Способы формализации при формировании организации

Теория организации: Шпаргалка.

25. ФОРМАЛИЗАЦИЯ В ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЕ.

Формализация характеризует набор средств, используемых организацией для ограничения свободы выбора работников в процессе их деятельности. Формализация поведения – это способ стандартизации процесса труда и регламентации деятельности человека, ведущий к вертикальной дифференциации труда и предполагающий отделение процесса исполнения от процесса замысла трудовой деятельности посредством разного рода спецификаций, например технологических карт. Формализация осуществляется в трех формах:

1. Формализация, связанная с содержанием труда, на конкретном рабочем месте предполагает определение последовательности этапов работ и их продолжительности. Примером могут служить должностные инструкции.

2. Формализация, связанная с процессом труда, наблюдается в организациях, использующих наборы методов и процедур в виде инструкций, указывающих конкретному работнику порядок выполнения того или иного задания.

3. Формализация поведения в организации с помощью регламентирующих правил и процедур, определяющих поведение во всех возможных ситуациях. В таких регламентирующих документах учитываются все типы возможного поведения в организации.

Формализация характеризует определенную степень стандартизации и достигается следующими способами:

1) посредством отбора работников с целью определения степени соответствия кандидата характеру и квалификации работы, на которую он претендует;

2) использование набора правил и процедур, указывающих служащим, что они должны делать и каким образом выполнять порученное им задание;

3) обучение и социализация, т. е. совокупность профессиональных знаний и требований, предъявляемых к определенному рабочему месту. Если они определены, то организация может либо включить их в качестве критериев найма на работу и осуществлять отбор кандидатов в соответствии с этими критериями, либо создавать программы по обучению и социализации работников с тем, чтобы они соответствовали этим критериям.

Организации, использующие технику формализации для прогнозирования и контроля своего поведения, относятся к классу бюрократических. Бюрократическая структура предполагает, что поведение организации и ее компонент можно предопределить, т. е. оно стандартизировано. Органическая структура основана на слабом или умеренном использовании техники формализации. Характерными чертами такой структуры являются: неформальные отношения; подгонка и переформулировка индивидуальных заданий в процессе взаимодействия членов организации; упразднение понятия ответственности как органического набора прав и обязанностей (никто не «переадресует» вверх или вниз возникающие проблемы, ссылаясь на чьи-то обязанности); решения принимаются в тех подразделениях, где для этого имеются соответствующие знания и опыт, и именно эти подразделения (структурные блоки) становятся центрами власти, контроля и коммуникаций.

Источник

ЧИТАТЬ КНИГУ ОНЛАЙН: Теория организации: Шпаргалка

НАСТРОЙКИ.

СОДЕРЖАНИЕ.

СОДЕРЖАНИЕ

Теория организации:

1. ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ: ПОНЯТИЕ, ПРЕДМЕТ И ОБЪЕКТ

Теория организации изучает современные организации (предприятия, учреждения, общественные объединения), отношения, возникающие внутри этих организаций, поведение организаций и их связь с внешней средой.

Теория организации как научная дисциплина изучает общие свойства, законы и закономерности создания и развития организации как единого целого. Положения теории организации базируются на экономических законах и законах ряда наук: теории систем, кибернетики, теории управления и др. Вместе с тем эта наука опирается и на специфические, присущие только ей законы и закономерности. В теории организации сформулированы принципы, на основе которых осуществляются построение, функционирование и развитие организаций.

Теория организации как самостоятельная область знаний имеет свой объект и предмет исследования, свой понятийный аппарат. Объект – это явление, которое исследует та или иная наука. Объектом теории организации являются социальные организации, т. е. организации, объединяющие людей. Предмет науки определяет то, чем занимается данная наука, какие стороны объективной действительности она изучает. Предметом теории организации как науки являются организационные отношения, складывающиеся между людьми в процессе их совместного труда в организациях различного типа.

Организационные отношения – это отношения:

1) выражающие объективные формы объединения людей и вещественных факторов трудовых процессов;

2) между людьми, возникающие по поводу совместного труда работников;

3) обеспечивающие связи между технической стороной деятельности организаций и отношениями собственности.

Общим методом науки «теория организации» является диалектический метод исследования. Для решения конкретных задач наука использует системный подход, под которым понимается систематизированный метод мышления, в соответствии с которым процесс принятия и обоснования решений базируется на определении общей цели системы и последовательном подчинении общей цели множества подсистем, планов их развития, а также показателей и стандартов работы. Практическое значение теории организации состоит в выработке форм, методов и условий, реализация которых способна обеспечить эффективное построение, функционирование и развитие организаций.

2. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И СИСТЕМЫ

Для удовлетворения потребностей общества, разных групп населения в материальных и духовных благах, бытовых услугах, охране здоровья, воспитании детей, образовании общество создает специальные учреждения – организации, являющиеся органическими ячейками общества и самой массовой формой объединенного труда. В них реализуются производственные, социальные и экономические отношения, концентрируются основные трудовые ресурсы страны, ее технико-технологическая база и финансовые средства.

Организация – это целевая общность людей, деятельность которых интегрирована и соответствующим образом упорядочена. Организация создается обществом для решения определенного круга социальных задач и осуществления определенных целей. Цели организации задаются извне или вырабатываются внутри нее, с учетом этих целей выбираются форма и устройство организации. В организацию входят ее участники, члены, работники, поскольку организация – это не один человек, а общность людей, причем людей, не просто связанных между собой, а взаимосвязанных, где действия одного обусловлены действиями другого и вызывают их. Люди объединяются в организации потому, что цели, которые они ставят перед собой и которые важны для каждого из них, не могут быть достигнуты никем из них порознь. Только интеграция целей отдельных членов организации позволит достичь целей самой организации.

Системой называется организованное сложное целое, совокупность или комбинация предметов или частей, образующих комплексное, единое целое.

Иначе говоря, под системой понимается наличие множества объектов с набором связей между ними и между их свойствами. При такой трактовке системами являются:

1) машины, собранные из множества деталей и узлов;

2) человеческий организм, образуемый совокупностью клеток;

3) предприятие, объединяющее и связывающее в единое целое множество производственных процессов, коллективов людей, машины и т. д.

Рассмотрим такие термины, как «объекты», «свойства», «связи». Объекты – это части или компоненты системы. Такая сложная система, как предприятие, включает в себя цехи и участки, станочный парк, коллективы людей и т. д. Свойства – это качество параметров объектов, а качество есть внешнее проявление того способа, с помощью которого получается знание об объекте или которым объект вводится в систему. Свойства позволяют описывать объект количественно, выражая его в единицах, имеющих определенную размерность. Связь – это то, что соединяет объекты и свойства в единое целое. Без связей система не может функционировать.

3. КЛАССИФИКАЦИЯ СИСТЕМ И ИХ СВОЙСТВА, ОКРУЖАЮЩАЯ ВНЕШНЯЯ СРЕДА

Системы могут быть физическими и абстрактными. Физические системы состоят из изделий, оборудования, людей и т. п., абстрактные отличаются тем, что в них свойства объектов существуют только в уме исследователя, представляя собой символы. Выделяются также искусственные и естественные системы: искусственные системы созданы человеком, естественные существуют изначально, независимо от усилий человека.

Могут быть выделены технические, биологические и социальные системы: технические системы – это технические устройства (машины, приборы) или технологические процессы, основанные на применении тех или иных технических средств; биологические системы – организмы людей, животных и т. п.; социальные системы объединяют людей, в их функционировании человек играет активную роль.

Системы обладают некоторыми свойствами. Во-первых, большинство систем являются открытыми, т. е. обмениваются с окружающей их средой веществом, энергией, информацией. Во-вторых, многие системы обладают свойством адаптации, т. е. способностью реагировать на окружающую среду так, чтобы получать в результате благоприятные последствия для деятельности системы. И, в-третьих, ряд систем обладает таким свойством, при котором часть из выходов (результатов поведения) системы вновь воздействует на вход системы с тем, чтобы вызвать последующие выходы. Такие системы называются системами с обратной связью.

Искусственным системам присущи и некоторые особые свойства: совместимость или гармония, способность к оптимизации.

Система существует в некой окружающей среде. Эта среда во многом обусловливает поведение системы и ее особенности. Окружающая внешняя среда определяется как набор заключенных внутри конкретных пределов объектов, которые влияют на действие системы. Иными словами, окружающая среда есть совокупность всех объектов, изменение которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы. Из определения окружающей среды следует, что любая система может быть разделена на подсистемы. Объекты, принадлежащие одной подсистеме, с успехом могут рассматриваться как часть окружающей среды другой системы.

4. УПРАВЛЯЕМЫЕ СИСТЕМЫ И ИХ ОСОБЕННОСТИ

Системы, которые обладают свойством изменять свое поведение, переходить в разные состояния под влиянием различных управляющих воздействий, называются управляемыми системами. В управляемых системах всегда присутствуют орган, осуществляющий функции управления, т. е. субъект управления (управляющая часть), и объект управления (управляемая часть).

