Способы доведения задач до исполнителей

Порядок и формы доведения задач до подчиненных.

Доведение задач до подчиненных (исполнителей) осуществляется по форме и методом, которые зависят от характера самих задач — являются ли они постоянно действующими, на определенный период времени или текущими.

В зависимости от этого задачи поддержания боевой готовности в повседневной деятельности доводятся до исполнителей в приказах, других организационных документах, директивах, резолюциях на текущих документах, на специальных занятиях и при подведении итогов и постановке задач, устно по средствам связи или при личном общении.

Конкретные задачи подразделениям на период обучения, порядок их выполнения, как правило, доводятся и разъясняются командирами на специальных занятиях, с которых и начинаются учебный год и период обучения (рис. 3).

Кроме задач определяются и основные мероприятия, направленные на выполнение поставленных задач. Конкретные задачи каждому подразделению и задачи по элементам боевой готовности должны исходить из задач, поставленных старшими начальниками, реального состояния дел в подразделениях.

Задачи должны быть четко сформулированы и конкретизированы как качественными, так и количественными показателями: в боевой подготовке — количественными показателями сокращения временных нормативов; в эксплуатации вооружения и военной техники — коэффициентом технической готовности агрегатов и машин и так далее.

Особое внимание командиры и начальники уделяют разъяснению задач на специальных занятиях или при подведении итогов. Содержание занятия и рассматриваемые вопросы должны в этом случае ориентироваться на присутствующих на занятиях категориях военнослужащих — должны быть раскрыты их место и роль в выполнении общих задач, конкретные задачи для каждой категории военнослужащих и группы специалистов.

Задачи на каждый последующий месяц доводятся до подчиненных в конце текущего месяца после завершения планирования деятельности на следующий месяц в специально отведенное время для подведения итогов и постановки задач.

Текущие задачи командир подразделения доводит до подчиненных или исполнителей на еженедельных или специальных совещаниях или служебных встречах.

Содержание и формы подготовки сил и средств к выполнению задач.

Подготовка сил и средств к выполнению конкретных задач включает: планирование работ по выполнению каждой задачи; подготовку руководителей и всего личного состава; подготовку вооружения и техники, привлекаемых для выполнения работ; всестороннее обеспечение выполнения задачи и проверку готовности назначенных сил и средств.

Планирование выполнения конкретных задач и мероприятий осуществляется на основе рассмотренных ранее принципов, отражается по установленной форме в планах и завершается в сроки, обеспечивающие остаток времени на доведение задач и планов до исполнителей и их исполнения. Для большинства повторяющихся ежегодно задач, как правило, существуют установленные директивно временные нормативы завершения планирования относительно начала работ (мероприятий плана).

Подготовка личного состава и подразделений в целом к выполнению задачи осуществляется в рамках текущей боевой подготовки и на специальных занятиях или учениях. Ее объем зависит от характера задачи и ее направленности, от степени ее новизны для личного состава, от текущего уровня знаний и умений конкретных категорий военнослужащих.

С руководителями работ (занятий, мероприятий) могут проводиться инструкторско-методические занятия по изучению задач, планов, технологии, способов и условий их выполнения, требований безопасности.

Готовность каждого военнослужащего к выполнению конкретной задачи, проведению работ определяется наличием у него допуска к самостоятельной работе на закрепленном за ним вооружении и военной технике, знанием и пониманием порядка выполнения задачи и своей роли в ней, умением выполнять практически операции и работы в составе подразделения, знанием установленных требований безопасности.

К эксплуатации вооружения и военной техники допускается личный состав, прошедший теоретическую подготовку по специальности, имеющий твердые практические навыки в работе на вооружении и военной технике в объеме должностных обязанностей, прошедший проверку знаний и практических навыков по требованиям безопасности, признанный годным по состоянию здоровья к работе по специальности. Допуск к самостоятельной работе осуществляется приказом по воинской части.

Особое внимание уделяется доведению и изучению требований безопасности, выполнение которых необходимо в конкретных условиях проведения работ и мероприятий, практическому обучению военнослужащих приемам и способам безопасной работы, использованию средств индивидуальной защиты и контроля, приемам эвакуации и оказания первой медицинской и другой помощи, т.е. проведению инструктажа.

Подготовка вооружения и военной техники осуществляется, в зависимости от степени их использования в интересах выполнения задачи. Она осуществляется в ходе планового технического обслуживания или дополнительного в объеме, который обеспечивает надежную их готовность к применению. Минимальный объем всегда должен включать дозаправку горюче-смазочными материалами, проверку и доукомплектование до нормы средствами обеспечения безопасности функционирования (движения), проверку на функционирование (работоспособности), состояния эксплуатационной документации.

