Способы доведения информации до людей

Королева говорит: 9 способов донести свою мысль до собеседника так, чтобы вас поняли

Клиенты часто спрашивают у меня: «Как научиться говорить кратко и емко?». Это неудивительно, потому что сейчас умение говорить кратко как никогда важно.

Средняя продолжительность концентрации человека сократилась с 12 секунд в 2000 году до 8 секунд сегодня.

Каждый день офисный сотрудник получает в среднем 120 писем.

Каждый раз, когда человек отвлекается, ему нужно более 23 минут, чтобы восстановить концентрацию.

С учетом этих фактов совершенно неудивительно, что, согласно исследованиям, хорошие навыки коммуникации в два раза важнее хороших менеджерских навыков. Дело в том, что в нашу эпоху перенасыщения информацией право на ошибку ограничено. И действительно, 86% сотрудников компаний объясняют проблемы на рабочем месте нехваткой качественной коммуникации.

Люди теряют терпение, когда они слишком долго пытаются понять, что вы говорите. Пространные рассуждения могут показаться признаком нерешительности и лишить вас как лидера доверия и уважения.

Умение говорить кратко, несомненно, является ключевым элементом образа менеджера и помогает демонстрировать уверенность, но именно с этим у чувствительных достигаторов часто бывают сложности.

Почему чувствительным достигаторам сложно говорить кратко

Вы слишком много объясняете

Возможно, вам кажется, что подробно излагаете суть дела, но на самом деле вы просто теряете внимание слушателя. Вместо того, чтобы донести свою идею, вы размываете ее излишними объяснениями. Многие чувствительные достигаторы бессознательно компенсируют собственную неуверенность долгими рассуждениями особенно на встречах или в ситуациях, где они испытывают страх.

Вы думаете, что все похожи на вас

Возможно, вы любите тщательно прорабатывать информацию, но вы в меньшинстве (всего 15-20% населения обладают высокой чувствительностью). Поверьте, я вас понимаю. Я активно поглощаю информацию, а значит, мне нужно собрать много данных, прежде чем я приму решение. Однако другие люди, особенно топ-менеджеры, мыслят иначе. Они легко теряются в потоке информации и предпочли бы, чтобы вы говорили кратко и по делу.

Вы пытаетесь быть кем-то, кем вы не являетесь

Клиенты говорят мне, что им «надо быть более харизматичными», чтобы излучать уверенность. Нет, не надо. Если вы попытаетесь быть кем-то, кем вы не являетесь, окружающие это почувствуют. Вы не просто покажетесь неискренним, но еще и вымотаете себя. Лучше найти способ говорить кратко и так, чтобы ваша манера соответствовала вашему типу личности и стилю.

9 способов общаться яснее и эффективнее

1. Готовьтесь заранее

Без подготовки вам не удастся высказаться кратко. Перед любой важной встречей уделите пять минут изучению повестки дня и других предоставленных материалов. Сделайте записи для себя, соберитесь с мыслями и выделите те пункты, по которым вы хотите высказаться.

Если вам предстоит выступать, то стоит дополнительно продумать темы для обсуждения и составить список возможных возражений и вопросов. Я учу клиентов готовить несколько «часто задаваемых вопросов» про запас, на случай, если после их выступления наступит молчание.

2. Подготовьте раздаточные материалы

Если вы хотите поделиться большим объемом информации, вам стоит подумать о раздаточных материалах. Это тексты, в которых представлена основная информация по теме выступления. Таким образом вы можете ознакомить аудиторию с необходимым контекстом, а само выступление сделать более кратким. Раздаточными материалами могут быть отчеты, слайды или детальная аналитика.

3. Закончите предложение: «Если вы вынесете из этого обсуждения одну идею, я хочу, чтобы вы запомнили ______»

Если бы вы были вынуждены свести вашу основную идею к одному предложению, что бы это было? Используйте его как тему электронного письма, можете даже повторить эту фразу дословно в своей речи, чтобы убедиться, что вы выдвигаете на первый план и привлекаете внимание аудитории к самому главному выводу — тому, который слушатели должны запомнить.

4. Используйте структуру ПППП (PREP)

Если вам приходится импровизировать, то говорить твердо и последовательно поможет структура ПППП. Вот как это работает: кратко изложите свою позицию (point), обоснуйте ее причину (reason), предоставьте подтверждение (evidence) и завершите, повторив свою позицию (point). Например:

Позиция (point): «Я считаю, что мы должны двигаться в направлении А».

Причина (reason): «Мы получили положительные отзывы на этот подход».

Подтверждение (evidence): «К примеру, наш президент сказал, что поддерживает его».

Позиция (point): «Вот почему я считаю, что направление А — лучший вариант».

5. Используйте фразы-мостики и фразы-маркеры, чтобы выделить и систематизировать свои идеи

Маркировать и наводить мосты — это две PR-тактики, которые вы можете использовать в конференц-зале. Поставить маркер-флажок — это то же самое, что прикрепить флаг к земле или помахать им в воздухе, как бы говоря: «Обратите внимание — это важно!» Тогда как мостик помогает вам перейти от одной идеи к другой. Такие мостики особенно удобны, когда вы хотите сменить тему или направить обсуждение в другом направлении.

У меня не хватает слов, чтобы передать значимость.

Мне сложно судить о ____, но я точно могу сказать, что.

При всей значимости ____, важно помнить также, что.

Прежде чем мы оставим эту тему, хотелось бы добавить.

6. Знайте свою аудиторию

Подумайте, какие поводы для тревоги и возражения являются ключевыми для людей, с которыми вы общаетесь. Что волнует их больше всего? Какую проблему они пытаются решить? Самое главное: что они получают для себя, когда слушают вас? Как то, чем вы с ними поделитесь, поможет им сэкономить время или упростить их работу? Сформулируйте свою речь, учитывая то, как она влияет на вашу аудиторию.

7. Задавайте вопросы

Часто умение говорить кратко сводится к тому, чтобы не говорить ничего вообще! Сначала вам нужно научиться слушать. В частности, задавайте много открытых вопросов вроде таких:

Что вы думаете о том, что я сейчас рассказала?

Какое решение, на ваш взгляд, было бы наилучшим?

Что вы думаете об этом?

Что вы бы добавили или изменили?

Каковы ваши чувства по этому поводу?

Каковы ваши впечатления от Х?

Как это вписывается в ваши планы?

Что для вас остается непонятным?

Могли бы вы рассказать подробнее?

Могли бы вы привести пример?

Какая помощь вам понадобится?

8. Редактируйте свои письма

Хорошее базовое правило: письма должны быть не длиннее пяти строк. Если ваше письмо длиннее, сократите его или позвоните по телефону.

Убедитесь, что ваше письмо можно быстро просмотреть. Это значит, что абзацы и предложения должны быть краткими. Используйте маркированные списки и нумерацию, чтобы текст стал легче для восприятия.

9. Убирайте слова-паразиты

Осторожные фразы вроде «Я просто хотел уточнить» или «Может быть, у вас найдется минутка для разговора?» сводят на нет эффект от ваших слов.

Источник

10 принципов эффективной речи: как правильно донести свою мысль до собеседника

Таким преимуществом, как природное красноречие, мало кто может похвастаться. Но каждый человек хочет, чтобы его слушали, слышали, понимали и принимали во внимание его мысли. Грамотная коммуникация – дело непростое. Однако есть некоторые секреты, которые помогут научиться говорить красиво, ярко, завоевывать внимание собеседника и даже целой аудитории. Попробуем разобраться, как доносить свои мысли правильно.

Основа эффективного общения – понимание потребностей собеседника

Правильно говорить, так, чтобы слышали, важно не только для людей, задействованных в определенных сферах – в рекламном бизнесе, политике, журналистике. Это нужно и в повседневной жизни. Красноречие и убедительность в озвучке своих мыслей позволяют достигать целей, чувствовать себя уверенно и получать от общения желаемое.

Сейчас, когда у нас есть интернет и социальные сети, кажется, что обмениваться информацией и общаться стало гораздо легче и проще. Но это ошибочное мнение. От скорости, с которой слова доносятся до собеседника, не зависит качество понимания их смысла. Чем активнее проходит общение, тем меньше мы замечаем, что именно и как мы говорим. Взять, к примеру, электронную переписку: мы видим либо банальную вежливость, которая применяется для всех без разбора, либо напористость.

Чаще всего человек концентрируется на том, что хочет сказать. И это является ключевой ошибкой. Необходимо в первую очередь подумать о том, чтобы его услышали, а еще лучше – поставить себя на место собеседника и попытаться понять, в каком формате он лучше усвоит мысль. То есть, нужно понять потребности собеседника. Вот простой пример: сотрудник компании хочет получить повышение. При разговоре с руководителем, он, скорее всего, будет рассказывать о своем стаже работы в компании, опыте, образовании, успехах. Но руководитель, вероятно, больше хочет услышать о том, что может сделать этот сотрудник для компании, занимая новую должность. Если он этого не услышит, вряд ли у него будет мотивация для рассмотрения данного сотрудника в качестве кандидата на высокую должность.

Так как правильно донести свою мысль до человека? Нужно ли знать специальные слова, убедительные фразы? Специальных слов нет, важнее то, насколько правильно мы применяем слова и выражения, в каком контексте. В первую очередь следует изучить собеседника: определить его жизненные приоритеты, ценности, почувствовать его границы в общении.

Приемы, усиливающие речь

Обратите внимание на то, как говорите. Не используйте излишние сокращения, непонятные термины, сократите количество вводных конструкций. Бывает так, что одно броское слово может заменить несколько предложений. Не украшайте свою речь чересчур, так как это мешает уловить смысл.

При общении с аудиторией обилие общих фраз в речи приводит к тому, что люди теряют интерес к прослушиванию. Делайте как мастера коммуникации и известные ораторы: выстраивайте эмоциональный контакт с аудиторией и постарайтесь говорить так, чтобы каждый человек думал, что вы обращаетесь лично к нему. Произносите то, что создает определенный резонанс с эмоциональным опытом человека или группы людей.

В любом общении важна искренность, неравнодушие к чувствам и потребностям собеседника, открытость. Если говорить так, то шансы на то, что вас услышат, значительно увеличиваются.

10 принципов эффективной речи

Сегодня, учитывая опыт ораторов, завоевывающих внимание огромных аудиторий, известных мастеров коммуникаций, можно точно назвать 10 принципов, на которых строится эффективная речь:

1. Простота. Чем проще вы говорите, тем легче вас понять. Доходчивые слова и фразы лучше, чем сложные словесные конструкции.
2. Краткость. Говорите только по существу, это показывает, что мыслите вы ясно.
3. Убедительность. Вы не должны сомневаться в своих утверждениях. Аргументируйте, подтверждайте слова фактами, делайте все, чтобы вам поверили.
4. Уверенность. Говорите о том, в чем хорошо разбираетесь. Если в чем-то не уверены, лучше изучите тему.
5. Новизна. Даже если вы говорите о знакомом и хорошо известном, старайтесь вносить что-то новое и удивлять.
6. Грамотность. Делайте вашу речь благозвучной, яркой. Контролируйте тембр голоса. Попробуйте представить, как вас слышат люди.
7. Эмоциональность. Затрагивайте надежды, желания и, возможно, даже страхи собеседника. Ваши слова должны вызывать эмоции.
8. Яркие образы. Используйте интересные сравнения. Это привлекает внимание и заставляет задуматься, а значит — осознать и усвоить.
9. Контактность. Речь должна быть такой, чтобы создавался прочный контакт со слушателями.
10. Смысл и содержательность. Слушателю нужно сразу дать понять, что вы хотите до него донести, смысл речи должен прослеживаться сразу.

Так, если вы будете строить свою речь с учетом указанных принципов, вы сможете точно и правильно доносить свои мысли до собеседника или аудитории. А курс «Эмоциональный интеллект», разработанный Викиум, позволит вам повысить эффективность общения как на работе, так и в личной жизни. Вы научитесь «считывать» собеседника, распознавать его эмоции и потребности. Вы научитесь видеть эмпатию и скрытые эмоции, определять ложь и попытки манипулировать вами. Благодаря таким навыкам в любой ситуации вы сможете корректно вести диалог, улучшить общение с коллегами и близким окружением, делать так, чтобы вас не только слышали, но и слушали.

Источник

Как начинающему спикеру преодолеть страх публичности

Ирина Челядинова, основатель агентства интеллектуальных коммуникаций 5PR, рассказывает, как победить психологические барьеры, препятствующие проявлению личного бренда и своего проекта в публичном пространстве.

Ко мне обратился HR-консультант с 20-летним опытом, многочисленными российскими и западными дипломами о повышении квалификации, и авторским подходом в формировании команд. Обо всех его заслугах знал лишь узкий круг клиентов и партнеров. Молодые и бойкие коллеги опережали его, выигрывая тендеры. Для расширения бизнеса и развития личного бренда необходимо было выйти в публичное пространство, но он не мог: стеснялся, сомневался в своих навыках выступлений, не знал, с чего начать. К тому же, присутствовал страх, что бывшие коллеги и подчиненные его засмеют: до основания проекта он занимал высокую должность в известной корпорации.

Вместе нам удалось разобраться, что большая цель развития своего проекта оправдывает возможные риски публичности. Мы подобрали правильный PR-инструментарий: посты в Facebook, комментарии и колонки в СМИ, и пригласили редактора, который помогал отшлифовывать тексты. С глубинными страхами, которые пришли из прошлых поколений, клиент разбирался со специалистом. Через год присутствия в инфополе его бизнес расцвел, появились адепты его подхода, а сам он чувствует себя органично и подумывает об издании книги.