На каждую систему с помощью множества внешних воздействий оказывает влияние окружающая среда. Эти внешние воздействия называют входными величинами (входными переменными

Источник

Формализация в организационной структуре

Формализация характеризует набор средств, используемых организацией для ограничения свободы выбора работников в процессе их деятельности. Формализация поведения – это способ стандартизации процесса труда и регламентации деятельности человека, ведущий к вертикальной дифференциации труда и предполагающий отделение процесса исполнения от процесса замысла трудовой деятельности посредством разного рода спецификаций, например технологических карт. Формализация осуществляется в трех формах:

1. Формализация, связанная с содержанием труда, на конкретном рабочем месте предполагает определение последовательности этапов работ и их продолжительности. Примером могут служить должностные инструкции.

2. Формализация, связанная с процессом труда, наблюдается в организациях, использующих наборы методов и процедур в виде инструкций, указывающих конкретному работнику порядок выполнения того или иного задания.

3. Формализация поведения в организации с помощью регламентирующих правил и процедур, определяющих поведение во всех возможных ситуациях. В таких регламентирующих документах учитываются все типы возможного поведения в организации.

Формализация характеризует определенную степень стандартизации и достигается следующими способами:

1. посредством отбора работников с целью определения степени соответствия кандидата характеру и квалификации работы, на которую он претендует;
2. использование набора правил и процедур, указывающих служащим, что они должны делать и каким образом выполнять порученное им задание;
3. обучение и социализация, т. е. совокупность профессиональных знаний и требований, предъявляемых к определенному рабочему месту. Если они определены, то организация может либо включить их в качестве критериев найма на работу и осуществлять отбор кандидатов в соответствии с этими критериями, либо создавать программы по обучению и социализации работников с тем, чтобы они соответствовали этим критериям.

Организации, использующие технику формализации для прогнозирования и контроля своего поведения, относятся к классу бюрократических. Бюрократическая структура предполагает, что поведение организации и ее компонент можно предопределить, т. е. оно стандартизировано. Органическая структура основана на слабом или умеренном использовании техники формализации. Характерными чертами такой структуры являются: неформальные отношения; подгонка и переформулировка индивидуальных заданий в процессе взаимодействия членов организации; упразднение понятия ответственности как органического набора прав и обязанностей (никто не «переадресует» вверх или вниз возникающие проблемы, ссылаясь на чьи-то обязанности); решения принимаются в тех подразделениях, где для этого имеются соответствующие знания и опыт, и именно эти подразделения (структурные блоки) становятся центрами власти, контроля и коммуникаций.

Источник

Степень формализации структуры организации

Различают формальные и неформальные структуры. Между этими основными полюсами можно выделить промежуточные состояния, которые отражают степень формализации организационной структуры: полуформальные, неформальные, неформальные с наличием элементов формальных связей и др.

Формальная структура организации. Любая организация стремится к формализации своей структуры. Формальная структура организации представляет собой организационное построение, основанное на жесткой стандартизации организационных норм и отношений между отдельными структурными единицами.

Условия жесткой стандартизации норм и отношений состоят в существовании следующих моментов:

• обязательного для выполнения всеми участниками формального кодекса организации, в котором декларируются рамки организационных норм и тщательно разработанная система санкций, применяемых в случае их нарушения;
• иерархической системы ролей и статусов, жестко закрепленных за членами организации (выход за пределы роли ограничен соответствующими нормами и по крайней мере не поощряется);
• тщательно разработанной системы поощрений за выполненные задания;
• бюрократического аппарата для осуществления контроля и управления организацией и ее подразделениями;
• системы вертикальных коммуникаций, горизонтальные коммуникации слабо разработаны или отсутствуют.

Подобная структура представляет собой идеальную модель управления (полностью формализованная структура организации дана в работах М. Вебера и Ф. Тейлора), т.е. показывает, как организация должна работать, как следует выполнять работу. Такая структура применяется в основном для решения проблем управления.

В формальной структуре организации все линии коммуникации и полномочий соединяют позиции иерархии вышестоящих руководителей и нижестоящих. В этой структуре запрещены горизонтальные коммуникации, т.е. попытки обсуждать свои проблемы с коллегами, обмениваться информацией между подразделениями без ведома вышестоящего руководства.

Незащищенность отдельного работника, вынужденного общаться только с руководством, приводит по крайней мере к двум последствиям:

• руководители стараются максимально использовать прерогативы власти и контроля;
• работники стремятся избегать общения с руководством и налаживать неформальные социальные контакты.

При соблюдении этих условий формальная организация позволяет достаточно быстро и без двусмысленностей доводить до подчиненных свои решения, а также реализовать необходимый контроль. Но в других случаях формальная структура может быть признана малоэффективной.

Источник