Способы экономить своего времени

11 простых способов сэкономить время для более интересных дел

Экономить время – значит делать трёхчасовую работу за час? Нет! Хотя… иногда такие приёмы работают. Я расскажу про 8 способов сэкономить время для более важных дел без потери качества. Приёмы простые, подходят абсолютно для любой сферы, возраста и занятности.

11 приёмов по экономию времени

Я всегда всем рекомендую записывать свои дела и желания. Записывать цели и планировать на бумаге. Поверьте, так вы больше запомните, увидите общую картину ваших дел и, когда будете вычёркивать задачи, ваши эндорфины затанцуют в гибком танце продуктивности.

1 Списки и чек-листы. Любые полезные для вас списки сильно экономят время и энергию. Списки помогают не забывать ничего по хозяйству, в магазине, в поездках… Чек-листы проверяют качество ваших задач. Старайтесь составлять правильные для себя списки, мне особенно помогают:

• Список наполнения дорожной аптечки
• Список постоянных продуктов, блюд в доме
• Список сезонных развлечений с друзьями, семьёй, с детьми
• Список книг, фильмов, интересных мест в городе
• Мастер-список задач
• Чек-лист на море, на горные лыжи
• Чек-лист по генеральной уборке
• Чек-лист на проект (в моём случае на новый планер)

Когда составляете свой список, сразу впишите туда всё, что приходит в голову. Потом что-то уберите, что-то добавьте и оставьте чистовик на постоянное пользование. Не составляйте списки ради списков – в этом нет смысла, если вы им не будете пользоваться.

2 Актуальность дел. Составляете списки задач? Или список незавершённых дел? Проводите ревизию на актуальность. Нужно ли вам сейчас делать это? Может это была ещё прошлогодняя задача, а вы всё тянете её за собой. Может стоит её вычеркнуть, чтоб не висела камнем на шее? Избавляйтесь от таких дел беспощадно! Они тянут вниз, не дают взлететь, ввергают в уныние, а это смертный грех, друзья! 😊

3 Инвестируйте во время. Приём инвестиций по экономии своего времени для более важных дел заключается в снабжении своей жизни физическими и виртуальными гаджетами. То есть, если вам нужно много читать – освойте скорочтение. На это уйдёт время, но окупиться оно после быстрого и качественного прочтения пары книг по новой системе за короткое время. Если речь идёт о домашних делах, то мне помогают экономить время:

• Робот-пылесос
• Удобная овощечистка
• Сушильная машина
• Переносная зарядка
• Отдельная морозильная камера
• Мультиварка с режимом «под давлением»

И прочие гаджеты, помогающие минимизировать мои трудозатраты, а значит и время. Также я пользуюсь услугами глажки одежды: гладят круче, быстрее и в общем-то, окупаются время, расходы электроэнергии на утюг и возможность испортить вещь.

На работе это может функциональный принтер, удобное кресло, качественный смартфон или ноутбук, полезные накопители для бумаг, многоканальный телефон или селекторная связь под рукой, чтобы не бегать по кабинетам. Также классные программы по мультисвязи и рабочие чаты. Приложение Трелло для сотрудников компании – это вообще самая крутая вещь.

4 Блоки времени. Это когда на задачу вы выделяете конкретное время. Например, читать я буду 20 минут, отвечать на комментарии 15 минут, мыть посуду 10 минут, делать обзвон клиентов 40 минут. Всё! После этого нужно переключаться на другую деятельность, чтобы мозг отдыхал. Либо, если работа монотонная, используйте знаменитый, но очень крутой «Помидор». 25 минут работы, 5 минут отдыха. После 4-х повторов отдых увеличьте до 20 минут, скажем.

Также блоки времени можно выделять по-другому. Это, когда не можете выделить время на какие-то важные для себя задачи. Например, с 9:00 до 10:00 я буду заниматься спортом. Всё! Время забили. С 11:00 до 11:30 я проверяю почту и комментарии, в другое время я к ним не возвращаюсь. Что это значит? Вы свои задачи привяжете к конкретному времени и перестанете думать, когда и что нужно сделать. Работа делается в назначенное время, другие часы используем в своих целях.

Такой способ экономии времени помогает наладить ваше расписание, вы привыкаете к распорядку и правильно расходуете своё время.

5 Значимое и незначимое. Научитесь разделять свои задачи на важные и неважные. Прекратите делать малозначимые дела! Ответьте себе честно на вопрос: выполняя эту задачу, я приду к своей цели? Этот способ высвобождения времени самый важный, но тесно связан со следующим пунктом.

Дело в том, что эти малозначимые делишки часто маскируются под очень важные и срочные, а порой выглядят, как обычные хронофаги. Например, какие-то мелкие поручения, регулярная проверка почты, получасовые разговоры по телефону ни о чём! Повторное переписывание телефонной книги – жуть! Зачем? Разве, чтобы почерк улучшить, если цель ваша – стать известным каллиграфом.

6 Ставьте приоритеты. Чтобы сэкономить время на гадания по списку задач, поставьте приоритет на день, неделю, месяц. Есть 2 самых простых способа расставить приоритеты:

Задать себе вопрос «Что произойдёт завтра, если я не сделаю этого сегодня»? Ответьте честно, дойдя по цепочке до самого конца. Если пришли к тому, что будет беда – то делайте! Приоритет поставлен – это дело нужно сделать прямо сейчас.

