Способы документирования их характеристика

Способы документирования и их развитие. (Этапы развития способов документирования)

Содержание:

Введение

Основу управления составляет документированная информация, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Документирование — это процесс создания и оформления документа.

Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения.

С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

В технологию работы с документами входит:

• прием и первичная обработка документов;
• их предварительное рассмотрение и распределение;
• регистрация документов;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов;
• их отправка;
• систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Необходимо фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.

Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо.

В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука — и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факс грамма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Изучение развития способом документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Начертательный способ закрепления и передачи информации:

• Текстовое документирование.
• Пиктографическое письмо.
• Логографическое письмо (идеографическое письмо).
• Слоговое письмо.
• Возникновение фонетического (буквенного) письма.
• Развитие графики русского письма.

Этапы развития способов документирования

Системы документирования (методы и средства фиксации информации) тесно связаны с четырьмя основными способами документирования:

• Текстовое документирование.
• Техническое документирование.
• Кино-, фото- и видео документирование.
• Электронное документирование.

Текстовое документирование

Исторически первым способом фиксации информации был предметный способ. Звуковая передача речи имеет существенный недостаток — ее нельзя передать на расстояние. Попытками преодолеть это ограничение стали предметные способы передачи сообщений, использующие различные сигнальные средства: язык костров, барабаны и др.

Другой недостаток звуковой передачи речи — ее невозможно сохранить.

Первой попыткой фиксации сообщения стало использование шнуров с узлами. Такой способ передачи информации называют семиотическим или знаковым. Использование знаков вместо звуковых слов стало первым опытом документирования.

Дальнейшим развитием предметного способа передачи сообщений стал начертательный способ, когда для фиксации информации о количестве предметов используется их символическое изображение

Письменность имела несколько этапов развития:

• Пиктографическое письмо (использование рисунков для обозначения слов).
• Идеографическое письмо (использование иероглифов).
• Слоговое письмо (каждый знак обозначает слог).
• Буквенно-звуковое письмо.

Этапом в развитии текстового документирования стало изобретений пишущей машинки и появления машинописи как способа фиксации информации.

Техническое документирование.

Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Фотодокументирование. Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Кинодокументирование. Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом

Фонодокументирование. Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Фотокинофонодокументирование.

Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом. Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике. В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фотодокументов (звуковой документ). Под фотодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске.

Электронное документирование.

Документирование осуществляется не только на естественном языке (текстовое документирование), но и на искусственном. В этом случае информация обрабатывается с помощью компьютера, кодируется. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.

На основе законодательных, нормативных и нормативно — методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

обеспечение юридической силы документа;

создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска;

возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ.

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р. 6.30-2003.

Бланк документа — это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации — авторе документа.

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Заключение

В заключении работы можно сделать следующие выводы:

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. позволяющими ее идентифицировать.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической. бухгалтерской. оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов. с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны. особенности быта и различных отношений. складывающихся в те далекие времена.

Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной России:

1) приказное (столбцовое) – XV-XVII вв.

2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.

3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.

В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены. а новые не созданы.

В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране разработаны унифицированные системы документации

Список использованной литературы

1. Андреева В. И. Делопроизводство. Практическое пособие. М. 2003
2. Давыдова Э. Н.. Рыбаков А. Е. Делопроизводство – Мн.: ТетраСистемс. 1999.
3. Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси. // Делопроизводство. 2008. № 2.
4. Кузнецова И. В. Делопроизводство. М. 1999
5. Справочник секретаря-референта; Практическое пособие — 2-е изд., исправ. и доп. Автор-составитель М.И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2003.

При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org

Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи

Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей

Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.

Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.

Источник

Тема 2.3. СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Документирование – это создание документа с использованием различных методов, способов и средств закрепления информации на материальном носителе.

Метод документирования – это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер кодов языков, знаковые системы и т.п.).

Способ документирования – это действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе (высекание, тиснение, резьба окрашивание, перфорирование, фотохимический, электромагнитный, оптический, электронный, механический, ручной и др. способы документирования).

