Способы экономии для организации

Сокращение бизнес-расходов: 10 рабочих способов

Малый бизнес всегда очень чутко реагирует на любые изменения в законодательстве и экономической ситуации в стране. С нового года НДС составит 20%, что неизбежно приведет к снижению покупательской способности на все. С июля 2019 года вступит в силу 3-й этап закона об онлайн-кассах, который охватит абсолютно всех предпринимателей.

Что предпринять, чтобы бизнес остался успешным, а сотрудников не пришлось увольнять? Лучшим способом станет грамотное сокращение бизнес-расходов. Как это сделать выгодно и безболезненно, не нарушая закон? Рассмотрим 10 рабочих способов.

1. Аренда более дешевой коммерческой недвижимости

В 2014 году Тверская улица в Москве опустела буквально за месяц. Исчезли яркие вывески, витрины опустели, пропали промоутеры у входа в метро. Такова была реакция бизнеса на резкое увеличение стоимости аренды недвижимости в центре столицы. Причем переехать в более бюджетные места предпочли не только организации малого бизнеса (нотариусы и адвокаты, дизайнерские бутики, антикварные магазины и т.д.), но и крупные супермаркеты, сетевые ритейлеры одежды и обуви, банки.

С тех пор тренд вынесения офисов и точек продаж из центра на периферию становится все сильнее. Главная причина – стоимость аренды квадратного метра. Она всегда будет ниже в удаленных от центра районах. Но и посещаемость в спальных районах может оказаться куда выше, чем в центре. Задумайтесь: если у вас автосервис, химчистка, парикмахерская или любая другая организация сферы услуг, нужен ли вам статусный и дорогой центр города?

Также подумайте, нужен ли вам такой большой офис, торговый зал или склад? Возможно, уменьшение площади арендуемой недвижимости решит проблемы.

Еще один способ – арендовать жилое помещение, которое обойдется существенно дешевле коммерческой недвижимости. Для небольших организаций (нотариальная контора, небольшой салон красоты) в спальном районе это может оказаться не только самым доступным, но и самым удобным вариантом сокращения расходов для бизнеса.

Некоторые стартапы предпочитают отказаться от офиса вообще. Альтернатива – регулярные встречи команды в коворкинге и использование программ для совместной удаленной работы. Но, как правило, долго в таком режиме организация существовать не может. Офис (хотя бы очень маленький) открывать в итоге приходится.

2. Снижение налоговой нагрузки

Проверенный и самый популярный сегодня метод снижения налоговой нагрузки – переход на спецрежим (ЕНВД, УСН, ЕСХН, патент). Налоговые льготы полагаются организациям, развивающим инновационные производства, предпринимателям без наемных работников, самозанятым и т.д.

Организации с относительно невысокой выручкой могут получить освобождение от уплаты НДС. Для этого ИП или ООО должны быть на общей системе налогообложения, заниматься не подакцизными товарами, а выручка за квартал не должна превышать 2 млн рублей без учета налогов.

Также существуют различные налоговые вычеты для малого бизнеса. Например, за установку онлайн-кассы предприниматели могут вернуть до 18 тысяч рублей. Все самые важные вопросы и ответы об обязательной установке онлайн-касс с 1 июля 2018 года мы рассмотрели в этой статье.

3. Часть сотрудников – удаленно

Оптимизация штата для снижения бизнес-расходов совсем не обязательно грозит увольнением части сотрудников или срезанием им зарплаты. Таких радикальных методов можно избежать, если перевести часть людей на удаленный режим работы. Для вас – экономия на рабочем месте. Для сотрудника – удобство и даже дополнительная мотивация. О работе удаленно, как способе нематериальной мотивации в малом бизнесе, мы писали в одном из предыдущих материалов. Кроме того, вы можете привлекать специалистов из любых регионов, где зарплаты могут быть существенно меньше, а выбор хороших сотрудников – больше.

Подумайте, нужно ли, например, менеджеру по работе с клиентами быть в офисе с 9.00 до 18.00. Возможно, лучше организовать ему постоянную связь по телефону, почте и мессенджерам? Подавляющее большинство интернет-магазинов поступают именно так.

