Как правильно доносить до подчиненных нужную информацию?
«Желаем знать, что будет!» — напевала Примадонна в еще спокойные времена. Но гораздо больше это желание обостряется в периоды экономических виражей, когда риск оказаться за бортом обретает реальные очертания.
В связи с падением оборотов в некоей полиграфической компании руководство решило сократить затраты на персонал. Увольнять сотрудников не очень-то хотелось — кризис минует, и нужно будет возвращаться к нормальной работе. Поэтому, чтобы не тратить в недалеком будущем массу усилий на поиск и подбор специалистов, персонал сочли нужным сохранить, а решить эту задачу с помощью проверенного средства — неоплачиваемых отпусков. Однако далеко не все сотрудники согласились с таким поворотом событий, и на стол директора легли несколько заявлений об уходе. Самые опытные, а следовательно — и самые самонадеянные специалисты решили, что «спасение утопающих — дело рук самих утопающих», и ждать лучших времен они будут где-нибудь в другом месте. Руководитель, привыкший считать свою команду верной, надежной и безупречной, испытал состояние шока. Он не мог понять, что же он сделал не так. А все оказалось предельно просто: управленец всего-навсего неправильно донес подчиненным информацию. Точнее, не использовал доступные каналы коммуникаций. «ВД» выясняла, как сообщить о непопулярных мерах и при этом не посеять панику среди сотрудников.
Безмерное уведомление
«Как объявить об увольнении людям, каждый из которых — отличный специалист в своей сфере, был лично отобран из огромного числа претендентов, взлелеян и обучен в компании? Для меня это просто катастрофа», — посетовала Диана Алавердова, менеджер по персоналу ООО «Софтсити» (разработка и внедрение ПО, штат — 62 чел.). Столкнувшись с проблемами морального характера, которые глубоко затрагивают собственные чувства и вызывают негативные эмоции, а иногда и враждебность у тех, с кем несколько лет проработал плечом к плечу, непросто сохранить выдержку.
Но если непопулярные меры неизбежны, Тимур Амулийн, бизнес-тренер, специалист по корпоративному PR, советует начинать с неформальных каналов воздействия на внутреннюю аудиторию. «Хотя такая информация и может доставить неприятные переживания людям, в целом они уже будут подготовлены к тому, чтобы услышать подобные новости. Но главное — не перестараться и четко оговорить, какие группы сотрудников будут сокращены. В противном случае можно потерять самых ценных специалистов. В то же время от руководства компании может исходить информация о том, что проект антикризисных мероприятий находится на стадии разработки. Эта информация не должна быть внезапной — чтобы смириться с мыслью о том, что его жизнь может круто измениться, человеку нужно две-три недели», — объясняет «ВД» собеседник.
Аналогичной точки зрения придерживается и Олег Асмолов, психолог Центра психологического консультирования «Фактор» (штат — 5 чел.): «Нередко сведения, полученные в курилке, оказываются очень точными и правдивыми. Обычно им доверяют и делают правильные выводы. Зачем это нужно? Как известно, люди по-разному ведут себя перед лицом возможных сокращений. Кто-то начинает активно искать новую работу, кто-то принимает решение сидеть «до последнего». По крайней мере, какая-то часть сотрудников успеет найти работу и уволиться по собственному желанию, что позволит избежать дополнительных компенсационных выплат».
Впрочем, правильные каналы коммуникации необходимо использовать, даже если никто никого увольнять не собирается.
Доверься мне…
«Сейчас никто не сможет предугадать, как будут развиваться события в экономике. Но нашу основную задачу я вижу в том, чтобы сохранить команду. И просто необходимо объяснить это коллективу так, чтобы все это осознали. Разумеется, мы пересматриваем свои планы относительно инновационных проектов и в ближайшее время не собираемся привлекать новых сотрудников. Но это не должно коснуться тех, кто уже давно работает у нас и на деле доказал лояльность компании», — сообщил Михаил Бондаренко, директор ООО «Форкраст» (дистрибуция и продажа автомобильных красок, масел и автоэмалей, штат — 95 чел.).
Однако использовать стандартные и привычные способы информирования в подобных ситуациях — не всегда возможно. Как невозможно полностью преодолеть беспокойство каждого отдельно взятого сотрудника по поводу собственной участи.
Для этой цели, считает г-н Асмолов, необходимо использовать несколько привычных и общепринятых в компании способов информирования: беседы с сотрудниками, рассылки меморандумов и циркуляров, распространение информации по электронной почте, корпоративное издание, доски объявлений, корпоративный сайт (подробнее о каналах коммуникации — см. «Пообщаемся?»). Но чем привычнее и обыденнее будут эти способы — тем лучше. Ведь общее собрание, которое, к примеру, никогда не проводилось в компании, станет для сотрудников неоспоримым свидетельством глобальнейших проблем. Потому что неправильная форма и выбор канала коммуникации могут сформировать ненужное в такой ситуации напряжение. Однако и текст донесения тоже должен быть максимально взвешенным и нести информацию о том, какие меры и в какие сроки будут предприняты руководством компании в ситуации кризиса. Все эти положения должны быть четкими и обоснованными.
«Чтобы избежать паники и неорганизованности, следует придерживаться одного главного правила антикризисного PR — в сложный период основным спикером должен выступать один человек, который будет озвучивать позицию компании по всем вопросам, — добавляет г-н Амулийн. — Это позволит избежать противоречивой информации, которая и дает повод для сплетен и слухов».
Впрочем, способ донесения информации зависит и от размеров компании. Ведь ни для кого не секрет, что на крупных предприятиях, в силу номенклатурной дистанции, высшее руководство неавторитетно среди работников низшего звена. Поэтому многократно возрастает роль руководителей среднего звена, для которых лучшим способом донесения информации об антикризисных мерах до подчиненных может стать прямое общение либо же распространение адресной информации по электронной почте.
Однако такие меры должны быть подкреплены и сообщениями от первых лиц и топ-менеджеров компании. «Обычно для таких случаев используют меморандумы, в которых описываются антикризисные мероприятия, которые планируется внедрить, и ожидаемые от сотрудников действия. Но этот план должен быть изложен абсолютно четко, доступно, содержать не более 10-12 пунктов, не быть как излишне сухим, так и излишне эмоциональным. В противном случае сообщение может произвести обратный эффект», — объясняет Тимур Амулийн.
От такого слышу!
Для того чтобы разработать пакет антикризисных мероприятий, не менее важна и организация обратной связи от сотрудников. «Очень часто сотрудники бывают демотивированы тем, что они видят реальные пути сокращения расходов или решения проблем на своем участке работы. Однако их знание и мнение оказываются невостребованными. А ведь вовлеченность в процесс также способна мотивировать людей к преодолению трудностей. Поэтому в нашей компании на начальников отделов возложена обязанность принимать от сотрудников подобные предложения. И мы обязательно их рассматриваем, доносим свое мнение и решение об их применении», — рассказал Михаил Бондаренко
Разумеется, любого сотрудника в первую очередь волнует, что теперь будет с ним лично. Но руководству компании необходимо продемонстрировать своим подчиненным понимание их озабоченности — и сделать это умело. Ведь от того, удастся ли мобилизовать персонал на совместное преодоление трудностей, начнут ли ключевые сотрудники прыгать с тонущего корабля или же будут бороться за его спасение, зависит недалекое будущее и компании, и ее команды.
Пообщаемся?
Каналы внутренних кризисных коммуникаций
Категории сотрудников, являющихся основной целевой аудиторией
Интранет, корпоративный блог
Начальники отделов, подразделений, рядовые сотрудники офиса, возможна организация обратной связи
Источник
Как начинающему спикеру преодолеть страх публичности
Ирина Челядинова, основатель агентства интеллектуальных коммуникаций 5PR, рассказывает, как победить психологические барьеры, препятствующие проявлению личного бренда и своего проекта в публичном пространстве.
Ко мне обратился HR-консультант с 20-летним опытом, многочисленными российскими и западными дипломами о повышении квалификации, и авторским подходом в формировании команд. Обо всех его заслугах знал лишь узкий круг клиентов и партнеров. Молодые и бойкие коллеги опережали его, выигрывая тендеры. Для расширения бизнеса и развития личного бренда необходимо было выйти в публичное пространство, но он не мог: стеснялся, сомневался в своих навыках выступлений, не знал, с чего начать. К тому же, присутствовал страх, что бывшие коллеги и подчиненные его засмеют: до основания проекта он занимал высокую должность в известной корпорации.
Вместе нам удалось разобраться, что большая цель развития своего проекта оправдывает возможные риски публичности. Мы подобрали правильный PR-инструментарий: посты в Facebook, комментарии и колонки в СМИ, и пригласили редактора, который помогал отшлифовывать тексты. С глубинными страхами, которые пришли из прошлых поколений, клиент разбирался со специалистом. Через год присутствия в инфополе его бизнес расцвел, появились адепты его подхода, а сам он чувствует себя органично и подумывает об издании книги.
