Текстовый процессор Microsoft Office Word
При электронном редактировании текста все, что связано с оформлением, входит в понятие “форматирование”. Под форматированием текста понимается изменение цвета, стиля написания, типа шрифта, размера шрифта и различных абзацных отступов. Форматирование текста необходимо для создания как простых, так и более сложных документов.
Различают три основные операции форматирования:
1. “Форматирование символов”. При форматировании символов речь идет, в основном, об изменении стиля написания текста.
2. “Форматирование абзацев”. Под форматированием абзацев понимается изменение размеров полей отдельных абзацев в тексте, изменение интервалов между строками и абзацами, выравнивание абзацев.
3. “Форматирование страниц”. Под форматированием страниц понимается выбор размера бумаги, положение страниц при печати документа, установка верхних, нижних, левых и правых полей, выбор источника бумаги.
Под абзацем понимается часть документа, за которой следует маркер абзаца. При вводе текста абзац всегда заканчивают нажатием клавиши [Enter].
Процесс форматирования абзацев включает в себя:
1. выравнивание абзацев (по левому краю, по центру, по правому краю);
3. изменение цвета фона и заливка;
4. установление рамок и линий нарисованных вокруг и внутри абзаца;
5. установку абзацных отступов;
6. установку отступа первой строки абзаца;
7. установку расстояния между строками;
8. установку расстояния между абзацами;
9. контроль положения абзаца на странице.
По умолчанию текстовый процессор выравнивает все абзацы влево, при этом строки начинаются как бы с одной вертикальной линии. Возможны, однако и другие виды выравнивания.
Выравнивание по правому краю: строки внутри абзаца выравниваются не влево, а вправо. При этом, конец строк оказывается выровненным, а начало – “плавающим”.
Центрирование: строки абзаца располагаются симметрично относительно воображаемой вертикальной линии, проходящей посредине листа.
Блочное выравнивание: строки абзаца выравниваются как по правому, так и по левому краю.
Перед тем как вы хотите изменить выравнивание абзацев, необходимо их выделить. Тогда текстовый процессор будет знать, какие абзацы следует переформатировать. После чего следует нажать на одну из клавиш выравнивания (в зависимости от того, как вы хотите выровнять абзац), расположенную на панели инструментов “Форматирование” или выполнить команду Формат – Абзац и в появившемся диалоговом окне “Абзац” в списке “Выравнивание” выбрать тип выравнивания абзацев.
Рис. 1.6.1 Диалоговое окно «Абзац» Microsoft Word
Отступы абзаца, в отличии от полей и страниц, устанавливаются только для отдельного абзаца. Для того, чтобы изменить отступы или положение на странице абзаца, нужно в диалоговом окне “Абзац” в полях “Отступ” изменить размер отступа справа или слева до нужного (Рис. 1.6.1).
Отступ первой строки
Отступ первой строки устанавливается в том же окне в списке “Первая строка”. При выборе опции “Отступ” текстовый процессор автоматически задает правый отступ 1,25 см. В поле “На” можно указать любые другие значения отступа.
Для установки отступов абзаца и первой строки можно использовать горизонтальную линейку. Выберите абзацы, для которых нужно установить отступ, и с помощью мыши переместите маркеры отступов абзацев (слева верхний треугольный маркер – расположение “красной строки”, слева нижний треугольный маркер – начало нормальной строки, справа нижний треугольный маркер – ограничение строки на странице) и первой строки, расположенные на горизонтальной линейке, в нужную позицию.
Расстояние между строками
По умолчанию текстовый процессор устанавливает расстояние между строками в один интервал, т.е. это расстояние точно соответствует высоте одной строки. Однако расстояние между строками может быть в два и более интервалов.
Расстояние между строками устанавливается в диалоговом окне “Абзац” в списке “Межстрочный” (см. Рис. 1.6.1). В этом списке приведены различные варианты выбора расстояния между строками. Если вы хотите установить фиксированный интервал между строками, то в списке “Значение” нужно установить размер отступа.
Расстояние между строками обычно увеличивается в том случае, если вам необходимо увеличить объем документа без дополнительного набора текста. Такой тип форматирования зачастую применяется при написании пояснительных записок, докладных, заявлений и даже диссертаций.
Расстояние между абзацами
Текстовый процессор позволяет устанавливать и изменять расстояние между абзацами. Эта операция проводится также в диалоговом окне “Абзац”, в поле “Интервал”, в строках “Перед” и “После” (см. Рис. 1.6.1). Интервал в этих полях устанавливается в “пунктах”. Один “пункт” приблизительно равен 0,35 миллиметра. Это позволяет более точно установить интервал. Такой способ установки не требует использования клавиши [Enter] для ввода пустых строк между абзацами.
В строке “Перед” вводится интервал, который нужно установить перед первой строкой выделенного абзаца. В строке “После”, соответственно, вводится интервал, который нужно установить после последней строки выделенного абзаца.
Контроль положения абзаца на странице
Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (см. Рис. 1.6.2).
