самое вики-подобной системы (для базы знаний), так и корпоративного портала (взаимодействие пользователей, доступ к ресурсам компании т. п.). Называется это решение Confluence.

В Confluence все основана на пространствах, эдаких тематических местах. Пространством может быть как название какого-либо отдела компании, так и название сферы корпоративной деятельности, например, стандарты качества, бухгалтерская информация.

Кратко о преимуществах:
1. Удобно и достаточно просто оформлять текстовую информацию в виде отдельного документа, который в свою очередь является частью «пространства».

2. Пространства бывают общие и персональные. Общие доступные всем или никому кроме вас, документы в них могут иметь различные права на просмотр. Личные пространства доступны по адресу host/display/

admin, где место admin пишется логин пользователя. Они так же могут быть доступны или недоступны всем.

3. Большой набор плагинов.

4. Помимо создания страниц в виде текста можно делать страницы со вложенными в них документами. На странице в этом случае просто ставится ссылка на документ. Если один документ закачивать несколько раз, то сохраняется полная версионность, т.е. можно посмотреть предыдущие варианты (документы могут быть приватные, т.е. тоже с ограниченными правами доступа).

5. Есть плагин документооборота, когда можно организовать аппрувалы изменений как текстовых документов, так и файлов.

6. Система поиска по конфлуенсу построена таким образом, что ищет не только по текстовому контенту страниц, но и по содержимому загруженных документов (проверено на Word и Excel). Причем результаты показаны с учетом прав на документы. Если прав нет, то и не найдет ничего.

Источник

Защита корпоративной информации, часть 1: инструменты и технологии

К сожалению, реальная практика работы в России показывает, что недооценка защиты информации и правильность ее хранения могут обернуться серьезными проблемами для бизнеса. Источники риска, думаю, нет смысла перечислять – они логически известны всем (особенно для регистраторов и бухгалтерских фирм).

Собственники компаний понимают, насколько важно обезопасить себя и свой бизнес, но не всегда знают, как это сделать технически правильно.

В этой статье мы рассмотрим серию решений безопасного хранения информации для компаний малого и среднего бизнеса.

Для данных, от которых зависит Ваш бизнес, существует два вида угроз:

1. Потеря данных.
2. Попадание данных «не в те руки».

При этом второй вид угроз можно разделить на несколько видов:

2.1. Оперативный перехват информации.

2.2. Хищение данных вместе с оборудованием.

2.3. Хищение данных посредством сетевой атаки.

2.4. Хищение данных сотрудником компании.

Начнем рассмотрение классических решений по хранению данных компании, их достоинства и недостатки.

Штатный жёсткий диск компьютера

Описание: Решение, используемое в 99% случаев. Обладает наименьшей стойкостью против угроз обоих типов.

• Он уже есть в вашем компьютере, и это решение абсолютно бесплатно.
• В случае отказа – существует теоретическая возможность восстановить данные.

• При таком способе хранения, данные никак не защищены от попадания в чужие руки.
• В случае отказа жёсткого диска восстановление может стоить приличную сумму, и кроме того, может занять значительное время.
• В ряде случаев восстановление может стать невозможным. В случае «изъятия» диска, данные из него уже никак нельзя получить.

Стандартные жёсткие диски, подключённые в режиме RAID

Описание: Использование нескольких жёстких дисков, объединённых в один виртуальный с помощью специального программного или аппаратного решения.

Решение, используемое теми, кто боится потерять данные, но не хочет, чтобы они покидали его офис или хочет увеличить быстродействие компьютеров.

• Увеличивают надежность хранения (такая система может выдержать отказ одного или двух дисков в зависимости от конфигурации)
• Немного осложняет получение доступа к данным (для получения доступа нужно «изъять» компьютер целиком или использовать специальное программное обеспечения)

• Данная технология резко усложняет администрирование компьютера.
• Для защиты данных она не предназначена!
• Увеличивается вероятность поломки, не приводящей к потере данных.
• Обычно нужны одинаковые жёсткие диски.
• Резко усложняет восстановление данных в случае отказа большего количества жёстких дисков, чем это позволяет конфигурация

Источник

8 способов хранения данных, которые представляли себе фантасты

Мы можем напомнить вам эти фантастические способы, но сегодня мы предпочитаем использовать более привычные методы

Хранение данных, наверное, является одной из наименее интересных частей вычислительной техники, но при этом совершенно необходимой. Ведь те, кто не помнит прошлое, обречены на его пересчёт.