Конечно, в этом случае важно не дать слишком много свобод. Помочь могут четко поставленные KPI не только с объемами, но и со сроками выполнения работ. И важно понимать, что стратегически важных сотрудников и управленцев переводить на полностью удаленный режим работы категорически нельзя. Поэтому сделать полностью удаленный офис вряд ли получится.

4. Аутсорсинг вместо непрофильных отделов

Не обязательно держать свой отдел логистики или ВЭД, если вы, например, занимаетесь только продажей зарубежных товаров, но не их импортом. Также многие компании малого бизнеса предпочитают пользоваться услугами внешнего подрядчика по юридическим или бухгалтерским вопросам, дизайну, созданию и поддержке сайтов и т.д.

Плюсы такой стратегии очевидны. Во-первых, не нужно тратиться на содержание и обучение персонала. Во-вторых, это сдельная оплата труда (за проект или за конкретные объемы работ, а не по ставке в месяц штатному специалисту, который половину этого времени может быть не занят ничем).

Среди основных минусов – предоставление информации третьим лицам. В корпорациях с подрядчиками часто подписывают соглашение о неразглашении. Но в малом бизнесе это практически не работает.
Кроме того, у подрядчика часто не бывает общей картины вашей ситуации. Даже если вы обращаетесь к одному и тому же партнеру, исполнители по вашему проекту могут быть разными.

5. Отказ от неэффективных инструментов маркетинга и рекламы

Сегодня даже крупный бизнес сокращает расходы на рекламу и маркетинг. Так, в 2017 году Procter & Gamble сократила выпуск рекламы на 41% за год и вдвое уменьшила количество интернет-ресурсов, где размещалась реклама продуктов. Бюджеты на рекламу и маркетинг сильно урезали российские банки и автопроизводители. Средний и малый бизнес также следуют этому тренду.

Руководитель отдела маркетинга ПланФакта недавно рассказал на страницах VC.ru о современных работающих способах привлечения клиентов, прочитайте обязательно.

Приходится признать, что в эпоху соцсетей и авторского контента еще недавно результативные маркетинговые каналы больше не работают. Поэтому стоит сесть и внимательно пересмотреть все свои инструменты продвижения.

Так, небольшой ювелирный магазин в городе с населением в 200 тысяч человек не один год использовал в качестве основных маркетинговых каналов флаеры и рекламу в местных СМИ. Руководство полагало, что аудитория магазина слишком консервативна, чтобы воздействовать на нее в соцсетях. После серьезного аудита издержек было принято решение отказаться от прежних каналов продвижения и в экспериментальном порядке завести страничку магазина во Вконтакте и Instagram. Контент там был не только рекламным, но и познавательным: рассказы о ювелирных технологиях и знаменитых ювелирах, легендарных украшениях и драгоценных камнях и т.д. Стратегия контент-маркетинга позволила создать большой лояльный клуб потенциальных покупателей. За 2018 г. продажи магазина выросли на 27%. К тому времени магазин существовал уже 12 лет и предыдущие 3 года роста практически не было.

6. Отказ от нерентабельных проектов

Есть проекты, которые делаются для имиджа. Таким образом у вас в портфолио известный бренд и плюс к репутации вашего бизнеса. Такие проекты часто делаются себе в убыток. Подумайте, так ли они для вас важны в сложный период, когда нужно сокращать издержки.

Также стоит еще раз оценить все проекты по отдельности и постараться выявить невыгодные. Например, если вы делаете массовые закупки для нескольких проектов сразу, у вас есть отложенные платежи или оплата вашей работы происходит с большой отсрочкой. Для анализа рентабельности отдельных проектов или направлений деятельности можно использовать специальные программы финансово-управленческого учета.

Недавно пользователь ПланФакта рассказал именно такой пример. Компания занимается строительством частных домов. В высокий сезон закупки кирпича совершались массово для возведения нескольких загородных объектов одновременно. Затраты на каждый проект по отдельности никто не считал. Казалось, что прибыль есть (она действительно было у застройщика в целом). Когда владелец строительной фирмы загрузил все данные о своих рабочих объектах в ПланФакт, оказалось, что несколько строительств – это убыточные объекты.

