Способы документирования заседания коллегиального органа

дЕСФЕМШОПУФШ ХЮТЕЦДЕОЙК, ТБВПФБАЭЙИ ОБ ПУОПЧЕ ЛПММЕЗЙБМШОПУФЙ, ДПЛХНЕОФЙТХЕФУС РПУФБОПЧМЕОЙСНЙ, ТЕЫЕОЙСНЙ, ТБУРПТСЦЕОЙСНЙ. рПУФБОПЧМЕОЙС Й ТЕЫЕОЙС РТЙОЙНБАФУС Ч ТЕЪХМШФБФЕ ПВУХЦДЕОЙС ОБ ЪБУЕДБОЙСИ ЛПММЕЗЙБМШОЩИ ПТЗБОПЧ, ИПД ЛПФПТЩИ ЖЙЛУЙТХЕФУС Ч РТПФПЛПМБИ.

дПЛХНЕОФЙТПЧБОЙЕ ДЕСФЕМШОПУФЙ ЛПММЕЗЙБМШОЩИ ПТЗБОПЧ ОБЮЙОБЕФУС У УПУФБЧМЕОЙС РМБОБ ТБВПФЩ ОБ ПУОПЧЕ РТЕДМПЦЕОЙК ЮМЕОПЧ УППФЧЕФУФЧХАЭЕЗП ПТЗБОБ (ЛПММЕЗЙЙ, УПЧЕФБ, РТБЧМЕОЙС, ВАТП Й Ф.Д.). рМБО РТЕДХУНБФТЙЧБЕФ ЛБМЕОДБТОЩЕ УТПЛЙ РТПЧЕДЕОЙС ЪБУЕДБОЙК, ЧПРТПУЩ, РПДМЕЦБЭЙЕ ТБУУНПФТЕОЙА, ЖБНЙМЙЙ МЙГ, ПФЧЕФУФЧЕООЩИ ЪБ РПДЗПФПЧЛХ ЧПРТПУПЧ Л ПВУХЦДЕОЙА. хФЧЕТЦДЕООЩК РМБО ТБВПФЩ ЛПММЕЗЙБМШОПЗП ПТЗБОБ ТБУУЩМБЕФУС ЕЗП ЮМЕОБН, ЪБЙОФЕТЕУПЧБООЩН ПТЗБОЙЪБГЙСН Й МЙГБН.

уПВТБОЙСН Й ЪБУЕДБОЙСН РТЕДЫЕУФЧХЕФ ВПМШЫБС РПДЗПФПЧЙФЕМШОБС ТБВПФБ, ЛПФПТБС ПФТБЦБЕФУС Ч БДНЙОЙУФТБФЙЧОЩИ ДПЛХНЕОФБИ. дПЛХНЕОФЙТПЧБОЙЕ РПДЗПФПЧЛЙ ЪБУЕДБОЙС ЪБЛМАЮБЕФУС, РТЕЦДЕ ЧУЕЗП, Ч УПУФБЧМЕОЙЙ РПЧЕУФЛЙ ДОС, Ч ЛПФПТХА НПЗХФ ВЩФШ ЧЛМАЮЕОЩ ЧПРТПУЩ, ОЕ РТЕДХУНПФТЕООЩЕ РМБОПН, ОП ФТЕВХАЭЙЕ ПВСЪБФЕМШОПЗП ТБЪТЕЫЕОЙС ОБ ЪБУЕДБОЙЙ. ч РПЧЕУФЛЕ ДОС ОБДП ХЛБЪБФШ, УЛПМШЛП ЧТЕНЕОЙ ПФЧПДЙФУС ОБ ЛБЦДЩК ЧПРТПУ, Б ОБ УБНПН ЪБУЕДБОЙЙ ХУФБОПЧЙФШ ФЧЕТДЩК ТЕЗМБНЕОФ. чПРТПУЩ Ч РПЧЕУФЛЕ ДОС УМЕДХЕФ ТБУРПМБЗБФШ Ч РПТСДЛЕ ЙИ ЧБЦОПУФЙ Й УМПЦОПУФЙ, РТЙ ЬФПН ФБЛ, ЮФПВЩ РТЙЗМБЫБЕНЩЕ ОБ ЪБУЕДБОЙЕ ФТБФЙМЙ ЛБЛ НПЦОП НЕОШЫЕ ЧТЕНЕОЙ Ч ПЦЙДБОЙЙ ТБУУНПФТЕОЙС УЧПЙИ ЧПРТПУПЧ. л РПЧЕУФЛЕ ДОС РТЙМБЗБАФ УРЙУПЛ РТЙЗМБЫЕООЩИ ОБ ЪБУЕДБОЙЕ У ХЛБЪБОЙЕН ЙИ ДПМЦОПУФЙ Й ПТЗБОЙЪБГЙЙ, ЛПФПТХА ПОЙ РТЕДУФБЧМСАФ.

ч ЛТХРОЩИ ХЮТЕЦДЕОЙСИ Л ЪБУЕДБОЙСН РП ОБЙВПМЕЕ ЧБЦОЩН ЧПРТПУБН УПУФБЧМСЕФУС УРТБЧЛБ РП ЙИ УХЭЕУФЧХ, Ч ЛПФПТПК ХЛБЪЩЧБАФУС РТЙЮЙОБ Й ГЕМШ РПУФБОПЧЛЙ ЧПРТПУБ ОБ ПВУХЦДЕОЙЕ. чНЕУФЕ УП УРТБЧЛПК РТЕДУФБЧМСЕФУС РТПЕЛФ ТЕЫЕОЙС, РПУФБОПЧМЕОЙС. рПУФБОПЧЛБ ЧПРТПУПЧ ОБ ПВУХЦДЕОЙЕ ЛПММЕЗЙБМШОЩИ ПТЗБОПЧ НПЦЕФ ВЩФШ РТЕДРТЙОСФБ ОЕ ФПМШЛП РП ЙОЙГЙБФЙЧЕ ТХЛПЧПДЙФЕМС ХЮТЕЦДЕОЙС, ОП Й РП ЙОЙГЙБФЙЧЕ ПФДЕМШОЩИ УФТХЛФХТОЩИ РПДТБЪДЕМЕОЙК.

нБФЕТЙБМЩ Л ЪБУЕДБОЙА РТЕДУФБЧМСАФУС, ЛБЛ РТБЧЙМП, ЪБ 3-5 ДОЕК ТХЛПЧПДЙФЕМА ХЮТЕЦДЕОЙС Й РПУМЕ ЙИ ТБУУНПФТЕОЙС ЧНЕУФЕ У ЙЪЧЕЭЕОЙЕН П ЪБУЕДБОЙЙ ОБРТБЧМСАФУС ЮМЕОБН ЛПММЕЗЙБМШОПЗП ПТЗБОБ. рТЕДЧБТЙФЕМШОБС ТБУУЩМЛБ НБФЕТЙБМПЧ ДБЕФ ЧПЪНПЦОПУФШ ЧОПУЙФШ РПРТБЧЛЙ Ч ХЦЕ ЙНЕАЭЙКУС РЙУШНЕООЩК РТПЕЛФ ТЕЫЕОЙС Й ФЕН УБНЩН ХУЛПТСЕФ ТЕЫЕОЙЕ ЧПРТПУПЧ ОБ УБНПН ЪБУЕДБОЙЙ.