Однако хранение данных является одной из основ науки и научной фантастики, и формирует базис множества литературных произведений. Процесс, в котором мы оглядываемся назад в попытке предсказать будущее, несёт в себе образовательную, ну или хотя бы развлекательную составляющую, поэтому давайте вспомним восемь старых идей будущего хранения данных, некоторые из которых прошли проверку временем, а другие растеряли все свои биты.

Влажное хранение

Зачем записывать огромное количество данных на устройство, если можно впихнуть их кому-нибудь в голову?

В этой схеме хранения информация записывается в башку ничего не подозревающим – а потому и не дававшим на это согласие – людям, как это было с капитаном Пикардом в эпизоде сериала «Звёздный путь: следующее поколение» под названием «Внутренний свет» и с Чаком Бартовски из сериала «Чак», которому в голову пришёл «Intersect».

Стоит также вспомнить 9-летнего протагониста британского кукольного сериала 1968-69 годов «Джо 90», в мозг которого закачали навыки и информацию при помощи изобретённого его отцом устройства (созданного без этического надзора). Джо попадает в список людей, не соглашавшихся с операцией, поскольку 9-летние люди не имеют такой возможности. Отец Джо должен отправиться в тюрьму и/или в ад.

Кроме того, бывает, что данные закачивают людям в голову с их полного согласия, как в случае с Нео из «Матрицы» или кукол из «Кукольного дома». А ещё был доктор Морбиус из «Запретной планеты». Желаете вызвать чудовищ из подсознания? Поскольку это делается через использование людей в качестве носителей информации.

И только у Джонни Мнемоника в голову встроена физическая система хранения информации, поскольку в мире Уильяма Гибсона человек выглядит более надёжным и безопасным средством её перевозки, чем простой компьютер. Возможно – но не хотелось бы оказаться на его месте во время проверки в аэропорту.

Почему средства хранения XXI века лучше

Мозг состоит из мягких кусочков. А мягкие кусочки – неидеальное хранилище информации, позволяющее эмоциям изменять входящую или исходящую информацию. Также нельзя создавать резервные копии людей – по крайней мере, пока.

Компьютер (местно или в облаке) хранит данные на кремниевых чипах. И хотя их нельзя назвать непогрешимыми, лёгкость и прозрачность копирования гарантирует отсутствие у вас уязвимости перед сервером, который вдруг может решить, что сегодня он не хочет с вами разговаривать, или надеть тренч и задаться вопросом реальности ложек.

Память с применением грубой силы

Способности человеческого мозга по запоминанию удивительны. Его способности делать выводы и рассуждать заточены на извлечение результатов из сохранённой информации. Также человеческий мозг прекрасно делает выводы на основе неполной информации; ведь это, в конце концов, нейронная сеть, страдающая, правда, от похмелья и звонящая на работу, чтобы отпроситься после того, как ночью было принято несколько спорных жизненных решений.

В «1984» Уинстон Смит запоминал отрывки из книг. В «Фаренгейт 451» сеть людей запоминала книги целиком. И, в отличие от персонажей из предыдущего раздела, никто из них не впитывал знания волшебным образом. Им приходилось использовать силу мозга. Да, это ещё одна форма «влажного хранения», только использующая оригинальный API для передачи данных, со всеми его недостатками (неэффективность и подверженность ошибкам) и преимуществами (не запрещён комитетами по этике).

Подвох: сначала я решила, что ментаты из «Дюны», с их способностями запоминать и вести расчёты, подойдут к этой категории. Но их мантра всё раскрыла: «Одной лишь волей я приведу свой разум в движение. Из-за сока Сафо мысли обретают скорость, губы обретают другой цвет, цвет становится предупреждением. Одной лишь волей я приведу свой разум в движение». То есть, запоминают они при помощи сока сафо, а автор сценария и режиссёр Дэвид Линч нам соврал.