Этот случай — не редкость. В статье я разберу основные психологические барьеры выхода в публичность и способы их преодоления на основе личного опыта и рекомендаций профессиональных психологов.

Разрешить себе проявленность

Регулярно наблюдаю целую гамму страхов и сомнений, относящихся к публичным выступлениям в любом их виде, — в соцсетях, СМИ, перед аудиторией. Некоторые относятся к личному, зачастую школьному опыту: унизили, обесценили, теперь выступать стыдно. Другие, обобщенные постулатом «не высовывайся», как правило, относятся к травматичной истории семьи: когда-то такая стратегия сохранила жизнь нашим предкам. Время поменялось, а стратегия — нет. Сюда же относится и страх хвастаться. Хотя коммуникация и не является хвастовством, рассказ о своей экспертизе, опыте, кейсах иногда воспринимается именно так.

На практике отсутствие разрешения самому себе на проявленность маскируется под вопросы: «А мне писать в соцсетях солидно? Я же был директором. Что про меня подумают?», «А что скажут коллеги? А мама?» И мое любимое: «Пусть лучше комментирует муж. Он уже и фотосессию сделал».

Даже когда разрешение получено и работа начата, переговоры с самим собой продолжаются. Это — стратегия откладывания, затягивания, прокрастинация: написал пост три месяца назад, но так и не опубликовал; подготовил и согласовал колонку — а теперь давайте ее покажем пяти коллегам; сделала фотосессию, но не нравлюсь себе на фотографиях, поэтому пока ставим на паузу.

Мы не должны спрашивать разрешения других людей на публичные выступления. Это — наше решение и наш выбор. Такие сложности необходимо осознать и проработать лично, но все же помощь профессионального психолога эффективнее. Тогда и энергия начнет уходить не в сомнения, а в конструктивные действия.

Довольно часто ко мне приходят с запросом на то, чтобы начать проявляться вовне. Помимо типичных поверхностных страхов — выглядеть глупо, ошибиться, начать что-то новое — мы как правило имеем дело с большей системой. Это может быть «привет» из истории семьи: несколько поколений назад было важно спрятаться, стать незаметным — чтобы выжить, сохранить ресурсы, дом, детей, жизнь. Такой страх требует особого подхода, с ним не работают стандартные рациональные способы. Он находится глубже и включает сигнал тревоги: ведь стратегия спрятаться и быть незаметным, не высовываться, не привлекать внимание помогла роду сохранить и продолжить жизнь. Это значит, что она была принята как главная. И когда мы пытаемся объяснить себе, что все в порядке, аудитория дружественная, поддержит, что статью или книгу очень ждут, что ты уже давно признанный эксперт — страх никуда не девается. Слова не пишутся, голос пропадает, включается сопротивление, вплоть до рвоты и панических атак.

В такой ситуации имеет смысл обратиться к профессионалу, который умеет работать с семейными историями. Самостоятельно можно сделать следующее: мысленно обратиться к предкам, которые выжили благодаря этой стратегии и поблагодарить их, признать их выбор ценным. Признать, что из любви и уважения к ним жили точно также. Но сейчас — другое время и можно по-другому, поэтому вы возвращаете свое право быть видимым и проявляться любым удобным вам способом.

Двигаться маленькими шагами

Начинающие спикеры, будучи осознанными людьми, понимают, что выход в публичность — история долгосрочная и регулярная: «Когда сказал А, хочется сказать Б, а хаотично и эпизодически выступать не хочется». Ссылаясь на нехватку времени, предпочитают не начинать вовсе. В определенный момент отсутствие публичности тормозит развитие бизнеса или личного бренда.

На этом этапе, а лучше заранее, в календаре должно появиться время под PR-задачи. Это такая же бизнес-функция, как и финансы, логистика или бухгалтерия.

Редкие выступления лучше их полного отсутствия. Не требуйте от себя слишком многого в начале, набирайте опыт, обороты, а на системный уровень выходите позже.

Нужно начать совершать регулярные действия с принятием себя, из реальной оценки своих возможностей, позволяя себе двигаться маленькими шагами. Написал пост и кайфанул: на этой неделе один пост, и он такой, какой он есть. Неделя прошла не зря. Я сдвинулся на шаг к своей большой цели. А завтра не смогу, но это нормально. Я уже иду к цели. Могу идти — иду, не могу — ползу, не могу ползти — лежу в эту сторону. Такой подход — работающая психотехнология, которую я использую в общении с клиентами.

