Способы фиксации документов это

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

• с основными понятиями делопроизводства;
• с правилами составления документов;
• с правилами составления электронных бланков документов.

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

• на внешние, входящие в систему;
• внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
• исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

• управленческая,
• экономико-статистическая,
• научно-техническая,
• юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

• полнота информации для принятия управленческого решения;
• оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
• достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
• адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
• доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

• состояние системы или
• принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

• регистрация первичной информации или принятого решения,
• передача,
• обработка,
• хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

• операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
• универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

• создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
• регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
• систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

• Законодательные и правовые акты РФ
• ГОСТы – государственные стандарты,
• Нормативные документы
• Классификаторы
• ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
• Отраслевые стандарты
• Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
• Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

• по происхождению (служебные, личные);
• по сложности (простые, сложные);
• по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
• по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
• по форме (типовые, индивидуальные);
• по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

• устав предприятия;
• описание его структуры;,
• штатное расписание;
• правила внутреннего распорядка;
• должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

• приказы,
• распоряжения и
• решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
• трудовые книжки,
• индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
• личные дела,
• лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Способы фиксации доказательств для суда: плюсы и минусы

Поскольку в настоящее время все чаще юристы сталкиваются с необходимостью представления доказательств, полученных из сети Интернет, возникает обоснованный вопрос в какой форме такие доказательства могут быть представлены в суд.

Сегодня существует несколько способов досудебной фиксации доказательств в сети Интернет для их последующего использования в суде:

• Нотариальное заверение (обеспечение доказательств нотариусом в порядке ст.102 Основ законодательства о нотариате)
• Автоматическая фиксация содержания интернет-страницы специальным программным обеспечением
• Исследование специалиста (заключение эксперта) в отношении информации на сайте
• Простая распечатка интернет-страницы

Очевидно, что не все способы одинаково хороши, у каждого из них есть достоинства и недостатки. Попробуем рассмотреть их в разрезе нескольких критериев.

Юридическая сила и оспоримость

Нотариальное заверение

Нотариальный протокол обладает особой юридической силой. В соответствии со ст. 61 ГПК РФ, ст.69 АПК РФ не требует дальнейшего доказывания.

Автофиксация

Письменное доказательство. Оценивается наряду с иными доказательствами в деле в соответствии со ст.67,71 ГПК РФ, ст.71,75 АПК РФ.

С учетом уровня развития техники и общего тренда на автоматизацию процессов, для достижения правильных, объективных и повторяющихся результатов, автоматическая фиксация в наибольшей степени отвечает требованиям, предъявляемым к доказательствам, включая самые главные — объективность и достоверность.

Исследование специалиста (заключение эксперта)

Письменное доказательство. Оценивается наряду с иными доказательствами в деле в соответствии со ст.67,71 ГПК РФ, ст.71,75 АПК РФ.

Справедливости ради следует отметить, что в действительности для осмотра информации в сети интернет экспертные познания не требуются. Вопрос фиксации информации (внешнего вида интернет-страниц или электронной переписки) сводится к установлению фактов, а не ответам на вопросы, требующие специальных познаний в области науки или техники. Данный способ фиксации доказательств появился не так давно, как некая альтернатива надежному, но дорогому нотариальному обеспечению доказательств.

Представляется, что этот способ фиксации — не слишком удачная попытка подмены традиционной нотариальной формы доказательства и вне рамок судебной экспертизы, назначенной по определению суда, не сильно отличается от простой распечатки, сделанной стороной спора самостоятельно.

Простая распечатка

Письменное доказательство. Оценивается наряду с иными доказательствами в деле в соответствии со ст.67,71 ГПК РФ, ст.71,75 АПК РФ. Легко ставится под сомнение путем представления противной стороной аналогичной распечатки с иным содержанием

Возможность проверки в случае удаления информации

Нотариальное заверение

В случае изменения или удаления требуемой информации, возможность проверки содержания и внешнего вида интернет-страницы по состоянию на дату фиксации информации для непосредственного исследования судом, отсутствует.