Эти НФ хранилища знаний не заглядывают в будущее, чтобы запоминать книги. Они изучают информацию так, как это делают современные чемпионы по запоминанию, при помощи технологии под названием «чертоги разума».

Почему средства хранения XXI века лучше

Человеческий мозг способен хранить петабайт данных. Провайдеры облачного хранения дадут вам столько петабайт, сколько вы попросите – только платите. Как и предсказывал Филип Дик, они могут помнить всё для вас оптом.

Компьютеры вне облака

HAL 9000, серверная комната из эпизода «Сан-Джуниперо» сериала «Чёрное зеркало», R2-D2 и планета-имперский архив Скарифф из фильма «Изгой-один» – все они служили локальными средствами хранения данных и планов «Звезды смерти». Хранение данных на домашнем компьютере или собственном устройстве резервного копирования – давняя традиция, существующая с момента появления персональных компьютеров. Просто игнорируйте этот холодный страх того, что произойдёт, если ваши системы откажут, или вы будете отрезаны от мира в результате несчастного случая, злого умысла или внезапно осознавшего себя ИИ.

Со всеми этими НФ компьютерами и дроидами, служащими хранилищами фактов, личностей и песен вроде Bicycle Built for Two для получения нужной вам информации необходим физический доступ к устройствам.

По крайней мере, мы надеемся, что так обстоят дела с серверами Сан-Джуниперо, где хранятся личности. Не хочу даже представлять, что бы с ними случилось, если бы какой-нибудь злонамеренный хакер решил бы познакомить с современным миром относительно невинный 1987-й.

Почему средства хранения XXI века лучше

Физическая безопасность устарела в прошлом десятилетии. Да, в некоторых случаях изолированное или даже «отключенное от всех сетей» офлайн-хранение отлично подходит, и да, бывают локальные облачные сервисы. Но, по большей части, вам не нужно волноваться о физическом доступе к базе знаний вашей компании.

Облачное хранение противоположно этому по всем основным смыслам; ваши данные физически разбросаны по множеству серверов и даже дата-центров. Связь вам нужна, только для доступа к ним. Хранение чувствительных данных в облаке не представляет проблем, пока вы их шифруете, а приватные ключи остаются приватными. Добавьте API-ключи для контроля над доступом к данным, и вам не придётся волноваться о том, что кто-нибудь сможет выпустить ваши секретные планы в эфир так, чтобы они попали на проходивший мимо флагман повстанцев.

И даже ещё лучше – вам не придётся беспокоиться о том, что R2-D2 обманом вынудит вас удалить его ограничивающий стержень.

Печатное слово

Классическая повесть «Страсти по Лейбовицу» и соответствующий эпизод сериала «Звёздный путь: Вояджер» под названием «Незабываемое» имеют необычный общий аспект: предпочтительный метод хранения данных. В обоих случаях персонажи хранят данные по старинке: в письменном виде. В «Вояджере» Чакотай записывал воспоминания о любимой до того, как стал забывать её; в «Страстях по Лейбовицу» Лейбовиц записывал список покупок, ставший священным текстом.

И хотя письмо – прекрасный метод общения, печатное слово начало политические и религиозные революции только после того, как печатаемые в больших количествах книги начали попадать в руки публики. Но у любимой книги есть очень реальные недостатки. К примеру, старые тома подвержены разрушению и могут вызывать аллергию. Книги легко повреждают вода, огонь и кошки.

Почему средства хранения XXI века лучше

Книги – штука прекрасная, но лишь ограниченное их количество вы сможете носить с собой до тех пор, пока у вас не появится межпозвоночной грыжи. Вы можете хранить текст со всех 56 терабайт книг в облаке, и вам даже не придётся размышлять о том, покроет ли страховка лапароскопию. Спасибо, облачное хранилище!

Кристаллы

Идея возможности хранения данных в периодической решётке, где данные могут храниться в виде призм, весьма привлекательна, пусть даже и является чистой НФ. Голокроны и датакроны в «Звёздных войнах». Информационные кристаллы в «Вавилон 5». Кристаллы памяти Асгарда из «Звёздных врат». Кристаллы памяти Супермена, хранящие большую часть знаний криптонианцев, плюс проблемы с папочкой.