7. Совместные промо и бартер

Для сокращения бизнес-расходов можно объединяться и проводить совместные промо и рекламные акции, например, с соседями по торговому или бизнес-центру. Такая схема особенно подходит для тематически связанных бизнесов. Например, фотостудия и салон красоты могут заказать один большой рекламный баннер на фасад своего здания. Объединиться для проведения мастер-класса по приготовлению пирогов могут кафе и магазин посуды. Таким образом вы не только существенно экономите бюджет на маркетинг, но и расширяете аудиторию покупателей.

Бартер – услуги или товары по обмену. Также выгодный вариант сотрудничества и экономии бюджета. Например, известен случай, когда радиостанция крупного города предоставляла рекламное время в эфире фирме по благоустройству и ремонту в обмен на их услуги. Выгода обеим сторонам очевидна: офису радиостанции – ремонт, вышеупомянутой фирме – реклама в радиоэфире. У этой схемы есть и минусы: при заключении бартерных сделок остро встает вопрос о налогах и прочих выплатах.

8. Проверить «прочие расходы»

В каждом бизнесе есть статья «Прочие расходы». Она не связана напрямую с получением прибыли. К таким нестратегическим расходам относятся закупка канцелярии, оргтехники, питание сотрудников, корпоративы и т.д. Подумайте, нужно ли вам столько канцелярской продукции? Или можно уменьшить ее закупки в полтора-два раза? Нужны ли вам 5 принтеров на 25 сотрудников в офисе? Или достаточно двух машин и, соответственно, двух комплектов чернил и бумаги? Обязательно ли содержать свою столовую или можно заказывать еду с доставкой? Пересмотр непрофильных расходов помогает снизить издержки до 30%, что для малого бизнеса может оказаться спасительным в трудные времена.

9. Закупки б/у вместо нового

Закупки оборудования для основной деятельности фирмы и даже для полноценного существования сотрудников в офисе невозможно исключить совсем. Но совсем не обязательно покупать все новое. Например, зачем вам новый дорогой плоттер в типографию, витрины для магазина или профессиональная кофе-машина, если можно найти такой же товар хорошего качества на вторичном рынке?

К примеру, сегодня большинство стартапов, которые открывают новую кофе-точку, предпочитают покупать для начальной стадии бизнеса именно подержанное оборудование. Хорошее оборудование для кофе стоит дорого и на старте проекта составляет самую большую часть затрат. Цены на профессиональную кофе-машину начинаются от 100 тысяч и могут доходить до 500 тысяч рублей. Купив подержанную технику в приличном состоянии, можно сэкономить до 50% бюджета на организационные расходы.

Но стоит внимательно выбирать подержанную мебель, технику и оборудование. Велик риск приобрести товар в плохом состоянии и потратить больше денег на его ремонт и обслуживание.

10. Автоматизация бизнес-процессов и сервиса

Опытные и трудолюбивые сотрудники – половина успеха бизнеса. Однако совсем не обязательно держать большой штат профессиональных и высокооплачиваемых специалистов на одном направлении деятельности. В малом бизнесе достаточно одного или двух стратегов и/или управленцев. А всю работу по отлаженным схемам, текучку и аналитику можно доверить специальным программам. Таким образом вы не только сократите издержки на зарплату сотрудников, но и сделаете бизнес-процессы более отлаженными и оперативными.

Например, программы финансово-управленческого учета заменяют финансовые отделы, а чат-боты стали альтернативой отделу продаж и HR-специалистов для онлайн-собеседований на базовые позиции. Об автоматизации бизнеса с помощью чат-ботов мы подробно рассказывали здесь.

Сколько же можно сэкономить на зарплате сотрудников? Недавно историей успешного использования сервиса финансово-управленческого учета ПланФакт поделился Алексей Прозоров, владелец логистической компании IMPORT.PLUS. В его бизнесе наш сервис заменяет как минимум одного высококвалифицированного финансиста с зарплатой от 100 тысяч в месяц. Представьте, что таких профессионалов при отсутствии нужной программы в компанию придется взять не одного, а нескольких. Выгода очевидна.