Средства документирования – это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты), используемых для создания документа. Номенклатура средств составления, копирования и размножения документов включает ручные, механизированные и автоматизированные приспособления, начиная с гусиного пера и заканчивая вводно-выводными устройствами ЭВМ.

Непременным условием процесса документирования является кодирование информации.

Кодирование информации – это специально выработанная система приемов (правил) фиксирования информации.

Основными атрибутами кодирования информации являются код, язык, знак, с помощью которых информация фиксируется и передается в пространстве и времени.

Код – это набор знаков, упорядоченных в соответствии с определенными правилами того или иного языка, для передачи информации.

Язык – это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Знак – это метка, предмет, которым обозначается что-нибудь (буква, цифра, отверстие). Знак вместе с его значением называют символом.

В документоведении знак – материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в качестве представителя другого предмета, свойства или отношения и используемый для фиксирования, приобретения, хранения, переработки и передачи сообщений (информации, знаний).

Различают знаки языковые и неязыковые.

Знак языковой – единица языка (морфема, слово, словосочетание, предложение), которая служит для обозначения предметов и явлений действительности, а также отношений между элементами языка в тексте.

Неязыковые знаки также способны служить средством обмена документной информацией между людьми. К неязыковым знакам отнесены символы, товарные знаки, музейные экспонаты, фотографии, образцы пород, исторические реликвии, включая орудия труда, архитектурные памятники.

Код, знак и символ позволяют передать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования.

Выделяются три способа документирования:

• текстовое документирование,
• техническое документирование,
• фотокинофонодокументирование.

1. Текстовое документирование.

Первым способом запечатления информации явилось слово. Однако звуковая речь как средство запечатления имеет существенные недостатки. Являясь средством передачи мысли, оно ограничено расстоянием и кратковременно. Уже в глубокой древности человек пытался преодолеть эти недостатки. Применялись предметные способы передачи сообщений (язык костров, барабанов, и иных сигнальных средств).

Широкое применение для передачи информации имели шнуры с узлами. Этот способ передачи информации мы можем назвать знаковым. Именно с использованием знаков можно говорить о документировании.

На смену предметному (или наравне с ним) способу передачи информации пришел начертательный. Письменность как средство закрепления информации появилась в искусстве и была связана с эстетическими потребностями человека. Самым древним рисункам, дошедшим до нас от людей каменного века, 40-60 тыс. лет.

Вопрос происхождения и развития письма – один из сложнейших вопросов культуры. Письмо прошло несколько ступеней развития.

Первая ступень – пиктографическое письмо (картинно-синтетическое, 8-6 тыс. лет до н. э.). Пиктография (лат. «pictus» – рисованный, живописны, греч. «grapho» – пишу) – древнейший вид письма, письмо руками. Условными рисунками изображали не только предметы, но и действия, события, т.е. целое сообщение. Пиктографическое письмо характеризуется обобщенностью запечатления, оно передает целые сообщения, графически не расчлененные на отдельные слова.

Язык рисунков нельзя читать. «Читающий» пиктограмму не связан какими-либо правилами чтения, он должен лишь узнать, правильно опознать изображения. Информацию, написанную пиктограммой, можно лишь толковать, понимая общий смысл.

В настоящее время также используется пиктографическое письмо.

Вторая ступень развития письма – логографическое (идеографическое) письмо.В идеографическом письме знак-рисунокпостепенно превращается в знак-идею (идеограмму).В этом типе письма отдельные знаки передают уже слова.

Настоящее письмо, т. е. письмо, передающее звуковую речь появляется позднее. Его первые образцы дают нам древние цивилизации Египта и Двуречья.

В логографическом письме изобразительные знаки для конкретных предметов остались картинками. Для передачи общих понятий использовались слова со сходным звучанием. Для того чтобы различить значение данного знака стали ставить над ним специальный значок – детерминатив, т. е. так называемый «ключ». Эти знаки сами не читаются, а лишь указывают, как прочесть основной знак. Рисунки древних писцов со временем постоянно упрощались и превратились в условные знаки – иероглифы.