Исследование специалиста (заключение эксперта)

В случае изменения или удаления требуемой информации, возможность проверки содержания и внешнего вида интернет-страницы по состоянию на дату фиксации информации для непосредственного исследования судом, отсутствует.

Простая распечатка

В случае изменения или удаления требуемой информации, возможность проверки содержания и внешнего вида интернет-страницы по состоянию на дату фиксации информации для непосредственного исследования судом, отсутствует.

Автофиксация

Алгоритм работы сервиса автоматической фиксации доказательств «Вебджастис» помимо формирования электронного Протокола, включающего скриншоты заданной интернет-страницы в формате pdf, также предусматривает добавление копии фиксируемой страницы в глобальный архив интернета.

В результате html-версия, зафиксированной интернет-страницы по состоянию на дату фиксации, может быть проверена через сервис Веб-архив.ру

Нотариальное заверение

Доступность нотариального обеспечения доказательств ограничена рабочим временем нотариуса, выходными и праздничными днями. Необходимо найти компетентного нотариуса или воспользоваться сервисом Интернет-правосудие, который сам дистанционно подберет нотариуса и обеспечит взаимодействие лица, заинтересованного в нотариальном осмотре, с нотариусом через личный кабинет.

Автофиксация

Сервис автоматической фиксации доказательств ВЕБДЖАСТИС доступен без перерывов и выходных в режиме 24/7. Это особенно важно, когда есть высокий риск удаления или изменения информации. Полностью дистационно, удаленно без короновируса 🙂

Исследование специалиста (заключение эксперта)

Доступность ограничена рабочим временем специалиста, выходными и праздничными днями. Необходимо найти компетентного специалиста (эксперта)

Простая распечатка

Необходимо наличие компьютера, цветного или монохромного принтера и базовых знаний о работе браузеров.

Точность и достоверность

Нотариальное заверение

Достоверно в силу нотариального заверения. В достаточной степени корректно, если нотариус использует подходящее программное обеспечение

Автофиксация

Достоверно в силу фиксации программным комплексом, работающим в автоматическом режиме, принадлежащим лицу не заинтересованному в исходе дела. В достаточной степени корректно. В ходе фиксации пользователь проверяет соответствие скриншотов внешнему виду интернет-страницы, отображаемой его браузером

Исследование специалиста (заключение эксперта)

Достоверно в силу фиксации информации лицом, не заинтересованным в исходе дела. Корректность зависит от компетенции специалиста и используемого им программного обеспечения

Простая распечатка

Условная достоверность, поскольку распечатка выполнена лицом, заинтересованным в исходе дела. В большинстве случаев самостоятельная печать интернет-страницы из браузера является некорректной и не соответствует ее действительному внешнему виду

Нотариальное заверение

Осуществляется в среднем в течение 24 часов или от 2-х часов с использованием сервиса Интернет-правосудие

Автофиксация

Формирование итогового документа — протокола автоматизированного осмотра занимает 1-5 минут

Исследование специалиста (заключение эксперта)

В среднем занимает 24 часа

Простая распечатка

С учетом возможных сложностей, связанных с формированием скриншота, соответствующего внешнему виду сайта, подгонки скриншота под печатный размер А4, внесения данных о полном адресе интернет-страницы и прочее, может занять около 1 часа.

Стоимость и ценность

Нотариальное заверение

от 7850 р. (минимальная стоимость) — при оформлении заявки на заверение через сервис Интернет-правосудие

Результат: эталонное доказательство с повышенной юридической силой

Ценность: презумпция доказанности + индивидуальный подход при сложных осмотрах

Исследование специалиста (заключение эксперта)

от 5000 р. (70% от стоимости нотариального заверения) — по данным из открытых источников в сети Интернет

Результат: письменное доказательство составленное специалистом
Ценность: возможен индивидуальный подход при сложных осмотрах

Автофиксация

от 900 р. (12% от стоимости нотариального заверения) — при помощи сервиса автоматической фиксации ВЕБДЖАТИС

Результат: письменное доказательство, составленное роботом в автоматическом режиме
Ценность: высокая достоверность + мгновенно + низкая стоимость

Источник