Топ-3 задачи – второй вариант. Выделите для себя 3 важные задачи на день, сделав которые, вы будете чувствовать себя продуктивно. Вычеркнув которые, вы реально будете знать, что время потрачено не зря. Кстати, чтобы выбрать эти топ-3, можно воспользоваться техникой одного вопроса.

7 Компонуйте задачи. Представьте, если вы едете в другой конец города, чтобы встретиться с другом. Встретились, вернулись. Потом вспоминаете, что в том конце города есть шикарный магазин кожаных изделий, куда вы давно хотели попасть. Что происходит? Вы чертыхаетесь, чего же я, дурак, не заехал, забыл, #№$%ть!

Так вот, перед поездкой я обычно заглядываю в свой мастер-список задач и смотрю, что я ещё могу сделать во время этой поездки. Потратив 5 минут на поиск попутных задач, я сэкономила два часа, а может больше, на поездку на окраину города. По пути туда можно сделать кучу дел! Отвезти одежду в церковь, выбросить стеклянную посуду в специальную урну, заехать в ту кожгалантерею, залить масло в машину на заправке, отвезти книгу в библиотеку.

А что получилось у нас? Либо вы захотите поехать снова в конец города и купить себе кожаный ремень, потратив 2 часа на дорогу, либо будете корить свой мозг за несусветную глупость. И то, и то – не хорошо!

Для свободной компоновки задач я их категоризирую и присваиваю цвет для удобного поиска. Кому-то достаточно только категорий. Делая задачи, например, из категории обучение, я смотрю, что ещё можно сделать за это время. Всё просто, и дополнительные часы и минуты у вас кармане.

Примеры, где можно скомпоновать задачи и сэкономить время:

• В поездке
• За рулём
• За компьютером или телефоном
• На пробежке
• Во время приготовления еды (порезать, заморозить, сделать запас пищи на 2 дня)
• В поезде, автобусе и такси
• Домашние дела – это вообще поле для компоновки

Я сейчас скомпоновала 2 задачи. Составляла список 8 способов экономии времени для прямого эфира в Инстаграм, а попутно написала полноценную статью, немного расширив этот список.

8 Закон 2-х минут. 10 минут, полчаса. Ещё один способ экономить время для более интересных дел. Если вы составили список задач или заглянули в него с утра, то выделите те дела, которые вы можете сделать за 2 минуты и сразу же сделайте! Вычеркните и будьте довольны собой. Увидев эти вычёркивания, вы захотите скорее зачеркнуть следующий пункт и будете выполнять дела быстрее.

То же самое и с делами на 10 минут. Сделайте их сразу, пока они горячие в списке. Беритесь за получасовые заботы. Чаще всего это задачи от слона. То есть вы своё огромное дело (слона) разрезали на мелкие шаги (бифштексы) и лопаете их с галочками на пару. Делаете и вычёркиваете.

Оглянитесь, у вас сделана громадная часть списка. Для начала советую использовать один из законов, например 2 минуты. Просто сделайте их, и они перестанут давить на вас.

9 Не давитесь лягушками. Не нужно делать много противных день за день! Сделайте одну задачу, которая вам не нравится ещё с утра, и вам сразу станет легко. Можете приниматься за другие дела. Съеденная лягушка облегчает мозг и поднимает настроение, а что мы делаем в хорошем настроении? Летаем над другими задачами и делаем их на щелчок пальцами.

10 Идейник. Как много времени вы тратите на поиск или труды вспомнить старую идею? Мучаетесь, вспоминаете, что придумали когда-то? У меня на этот случай есть банка! Которая стоит в одном месте и ждёт моих идей. Этот приём колоссально экономит время!

Значит, что я делаю. Идея залетает мне в мозг, развивается там, набухает и так сильно подпирает черепную коробку, что нет сил терпеть! Я её записываю и отправляю в банку! Всё, моя голова в покое и готова к приёму новых заданий.

Для чего это? Если вы часто (или не очень) проводите мозговой штурм, то долго думать не придётся. Высыпаете свои идеи из банки и раскладываете на интеллект-карте. Можно вместо банки выделить небольшой блокнот, чтобы он всегда был на глазах вместе в карандашом. В заметках телефона тоже можно, но лично я не очень люблю этот способ. У меня тогда мысль из головы не высыпается, а вот если запишу от руки – да, я прямо чувствую, как она выходит из меня на бумагу и мне становится спокойно.

11 Отдыхайте и награждайте себя. Вот и нашли, куда потратить сэкономленное время. Обязательно нужно делать перерывы. В помидорной технике из пункта инвестиций во время очень хорошо рассказан способ.

Это были 11 простых способов сэкономить время для более интересных задач. Применяйте их, и ваше время освободится от рутинных оков.

Источник

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

• Focus To-Do — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.
• Trello — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
• Forest — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
• Notion — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
• Todoist — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
• SingularityApp — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

• Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел».
• Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile».
• Максим Дорофеев, «Джедайские техники».
• Марк Форстер, «Сделай это завтра».
• Майкл Бреус, «Всегда вовремя».

Читайте также на РБК Трендах:

Источник