Иероглифическое письмо является разновидностью идеографического письма. Оно используется с IV тыс. до н.э. Иероглиф – условный изобразительно-образный графический знак идеографического письма, обозначающий слова (понятие), слоги и звуки. Термин «иероглифический» применяется и по отношению к знакам других систем письма. Так, иероглифами называют знаки древнейшего (II тыс. до н.э.) и современного китайского и японского письма.

В Древнем Египте для названия имен, стран и т.д. стал применяться третий тип знаков – фонетические знаки. Многие слова в египетском языке состояли из одного слога. Иероглифы, обозначавшие эти слова, стали применять и для записи слогов в многосложных словах. Таким образом появляются зачатки слогового письма.

В клинописи Двуречья происходила аналогичная постепенная схематизация знаков, пока они не превратились в клинья. В Китае – до сих пор живы традиции древнего иероглифического письма.

Логографические знаки также используются и в настоящее время.

Третья ступень – слоговое письмо. В этой системе письма каждый знак равен слогу (например, ассиро-вавилонская, урартская, индейская письменность, письмо майя, корейская, японская письменность, индейское слоговое письмо).

Письменность, построенная на слоговой системе, имеет от 35-40 до 200-300 знаков. Древнейшие слоговые системы возникли во II тысячелетии до н. э.

Четвертая ступень – буквенно-звуковое письмо. Возникло из слогового письма во II тысячелетии до н. э. Буквенное письмо делится на консонантно-звуковое (передает только согласные) и вокализованно-звуковое – передает как согласные, так и гласные). Вокализованно-звуковое письмо создано греками на базе слогового письма. От греческого алфавита ведут происхождение почти все последующие вокализованно-звуковые системы мира. Возникшее на основе греческого алфавита, латинское письмо послужило основой для большинства современных систем письма.

Первоначальное славянское письмо в период формирования у славян племенного строя представляло собой простейшие знаки типа «черт и резов». В VII – VIII вв. славяне, как и другие народы заимствовали греческое письмо, преобразованное в протокирилловское. С конца IX в. существовали две азбуки – глаголица и кириллица. По своему алфавитно-буквенному составу кириллица и глаголица почти совпадали, но начертания букв были различны. В кириллице буквы были геометрически просты, а в глаголице, наоборот, были замысловаты.

В дальнейшем русское письмо почти непрерывно развивалось. До XVIII в. развитие шло стихийно, а с начала XVIII в. – в порядке государственных реформ. Реформами 1707—1710 гг. были исключены буквы, заимствованные из греческого алфавита и не нужные при передаче славянской речи «пси», «омега», «юс», «ферт», «земля», «иже». В связи с введением нового правописания и новой орфографии в 1917—1918 гг. были исключены буквы i, фита, ижица, ять. В 1945 г. были введены буквы «й» и «ё».

Претерпевала значительные изменения и графика русского письма.

С изобретением пишущей машинки появляется машинопись как способ текстового документирования. Машинопись быстро вытеснила ручные способы при окончательном оформлении документа и копировании. Однако и в настоящее время ручное текстовое документирование остается распространенным способом первоначального составления документа.

Так как человек говорит в 5-6 раз быстрее, чем пишет, издавна у разных народов появилась естественная потребность ускорить запись речи, упростив письмо. Так появилась стенография – скоростное письмо, ведущееся при помощи особых кратких знаков и по быстроте превосходящее обычное письмо в несколько раз.

2. Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результаты строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на группы:

1. Технические документы – результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет капитального строительства.

2. Технические документы – запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос: как изготовить изделие или построить объект капитального строительства.

3. Технические документы – фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту групп входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой др.

4. Технические документы – запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.

В состав групп могут входить чертежи, рисунки, расчеты, технические описания, графики, технологические карты, картографические, проектные документы и др.

Чертеж представляет собой изображение предмета на плоскости, выполненное особыми графическими приемами (методом ортогонального проектирования).

Рисунки также дают изображение предмета на плоскости, но в отличие от чертежа на рисунке дается рельефное изображение предмета.