Сокращение бизнес-расходов – хорошая стратегия не только в сложные времена, но и всегда. Даже если вы просто, уходя из офиса, не забываете выключать компьютер и гасить свет (и всех своих сотрудников попросите), это тоже экономит немалую часть бюджета ☺

Мы рассказали про 10 способов сокращения расходов, которые точно работают. Больше способов вы можете узнать из записи нашего вебинара с Натальей Эйдиновой, финансовым директором с 20-летним опытом:

Оптимизируйте расходы и сэкономленные деньги вкладывайте в развитие бизнеса!

Источник

Оптимизация расходов: на чем экономить, чтобы спасти компанию

Нынешний кризис отразился на работе буквально каждой компании, но в разной степени. Одни бизнесы продолжают работать в удаленном режиме, пытаясь устоять, удержать клиентов и выйти хотя бы на обороты предыдущего года. У других деятельность парализована почти полностью. И те, и другие принимают разные меры по сокращению затрат.

Прежде всего предпринимателям, оказавшимся сегодня в сложной ситуации, стоит лучше изучить меры поддержки бизнеса, которые предложило государство. Точно следует знать о том, что Постановлением Правительства от 02.04.2020 № 409 для организаций, ИП и микропредприятий перенесены сроки уплаты налогов (авансовых платежей).

Кроме того, бизнес может претендовать на кредитные каникулы, условия для такой меры поддержки подробнее описаны на сайте ЦБ.

Еще одна мера, которой сейчас активно пользуется пострадавший бизнес, — это беспроцентный кредит на выплату зарплаты. Заявление на получение такого кредита можно подать в электронном виде, но для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Получите беспроцентный кредит на выплату зарплат на срок до 6 месяцев. Кредит выдаст банк, а Контур поможет отправить онлайн-заявление и покажет статус решения.

Если вы ведете бизнес в Москве, то обратите внимание на меры поддержки столичного бизнеса. В каждом регионе такие меры свои, поэтому ищите нужные на официальных государственных сайтах.

Проведите аудит всех расходов

В бизнесе всегда можно найти несколько строчек расходов, которые каждый месяц незаметны, но в итоге могут привести к проблемам. Поэтому, считает сооснователь digital-агентства «Сделаем» Павел Молянов, стоит постоянно контролировать всё вплоть до копейки, иначе можно получить кассовый разрыв.

Если до кризиса вы не вели финансовой учет, лучше начать сейчас. Даже без специализированных программ, в обычном Excel. Добавляйте в расходную часть всё, включая незначительные траты на канцелярию, сотовую связь, обеды и проезд.

Например, CEO Jetlend Роман Хорошев рассказал, что его компания смогла сэкономить 15 000 руб. в месяц, отказавшись от необязательных SMS-рассылок клиентам и сократив текст в обязательных сообщениях. И это лишь одна из строк расходов. Если собрать все, получится весомая для маленького бизнеса сумма.

Основатель ProStore by Lubivaya Оксана Любивая в первую очередь приостановила все второстепенные закупки — оргтехники для офиса, дополнительного оборудования для склада, ПО.

Подумайте о релокации и переведите сотрудников на удаленную работу

CEO сервиса по автоматизированному документообороту и расчету с удаленными командами Solar Staff Павел Шинкаренко рассказал, что из-за кризиса ему пришлось сначала отказаться от аренды офиса в Амстердаме, затем договориться о снижении цены аренды за московский офис, а после и вовсе перевести часть сотрудников в локации с более низкой стоимостью жизни.

«Мы закрыли офис в Амстердаме и перевели сотрудников на работу в нашу кипрскую компанию, — рассказывает Шинкаренко. — Сейчас мы, по сути, переходим на осадное положение, сдвигая планы на экспансию в США. После карантина наступит длинный экономический спад, поэтому будем нанимать людей не в Европе, а в Москве. Это связано с более низкой (не удивляйтесь, это правда так) стоимостью жизни в Москве, чем в Европе».

Перенести опыт на малый бизнес можно так:

• Новых сотрудников набирать не в московский офис, а на удаленную позицию из региона — за счет сокращения средней зарплаты расход может быть меньше.
• Если бизнес небольшой, то можно обсудить переезд в область — компания может помочь сотрудникам с поиском и оплатой аренды жилья на первое время.