Личный бренд, проявленность себя миру — единственный надежный актив, в который есть смысл инвестировать в сегодняшней обстановке. Это — инвестиция в себя. Для меня неразрешение себе публичности — про обесценивание себя. Не проявляя себя, мы находимся на уровне проигрывающего. Сколько бы ты ни знал и не умел, твоя ценность для мира — ноль, тебя не видно во Вселенной.

Многим проявлять себя боязно, некомфортно. В нас говорят страхи. Страхам нужно противопоставлять нечто большее. Наличие большой цели придаст нужную степень мотивации. Ради цели я готов побороть страхи.

По моим наблюдениям, люди делятся на два типа:

• Первая группа уверенно присутствует в инфосреде, не обладая глубокими знаниями, а иногда и неумышленно выдавая вредную информацию под видом пользы и истины.
• Вторая — обладающие знанием, но тщательно скрывающие его. У них есть что сказать, и это будет полезно обществу, Вселенной, но тормозят барьеры.

И здесь мы опять возвратимся к большой цели: тебе сложно начать выступать ради своих личных целей — сделай это ради мира, не позволяй тащить в общее поле некачественную информацию. Не уверен в истинности своих знаний или их пользе миру? Если ты ничего не делаешь, ты не получаешь обратной связи. Нужно пробовать.

Шлифовать свой смысл постепенно

Отсутствие сформированного смыслового ядра, главной идеи тоже является барьером. Конечно, говорят об этом иначе: «Я еще не готов», «Все уже сказали до меня», «А вдруг неинтересно будет».

Безусловно, со своим смыслом и контентом нужно работать — этого за вас не сделает ни один привлеченный специалист. Однако ждать идеально отшлифованного смысла явно не стоит — можно просто не дождаться. Мысль оттачивается и кристаллизуется во время выступлений и работы со своими текстами и с каждым выступлением приближается к желаемому уровню. А потом возникают новые темы и смыслы, которые проходят тот же путь вызревания.

Свою интересность публике можно проверить только опытным путем, анализируя отклик и учитывая обратную связь.

Не бояться своего сложного контента

«У меня слишком сложная информация. Вдруг меня не поймут, исказят?», — сомневается на консультации клиент.

«Мне хочется сложного и глубокого разговора на тему, не понятно, как это осуществить, кроме живых встреч. Можно и лонгрид написать, но у кого есть время его читать? А как потом его обсудить? И как получить качественную обратную связь?» — рассуждает еще один собеседник. Уходить в короткую поверхностную коммуникацию профессионалам не хочется, это обесценит глубину их экспертизы.

Вообще в коммуникациях сложных знаний нет задачи охватить широкую аудиторию. Потребители сложной информации — определенный узкий круг явно не примитивных людей. Они поймут. Современное инфополе позволяет работать в конкретных сегментах.

Но и им информацию нужно выдавать частями: проглотить все знания за один раз просто невозможно.

Формат авторских колонок позволяет быть уверенным, что информацию не исказят: вы их пишете сами или с помощником, это ваш авторский текст. После редактуры его согласовывают с автором. К тому же колонки — довольно длинный текст, он позволяет раскрыть одну из ваших тем на достаточном уровне. Также хороши прямые эфиры: вы сказали то, что сказали. Монтажа нет.

Подбирать выигрышные способы коммуникации

Барьеры, вызванные отсутствием навыков письма или выступлений, легко компенсировать правильно подобранным инструментарием. Навыки развивают на тренингах и курсах.

Вот типичная жалоба: «Я коряво пишу, с ошибками, непонятно», — говорит специалист. Смотрю текст: написание двух абзацев заняло три часа, но все равно текст требует существенной доработки. Перебираем подходящие пути решения: поручить тексты копирайтеру; отказаться от письменной коммуникации в пользу коротких видео на Reels и Youtube, но хорошо бы научиться держаться перед камерой; решаем начать с подкастов: у человека выразительный голос, прекрасная энергетика, чувство юмора и грамотная речь. Посты дополним качественными фото.

Вот еще одно сомнение: «Мне мешает писать страх быть неточной, а в стремлении к точности я теряю легкость и хороню юмор». Автор цитаты блестяще выступает на публике.

Плохо выступаете — ограничьтесь текстами. Делаете ошибки — пригласите корректора. Не умеете работать с визуалом — наймите помощника. Инфополе настолько разнообразно, что подходящее бюджетное решение всегда найдется. Главное — не требовать от себя быть чемпионом во всех видах коммуникации. В конце концов, мы не учились на профессиональных актеров и журналистов.

Источник