рЕТЕД ОБЮБМПН ЪБУЕДБОЙС РТПЙЪЧПДЙФУС ТЕЗЙУФТБГЙС РТЙУХФУФЧХАЭЙИ. рТЙ РПДЗПФПЧЛЕ ВПМШЫЙИ УПЧЕЭБОЙК, ЛПОЖЕТЕОГЙК, ЧУФТЕЮ, ОБ ЛПФПТЩИ РМБОЙТХЕФУС ХЮБУФЙЕ ТБВПФОЙЛПЧ ХЮТЕЦДЕОЙК, ПТЗБОЙЪБГЙК ЙЪ ДТХЗЙИ ЛТБЕЧ, ПВМБУФЕК, НЕЦДХОБТПДОЩИ ПТЗБОЙЪБГЙК, ТЕЛПНЕОДХЕФУС РТЕДХУНПФТЕФШ УМЕДХАЭЙЕ НПНЕОФЩ:

Б) ЧЩТБВПФЛБ РПЧЕУФЛЙ ДОС Й ПРТЕДЕМЕОЙЕ ЛТХЗБ ХЮБУФОЙЛПЧ;

В) ПЪОБЛПНМЕОЙЕ РТЕДРПМБЗБЕНЩИ ХЮБУФОЙЛПЧ У РПЧЕУФЛПК;

Ч) ЧЩТБВПФЛБ ТЕЗМБНЕОФБ УПЧЕЭБОЙС;

З) РПДЗПФПЧЛБ НБФЕТЙБМПЧ, ЛПФПТЩЕ ВХДХФ ТБУУНБФТЙЧБФШУС ОБ УПЧЕЭБОЙЙ (ДПЛМБДБ, ЙОЖПТНБГЙПООПЗП УППВЭЕОЙС ПТЗБОЙЪБФПТБ УПЧЕЭБОЙС; ДПЛМБДБ, ЙОЖПТНБГЙПООПЗП УППВЭЕОЙС ХЮБУФОЙЛПЧ; УРТБЧПЮОП-ЙОЖПТНБГЙПООЩИ НБФЕТЙБМПЧ, ЛПФПТЩЕ НПЗХФ РПФТЕВПЧБФШУС Ч ИПДЕ УПЧЕЭБОЙС; РТПЕЛФБ ТЕЫЕОЙС);

Д) ПТЗБОЙЪБГЙПООПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ УПЧЕЭБОЙС (ТЕЗЙУФТБГЙС ХЮБУФОЙЛПЧ; ТБЪНЕЭЕОЙЕ ХЮБУФОЙЛПЧ; ФТБОУРПТФОПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ ХЮБУФОЙЛПЧ; РЙФБОЙЕ ХЮБУФОЙЛПЧ; ЛХМШФХТОП-НБУУПЧЩЕ НЕТПРТЙСФЙС; ЙОЖПТНЙТПЧБОЙЕ ХЮБУФОЙЛПЧ РП ЙОФЕТЕУХАЭЙН ЙИ ЧПРТПУБН; УОБВЦЕОЙЕ ХЮБУФОЙЛПЧ ЛБОГФПЧБТБНЙ);

Е) ПТЗБОЙЪБГЙПООЩЕ ТБВПФЩ УЕЛТЕФБТЙБФБ УПЧЕЭБОЙС;

Ц) ФЕИОЙЮЕУЛПЕ ПВЕУРЕЮЕОЙЕ РТПЧЕДЕОЙС УПЧЕЭБОЙС (ПУОБЭЕОЙЕ РПНЕЭЕОЙС ФЕИОЙЮЕУЛЙНЙ УТЕДУФЧБНЙ);

Й) ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙЕ ТБВПФЩ УПЧЕЭБОЙС (УПУФБЧМЕОЙЕ РТПФПЛПМБ (УФЕОПЗТБННБ) ЙФПЗПЧЩИ НБФЕТЙБМПЧ; ТБЪНОПЦЕОЙЕ ЙФПЗПЧЩИ НБФЕТЙБМПЧ; ПВЕУРЕЮЕОЙЕ ЬФЙНЙ НБФЕТЙБМБНЙ ХЮБУФОЙЛПЧ УПЧЕЭБОЙС);

Л) БОЛЕФЙТПЧБОЙЕ ХЮБУФОЙЛПЧ УПЧЕЭБОЙС (П ТБВПФЕ УПЧЕЭБОЙС Й Ф.Д. )

еУМЙ Ч РПДЗПФПЧЛЕ УПЧЕЭБОЙС ХЮБУФЧХЕФ ГЕМБС ЗТХРРБ, ОХЦЕО РМБО, ХФЧЕТЦДЕООЩК ДПМЦОПУФОЩН МЙГПН, ПФЧЕЮБАЭЙН ЪБ УПЧЕЭБОЙЕ. уПУФБЧМСЕФУС УНЕФБ ТБУИПДПЧ. пРТЕДЕМСЕФУС РПЧЕУФЛБ ДОС. ч УППФЧЕФУФЧХАЭЕН ДПЛХНЕОФЕ ХЛБЪЩЧБЕФУС ФЕНБ, ЛПФПТБС ВХДЕФ ПВУХЦДБФШУС ОБ УПЧЕЭБОЙЙ, РЕТЕЮЙУМСАФУС ФЕНЩ ДПЛМБДПЧ, УППВЭЕОЙК Й Ф.Р., РТЕДМБЗБЕНЩИ ДМС ПВУХЦДЕОЙС, Й РТЙЧПДСФУС ЛТБФЛЙЕ УЧЕДЕОЙС П ЧЩУФХРБАЭЙИ (ЖБНЙМЙЙ, ЙНЕОБ Й ПФЮЕУФЧБ, ДПМЦОПУФЙ).

1. п ТБВПФЕ ФЕИОЙЮЕУЛПЗП УПЧЕФБ РТЕДРТЙСФЙС. дПЛМБД ЗМБЧОПЗП ЙОЦЕОЕТБ РТЕДРТЙСФЙС б.й. ъБКГЕЧБ.

хФПЮОСЕФУС УРЙУПЛ МЙГ, РТЙЗМБЫЕООЩИ ОБ УПЧЕЭБОЙЕ, УПУФБЧМСАФУС РТЙЗМБЫЕОЙС (ЙЪЧЕЭЕОЙС) Ч УПУФБЧ ЛПФПТЩИ ЧИПДСФ: ПВТБЭЕОЙЕ; ЙОЖПТНБГЙС П ДБФЕ Й НЕУФЕ РТПЧЕДЕОЙС УПЧЕЭБОЙС; РПЧЕУФЛБ ДОС; РТЕДМПЦЕОЙЕ РТЙОСФШ ХЮБУФЙЕ; РТПУШВБ П РПДФЧЕТЦДЕОЙЙ ХЮБУФЙС. рПДРЙУЩЧБАФ РТЙЗМБЫЕОЙС МЙГБ, ПФЧЕЮБАЭЙЕ ЪБ РПДЗПФПЧЛХ УПЧЕЭБОЙС. пРТЕДЕМСЕФУС ТЕЗМБНЕОФ ТБВПФЩ. пО ДПМЦЕО РТЕДХУНБФТЙЧБФШ ЮЕФЛХА ПТЗБОЙЪБГЙА ИПДБ УПЧЕЭБОЙС, РПТСДПЛ ТБУУНБФТЙЧБЕНЩИ ЧПРТПУПЧ, ПРТЕДЕМЕООЩЕ РТПГЕДХТОЩЕ УФПТПОЩ (ЧУФХРЙФЕМШОПЕ УМПЧП, ДПЛМБДЩ, ЧЩУФХРМЕОЙС, ЧПРТПУЩ ДПЛМБДЮЙЛБН, ПФЧЕФЩ ДПЛМБДЮЙЛПЧ, УРТБЧЛБ РП ИПДХ УПЧЕЭБОЙС, ЮФЕОЙЕ РТПЕЛФБ ТЕЫЕОЙС, РТЕДМПЦЕОЙС РП РТПЕЛФХ ТЕЫЕОЙС, РПДЧЕДЕОЙЕ ЙФПЗПЧ УПЧЕЭБОЙС) У ХЛБЪБОЙЕН ЧТЕНЕОЙ, ПФЧЕДЕООПЗП ДМС ЛБЦДПК РТПГЕДХТЩ Ч ИПДЕ УПЧЕЭБОЙС. пВЭБС РТПДПМЦЙФЕМШОПУФШ УПЧЕЭБОЙС ОЕ ДПМЦОБ РТЕЧЩЫБФШ ФТЕИ-ЮЕФЩТЕИ ЮБУПЧ Ч ДЕОШ. еУМЙ Ч УПЧЕЭБОЙЙ ХЮБУФЧХЕФ ДП 50 ЮЕМПЧЕЛ, РЕТЕТЩЧ ДЕМБАФ ЮЕТЕЪ ЛБЦДЩЕ 50 НЙО, ЕЗП РТПДПМЦЙФЕМШОПУФШ — ОЕ ВПМЕЕ 10 НЙО. рТЙ ВПМШЫЕН ЮЙУМЕ ХЮБУФОЙЛПЧ РЕТЕТЩЧ ДЕМБАФ ЮЕТЕЪ 1,5 ЮБУБ ТБВПФЩ ОБ 15 НЙО.