Наконец, не стоит забывать о переводе сотрудников на удаленную работу. Из дома может работать практически любой офисный персонал, если обеспечить его необходимыми инструментами. Если у вас небольшие команды, то приличное количество сервисов для удаленной работы обойдутся вам бесплатно.

Платите больше своим сотрудникам

Если в структуре расходов есть оплата услуг внешних подрядчиков, то в кризис можно попробовать отказаться от них, чтобы сэкономить. Например, малый и средний бизнес нередко пользуются следующими услугами:

• Тренинги, обучающие программы — вместо консалтинговых агентств можно обратиться к собственным специалистам, готовым за постоянную дополнительную плату консультировать и обучать персонал.
• Обслуживание локальной сети, поддержка сайта, другие IT-задачи (несмотря на наличие в штате сисадмина).
• Написание текстов, размещение рекламы, SMM — эти задачи можно предложить PR-специалисту или маркетологу.

Смысл сокращения издержек в данном случае понятен: расходы на услуги сторонней компании обычно выше. Если вы готовы обходиться силами собственных специалистов, то самое главное — заручиться их согласием на дополнительную работу. Заставить их выполнять что-то сверх того, что входит в перечень их должностных обязанностей согласно кадровым документам, вы не можете. Это запрещает Трудовой кодекс.

В начале апреля основатель «Додо пиццы» Федор Овчинников сообщил о том, что 90 работников компании согласились на уменьшение зарплат в течение трех месяцев в обмен на акции сети на сумму снижения выплаты. За счет этого удалось сэкономить 6,67 млн руб. в месяц. Сам предприниматель урезал себе зарплату до 20 000 руб. в месяц.

Общайтесь с поставщиками и партнерами

В бизнесе все друг с другом взаимосвязаны. Если кто-то один идет ко дну, за ним тянутся все остальные. Понимая это, многие предпринимали уже ведут переговоры с поставщиками и партнерами на предмет скидок, отсрочек или изменения условий.

Генеральный директор компании «Поставщик счастья» Дмитрий Коробицын согласен, что это нужно делать обязательно. Из-за кризиса у его компании возросли траты на персонал, появились расходы на транспорт, доставку еды и прочее. Чтобы не перекладывать их на конечных клиентов, Коробицын договорился поделить расходы пополам с поставщиками. Большинство предоставили дополнительные скидки до 1 июня.

Оксана Любивая считает, что нужно не затягивать с переговорами с арендодателями и не цепляться за конкретное помещение — рынок недвижимости будет падать, найти новый вариант по хорошей цене будет проще.

Избавьтесь от дорогих привычек

У вашего юриста может быть оформлена дорогая подписка на справочный сервис. Это оправданно, если он постоянно сталкивается с необходимостью отслеживать большое количество изменений. Но если это не так, то на 2-3 месяца можно отказаться от сервиса и искать нововведения на государственных сайтах.

Другой пример — подписка на Office и другие программы. Ими удобно пользоваться по привычке, но в период кризиса высвободившиеся денежные ресурсы лучше добавить в фонд оплаты труда. А вместо Word и Excel попробовать бесплатные аналоги от Google Docs.

Не открывайте новые вакансии

В кризисные времена бизнес часто перепрофилируется. Например, сейчас рестораны и кафе переходят на доставку, а торговые компании пытаются организовать интернет-магазины. Для этого нужны новые сотрудники, но вместо того, чтобы открывать новые вакансии, лучше предложите эти функции уже имеющимся в штате специалистам.

В текущих условиях оставшиеся без работы официанты пробуют работать курьерами или помощниками повара, а менеджеры становятся комплектовщиками.

Компании готовы обмениваться сотрудниками. Так, например, сеть «Магнит» трудоустраивает в свои магазины сотрудников ресторанов, которые приостановили работу. В магазины сети они выходят в качестве универсальных работников торгового зала.

Зарабатывайте на том, на чем можете

Когда наступил период самоизоляции, фитнес-студии начали сдавать тренажеры в аренду. Например, сайкл-студии предлагают снять тренажер на неделю за 3 000 — 5 000 руб. Мы позвонили по нескольким объявлениям — все устройства оказались уже занятыми.