Всестороннее обеспечение выполнения задачи в повседневной деятельности включает все виды. Подготовка материальных ресурсов заключается в обоснованном расчете потребного количества всех их видов при планировании, доставке и создании запасов в местах, удобных для хранения и бесперебойного снабжения ими подразделений.

Проверка готовности к выполнению задач осуществляется старшими командирами (начальниками) или другими должностными лицами (группами лиц) по их поручению, Она проводится в следующем объеме:

проверка готовности руководства выполнением задач, знания руководителями их содержания, сроков проведения, мест и маршрутов, исходного состояния, конечного результата, контрольных или плановых показателей.

проверка готовности всего личного состава, в ходе которой контролируется организация и оформление допуска каждого военнослужащего к выполнению возложенных на него обязанностей, наличие соответствующей квалификации по эксплуатации вооружения и военной техники, соответствие объектов гостехнадзора и электроустановок требованиям безопасности.

Допуск проверяется по соответствующим приказам и наличию удостоверений, а также по записям в журналах учета боевой подготовки, инструктажей по требованиям безопасности.

К готовности личного состава следует отнести и вопросы обеспечения его жизнедеятельности в тех условиях, в которых он будет действовать при выполнении задачи: в полевых условиях, на марше, в отрыве от своего подразделения (части) или других. Особое значение имеет обеспечение его специальной и сезонной одеждой, горячей пищей, возможностью полноценного отдыха для восстановления сил, безопасностью деятельности.

В обязательном порядке проверяются полнота и конкретность установленных требований безопасности, их соответствие содержанию задач, работ и технологических операций, условиям, в которых будет действовать личный состав, а также их доведение до исполнителей и наличие установленной системы контроля их выполнения на протяжении всего времени выполнения задач и работ, проведения занятий и учений.

Проверка наличия, исходного состояния и технической исправности вооружения и техники, табельного имущества и материальных средств осуществляется проверкой агрегатов на функционирование, их технического состояния. По документации проверяется: проведение очередного технического обслуживания и его результаты, освидетельствование объектов гостехнадзора, проверка средств измерений и испытание защитных средств, укомплектованность съемного оборудования, комплектов ЗИП.

Контролируется наличие необходимого количества материальных средств, их пригодность к использованию по результатам очередных лабораторных анализов или срокам годности и освежения.

Источник

Доведение решений до исполнителей

В достижении эффективности управленческих решений особую роль играют методы доведения принятых решений до исполнителей. Их доведение обычно начинается с разделения альтернативы на групповые и индивидуальные задания и подбора исполнителей. В результате каждый сотрудник получает конкретное собственное задание, которое находится в прямой зависимости от его служебных обязанностей и целого ряда других объективных и субъективных факторов. Считается, что умение поставить задачи исполнителям является одним из главных источников эффективности принятого решения. В связи с этим выделяют 4 основных причины невыполнения решений:

· решение было недостаточно четко сформулировано менеджером;

· решение было ясно и четко сформулировано, однако исполнитель его плохо уяснил;

· решение четко сформулировано и исполнитель его хорошо уяснил, но у него не было необходимых условий и средств для его выполнения;

· решение было грамотно сформулировано, исполнитель его усвоил и имел все необходимые средства для его выполнения, но у него не было внутреннего согласия с вариантом решения, принятым менеджером. Исполнитель в данном случае может иметь свой, более эффективный, по его мнению, вариант решения данной проблемы.

Таким образом, эффективность управленческого решения зависит не только от его рациональности, но и от формы доведения до исполнителей (оформления решения и личных качеств руководителей и исполнителей).

Главный смысл всей работы по доведению задач до исполнителей состоит в том, чтобы построить в сознании некий образ (технологию) будущей работы по выполнению управленческого решения. Первоначальное впечатление о будущей работе формируется у исполнителя при получении и восприятии задания. После этого идея (модель задания) уточняется, обогащается посредством ее адаптации к реальным и объективным условиям внутренней и внешней среды.

На этой основе и разрабатывается технология исполнителя по выполнению задания менеджера). Для того, чтобы она была выполнена в соответствии с первоначальной идеей менеджера, к модели предъявляют ряд требований:

· полнота – описывает ее соответствие , с одной стороны, замыслу

менеджера, его решению и поставленным им задачам, а с другой – содержанию, структуре и условиям исполнительской деятельности. Идеальным вариантом была бы такая полнота модели, при которой она будет настолько развернута, что еще до начала работы исполнитель мысленно может представить себе все тонкости предстоящей деятельности;

· точность – необходима потому, что если задача ставится абстрактно,

в общем виде, то она не выполняется вообще или выполняется формально. Система управления, в которой точность формирования оперативных моделей решения не стала законом, по существу распадается;

· глубина отражения – характеризует оперативную модель с точки

зрения представленности в ней всей динамики предстоящей деятельности;

· стрессоустойчивость и прочность – модели предполагает

способность исполнителя четко реализовать план действий, сложившийся в его сознании, в любых сложных ситуациях;

· гибкость модели – критерий, который как бы противоречит всем

указанным выше. Очевидно, что абсолютно жесткий, не поддающийся образ может юыть приемлемым в застывших и неизменных структурах, которых в природе и обществе нет и не может быть. Проблема в том, чтобы выбрать рациональное соотношение между стабильностью (неподвижностью) и гибкостью модели;

· согласованность модели – управленческого решения связана с тем,

что исполнитель чаще всего выполняет решение в одиночку. Поэтому его действия должны согласовываться по задачам, времени, месту и таким образом с другими исполнителями;

· мотивация модели решения — известно, что понимание решения и

усвоение его идеальной модели не в полной мере обеспечивают должную мобилизацию сил исполнителей, поэтому и нужно мотивировать их деятельность. Воздействие на мотивы, побуждающие исполнителей к проявлению активности, внутренней потребности к выполнению заданий – основной смысл мобилизации трудового коллектива на выполнение принятых руководством организации решений.

Нам важно ваше мнение! Был ли полезен опубликованный материал? Да | Нет

Источник

Обзор 5 систем управления задачами для наведения полного порядка

В больших командах от 20 сотрудников есть такая проблема – беспорядок в задачах. Сроки срываются, работа тормозится. Поэтому на рынке есть множество систем управления задачами, которые так или иначе эту проблему решают.

Уже больше 2 лет мы развиваем свою систему управления YouGile. И, конечно, мы часто тестируем системы конкурентов, подробно их изучаем. Смотрим, кто какие инструменты предлагает. Делаем выводы, вдохновляемся и улучшаем свой функционал.

Что же такое система управления задачами? Какие функции позволяют навести порядок в задачах?

Мы долго думали. И после 3-недельного брейншторма, общения с клиентами и опросов выделили 5 критериев. По этим критериям и сделали данный обзор.

Критерии и обзор 5 систем управления задачами, в том числе нашей собственной – ниже.

5 критериев системы управления задачами:

1. Простота постановки задачи себе и коллегам
Кнопка создания задач в интерфейсе системы должна быть в приоритете. Так, чтобы любой новый сотрудник, который работает в системе 2 минуты, мог легко ее найти.

2. Удобство личного планировщика
Под удобством подразумевается классификация и сортировка задач. Чтобы любой пользователь сразу видел: ага, вот мои задачи, а вот те, что я поставил. Вот все задачи Пети, а вот здесь уже дедлайн надвигается. А вот мои приватные задачи, они доступны только мне.

3. Возможность создания структуры компании с отделами
Если в команде больше 20 человек – необходима четкая структура. Иерархия сотрудников и разграничение отделов. Структура определяет, кто кому какую задачу может поставить, и кто какие задачи видит.

4. Прозрачность рабочих процессов
Важно понимать, кто перегружен задачами, а кто «недогружен», кому поставить задачу, а кого лучше не отвлекать. Это удобно не только в парадигме «руководитель – сотрудник», но и «сотрудник – сотрудник». Зачем лишний раз дергать коллегу, если можно просто заглянуть в его задачку.

5. Полнота картины о результатах работы над задачами в отчетах
Отчет должен давать понимание: какие задачи были выполнены, а какие нет. Какой сотрудник/отдел выполнил план, а какой – не до конца. Какие задачи потребовали наибольших временных затрат.

Обзор 5 систем управления задачами

YouGile

Удобство постановки задач

Создание задачи в YouGile в 1 клик

Раньше в нашей системе задачи можно было ставить только на доски. Но клиенты попросили у нас «волшебную кнопку», чтобы создавать карточки в 1 клик. Это действительно сильно упрощает работу рядовым сотрудникам.

Управление своими задачами

Личный планировщик: «Задачи на мне», «Порученные мной», «Личные задачи», «Избранные»

Личный планировщик представлен в виде раздела «Мои задачи». Там каждый пользователь видит, что поставил он, а что поставили ему. Хранит свои приватные задачи. Мы считаем очень ценным наличие приватности, ведь часто бывает такое: хочется сделать черновую карточку для себя, начать по ней работу – и только потом поделиться с коллегами.

Классификация задач

Доска отдела разработки со стикерами

Для классификации задач в YouGile используют стикеры – текстовые метки, похожие на теги. С их помощью карточке присваивается определенное значение: статус, приоритет, состояние. Можно создать абсолютно любой текстовый стикер.

Структура компании с отделами

Структура компании с отделами и сотрудниками в YouGile

Структура нужна, чтобы разделить сотрудников по отделам, указать должности и выбрать правила взаимодействия в рамках отдела. Настроить права управления задачами и доступа к ним. Назначить руководителей каждого отдела с возможностями управления группой.

Прозрачность работы

Раздел «Чужие задачи» в YouGile

В разделе «Чужие задачи» видно, кто над чем работает, кто кому какую задачу поставил, а какие задачи не были выполнены. Доступ к чужим задачам регулируется в рамках отдела. Можно сделать так, чтобы все видели задачи друг друга, поставленные без структуры досок. А можно дать эту привилегию только руководителям.

Оценка результатов работы

Инструмент для оценки рабочей загрузки по проектам и сотрудникам

В YouGile есть отчеты и сводки, и в ближайшее время мы планируем выпустить еще один инструмент. Хочется четко видеть, кто и чем был загружен, и какая загрузка предстоит в ближайшее время каждому сотруднику или отделу.

Asana

Удобство постановки задач

Постановка задачи в 1 клик в Asana

Задачу можно поставить в 1 клик без привязки к доскам. Все задачи отображаются в разделе «My Tasks». В любой момент задачу можно прикрепить к одному из проектов, нажав «Add to projects». В проекте все задачи отображаются уже системно, в виде списка задач, календаря, таймлайна (доступно в платной версии) или классических досок.

Управление своими задачами

Классификация своих задач по приоритету выполнения

Любая вновь созданная задача будет приватной до тех пор, пока вы не привяжете ее к общедоступному проекту. Также вы можете подписать коллег на задачу. Это очень удобно: можно создать карточку «пойти на обед», пригласить туда товарищей и обсудить.

В личном планировщике «My Tasks» задачи сортируются по группам «Today», «Upcoming», «Later». В платной версии также можно вывести отдельно все задачи, которые вы создали и которые поручили коллегам.

Классификация задач

Теги на задачах в Asana

Каждой задаче можно присвоить любой тег, обозначив его своим цветом. Например: «реклама», «текст», «видео», «онлайн-школа». Если продумать и внедрить общую для всех систему тегов, в задачах будет порядок.

Структура компании с отделами

Отдел маркетинга: сотрудники и проекты

В Asana есть возможность создать сколько угодно разных отделов, добавить туда сотрудников и начать работу над проектами и задачами. Однако жесткой иерархии нет, система прав очень демократична, и рядовой сотрудник по сути обладает теми же правами, что и руководитель.

Прозрачность работы

Календарь задач отдела маркетинга в Asana

Рабочие процессы в Asana очень прозрачны, а права доступа – демократичны. В календаре каждый может посмотреть все задачи коллег. Как по конкретному проекту, так и конкретного сотрудника (кроме приватных).

Оценка результатов работы

Инструмент «Progress» для просмотра общих результатов работы

Инструмент «Progress» выводит число завершенных, незавершенных и просроченных задач по проекту. Инструмент «Reports» выводит все ваши задачи и задачи, которые вы поставили коллегам.

Pyrus

Удобство постановки задач

Создание задачи в Pyrus в 1 клик

В интерфейсах Pyrus создание задач находится в приоритете. Все легко и интуитивно понятно, длительного обучения сотрудников не требуется.

Управление своими задачами

Личный планировщик в Pyrus: мои задачи и поставленные мной задачи

В Личном планировщике тоже все просто и логично: задачи от меня, задачи для меня. Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные. Беспорядка возникнуть не должно.

Классификация задач

Классификация задач в Pyrus: «Отложенные», «На контроле», «Последние»

В этой системе много крутых возможностей именно для управления задачами. Можно отложить на потом. Можно поставить «на контроль». Можно сделать повторяющиеся задачи. Сортировка есть по активности задач и по сроку.

Структура компании с отделами

Структура компании с отделами в Pyrus

«Прорисовать» четкую структуру с отделами и подотделами легко. Правда система прав и доступа к задачам достаточно сложная: есть администратор, руководитель, управляющий и бухгалтер.

Прозрачность работы

Чужие задачи в Pyrus. Прозрачность работы

Рабочие процессы прозрачны, даже слишком. Можно вывести все задачи любого сотрудника. Приватных задач по сути нет. Приватность может устанавливать только пользователь с правами администратора.

Оценка результатов работы

Оценка затраченного времени по сотрудникам и задачам

Одна из «фишек» Pyrus – подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени.

Wrike

Удобство постановки задач

Создание задачи в Wrike в 1 клик

В этой системе тоже есть «волшебная кнопка» для постановки задач в виде зеленого плюсика, не заметить которую сложно. И кроме этого задачи можно поставить еще несколькими способами.

Управление своими задачами

Личный планировщик в Wrike

Wrike предоставляет много возможностей для управления задачами: копировать и повторять карточки, делать приватными или общедоступными, добавлять в «Избранное» и переносить с проектов – в «Мои задачи». Можно следить за выбранной задачей или предлагать коллегам следить. Добавлять зависимости и связи между задачами.

Есть и свои «фишки». Отправка коллеге автоматического вопроса, как продвигаются дела по задаче. Функция массового изменения задач. Вехи – задачи, которые используют как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения.

Классификация задач

Сортировка поставленных задач в Wrike

Wrike вообще заточен под сложные многоступенчатые проекты, однако рядовому пользователю вполне хватит понимания, где лежат его задачи и как их сортировать. Сортировка – по дате, приоритету, статусу, важности. Можно отдельно вывести только активные задачи или только просроченные.

Прозрачность работы

Задачи коллег выводятся отдельным списком, только если вы – их автор

Задачи, которые вы поручили, лежат в разделе «Созданы мной». А вообще прозрачности в работе немного не хватает. Вывести все задачи коллег отдельным списком можно, только создав собственный виджет в премиум-версии.

Оценка рабочей загрузки по проектам

Отчеты в Wrike и оценка рабочей загрузки

Отчеты, доступные в платной версии, позволяют увидеть общее положение дел по проектам и командам, и они обновляются в реальном времени при каждом новом открытии. Можно узнать, как задачи просрочены, а что тормозит работу команды.

GanttPro

Удобство постановки задач

Добавление задачи в проект в GanttPro

На первый взгляд эта система управления задачами кажется не очень «общедоступной»: надо разбираться, что такое диаграмма Гантта, где та самая кнопка для постановки задач… А ее и нет – задачи ставятся только в рамках проекта. Но если проект создан, то обучить пользователей добавлять задачи не так сложно.

Управление своими задачами

«Мои задачи» в GanttPro

Функционал для управления задачами в этой системе очень широк. Есть «Мои задачи» для сотрудников, где все просто и понятно. А есть диаграмма Гантта для менеджеров и ценителей, где удобно менять уровни задач, выставлять приоритет, зависимости и время, отслеживать прогресс и «играть» задачками как угодно, перетягивая их прямо на шкале.

Классификация задач

Отсортированные «Мои задачи»

Сортировать задачи можно аж по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость…

Структура компании с отделами

Сотрудники и права в системе

Сложную и четкую структуру компании не выстроить, зато легко настроить систему прав. Участники могут работать только над задачами, которые на них назначили. Администраторы могут создавать проекты и просматривать их стоимость.

Оценка рабочей загрузки по проектам

Отчеты в GanttPro и оценка рабочей загрузки

Крутая функция GanttPro – можно рассчитывать стоимость выполнения задачи и проекта в целом в зависимости от затраченных ресурсов. Можно создавать отчеты со временем, которые сотрудники тратят на задачи.

Выводы по обзору систем управления задачами:

• В YouGile – акцент делается именно на управлении задачами для команд от 20 человек.
• В Asana – широчайший функционал работы с задачами, которые можно ставить как в структуре досок в проектах, так и в Личном планировщике. Однако есть сложности с излишней демократичностью прав пользователей.
• В Pyrus – большое количество уникальных «фишек», от подсчета времени и отложенных задач до создания чат-ботов для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании. Не хватает возможности для всех сотрудников создавать приватные задачи.
• В Wrike – множество функций: повторять задачи, переносить из проектов в планировщик, создавать задачи-вехи (контрольные точки), массово редактировать задачи. Однако в целом система ориентирована на работу со сложными многоступенчатыми проектами, а не с задачами как таковыми.
• В GanttPro – много крутых «фишек» для руководителей и менеджеров: подсчет стоимости задач и проектов, подсчет затраченных ресурсов, подсчет времени, сортировка задач по 17 параметрам. Правда, требует чуть более длительного обучения рядовых сотрудников.

Источник