Этот случай — не редкость. В статье я разберу основные психологические барьеры выхода в публичность и способы их преодоления на основе личного опыта и рекомендаций профессиональных психологов.
Разрешить себе проявленность
Регулярно наблюдаю целую гамму страхов и сомнений, относящихся к публичным выступлениям в любом их виде, — в соцсетях, СМИ, перед аудиторией. Некоторые относятся к личному, зачастую школьному опыту: унизили, обесценили, теперь выступать стыдно. Другие, обобщенные постулатом «не высовывайся», как правило, относятся к травматичной истории семьи: когда-то такая стратегия сохранила жизнь нашим предкам. Время поменялось, а стратегия — нет. Сюда же относится и страх хвастаться. Хотя коммуникация и не является хвастовством, рассказ о своей экспертизе, опыте, кейсах иногда воспринимается именно так.
На практике отсутствие разрешения самому себе на проявленность маскируется под вопросы: «А мне писать в соцсетях солидно? Я же был директором. Что про меня подумают?», «А что скажут коллеги? А мама?» И мое любимое: «Пусть лучше комментирует муж. Он уже и фотосессию сделал».
Даже когда разрешение получено и работа начата, переговоры с самим собой продолжаются. Это — стратегия откладывания, затягивания, прокрастинация: написал пост три месяца назад, но так и не опубликовал; подготовил и согласовал колонку — а теперь давайте ее покажем пяти коллегам; сделала фотосессию, но не нравлюсь себе на фотографиях, поэтому пока ставим на паузу.
Мы не должны спрашивать разрешения других людей на публичные выступления. Это — наше решение и наш выбор. Такие сложности необходимо осознать и проработать лично, но все же помощь профессионального психолога эффективнее. Тогда и энергия начнет уходить не в сомнения, а в конструктивные действия.
Довольно часто ко мне приходят с запросом на то, чтобы начать проявляться вовне. Помимо типичных поверхностных страхов — выглядеть глупо, ошибиться, начать что-то новое — мы как правило имеем дело с большей системой. Это может быть «привет» из истории семьи: несколько поколений назад было важно спрятаться, стать незаметным — чтобы выжить, сохранить ресурсы, дом, детей, жизнь. Такой страх требует особого подхода, с ним не работают стандартные рациональные способы. Он находится глубже и включает сигнал тревоги: ведь стратегия спрятаться и быть незаметным, не высовываться, не привлекать внимание помогла роду сохранить и продолжить жизнь. Это значит, что она была принята как главная. И когда мы пытаемся объяснить себе, что все в порядке, аудитория дружественная, поддержит, что статью или книгу очень ждут, что ты уже давно признанный эксперт — страх никуда не девается. Слова не пишутся, голос пропадает, включается сопротивление, вплоть до рвоты и панических атак.
В такой ситуации имеет смысл обратиться к профессионалу, который умеет работать с семейными историями. Самостоятельно можно сделать следующее: мысленно обратиться к предкам, которые выжили благодаря этой стратегии и поблагодарить их, признать их выбор ценным. Признать, что из любви и уважения к ним жили точно также. Но сейчас — другое время и можно по-другому, поэтому вы возвращаете свое право быть видимым и проявляться любым удобным вам способом.
Двигаться маленькими шагами
Начинающие спикеры, будучи осознанными людьми, понимают, что выход в публичность — история долгосрочная и регулярная: «Когда сказал А, хочется сказать Б, а хаотично и эпизодически выступать не хочется». Ссылаясь на нехватку времени, предпочитают не начинать вовсе. В определенный момент отсутствие публичности тормозит развитие бизнеса или личного бренда.
На этом этапе, а лучше заранее, в календаре должно появиться время под PR-задачи. Это такая же бизнес-функция, как и финансы, логистика или бухгалтерия.
Редкие выступления лучше их полного отсутствия. Не требуйте от себя слишком многого в начале, набирайте опыт, обороты, а на системный уровень выходите позже.
Нужно начать совершать регулярные действия с принятием себя, из реальной оценки своих возможностей, позволяя себе двигаться маленькими шагами. Написал пост и кайфанул: на этой неделе один пост, и он такой, какой он есть. Неделя прошла не зря. Я сдвинулся на шаг к своей большой цели. А завтра не смогу, но это нормально. Я уже иду к цели. Могу идти — иду, не могу — ползу, не могу ползти — лежу в эту сторону. Такой подход — работающая психотехнология, которую я использую в общении с клиентами.