В аренду сдают оборудование сервисные центры, фотостудии, видеоцентры, музыкальные студии. Главное — составить договор с ответственностью за порчу имущества.

Один из самых неожиданных примеров того, как можно пытаться заработать на непрофильной деятельности, продемонстрировала компания «Уральские авиалинии». Она запустила доставку блюд из бортового рациона для жителей Екатеринбурга, Москвы и Санкт-Петербурга. Блюда планируется сервировать по правилам авиационной кухни.

Использовать имеющиеся ресурсы для заработка смогут не все, но вот несколько вариантов:

• Будущее партнерство. Если ваш бизнес предполагает занятость в основном в вечернее время, то утро может занять другой предприниматель — аренду можно разделить на двоих.
• Сдать в субаренду склад. Подходит для небольших бизнесов, которые не заполняют арендуемые помещения полностью.
• Делиться клиентами в онлайне со смежными индустриями. Например, если вы фитнес-тренер, то можете по бартеру прорекламировать своего коллегу из сферы правильного питания, если вы оба ведете занятия онлайн.

Понятно, что у каждой сферы ситуация уникальная, но есть универсальный совет — больше общайтесь с коллегами-предпринимателями, смотрите, какими активностями они заняты.

Создайте задел на будущее

Владелица туристического и ивент-агентства KtoWay Камила Велибекова направила усилия на будущую прибыль, так как её отрасль полностью перестала функционировать.

«Сейчас мы занимаемся тем, до чего не доходили руки из-за обилия заказов: корректируем сайт, готовим авторские новые программы путешествий, разрабатываем предложения по мероприятиям, — делится опытом предпринимательница. – До этого организация мероприятий в компании была второстепенным направлением, сейчас появилась возможность проработать его и сделать полноценным. Получается, расходы мы сейчас только увеличиваем».

В текущей ситуации в режиме укрепления связей с целевой аудиторией работают магазины одежды и обуви, ювелирные бренды. Продажи у них сильно просели, но они продолжают поддерживать активность в соцсетях — устраивают конкурсы, запускают прямые эфиры с консультантами, объявляют скидки.

Проявите жесткость

Любой неполученный рубль в кризис — это потерянный рубль. Оксана Любивая признается, что ее компания взяла под жесткий контроль всех контрагентов. «Если кто-то задерживает платежи — сразу же прекращаем отгружать товар со склада или оказывать услуги, — говорит она. — Например, если курьерские службы задерживают возврат средств за выкупленные посылки, мы останавливаем взаимодействие с ними до момента возврата долга».

Не менее серьезно бизнесу придется проанализировать и все свои бизнес-процессы. Сейчас, как никогда ранее, важно повышать клиентоориентированность, отрабатывать входящие звонки, не терять заявки — одним словом, устранять «узкие горлышки» на всех участках работы.

Что точно не стоит делать

Сегодня бизнес оказался в очень непростых условиях, некоторые прибегают к очень рискованным методам решения проблем. Но мы хотим напомнить, что по-прежнему нельзя вынуждать сотрудников увольняться по собственному желанию или переводить их на договоры ГПХ.

Резкий перевод сотрудников с трудовых договоров на договоры ГПХ может заинтересовать трудовую инспекцию. Серьезные проблемы могут возникнуть и при попытке сократить сотрудников без положенных по трудовому законодательству выплат или желание отправить их в неоплачиваемый отпуск.

Оксана Любивая советует бизнесу избегать демпинга, потому что считает этот способ оптимизации расходов ошибкой. Использовать демпинг стоит только в ситуации на грани банкротства, когда компании нужно срочно распродать остатки, чтобы обеспечить ликвидность для платежей.

Еще один случай, когда демпинг может быть оправдан — снижение цен на «товары-магниты» (те, которые привлекают людей в магазины и помогают продать другие товары, с хорошей наценкой). Но и здесь нужно быть аккуратнее, лучше держать цены на уровне рентабельности.

Вернуться на прежний уровень после демпинга всегда очень сложно.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник