Способы форматирования документов кратко

Колонтитул — это текст или рисунок (номер страницы, дата печати документа, название документа, фамилия автора, рисунок и т. д.), который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В зависимости от места расположения (на верхнем или на нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними и нижними.

Для создания колонтитула необходимо выполнить команду Вид / Колонтитулы. Колонтитулы, как и фон документа, а также поля, размер и ориентация страниц, номера страниц, разрывы страниц и разделов относятся к изменению внешнего вида страниц и документа.

Проверка правописания (орфографии и грамматики) в Word

Проверка орфографии (правописание) – это средство редактора, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Редактор сравнивает слова в проверяемом документе со словарем, причем неизвестные слова при этом выделяются. После этого можно пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Проверка грамматики – это проверка грамматических и стилистических правил письма (несогласованность подлежащего и сказуемого, неверные предложные сочетания).

Существуют несколько способов проверки правописания:

Чтобы установить автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее: Выберите команду Сервис/параметры и в появившемся окне щелкните на вкладке Правописание. Установите флажок автоматически проверить орфографию и автоматически проверить грамматику.

Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо выбрать команду Сервис/Правописание, появится окно диалога Правописание, с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.

Просмотр и печать документа

Режимы макетов используются при работе над документом, к этому режиму относятся: Разметка страницы, Веб–документ, Обычный, Структура.

Режимы просмотра используются для чтения документа и перемещения в нем, к этому режиму относятся: Режим чтения, Эскизы, Схема документа.

Просмотр используется для отображения внешнего вида документа в форме публикации, к этому режиму относятся: Предварительный просмотр веб-страницы, Предварительный просмотр.

Режим предварительного просмотра удобно использовать для просмотра нескольких страниц документа в уменьшенном виде. В этом режиме можно просматривать разрывы страниц и подложку, а также изменять содержимое или форматирование документа до его вывода на печать

Перед печатью документа следует проверить его внешний вид, выдав команду Файл – Предварительный просмотр или щелкнув кнопку Предварительный просмотр на панели инструментов. Чтобы выйти из режима предварительного просмотра нажмите кнопу «Закрыть».

Чтобы напечатать документ с использованием принятых по умолчанию параметров принтера и настроек печати, нажмите кнопку Печать в окне предварительного просмотра или на стандартной панели инструментов.

Для выбора принтера и настроек параметров печати выполните команду Печать из меню Файл, появится диалоговое окно Печать.

В области принтер следует выбрать требуемый принтер из предлагаемого списка.
В области Страница, следует задать какую часть документа печатать: весь документ; текущую страницу; выделенный фрагмент или несколько страниц с указанными номерами.

Количество копий задается в поле Число копий.
Выбрать опцию Включить: все страницы диапазона или сначала печатаются все страницы с нечетными номерами, а затем — с четными.
Группа опций масштаб позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе бумаги.
Ряд дополнительных параметров печати можно указать, нажав кнопку Параметры.

Источник

Основные способы и приемы форматирования текстовых документов

Целью форматирования является придание текстовому документу определенных свойств, основными из которых являются: название и тип шрифта; интервал шрифта (обычный, разреженный или уплотненный); отступ текста относительно установленных полей; интервал между различными абзацами (сверху и снизу); отступ (выступ) первой строки, относительно поля; междустрочный интервал между строками текста; различного типа эффекты анимации и параметры переноса слов. Форматирование текста осуществляется применительно к текущему абзацу, в котором находится курсор.

MS-Word обеспечивает форматирование документов на уровнях:

символов (изменение гарнитуры, начертания, размера и цвета шрифта, межбуквенного интервала в слове, анимации и т.д.);

абзацев (выравнивание по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине; отступы справа и слева; отступ первой строки; отступы до и после абзаца; межстрочный интервал, управление разбивкой на страницы и т.д.);

страниц (параметры страниц, ориентация страниц, рамка, колонтитулы первой страницы, четных и нечетных страниц и т.д.);

разделов (формирование разделов со следующей страницы или на текущей странице, разбиение текста на колонки и т.д.);

документа (номера страниц, оглавление и т.д.).

Совокупность всех атрибутов внешнего оформления текста или набор форматирующих команд, сохраняемый под уникальным именем для многократного использования, представляет стиль форматирования.Форматирование текста с помощью стиля осуществляется значительно быстрее, чем форматирование вручную каждого элемента текста, так как одна команда (стиль) автоматически форматирует группу параметров текста. Стили позволяют применить к элементу текста целую совокупность атрибутов форматирования за одно действие.

Существует три основных типа стилей:

стиль символа содержит параметры форматирования символов, включая шрифт, размер, начертание, положение и интервалы;

стиль абзаца содержит параметры форматирования абзацев, такие как междустрочные интервалы, отступы, выравнивание и позиции табуляции. Стили абзацев также могут содержать стили или параметры форматирования символов. Большинство стилей, используемых в MS-Word, являются стилями абзацев;

стиль таблицы содержит параметры форматирования таблиц (при вставке таблицы, ей по умолчанию назначается стиль – сетка таблицы).

Использование стилей, позволяет добиться единообразия оформления документа и обеспечивает возможность быстрого изменения форматирования текста во всем документе. Например, для того чтобы изменить размер символов основного текста во всем документе, форматированного стилем Обычный, не нужно выделять весь текст в документе, да и не получится, так как основной текст не является сплошным, некоторые участки текста оформлены другим стилем, например Заголовок 1, и т.п. Для выполнения такой замены размера символов достаточно изменить стиль оформления и применить его ко всем частям документа, оформленных данным стилем – тогда произойдет заданное изменение размера символов.

Набор стилей форматирования MS-Word позволяет для форматирования документов применять автономный, автоматический и пользовательский стиль форматирования.

При автономном форматированииосуществляется последовательное форматирование всех элементов документа.

Для форматирования символов применяется диалоговое окно Шрифт (Формат ► Шрифт) или команды на панели инструментов Форматирование. Форматирование абзацев осуществляется с помощью окна диалога Абзац, которое открывается командой Формат ► Абзац. Посмотреть форматирование выделенного текста можно в области задач, выполнив команду Формат ► Показать форматирование.

MS-Word обеспечивает копирование выделенного форматирования символов и абзацев. Для этого необходимо выделить текст, в котором содержится нужное форматирование, а затем нажать кнопку Формат по образцу. После этого курсор мыши приобретет вид кисточки. Укажите курсором мыши текст, к которому следует применить форматирование, и щелкните левую кнопку мыши. Если же нужно перенести выделенное форматирование на несколько фрагментов, то дважды щелкните кнопку Формат по образцу. После копирования форматирования повторно нажмите кнопку мыши при завершении работы.

Форматирование ранее введенного текста предполагает его выделение, затем на панели инструментов Форматированиевыбирается название шрифта в поле Шрифт и необходимый размер шрифтав поле Размершрифта. Для изменения начертания текста необходимо нажать кнопку Ж (полужирный), К (курсив) или Ч (подчеркивание). Для задания цвета символов щелкните стрелку на ярлыке Цвет текста и в предложенной палитре выберите нужный цвет.

Если символам текста требуется придать выразительность, то применяются эффекты«Утопленный», «Приподнятый», «Контур» и «С тенью». Для их применения выделите текст, который необходимо отформатировать, затем в меню Форматвыберите команду Шрифт.Выбрав в окне Шрифтвкладку Шрифт, включите необходимые параметры в группе Эффекты.

Щелкнув вкладку Интервал, Анимацияможно определить интервал между символами (обычный, разреженный или уплотненный), а также выбрать вид эффекта анимации.

Для форматирования используются следующие атрибуты абзаца:

• отступ – изменение положения текста относительно левого и правого полей;

• отступ первой строки – положение текста в первой строке относительно левой границы абзаца;

• междустрочный интервал – величина расстояния между строками текста. По умолчанию используется одинарный интервал. Выбранный междустрочный интервал появится между всеми строками текста в выделенном абзаце или в абзаце, содержащем место вставки;

• выравнивание – выравнивание выделенных абзацев относительно отступов.

Для изменения форматирования абзаца нужно установить курсор в абзац (при этом абзац является выделенным) и воспользоваться инструментами на панели форматирования или в меню Формат выбрать команду Абзац:

а) в поле Выравниваниевыбрать вариант выравнивания строк абзаца;

б) в группе параметров Отступввести значения отступа абзаца от левого и правого поля страницы, определить положение текста в первой строке (красная строка) относительно левой границы абзаца (нет, Отступ, Выступ).Если выбрано положение первой строки с отступом или выступом, то в поле необходимо задать величину отступа (отступ на одну букву текста эквивалентен 0,2 мм шкалы отступа);

в) в группе Интервалопределить значение интервала перед и после абзаца, выбрать величину междустрочного интервала между строками текста.