Для пользователя наибольший интерес на этой вкладке представляет поле “Разбивка на страницы”.
Установленный флажок “Запрет висячих строк” позволяет избежать появления так называемых “висячих строк”. “Висячая строка” – это первая строка в нижней части страницы, если остальная часть абзаца перенесена на следующую страницу.
Рис. 1.6.2 Диалоговое окно “Абзац” вкладка “Положение на странице”.
Использование линейки для установки отступов и позиций табуляции
Не смотря на то, что диалоговое окно “Табуляция” (Рис. 1.6.3) предоставляет куда больше возможностей для установки позиций табуляции, многие пользователи предпочитают использовать для этой цели линейку. Для того, чтобы с помощью линейки установить позицию табуляции, например равной 2 см, необходимо выполнить следующие действия:
1. Выделить абзацы для которых необходимо установить позиции табуляции. (Если данные абзацы уже содержат знаки табуляции, сразу можно увидеть результаты установки.)
2. Если на экране нет линейки, отобразите ее с помощью команды Вид – Линейка или просто задержите курсор мыши на серой полосе под панелью инструментов “Форматирование”.
3. Если Вы хотите установить отступ первой строки, то необходимо перетащить левый верхний маркер, на определенное расстояние.
4. Если Вы хотите установить отступ всего остального текста, то нужно левый нижний маркер в новую позицию.
Рис. 1.6.3. Диалоговое окно “Табуляция”.
Для контроля положения абзаца на странице также используется окно диалога “Абзац”, но при этом выбирается вкладка “Положение на странице” (Рис. 1.6.2).
Источник
Способы форматирования текстовом процессоре word
Форматирование документа – это изменение его внешнего вида. WORD обеспечивает форматирование документов на пяти различных уровнях:
- н а уровне символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.)
- на уровне абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.)
- на уровне страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.)
- на уровне разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.)
- на уровне документа (номера страниц, оглавление и т.д.).
Абзац – это фрагмент текста, который заканчивается непечатаемым символом или фрагмент текста, процесс ввода которого заканчивается нажатием на клавишу ввода Enter. К абзацу относятся: абзац основного текста, заголовки, оглавление, списки (нумерованные и маркированные) и т.д.
Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат / Шрифт) или команды на панели инструментов форматирования. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат / Абзац.
Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат / Показать форматирование.
Стили
Стили предназначены для внешнего оформления документа и его абзацев, т.е. стили используются для форматирования документа. Стиль — это набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования. Форматирование текста с помощью стиля значительно быстрее, чем форматировать вручную каждый элемент текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста.
Существует три основных типа стилей:
- Стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы
- Стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в Word, являются стилями абзацев
Стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).
При создании нового документа «Документ 1» на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.
После того как ввод текста в документ завершен, и текст отредактирован, целесообразно воспользоваться командой Автоформат для изменения внешнего вида всего документа.
При автоматическом форматировании документа каждому абзацу назначается один из стилей Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список — стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д.
Назначение абзацам документа стандартных стилей Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро строить оглавление.
Кроме того, если для большинства абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, вы сможете легко переформатировать только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.
Операции со стилями в области задач Стили и форматирование
Стили можно изменять и создавать новые. Кроме того, можно применить другой стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его.
Для этого необходимо выбрать команду Формат / Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области задач в разделе «Выберите форматирование для применения» щелкните на требуемый стиль, абзац под курсором переформатируется на выбранный стиль.
Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется список команд: Очистить формат, Изменить стиль, Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля.
Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили.
Стиль Обычный не основан ни на одном из стилей.
Элементы текстовых документов, которые вводятся в документ в процессе его редактирования и форматирования:
Колонтитул — это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.
Для создания колонтитула необходимо выполнить команду Вид / Колонтитулы. Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.
Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word
Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.
Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания).
Существуют несколько способов проверки правописания:
Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить орфографию и автоматически проверить грамматику.
Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.
Просмотр и печать документа
Режимы макетов используются при работе над документом, к этому режиму относятся: Разметка страницы, Веб–документ, Обычный, Структура.
Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем, к этому режиму относятся: Режим чтения, Эскизы, Схема документа.
Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр.
Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать
Перед печатью документа следует проверить его внешний вид, выдав команду Файл – Предварительный просмотр или щелкнув кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра нажмите кнопу «Закрыть».
Чтобы напечатать документ с использованием принятых по умолчанию параметров принтера и настроек печати, нажмите кнопку Печать в окне предварительного просмотра или на стандартной панели инструментов.
Для выбора принтера и настроек параметров печати выполните команду Печать из меню Файл, появится диалоговое окно Печать.
В области принтер следует выбрать требуемый принтер из предлагаемого списка.
В области Страница, следует задать какую часть документа печатать: весь документ; текущую страницу; выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.
Количество копий задается в поле Число копий.
Выбрать опцию Включить: все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем — с четными.
Группа опций масштаб позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе бумаги.
Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.
Источник