4.4.2 пЖПТНМЕОЙЕ ДПЛХНЕОФБГЙЙ, УПРТПЧПЦДБАЭЕК УПЧЕЭБОЙС (ЪБУЕДБОЙС) ЛПММЕЗЙБМШОЩИ ПТЗБОПЧ

вПМШЫПЕ ЪОБЮЕОЙЕ РТЙ РТПЧЕДЕОЙЙ УПЧЕЭБОЙС РТЙДБЕФУС РПДЗПФПЧЛЕ ПУОПЧОПЗП ДПЛМБДБ (ПФЮЕФБ). оБ ЧЩВПТ ЖПТНЩ, ЙМЙ УФТХЛФХТЩ ДПЛМБДБ, ЧМЙСАФ ДЧБ ЖБЛФПТБ: ГЕМЙ ДПЛХНЕОФБ Й РТБЧЙМБ ЕЗП ПЖПТНМЕОЙС. еУМЙ ГЕМШ ДПЛХНЕОФБ — ЙОЖПТНЙТПЧБОЙЕ, НБФЕТЙБМЩ ТБУРПМБЗБАФУС Ч РТПУФПН РПТСДЛЕ, РПЪЧПМСАЭЕН ДПЧПДЙФШ ЙОЖПТНБГЙА СУОП Й ЮЕФЛП, У ЙЪМПЦЕОЙЕН ЖБЛФПЧ Ч УФТПЗПК МПЗЙЮЕУЛПК РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ (ИТПОПМПЗЙЮЕУЛБС РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФШ УПВЩФЙК; ЗЕПЗТБЖЙЮЕУЛБС РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФШ; УФЕРЕОШ ЧБЦОПУФЙ).

еУМЙ ГЕМШ — ХВЕЦДЕОЙЕ, ЧБЦОП ЧЩВТБФШ ФБЛПК РПТСДПЛ, ЛПФПТЩК ЕУФЕУФЧЕООП РТЙЧЕДЕФ ЮЙФБАЭЕЗП Л ЧЩЧПДБН Й ТЕЛПНЕОДБГЙСН, ЛПФПТЩЕ ЪБЭЙЭБАФУС Ч ДПЛХНЕОФБИ. ьФП ПВЩЮОП ДПУФЙЗБЕФУС РТЙ РПУТЕДУФЧЕ МПЗЙЛЙ Й ТБУУХЦДЕОЙК. нПЦОП РТЙОСФШ УМЕДХАЭЙЕ МПЗЙЮЕУЛЙЕ РПУФТПЕОЙС: РПУФБОПЧЛБ РТПВМЕНЩ — БОБМЙЪ РТПВМЕНЩ — ЧПЪНПЦОЩЕ ТЕЫЕОЙС — ТЕЛПНЕОДПЧБООПЕ ТЕЫЕОЙЕ ЙМЙ РТЕДРПМПЦЕОЙЕ — ПЮЕЧЙДОПУФШ — ЧЩЧПД — ТЕЛПНЕОДХЕНЩЕ ДЕКУФЧЙС ЙМЙ РМБО ДЕКУФЧЙК — ОЕПВИПДЙНПУФШ ДЕКУФЧЙК — ЧПЪНПЦОЩЕ РТПВМЕНЩ — ПЦЙДБЕНЩЕ ЧЩЗПДЩ — ЧЩЧПДЩ — ТЕЛПНЕОДБГЙЙ.

еУМЙ ГЕМШ ДПЛМБДБ — РТЙЧЕУФЙ БТЗХНЕОФЩ УРПУПВПН, ЪБУФБЧМСАЭЙН РТЙКФЙ Л ПРТЕДЕМЕООЩН ЧЩЧПДБН Й ТЕЛПНЕОДБГЙСН, УХЭЕУФЧХЕФ РТБЧЙМП: ОБЮБФШ У ВПМЕЕ УМБВЩИ БТЗХНЕОФПЧ Й РПУФЕРЕООП РЕТЕИПДЙФШ Л ВПМЕЕ УЙМШОЩН.

чФПТЩН ПРТЕДЕМСАЭЙН ЖБЛФПТПН СЧМСАФУС РТБЧЙМБ ПЖПТНМЕОЙС, ЛПФПТЩЕ ЪБЖЙЛУЙТПЧБОЩ Ч ПВТБЪГБИ. пВТБЪГЩ ПФТБЦБАФ ПВЭХА УФТХЛФХТХ Й УРПУПВЩ РТЕДУФБЧМЕОЙС ДПЛХНЕОФБ. ч ДПЛМБДЕ ОЕПВИПДЙНЩ УМЕДХАЭЙЕ ЬМЕНЕОФЩ:

Б) ЧУФХРМЕОЙЕ Й ПРТЕДЕМЕОЙЕ ГЕМЙ РТЕДРПМБЗБЕФ ХЛБЪБОЙЕ ОБ УХЭОПУФШ УПДЕТЦБОЙС ДПЛХНЕОФБ, ПФТБЦЕОЙЕ ФПЗП УБНПЗП УХЭЕУФЧЕООПЗП Ч ДПЛХНЕОФЕ, ЮФП ПВЯСУОСЕФ ЕЗП ОБЪОБЮЕОЙЕ;

В) ПУОПЧОБС ЮБУФШ — ЙЪМПЦЕОЙЕ ПУОПЧОЩИ ЖБЛФПЧ. ьФБ ЮБУФШ НЕОЕЕ ЧУЕЗП РПДЮЙОСЕФУС ПВТБЪГХ. ч ОЕК БЧФПТХ РТЕДПУФБЧМСЕФУС РПМОБС УЧПВПДБ ПВТБЭЕОЙС У НБФЕТЙБМПН ДМС ДПУФЙЦЕОЙС УЧПЙИ ГЕМЕК;

Ч) ЧЩЧПДЩ, ЧЩФЕЛБАЭЙЕ ЙЪ ПУОПЧОПК ЮБУФЙ ДПЛХНЕОФБ. оПЧЩЕ ЖБЛФЩ ЙМЙ БТЗХНЕОФЩ ЪДЕУШ ОЕ РТЙЧПДСФУС. чУЕ ЧЩЧПДЩ РТЕДУФБЧМСАФ Ч ЧЙДЕ РТПУФПЗП УРЙУЛБ ЮЕФЛЙИ РПМПЦЕОЙК;

З) ТЕЛПНЕОДБГЙЙ — ЬФП РТЕДМПЦЕОЙС ПФОПУЙФЕМШОП ДЕКУФЧЙК, ЛПФПТЩЕ, ЧПЪНПЦОП, РПФТЕВХАФУС Ч ТЕЪХМШФБФЕ УДЕМБООЩИ ЧЩЧПДПЧ

Д) ТЕЪАНЕ — ЛТБФЛПЕ ЙЪМПЦЕОЙЕ УХФЙ ДПЛХНЕОФБ, ЕУМЙ ПО ДМЙООЩК ЙМЙ УМПЦОЩК (НПЦЕФ ВЩФШ РПНЕЭЕОП Й Ч ОБЮБМЕ, Й Ч ЛПОГЕ).