Однако кристальные вычисления скоро могут выйти за пределы жанра НФ. Исследователи из Австралии кодируют в нанокристаллах информацию при помощи лазеров. Эти лабораторные нанокристаллы также эффективно используют энергию и могут хранить петабайт данных в небольшом кубике.

Более научно-фантастического и придумать ничего нельзя. Но при этом всё реально.

Почему средства хранения XXI века лучше

Общим свойством кристаллических носителей информации служит то, как красиво они разлетаются, если их уронить. С точки зрения развития сюжета, если в нём появляется кристалл, то его хрупкость наверняка будет одним из факторов развития сюжета. Пусть это и технология будущего, но законам Мёрфи она подчиняется так же, как и любая другая. Так что это не альтернатива облачному хранению, а улучшенное облако, полное кристаллов. С вашей точки зрения, чем лучше и быстрее работает хранилище, тем лучше, а детали его реализации вас не волнуют, если только его никто не будет ронять.

Технологии нанокристаллов ещё только предстоит выйти за пределы лабораторий. А тогда нанокристаллы смогут заменить кремний в качестве основы облачного хранения. С криптонианцами-то это сработало.

Реальные системы хранения информации

Хотя сюжет «Затерянных в космосе» развивался в 1997-м, в шоу использовались перфокарты, такие же, которыми пользовались программисты, когда его снимали в 1965-68 годах. Плёнка в книге Маргарет Этвуд «Рассказ служанки» такая же, какая играла в наших кассетных деках в 1985-м. Серверная комната в «Изгое-один» не сильно отличается от современных, пусть и ужасно выглядящих с точки зрения дизайна.

Все эти методы прекрасно работали в своё время и на своих местах. Но с распространением облачного хранения в начале 2010-х нет причин не хранить старую почту от ваших бывших в таком месте, где вы сможете найти её после третьего бокала белого.

Почему средства хранения XXI века лучше

Может, и нет. Хранение, определяемое ПО – наиболее новый этап развития этой области, хотя как и само облако, оно не меняет технологию хранения – только то, как используются существующие носители. В XXII веке мы будем писать статьи о том, чем хранение, определяемое ПО, уступает кристаллам криптонианцев.

Старое новомодное хранение

Самый крутой метод хранения данных в НФ появился в анимационном сериале The Batman 2004-2008 гг. В эпизоде «Артефакты» мистер Фриз планирует проснуться от криогенного сна через 1000 лет. Бэтмен знает, что ему придётся защищать Готэм, даже несмотря на то, что он будет мёртв. Поэтому Бэтмен выцарапал рецепт антифриза на стене, а поскольку он знал, что в будущем компьютеры не смогут прочесть его код, он написал всю формулу в двоичном коде.

Это не просто умно, это чрезвычайно умно.

Почему средства хранения XXI века лучше

Нет ничего лучше, чем у Бэтмена.

Случайное хранение

Не все методы хранения данных ограничены компьютерами. «Прослушка», эпизод сериала «За гранью возможного» под названием «Демон со стеклянной рукой». Звуковая отвёртка Доктора в «Тишине библиотеки» и «Лесу мёртвых». Песчинка в эпизоде «История всей твоей жизни» сериала «Чёрное зеркало».

И хорошо. Научная фантастика часто выступает герольдом технологий. Если бы у нас не было предсказателей, представляющих, насколько крутыми будут будущие изобретения, у нас не было бы подводных лодок, сотовых телефонов или QuickTime.

Почему средства хранения XXI века лучше

Уникальные системы хранения, разработанные с определённой, единственной целью – это круто и интересно, но непоследовательно. Система хранения не должна быть особенной, она должна быть скучной. Имеет значение то, что вы с ней делаете. Именно этим и занимается облачное хранилище: предоставляет непрерывный доступ к данным, когда они нужны вам и вашим пользователям.

Ральф Уолдо Эмерсон сказал: «Глупая последовательность — суеверие недалеких умов». Однако надёжность – это то, из чего состоят империи, утопии и великие федерации.

Источник