Картографические материалы, в состав которых входят как географические, так и специальные карты, представляют собой условные изображения местности или распространение на земном шаре тех или иных явлений (метеорологические карты, социально-экономические, демографические и т.д.).

На графиках даются графические изображения физических, химических и других явлений.

Фотография – совокупность процессов и способов получения изображения на светочувствительных материалах действием на них света и последующей химической обработки. При фотосъемке возникает скрытое изображение, превращаемое проявлением и закреплением в негативное изображение. С негатива при печатании получают позитивное изображение – отпечаток. Открытие фотографии датируется 1839 г., когда был опубликован изобретенный во Франции художником Дагером первый технически разработанный фотографический процесс, названный дагеротипией.

Фотодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом.

Фотодокументы изготавливаются на бумаге, стекле и т.д. со специальным покрытием, темнеющим под воздействием световых лучей.

Кинематографизобретен во Франции братьями Люмьерами в 1895 г.

Кинодокумент – изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении. Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т.е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем. Кинодокумент отражает события, факты в движении, динамике.

В настоящее время на смену кинодокументам пришли видеодокументы.

К концу XIX в. относится появление еще одного вида документов – фонодокументов (звуковой документ). Под фонодокументом понимается документ, содержание которого передано посредством оптической (фотографической), магнитной механической или другой записи звука на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, лазерном диске. Первые попытки записать звук относятся к 1807 г., но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 г. – валики фонографа Эдисона.

В связи ростом объема информации появилась необходимость ее обработки, хранения, поиска на новом качественном уровне. Однако для введения информации в машину или механизации поиска необходимых данных приходится преобразовывать информацию из формы, понятной человеку, в форму, «понятную» машине.

Механизированный способ обработки и поиска информации основан на использовании устройств механического, электрического и других способов действия. Такие устройства не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом – текстовым, техническим, фонодокументированием и т.п. Для перевода информации в форму, понятную машине, были созданы специальные материальные носители: перфокарты, перфоленты, микрокарты, рулонные микропленки, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями.

Перфокарта представляет собой карточку из плотной бумаги или пластического материала, на котором проставляются отверстия или вырезы. Данные таким же способом можно зафиксировать на рулонной перфоленте. На микрокартах и рулонной микропленке данные заносятся в виде комбинации черных и белых прямоугольников, уменьшенных посредством микрофотокопирования.

Таким образом, при механизации обработки информация воспроизводится в виде физических состояний: отверстий, черных и белых прямоугольников, отдельных намагниченных участков и т.п. Однако для прочтения человеком информации, обработанной машиной, требуется снова преобразовать ее в вид, пригодный для визуального восприятия.

С развитием науки и техники появляются все новые способы документирования.

В 70-ые годы ХХ в. возникала оптическая запись информации сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического или близкого к нему диапазона излучения, который, воздействуя на рабочий слой носителя записи, изменяет его состояние под воздействием сигнала записываемой информации.

Запись и считывание информации могут выполняться и посредством лазерного луча (оптический диск, диски типа CD-ROM, голограмма).

При магнитооптической записи одновременное действие оптического пучка и магнитного поля на носитель вызывает изменение магнитного состояния носителя в соответствии с записываемой информацией. Причем передатчиком информации является магнитной поле, а оптический пучок оказывает дополнительное воздействие на носитель записи. Магнитооптической является также запись данных с помощью лазерного луча и магнитного поля (магнитооптический диск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки.

Документы, содержание которых полностью или частично выражено перфорациями, матричной магнитной записью, матричных расположением стилизованных знаков и т.п., приспособленные для автоматического считывания, принято называть машиночитаемыми (их разновидность – электронные) документами. Они содержат информацию на специальных матричных полях, матрицах. Для чтения информации используют специальные машины.

Традиционный текстовый документ, изготовленный с помощью специальных машин и печатающих устройств (принтеров) называется машинограммой. Машинограмма – это документ, созданный средствами вычислительной техники на бумажном носителе в человекочитаемой форме и оформленный в установленном порядке.

Источник