уХЭЕУФЧХАФ ПРТЕДЕМЕООЩЕ РТБЧЙМБ ОБРЙУБОЙС УМХЦЕВОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ. йОЖПТНБГЙС ДПМЦОБ ВЩФШ УЙУФЕНБФЙЪЙТПЧБОБ Ч УЦБФПК, МПЗЙЮОПК ЖПТНЕ. фТЙ ПУОПЧОЩЕ ИБТБЛФЕТЙУФЙЛЙ ДПЛМБДБ, ЛБЛ Й МАВПЗП ЖХОЛГЙПОБМШОПЗП ДПЛХНЕОФБ, — ЬФП СУОПУФШ, ЛТБФЛПУФШ, ФПЮОПУФШ.

ъБЗПМПЧПЛ — ОЕПФЯЕНМЕНБС ЮБУФШ ДПЛХНЕОФБ. нОПЗЙЕ ЪБЗПМПЧЛЙ — УФБОДБТФОЩЕ, ПФТБЦБАЭЙЕ РПУФТПЕООХА РП ФЙРПЧЩН ПВТБЪГБН ЛПОУФТХЛГЙА ДПЛХНЕОФБ. пУОПЧОБС ЮБУФШ ДПЛХНЕОФБ (НЕЦДХ чЧЕДЕОЙЕН Й чЩЧПДБНЙ) ОЕ ЙНЕЕФ УФБОДБТФОЩИ ЪБЗПМПЧЛПЧ, ИПФС ЛБЛ ТБЪ ЙНЕООП Ч ЬФПК ЮБУФЙ ОХЦОБ ТХВТЙЛБГЙС. рПЬФПНХ УМЕДХЕФ УПУФБЧМСФШ ЪБЗПМПЧЛЙ, ФБЛ ЮФПВЩ ПОЙ РТБЧЙМШОП ПФТБЦБМЙ УФТХЛФХТХ Й УПДЕТЦБОЙЕ ТБЪДЕМБ. уХЭЕУФЧХАФ ПРФЙНБМШОЩЕ ЪБЗПМПЧЛЙ, ЛПФПТЩЕ ЙУРПМШЪХАФУС Ч ПЮЕОШ УМПЦОЩИ Й ПЮЕОШ ЖПТНБМЙЪПЧБООЩИ ДПЛХНЕОФБИ. оБРТЙНЕТ, ЕУМЙ ЕУФШ УУЩМЛЙ ОБ ЛБЛЙЕ-ФП ДТХЗЙЕ ДПЛХНЕОФЩ, НПЦЕФ РПОБДПВЙФШУС ЪБЗПМПЧПЛ «уУЩМЛЙ». «вМБЗПДБТОПУФШ» («чЩТБЦЕОЙЕ РТЙЪОБФЕМШОПУФЙ») РПФТЕВХЕФУС, ЕУМЙ ОЕПВИПДЙНП ЧЩТБЪЙФШ ВМБЗПДБТОПУФШ ФЕН, ЛФП РПНПЗБМ Ч РПДЗПФПЧЛЕ НБФЕТЙБМПЧ. еУМЙ ДПЛХНЕОФ ДМЙООЩК, НПЦЕФ РПОБДПВЙФШУС ЪБЗПМПЧПЛ «уПДЕТЦБОЙЕ», РПД ЛПФПТЩН РЕТЕЮЙУМСАФУС РПДЪБЗПМПЧЛЙ Й ОПНЕТБ УФТБОЙГ. йОПЗДБ ДМС УПДЕТЦБОЙС ФТЕВХЕФУС ПФДЕМШОБС УФТБОЙГБ. ъБЗПМПЧЛЙ Й РПДЪБЗПМПЧЛЙ ОХНЕТХАФУС. оХНЕТБГЙС РПНПЦЕФ РПДЮЕТЛОХФШ УФТХЛФХТХ ДПЛХНЕОФБ, Б ЪОБЮЙФ, УДЕМБФШ ЕЗП ВПМЕЕ СУОЩН.

уФТХЛФХТБ БВЪБГЕЧ (РБТБЗТБЖПЧ) ДПМЦОБ УРПУПВУФЧПЧБФШ СУОПУФЙ. лБЦДЩК БВЪБГ ДПМЦЕО ВЩФШ УЧСЪБО У ПРТЕДЕМЕООЩН БУРЕЛФПН ПУОПЧОПК ФЕНЩ. рТЕДМПЦЕОЙС ДПМЦОЩ УФТПЙФШУС Ч МПЗЙЮЕУЛПК РПУМЕДПЧБФЕМШОПУФЙ, УРПУПВУФЧХС СУОПНХ РТПЧЕДЕОЙА НЩУМЙ. ч ДПЛМБДЕ УМЕДХЕФ ЙЪВЕЗБФШ ХРПФТЕВМЕОЙС ЦБТЗПОБ, Б ФБЛЦЕ УПНОЙФЕМШОЩИ Й ДЧХУНЩУМЕООЩИ ЖТБЪ. чУЕ БВВТЕЧЙБФХТЩ ДПМЦОЩ ВЩФШ ПВЯСУОЕОЩ Ч УРЙУЛЕ УПЛТБЭЕОЙК, РПНЕЭБЕНПН Ч ОБЮБМЕ ДПЛХНЕОФБ ЙМЙ Ч ТБУЫЙЖТПЧЛЕ РТЙ РЕТЧПН ЙИ ХРПФТЕВМЕОЙЙ. уФТХЛФХТБ РТЕДМПЦЕОЙК РПДЮЙОСЕФУС РТПУФЕКЫЙН РТБЧЙМБН. дМС ХУЙМЕОЙС ЧПЪДЕКУФЧЙС УМЕДХЕФ УФБЧЙФШ ЗМБЧОЩЕ УМПЧБ Ч УБНПН ОБЮБМЕ ЙМЙ Ч УБНПН ЛПОГЕ РТЕДМПЦЕОЙС (ПУПВЕООП Ч ДМЙООЩИ РТЕДМПЦЕОЙСИ ЙМЙ РТЕДМПЦЕОЙСИ, УПДЕТЦБЭЙИ ОЕУЛПМШЛП УПРХФУФЧХАЭЙИ НЩУМЕК). рТБЧПРЙУБОЙЕ ФБЛЦЕ ЙНЕЕФ УХЭЕУФЧЕООПЕ ЪОБЮЕОЙЕ. дМС ПВЯСУОЕОЙС ЙМЙ ТБУЫЙТЕОЙС ЛБЛЙИ-ФП ЮБУФЕК ФЕЛУФБ ЙОПЗДБ РТЙНЕОСАФУС УОПУЛЙ, ПДОБЛП ПОЙ ОЕ ДПМЦОЩ ПФЧМЕЛБФШ ЧОЙНБОЙЕ ПФ ПУОПЧОПК НЩУМЙ. уФЙМШ ДПЛМБДПЧ ИБТБЛФЕТЙЪХЕФУС ЛТБФЛПУФША. дПУФЙЗБЕФУС ПОБ ЙУРПМШЪПЧБОЙЕН РТПУФЩИ УМПЧ, РТПУФЩИ ЧЩТБЦЕОЙК Й РТПУФЩИ, ЛПТПФЛЙИ РТЕДМПЦЕОЙК.