Личный бренд, проявленность себя миру — единственный надежный актив, в который есть смысл инвестировать в сегодняшней обстановке. Это — инвестиция в себя. Для меня неразрешение себе публичности — про обесценивание себя. Не проявляя себя, мы находимся на уровне проигрывающего. Сколько бы ты ни знал и не умел, твоя ценность для мира — ноль, тебя не видно во Вселенной.
Многим проявлять себя боязно, некомфортно. В нас говорят страхи. Страхам нужно противопоставлять нечто большее. Наличие большой цели придаст нужную степень мотивации. Ради цели я готов побороть страхи.
По моим наблюдениям, люди делятся на два типа:
- Первая группа уверенно присутствует в инфосреде, не обладая глубокими знаниями, а иногда и неумышленно выдавая вредную информацию под видом пользы и истины.
- Вторая — обладающие знанием, но тщательно скрывающие его. У них есть что сказать, и это будет полезно обществу, Вселенной, но тормозят барьеры.
И здесь мы опять возвратимся к большой цели: тебе сложно начать выступать ради своих личных целей — сделай это ради мира, не позволяй тащить в общее поле некачественную информацию. Не уверен в истинности своих знаний или их пользе миру? Если ты ничего не делаешь, ты не получаешь обратной связи. Нужно пробовать.
Шлифовать свой смысл постепенно
Отсутствие сформированного смыслового ядра, главной идеи тоже является барьером. Конечно, говорят об этом иначе: «Я еще не готов», «Все уже сказали до меня», «А вдруг неинтересно будет».
Безусловно, со своим смыслом и контентом нужно работать — этого за вас не сделает ни один привлеченный специалист. Однако ждать идеально отшлифованного смысла явно не стоит — можно просто не дождаться. Мысль оттачивается и кристаллизуется во время выступлений и работы со своими текстами и с каждым выступлением приближается к желаемому уровню. А потом возникают новые темы и смыслы, которые проходят тот же путь вызревания.
Свою интересность публике можно проверить только опытным путем, анализируя отклик и учитывая обратную связь.
Не бояться своего сложного контента
«У меня слишком сложная информация. Вдруг меня не поймут, исказят?», — сомневается на консультации клиент.
«Мне хочется сложного и глубокого разговора на тему, не понятно, как это осуществить, кроме живых встреч. Можно и лонгрид написать, но у кого есть время его читать? А как потом его обсудить? И как получить качественную обратную связь?» — рассуждает еще один собеседник. Уходить в короткую поверхностную коммуникацию профессионалам не хочется, это обесценит глубину их экспертизы.
Вообще в коммуникациях сложных знаний нет задачи охватить широкую аудиторию. Потребители сложной информации — определенный узкий круг явно не примитивных людей. Они поймут. Современное инфополе позволяет работать в конкретных сегментах.
Но и им информацию нужно выдавать частями: проглотить все знания за один раз просто невозможно.
Формат авторских колонок позволяет быть уверенным, что информацию не исказят: вы их пишете сами или с помощником, это ваш авторский текст. После редактуры его согласовывают с автором. К тому же колонки — довольно длинный текст, он позволяет раскрыть одну из ваших тем на достаточном уровне. Также хороши прямые эфиры: вы сказали то, что сказали. Монтажа нет.
Подбирать выигрышные способы коммуникации
Барьеры, вызванные отсутствием навыков письма или выступлений, легко компенсировать правильно подобранным инструментарием. Навыки развивают на тренингах и курсах.
Вот типичная жалоба: «Я коряво пишу, с ошибками, непонятно», — говорит специалист. Смотрю текст: написание двух абзацев заняло три часа, но все равно текст требует существенной доработки. Перебираем подходящие пути решения: поручить тексты копирайтеру; отказаться от письменной коммуникации в пользу коротких видео на Reels и Youtube, но хорошо бы научиться держаться перед камерой; решаем начать с подкастов: у человека выразительный голос, прекрасная энергетика, чувство юмора и грамотная речь. Посты дополним качественными фото.
Вот еще одно сомнение: «Мне мешает писать страх быть неточной, а в стремлении к точности я теряю легкость и хороню юмор». Автор цитаты блестяще выступает на публике.
Плохо выступаете — ограничьтесь текстами. Делаете ошибки — пригласите корректора. Не умеете работать с визуалом — наймите помощника. Инфополе настолько разнообразно, что подходящее бюджетное решение всегда найдется. Главное — не требовать от себя быть чемпионом во всех видах коммуникации. В конце концов, мы не учились на профессиональных актеров и журналистов.
Источник