При этом имеется возможность оценивать результаты изменения всех параметров абзаца, наблюдая, как изменяется положение текста абзаца в поле Образец.

Чтобы применить измененный вами стиль в новых документах, основанных на текущем шаблоне, установите в окне Изменение стиля (Формат ► Стили форматирования)флажок Добавить в шаблон. В этом случае измененный стиль будет добавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.

Автоматическое форматирование документа производится после того как ввод текста в документ завершен и текст отредактирован. Для этого используется команда Автоформат для изменения внешнего вида всего документа. При этом каждому абзацу назначается один из стилей MS-Word. Например, заголовку может быть назначен стиль Заголовок 1 или Заголовок 2 , абзацу основного текста – стиль Основной текст, а абзацу, входящему в список – стиль Список. Примечаниям назначается стиль Текст Примечание, верхним колонтитулам – стиль Верхний колонтитул, а номерам страниц – стиль Номер страницы и т.д. Назначение абзацам документа стандартных стилей MS-Word обеспечивает быстрое изменение внешнего вида созданного документа за счет применения стилей из библиотеки стилей. Встроенные стили обеспечивают форматирование заголовков различных уровней и позволяют просматривать иерархическую структуру документа в режиме структура, а также быстро создать оглавление. Кроме того, если для большинства абзацев документа используется стиль Основной текст, а не Обычный, то можно легко переформатировать только стиль основного текста, не затрагивая при этом стиль остального текста.

В процессе автоформатирования MS-Word анализирует документ и, основываясь на полученных данных, применяет к тексту различные стили на основе удаления лишних маркеры абзацев; абзацные отступы, созданные с помощью пробелов или знаков табуляции, заменяются на стандартные; звездочки и дефисы в маркированных списках превращаются в маркеры; сочетания символов (С), (R) и (ТМ) соответственно трансформируются в знаки ©, ® и ™. При этом автоматически форматируются гиперссылки адреса Интернета, сетей и электронной почты, к частям документа, выделенным звездочками (*) и знаками подчеркивания, применяется полужирный или подчеркнутый шрифт соответственно, два дефиса (- -) заменяются длинным тире (—) и т.д.

По умолчанию при первом запуске программы MS-Word автоформатирование включено. Для изменения настройки автоформатирования выберите команду Автозаменав меню Сервис, а затем – вкладку Автоформат при вводеи задайте нужные параметры. Для получения сведений о любом параметре нажмите кнопку с вопросительным знаком, а затем щелкните этот параметр.

При создании нового документа «Документ 1» на базе шаблона Обычный, он получает копию набора стилей из базового набор стилей общего назначения (из встроенных стилей): Обычный, Заголовки 1, 2, 3.

Для применения к документу автоматического форматирования необходимо в меню Формат отметить пункт Автоформат. В диалоговом окне Автоформат выбрать из раскрывающегося списка тип документа. Чтобы изменить способ анализа документа в процессе автоформатирования и указать, какие преобразования необходимо выполнять, а какие нет, щелкните по кнопке Параметры в диалоговом окне Автоформат и произвести соответствующие настройки.

Создание пользовательских стилей форматированияосновывается на изменении или создании новых стилей. Кроме того, можно применить созданный стиль (наложить стиль) к уже отформатированному тексту, т.е. переформатировать его. Для этого необходимо выбрать команду Формат ► Стили и форматирование, появится область задач в режиме «Стили и форматирование». Установите курсор в текст, который необходимо переформатировать, и в области задач в разделе «Выберите форматирование для применения» щелкните на требуемый стиль, абзац под курсором переформатируется на выбранный стиль. Если необходимо изменить стиль или создать новый стиль, то установите курсор в текст, стиль который необходимо изменить, в области задач в разделе «Форматирование выделенного текста» будет отображаться стиль текста под курсором. Далее необходимо подвести указатель мыши к названию стиля и щелкнуть на появившейся справа стрелке, откроется список команд: Очистить формат, Изменить стиль и Создать стиль. Выберите требуемую команду (изменить или создать стиль), появится соответствующее окно диалога, в котором можно осуществить изменение или создание стиля. Стиль Обычный является основой для большинства других стилей абзаца, поэтому при изменении стиля Обычный изменятся все основанные на нем стили.

Дата добавления: 2018-11-24 ; просмотров: 695 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Источник