рТЕДУФБЧМСС УЧПЕ НОЕОЙЕ, УМЕДХЕФ УФТЕНЙФШУС Л ФПНХ, ЮФПВЩ ПОП УП ЧУЕК ПЮЕЧЙДОПУФША ЧЩФЕЛБМП ЙЪ ЖБЛФПЧ, РТЙЧЕДЕООЩИ Ч ДПЛХНЕОФЕ, ЙМЙ РПДФЧЕТЦДБМПУШ УУЩМЛПК ОБ ЧОЕЫОЙК ЙУФПЮОЙЛ, БЧФПТЙФЕФ ЛПФПТПЗП ЧОЕ УПНОЕОЙС. оЕ РПДФЧЕТЦДЕООЩЕ ЪБЛМАЮЕОЙС Й ЧЩЧПДЩ УФБОПЧСФУС ЗПМПУМПЧОЩНЙ ХФЧЕТЦДЕОЙСНЙ, ХСЪЧЙНЩНЙ ДМС ЧПЪТБЦЕОЙК Й РТПФЙЧПРПУФБЧМЕОЙК. ч ДПЛМБДБИ ЮБУФП ЙУРПМШЪХЕФУС СЪЩЛ ГЙЖТ ДМС ПФПВТБЦЕОЙС ЛПМЙЮЕУФЧЕООЩИ ДБООЩИ. оЕПВИПДЙНП ЧЩВТБФШ ОБЙВПМЕЕ ЬЖЖЕЛФЙЧОЩК УРПУПВ РТЕДУФБЧМЕОЙС ГЙЖТ, ФБЛ, ЮФПВЩ ЮЙФБАЭЙК ЙМЙ УМХЫБАЭЙК ДПЛМБД РТЙЫЕМ Л ФТЕВХЕНПНХ ЪБЛМАЮЕОЙА.

рЕТЧБС УФБДЙС ОБРЙУБОЙС ДПЛМБДБ ЙМЙ ПФЮЕФБ — ЬФП ЧУЕЗДБ РПДВПТ НБФЕТЙБМБ Й ПРТЕДЕМЕОЙЕ ПУОПЧОЩИ РХОЛФПЧ. пДОБЛП НБФЕТЙБМ ОЕ ДПМЦЕО ВЩФШ УМЙЫЛПН ПВЫЙТОЩН. уМЕДХЕФ ОБРЙУБФШ ОБ ЮЕТОПЧЙЛЕ ЪБЗПМПЧЛЙ РП РМБОХ Й РПДЧЕУФЙ ЛБЦДЩК ЙЪ ПРТЕДЕМЕООЩИ ТБОЕЕ РХОЛФПЧ РПД УППФЧЕФУФЧХАЭЙК ЪБЗПМПЧПЛ. чФПТБС УФБДЙС — ОБРЙУБОЙЕ РЕТЧПЗП ЮЕТОПЧЙЛБ, Ч ЛПФПТПН ЙЪМБЗБАФУС БМШФЕТОБФЙЧОЩЕ МЙОЙЙ ДПЛХНЕОФБ. рТЙ ЬФПН ПУФБЧМСЕФУС НЕУФП ДМС ЙЪНЕОЕОЙК Й ДПВБЧМЕОЙК. фТЕФШС УФБДЙС — ОБРЙУБОЙЕ ЧФПТПЗП ЮЕТОПЧЙЛБ, РТПЧЕТЛБ ЖБЛФПЧ Й ЙИ ХНЕУФОПУФЙ.

дПЛХНЕОФПН, ЖЙЛУЙТХАЭЙН ИПД ПВУХЦДЕОЙС ЧПРТПУПЧ Й РТЙОСФЙС ТЕЫЕОЙК ОБ УПВТБОЙСИ, УПЧЕЭБОЙСИ, ЛПОЖЕТЕОГЙСИ Й ЪБУЕДБОЙСИ ЛПММЕЗЙБМШОЩИ ПТЗБОПЧ, СЧМСЕФУС РТПФПЛПМ. рТПФПЛПМ, ЛБЛ РТБЧЙМП, ЧЕДЕФУС ЧП ЧТЕНС ЪБУЕДБОЙС. ч ФЕИ УМХЮБСИ, ЛПЗДБ ЪБУЕДБОЙЕ УФЕОПЗТБЖЙТХЕФУС ЙМЙ РТПЙЪЧПДЙФУС ЪБРЙУШ ОБ НБЗОЙФОХА МЕОФХ, РТПФПЛПМ НПЦЕФ УПУФБЧМСФШУС РПУМЕ ЙИ ТБУЫЙЖТПЧЛЙ. фТЕВПЧБОЙС Л ПЖПТНМЕОЙА РТПФПЛПМБ ВЩМЙ ТБУУНПФТЕОЩ Ч Р. 4.2.4. рП РПМОПФЕ ПУЧЕЭЕОЙС ИПДБ ПВУХЦДЕОЙС ЧПРТПУПЧ ОБ ЪБУЕДБОЙСИ РТПФПЛПМЩ ДЕМСФУС ОБ РПМОЩЕ Й ЛТБФЛЙЕ. лТБФЛЙК РТПФПЛПМ ДПРХУФЙН ФПМШЛП РТЙ ОБМЙЮЙЙ УФЕОПЗТБНН ЙМЙ ЛПЗДБ ФЕЛУФЩ ДПЛМБДПЧ Й ЧЩУФХРМЕОЙК РТЙМБЗБАФУС Л РТПФПЛПМХ. лТБФЛП РТПФПЛПМЙТХАФУС ФБЛЦЕ ПРЕТБФЙЧОЩЕ УПЧЕЭБОЙС. чП ЧУЕИ ПУФБМШОЩИ УМХЮБСИ РТПФПЛПМ ДПМЦЕО УПДЕТЦБФШ ЪБРЙУЙ ЧУЕИ ЧЩУФХРМЕОЙК, РПЛБЪБФШ ЧЩТБВПФЛХ ТЕЫЕОЙС Ч УФПМЛОПЧЕОЙЙ НОЕОЙК, ДЙУЛХУУЙСИ. ч ИПДЕ ЪБУЕДБОЙС НПЦОП УПУФБЧЙФШ МЙЫШ ЮЕТОПЧЙЛ РТПФПЛПМБ. ч РСФЙДОЕЧОЩК УТПЛ РТПФПЛПМ ХФПЮОСЕФУС, ДПВБЧМСЕФУС, ЧЩЧЕТСЕФУС Й ПЖПТНМСЕФУС. еУМЙ Л РТПФПЛПМХ ВХДЕФ РТЙМПЦЕОБ УФЕОПЗТБННБ, ПВ ЬФПН ДЕМБЕФУС ЪБРЙУШ РПУМЕ РЕТЧПК ЮБУФЙ РТПФПЛПМБ («ъБУЕДБОЙЕ ХЮЕОПЗП УПЧЕФБ УФЕОПЗТБЖЙТПЧБМПУШ. уФЕОПЗТБННБ РТЙМБЗБЕФУС»).

тЕЫЕОЙС ЛПММЕЗЙБМШОЩИ ПТЗБОПЧ ДПЧПДСФУС ДП ЙУРПМОЙФЕМЕК Ч ЧЙДЕ УБНПУФПСФЕМШОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ — РПУФБОПЧМЕОЙК Й ТЕЫЕОЙК. ч ХЮТЕЦДЕОЙСИ, ДЕКУФЧХАЭЙИ ОБ ПУОПЧЕ ЕДЙОПОБЮБМЙС, ПОЙ РТПЧПДСФУС Ч ЦЙЪОШ РТЙЛБЪБНЙ. ч ПУФБМШОЩИ УМХЮБСИ ДЕМБАФУС ЧЩРЙУЛЙ ЙЪ РТПФПЛПМПЧ.

Источник

Документирование деятельности коллегиальных органов

Р ассмотрим состав и оформление документов коллегиальных органов, некоторые обязательные и новые аспекты их содержания на примере коллегиального исполнительного органа «оперативного» уровня (условно назовем его Правлением). Т.е. мы покажем общую деловую практику, без учета специфики отдельных коллегиальных органов, которая устанавливается на законодательном уровне (этим вопросам за последние месяцы мы посвятили несколько отдельных статей).

Состав документов

Обязательному документированию подлежит деятельность всех органов власти и управления, которые действуют на основе принципа коллегиальности.

Принцип коллегиальности соблюдается в деятельности:

органов государственной власти (заседание палат Совета Федерации, законодательного собрания субъекта РФ),
органов исполнительной власти (коллегия федерального органа исполнительной власти, администрация субъекта РФ),
органов местного самоуправления (собрание депутатов муниципального района, совета депутатов),
органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений, комитетов, постоянно действующих комиссий и т.п.).

Деятельность коллегиальных органов документируется в обязательном порядке. Но ей подлежат также разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания и даже оперативные совещания, которые проводятся руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений по вопросам текущей деятельности.

К процедуре созыва, проведения собрания и к оформлению решений, принятых участниками ООО, законодатель менее строг, чем в АО, но и здесь есть свои тонкости. О них статья «Очередное общее собрание участников ООО»

В зоне ответственности секретаря коллегиального органа по должности, корпоративного секретаря и юристов, организующих процедуры корпоративного управления, а также службы делопроизводства и ответственных за делопроизводство в подразделениях находятся соблюдение процедуры подготовки заседания коллегиального органа, включая публикацию и трансляцию информации и приглашений участникам заседания, правильность документирования принятых решений и обеспечение полноты доказательной базы их законности и исполнения в течение всего срока полномочий коллегиального органа.

В процессе деятельности коллегиального органа образуется совокупность взаимосвязанных документов, которая обычно называется функциональным документным комплексом. В состав комплекса входят документы, которые принадлежат к различным подсистемам и системам документации, но объединяются управленческой ситуацией и полномочиями органа, в котором они создаются.

На основе данного примера можете проверить состав документов коллегиального органа в своей организации, уточнить его, а также возложить или делегировать ответственность за правильное формирование дел и обеспечение сохранности документов как минимум на секретаря Правления, корпоративного секретаря или службу делопроизводства, организовывать их взаимодействие в процессе обеспечения деятельности коллегиальных органов, чтобы при смене председателя Правления или корпоративного секретаря удобно было бы передать ответственность за документы по акту приема-передачи дел по должности.

Принадлежность документов к одному функциональному документному комплексу определяет единство оформления их реквизитов и единообразие некоторых речевых формул в текстах (например, формулировки вопросов должны быть единообразными в квартальном плане заседаний, повестке дня, протоколе, выписке из него, поручении).

При оформлении первых листов документов, входящих в функциональный документный комплекс о деятельности конкретного коллегиального органа, необходимо использовать общий бланк. Но опыт «лучших практик» сформулировал универсальную рекомендацию – оформлять все документы просто на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов заголовочной части по образцу общего бланка, который утвержден в организации (или даже на титульном листе, который может быть оформлен для положения и регламента работы коллегиального органа).

А для оформления некоторых документов (извещения о дате и времени заседания, письма-приглашения на заседание, списка участников заседания, бюллетеней голосования и т.п.) могут быть разработаны унифицированные типовые формы, удобные для электронной подготовки проектов документов. Они обычно утверждаются:

в составе положения, регламента работы коллегиального органа либо
вышестоящим органом управления по мере их разработки.

Некоторые публичные акционерные общества пытаются закрепить эти формы документов в своих книгах фирменного стиля (brand book) и заказывают их разработку «на стороне» у дизайнеров. Не стоит полностью отдавать эту задачу им на откуп. Ведь официальные управленческие документы и их форма не входят в зону ответственности маркетинговых и PR-служб. Репутационные риски при оформлении документов контролируют служба делопроизводства, корпоративный секретарь и юридичсекая служба.

Перечисленные в Таблице 1 документы в своей совокупности представляют собой доказательную базу принимаемых коллегиальным органом решений. Она может быть дополнена за счет документов, с помощью которых осуществляется контроль исполнения принятых решений, это:

регистрационно-контрольные карточки и
отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (в разрезе вопросов, подразделений, исполнителей, сроков).

Если организация небольшая, не является источником комплектования архива, при этом руководство осознает, что «информация и документы – это актив, имеющий ценность», и самостоятельно отвечает за обеспечение их сохранности, то все документы данного комплекса могут быть сформированы в одно дело на срок полномочий данного коллегиального органа с обобщенным заголовком «Документы о деятельности Правления», которое разделяется на несколько томов. При этом сроки хранения определяются по самому «старшему» сроку из всех документов тома:

Такой порядок формирования дел несколько не соответствует принятым правилам делопроизводства и архивного дела. Но он позволяет в процедурах слияния и поглощения, в ходе внутренних проверок и внешнего аудита, в процессе оценки деятельности, проводимой по процедуре выпуска ценных бумаг, сразу представить именно совокупность документов, составляющих доказательную базу принятых решений. При этом, конечно же, формирование документов коллегиального органа в дела и сроки их хранения прежде всего должны закрепляться номенклатурой дел, за разработку которой отвечает корпоративный секретарь или секретарь коллегиального органа по должности.

Если организация является источником комплектования архива, то схема систематизации дел в номенклатуре дел и порядок их формирования остаются обычными – в соответствии со сроками хранения в отдельных делах будут собираться:

организационные документы;
планы работы;
протоколы;
документы к заседаниям, включая проекты решений;
документы о подготовке заседаний.

Подготовку и проведение заседаний обеспечивают также документы, на основании которых проводятся административные и технические подготовительные мероприятия (см. в Таблице 3 документы, которые становятся основанием для отражения расходов в учете). Кроме того, деятельность коллегиальных органов отражается и в документах по вопросам бюджетирования системы финансовой документации (также отражены в Таблице 3).

«Лучшие практики» показывают, что компетенцию, полномочия коллегиальных органов необходимо конкретизировать в положениях и регламентах, которые разрабатываются на основании устава и с учетом требований действующих нормативных правовых актов. Наличие данных документов рассматривается как один из показателей качества управления организацией. Основные требования к их составлению мы изложили во мнении к статье о регламентации деятельности коллегиальных органов.

Рассмотрим справочно-информационные и распорядительные документы.

Приглашение на совещание

Приведем примеры оформления документов, которые вам необходимо будет направить участникам при подготовке заседания коллегиального органа.

Окончательно утвержденную повестку дня очередного совещания необходимо направить членам коллегиального органа по утвержденной в организации форме, добавив в нее как минимум информацию о лицах, приглашаемых на заседание, его месте и времени (Пример 1). Вместе с повесткой дня обычно направляется окончательно сформированный пакет материалов для рассмотрения на совещании.

Приглашенным на совещание лицам из числа сотрудников вашей организации, которые не являются членами коллегиального органа, можно направить все ту же окончательную повестку дня (Пример 1) либо информацию в упрощенной форме, например, на электронную почту. А вот приглашенным лицам со стороны принято направлять официальное письмо-приглашение (Пример 2).

Распорядительные документы по результатам совещания

Протокол

Рассмотрим подробно составление и оформление протокола – документа, фиксирующего ход заседания и принятые коллегиальным органом решения. В его типовой формуляр входят следующие реквизиты:

полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы;
название вида документа (ПРОТОКОЛ);
дата (конкретная дата либо период, если заседание продолжалось 2 или 3 дня, например, 01-03.04.2015, или 01.04.2015 – 03.04.2015, или 01-03 апреля 2015 г.);
индекс (в пределах срока полномочий коллегиального органа или в пределах календарного года для оперативных совещаний при руководителе);
место составления;
вид заседания (на том месте, на котором в других распорядительных документах оформляется заголовок к тексту);
формализованные части текста пока не оформились как самостоятельные реквизиты и рассматриваются как отдельные элементы текста:
- состав присутствующих (председатель; секретарь; список присутствовавших членов коллегиального органа; приглашенные лица, если таковые были). Отметим, что инициалы оформляются после фамилии. Должности членов коллегиального органа не указываются, т.к. это постоянный состав, где «все друг друга знают», а вот для приглашенных лиц должности принято указывать перед Ф.И.О. (а если человек приглашен из сторонней организации, то ее полное наименование включается в наименование его должности);
- повестка дня, которая представляет собой список вопросов в форме заголовков к последующему тексту. По каждому вопросу принято указывать еще и докладчика;
- факультативная отметка о способе документирования заседания коллегиального органа. Например:
  - «Заседание стенографировалось с 15:00 до 17:15 мск»;
  - «Заседание проводилось в форме видеоконференции с 20:00 до 21:05 мск. Системный администратор Петров П.Р.»;
  - «Заседание записывалось на диктофон. Ответственный – секретарь Косова И.И.»;
- текст протокола составляется по формуле СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому пункту повестки дня. Правда, в кратком варианте протокола первые 2 элемента этой триады отсутствуют, т.е. документируется только принятое решение;
подписи.

Обратите внимание: отметку о наличии приложений после текста и перед подписями в протоколе оформлять не принято. Достаточно рядом с документом, являющимся приложением и упомянутым в тексте, написать «(прилагается)», «(Приложение № 1)» или «Текст доклада прилагается».

Дополнительными (факультативными) реквизитами протокола могут быть:

место проведения заседания (адрес помещения, офиса);
время начала и общее время заседания;
фамилия и инициалы председательствующего на заседании или лица, открывающего заседание;
дата подписания протокола;
способ голосования по каждому вопросу (открытое, тайное, заочное; указывается в тексте).

Оформление реквизитов и полнота изложения текста зависят от того, какая разновидность протокола предусмотрена регламентом работы конкретного коллегиального органа. По степени полноты записи протоколы подразделяются на:

краткие и
полные, которые в свою очередь могут быть:
- подробными текстовыми (текстовый способ документирования),
- стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений),
- фонографическими (звукозапись),
- видеопротоколами (в результате проведения видеоконференций).

Полные протоколы должны содержать запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу обсуждения каждого вопроса, отметки о том, что в зале был шум, аплодисменты и т.п. (но, конечно, в зависимости от способа документирования). Полными протоколами обычно документируется проведение общих собраний акционеров и заседания совета директоров.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Т.е. протокол после повестки дня содержит краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме: НОМЕР ВОПРОСА – ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ (этот вариант показан в Примере 15 у п. 2 повестки дня в статье «Регламентируем работу коллегиальных органов»).

Примеры оформления полного и краткого протоколов, которые могут быть использованы в государственных органах и органах местного самоуправления, приведены в Приложении № 16 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). На их основе абсолютно все организации, включая коммерческие, могут самостоятельно разработать и утвердить в составе соответствующего регламента форму протокола, которым будет документироваться принятие решений коллегиального органа с учетом уровня управления и статуса коллегиального органа. В регламентах удобно сразу закрепить, что протоколы:

заседания Правления должны быть подробными текстовыми (как в Примере 10) и сразу утвердить форму протокола,
а оперативные совещания, которые проводит еженедельно руководитель подразделения:
- документируются краткими протоколами либо
- проводятся в форме видеоконференции с последующим оформлением краткого текстового протокола или даже без него, но тогда с обязательным составлением поручений в форме распорядительного документа оперативного характера (как в Примере 13).

Прокомментируем путь от черновика к оригиналу. Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом либо секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности. А протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или их помощники.

Секретарь заседания (по должности или избранный) при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, электронные презентации, информационные справки, проекты решений и др.

Необходимо помнить, что составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой, видеозаписью или фонограммой, отредактирован и оформлен в течение 1–5 дней после заседания. Поэтому и важно установить в регламенте работы коллегиального органа конкретный срок оформления оригинала протокола как официального документа. После голосования принятое решение не нуждается в каком-либо согласовании. Наоборот, за точность отражения в протоколе той формулировки решения, которая была представлена на голосование и получила силу официального коллективного решения, председатель и секретарь заседания несут юридическую ответственность.

Заметим также, что формулировка «Разное» в повестке дня, которая оформляется до заседания как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, вполне допускается. А вот в оформленном протоколе она неуместна, т.к. документ составляется после заседания, когда уже возможно точно сформулировать все фактически рассмотренные вопросы и зафиксировать порядок принятия решений по ним.

Основную трудность представляет составление и оформление текста полного протокола. Секретарь заседания должен работать почти как синхронный переводчик, т.к. доклады, вопросы, выступления он «переводит» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям в соответствии с требованиями делового стиля русского литературного языка.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по форме СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ, т.е. фактически по разделам. Разберем каждый из них.

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него ставится двоеточие. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика без наименования должности (СЛУШАЛИ кого?), ставится тире и после него обычно кратко записывается содержание доклада. Т.к. доклад и его презентация представляются заранее, они в обязательно подписанном и датированном виде оформляются в статусе официального приложения к протоколу.

Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 3). Если текст основного доклада заранее подготовлен, то при оформлении протокола удобно использовать и другой прием – кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку «Текст доклада прилагается» (Пример 4).

Кузнецова А.И. – доложил об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Отметил, что она полностью переработана и соответствует требованиям вступивших в действие с 01 января 2015 г. нормативных правовых актов. Предложил утвердить Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

Кузнецова А.И. – об основных положениях Политики информационной безопасности на 2015-2016 гг. Текст доклада прилагается.

Да, все группы мероприятий в соответствии с установленными группами и видами рисков информационной безопасности.

Вопросы к докладчику и последующие вопросы к каждому из выступающих, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются с новой строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать (см. Пример 4).

Все выступления по обсуждаемому вопросу оформляются после слова «ВЫСТУПИЛИ» от границы левого поля прописными буквами, после него также ставится двоеточие. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». В деловой практике за каждым из этих слов закрепилась своя сфера употребления. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление слова «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, органов управления, т.е. «власть»). В протоколах заседаний правлений, комитетов, президиумов, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных органов «оперативного» уровня управления (исполнительные органы) правильным считается употребление глагола «ПОСТАНОВИЛИ».

Соответствующее слово оформляется от границы левого поля прописными буквами, после него опять же ставится двоеточие (см. Пример 5). Далее с красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы. Структура номера следующая: сначала идет номер вопроса повестки дня, потом точка и далее – номер решения при рассмотрении этого вопроса (например, 1.1 и 1.2, далее – 1.3 и т.п.). Если по вопросу принято единственное решение, его номер все равно должен иметь 2 части, разделенные точкой (например, 1.1).

Пункт, содержащий правовую норму – «нормативный», формулируется по стандартной речевой модели (см. п. 1.1 в Примере 5):

что сделать – в какой, с какого или на какой срок?

Пункт, содержащий поручение или предписание («поручительский»), строится иначе:

кому – что сделать – к какому сроку? (п. 2.1 в Примере 5) либо
что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя (Пример 6).

1.1. Утвердить и ввести в действие с 01 мая 2015 г. Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг.

2.1. Начальнику управления безопасности Петрову И.В. довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств. Срок – 28.04.2015.

2.1. Довести Политику информационной безопасности на 2015-2016 гг. до сведения руководителей филиалов и региональных представительств к 28.04.2015. Ответственный – начальник управления безопасности Петров И.В.

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За – 10, против – 0, воздержались – 2» или «Единогласно» (этот краткий вариант показан в Примерах 7 и 8, а более подробный – в Примере 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов»). Соблюдение данной формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов, решения финансового характера и т.п. В иных случаях оно факультативно, потому в наших Примерах 5 и 6 отсутствует.

Вопросы, по которым необходимо оформлять в протоколе результаты голосования, должны быть обозначены в локальном нормативном акте, регламентирующем деятельность коллегиального органа. Но некоторые организации такую дифференциацию не устанавливают, а всегда фиксируют результаты голосования.

Хотя если решения коллегиального исполнительного органа приняты единогласно, то в распорядительных пунктах протокола результаты голосования обычно не указываются (см. Пример 10).

4.1. Включить начальника управления безопасности Туранцева О.М. в состав членов Технологического комитета с 20.04.2015.

За – 6, против – 0, воздержались – 1.

Подписи председателя и секретаря коллегиального органа (по должности или избранных для выполнения этих обязанностей на данном заседании) оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются двумя-тремя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Удостоверения протокола печатью обычно не требуется.

По общему правилу протокол подписывает председатель коллегиального органа и его секретарь, но возможны и иные варианты, например, добавление подписей всех членов коллегиального органа (см. Пример 15 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов»). Данный момент также должен определяться организационными документами.

Выписка из протокола

Копии оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола необходимы не только для направления принятых решений на исполнение, но и для информирования о них всех заинтересованных лиц, имеющих право на информацию (в корпоративном управлении они называются стейкхолдерами, ими могут быть и контролеры, регуляторы, и простые граждане).

В последнее время в качестве формы представления информации о решениях коллегиальных органов часто используется выписка из протокола, которую имеет право удостоверять своей подписью секретарь (заседания или коллегиального органа), правильно оформляя отметку о заверении копии и удостоверяя ее печатью организации. В Примере 11 она оформлена в соответствии с рекомендациями ГОСТа 6.30-2003. Дополнительно в ней можно сделать факультативную запись о месте хранения протокола (Пример 12) в соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х – этот вариант особо актуален для представления копий и выписок по требованию контролирующих органов.

Выписка из протокола – это копия части его текста, в ней реквизиты заголовочной и оформляющей частей документа остаются практически без изменений (нет только личных росчерков подписантов). Образец оформления выписки см. в Примере 17 статьи «Регламентируем работу коллегиальных органов».

Оформление выписок из протоколов заседаний позволяет соблюдать правило разграничения прав доступа к информации и документам. Если выписка из протокола является одной из форм трансляции информации о решениях коллегиального органа (и это установлено регламентом), то служба делопроизводства может инициировать разработку и утверждение ее типовой формы, в т.ч. для составления в электронном виде, что существенно сократит затраты времени на оформление и формализует один из аспектов трансляции этих документов.

Для информирования о принятых решениях можно открыть доступ к электронному образу протокола в СЭД либо раздать его заверенные копии (с оформлением заверительной надписи по образцу из Примера 11 или 12), но только тем руководителям подразделений и сотрудникам, которые имеют соответствующие права доступа к служебным документам (видеть / читать все документы).

Поручение

Одной из форм направления решений коллегиального органа на исполнение, которая также поддерживает правило разграничения прав доступа к информации и документам, является поручение коллегиального органа. Поручения как документы нашли свое применение в основном в деятельности совета директоров и правления.

Поручение в последние 10–15 лет закрепилось в составе подсистемы распорядительной документации как новый вид документа, издаваемый, как правило, на основе единоначалия. Поэтому заголовочная и оформляющая части поручения коллегиального органа оформляются почти так, как в приказах и распоряжениях, а принятое решение, содержащее конкретные поручительские пункты, переносится (копируется) из раздела протокола «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ»). Подписывается поручение только председателем коллегиального органа.

Для оформления поручения удобнее угловое расположение реквизитов, т.к. ответственный исполнитель оформляется на площади, отведенной обычно для реквизита «адресат» справа.

Такая анкетная форма представления текста поручения удобна для постановки его на контроль и предоставляет возможности даже для автоматического составления документа по утвержденной типовой форме на основе протокола при условии, что его проект формируется в электронном виде в информационной системе.

Сроки хранения

Протоколы коллегиальных органов управления организацией (общее собрание, совет директоров, собрание учредителей и т.п.) и коллегиальных исполнительных органов (правление, президиум, коллегия и т.п.), а также протоколы заседаний комитетов, которые имеют право образовывать данные органы (согласно уставу), в основном являются документами постоянного срока хранения (по ст. 18 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД).

Сроки хранения остальных разновидностей протоколов в зависимости от уровня управления и вида заседания должны определяться в самой организации председателями и секретарями коллегиальных органов в результате проведения экспертизы ценности при методическом руководстве службы делопроизводства и архива, а также закрепляться номенклатурой дел.

Ст. 18 г) ПТУД устанавливает постоянный срок хранения протоколов совещаний, которые проводит руководитель организации. Если это совещание по стратегически значимым вопросам, которые входят в полномочия первого лица организации, то срок хранения действительно постоянный. Но если руководитель собирает разовые оперативные совещания или председательствует на заседаниях корпоративного совета (статус оперативного собрания руководителей всех подразделений, своеобразная «планерка», а не орган управления, предусмотренный уставом), то необходимо учитывать примечание (2) к статье 18 г), и тогда можно установить срок хранения протоколов корпоративного совета 5 л. ЭПК.

Срок хранения поручений коллегиального органа и выписок из протоколов заседаний, а также отчеты, полученные в процессе контроля за их исполнением, определяются по ст. 6 и 7 ПТУД. С учетом примечаний основной срок хранения поручений и выписок – 5 л. ЭПК.

Если организация является крупной коммерческой структурой и источником комплектования государственного или муниципального архива, то рекомендуем при формировании дел с протоколами и приложениями к ним, а также при проведении экспертизы ценности документов руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций» (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002) и ПТУД. Акционерные общества обязаны соблюдать сроки хранения и требования к обеспечению сохранности, которые установлены действующим в настоящее время постановлением ФКЦБ (новый регулятор – Банк России) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Установленные здесь сроки хранения документов соответствуют нормативным срокам, зафиксированным в ПТУД.

Для обеспечения процессов документирования коллегиальной деятельности на рациональной и эффективной основе считаем необходимым и обязательным условием плодотворное взаимодействие руководителей и секретарей коллегиальных органов со службой делопроизводства, которая знает и понимает документы.

См. статью «Оформляем по-новому протоколы общих собраний участников ООО и АО»

Бюллетени для голосования, протоколы общего собрания акционеров и счетной комиссии, а также порядок хранения этих и других документов собрания вы найдете в статье «Документируем результаты годового общего собрания акционеров»

См. статью «Памятка по созыву годового общего собрания акционеров: сроки проведения и повестка дня»

Источник