Способы делового общения компьютер

Персональный компьютер как средство делового общения

Эффективным способом обмена сообщениями с использованием ПК через Интернет является средство мгновенного обмена сообщениями

(от англ. instant messenger, IM). Обмен сообщениями осуществляется в реальном времени через службы мгновенных сообщений (instant Messaging Service, IMS) с использованием программы- клиента. При этом могут передаваться текстовые сообщения, звуковые сигналы, изо-бражения, видео и др. Многие из таких программ могут применяться для организации групповых текстовых чатов или видеоконференций.

Для осуществления данного вида коммуникации необходима кли-ентская программа, так называемый мессенджер (от англ. messenger — курьер). Отличие от электронной почты состоит в том, что обмен со-общениями здесь идет в реальном времени — мгновенно. Большинство IM-клиентов могут видеть, подключены ли в данный момент абоненты, занесенные в список контактов. В первых версиях программ все, что печатал пользователь, тут же передавалось адресату. Если пользователь допускал ошибку и исправлял ее, это тоже было видно сразу. В совре-менных программах сообщения появляются на мониторе собеседника после окончания редактирования и отправки сообщения.

Как правило, мессенджеры не работают самостоятельно, а под-ключаются к центральному компьютеру сети обмена сообщениями —

116 Тюменский государственный университет №ИК-00948

серверу. Широкому кругу пользователей известен ряд популярных сетей обмена сообщениями, таких как Skype, AIM, ICQ, MSN и др. Каждая из этих сетей имеет отдельный сервер и протоколы, отличается своими правилами и особенностями. Таким образом, пользователь, например, сети Skype не может связаться с пользователем сети ICQ, что, однако, не мешает пользователю одновременно работать в нескольких сетях.

В России широко используется несколько IM-клиентов: ICQ, QIP, Mail.ru Agent и Skype. Skype проигрывает в популярности тройке лидеров среди программ мгновенного обмена сообщениями — QIP, Mail.ru Agent и ICQ. Но Skype больше подходит для обслуживания бизнеса — треть зарегистрированных пользователей данного сервиса использует его для делового общения. С помощью программы Skype можно:

zzзаписывать аудио- и видеозвонки. С помощью дополненияк Skype — Pamela пользователь получает электронного секретаря, ко-торый отчасти может заменить обычного секретаря: работать в режиме автоответчика, отправлять факсы и звонить клиенту в заданное время. Но самая интересная функция Pamela — запись всех входящих и ис-ходящих аудио- и видеовызовов;

zzуправлять корпоративными расходами на междугородние раз-говоры. Через Skype можно звонить и на обычные телефоны — на Skype приходится 12% всех международных телефонных звонков в мире. Платить за расходы сотрудников, распределять между ними деньги на связь и контролировать расходы с помощью программы Skype Manager;

zzпроводить презентации в Skype. В последних версиях Skypeпоявилась новая возможность показать собеседнику экран своего компьютера или отдельной программы: для этого в версии для Windows нужно выбрать в окне диалога раздел «Поделиться», потом «Показать экран», а затем «Показать весь экран» или «Показать выбранное». С по-мощью этой версии можно показать через Skype презентацию в Power Point или, например, попросить у коллеги совета при работе над любым документом;

zzустраивать видеоконференции;

zzсвязать номер своего мобильного телефона с «номером» Skype.Таковы возможности одной из доступных программ мгновенного

Здесь уместным будет упомянуть еще об одном из способов ис-пользования ПК в качестве средства делового общения. Речь идет о со-циальных сетях, хорошо известных пользователям компьютера.

Социальные сети играют все более заметную роль не только в жизни, но и в бизнесе. Крупнейшие производители программного обеспечения всерьез задумались о важности внедрения в свои про-дукты социальной функциональности. Разработчики пытаются за-

Тюменский государственный университет №ИК-00948 117

ставить сотрудников компаний активно пользоваться социальными сетями в своей­ работе. Для заинтересованных студентов, желающих самостоятельно познакомиться с некоторыми технологиями исполь-зования социальных платформ в сфере бизнеса, назовем некоторые из них — это: Microsoft Outlook Social Connector; IBM Lotus Connections и Google Wave.

Контрольные вопросы

1.Дайте общий обзор оргтехники и программного обеспечения ПК со-временной системы ДОУ.

2.В чем состоят основы автоматизации и компьютеризации работы с документами?

3.Какие задачи документооборота можно решать с помощью ПК?

4.Какие прикладные программы входят в Microsoft Office?

5.Что вы знаете о защите данных и основах компьютерной безопас-ности?

6.Дайте определение вычислительной сети.

7.Какие программные продукты обеспечивают функционирование электронной почты в ПК?

8.Каков порядок оформления и передачи документов через Интернет?

9.Изложите возможности ПК как средства делового общения.

Тюменский государственный университет №ИК-00948

ОРГАНИЗАЦИЯ

ДОКУМЕНТООБОРОТА

Общие положения

Под документооборотом понимается движение документов в учреж-дении с момента их получения или создания до завершения испол­нения или отправки. Документы при этом не просто передаются из одного структурного подразделения в другое или от исполнителя к исполни-телю, а с ними совершаются определенные делопроизводственные операции. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равно-мерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Основными принципами организации документооборота явля-ются следующие:

zzпрохождение документов должно быть оперативным. Чтобысократить время их пребывания в сфере ДОУ, следует различные опе-рации по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);

zzкаждое перемещение документа должно быть оправданным,необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения до-кументов. Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки и вытекать из соответствующих организационных и технологических требований;

zzпорядок прохождения и процессы обработки основных видовдокументов должны быть единообразными.

Таким образом, основные задачи организации документообо-рота — прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки посту-пающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют

Тюменский государственный университет №ИК-00948 119

эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

zzобъем потока, который определяется количеством докумен-тов, проходящих через канцелярию (секретаря) за год, полугодие или квартал;

zzструктура потока, определяемая разновидностью документов,авторством и другими классификационными признаками;

zzрежим потока, который определяется периодичностью движе-ния документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала службы ДОУ, вы-бора технических средств при механизации и компьютеризации дело-производственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов в орга-низации разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов — оперограм-мы. Схемы позволяют установить рациональные маршруты и этапы об-работки документов, унифицировать пути движения, порядок обработки различных их категорий и установить на этой основе оптимальный режим работы с документами в организации.

Маршрутные схемы разрабатываются для различных категорий документов (входящих, исходящих и внутренних; приказов по основ-ной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.). Схемы документооборота включаются в Ин-струкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Пример маршрутной схемы (оперограммы) будет приведен ниже. Здесь дадим лишь принципиальные схемы документооборота для малых и крупных организаций (рис. 8.1, 8.2).

Рис. 8.1.Принципиальная схема документооборотамалого предприятия

120 Тюменский государственный университет №ИК-00948

Рис. 8.2.Принципиальная схема документооборотасреднего и крупного предприятия

Приведенные рисунки отражают характерную для отечественной трехуровневой («вертикальной») структуры работу с документами: руководитель — служба ДОУ — структурные подразделения. Западная практика ориентирована на «горизонтальный» вариант прохождения документов, минуя руководство, когда решение многих вопросов осу-ществляется непосредственно в структурных подразделениях, базируясь на работе с электронными документами.

Последнее изменение этой страницы: 2017-03-15; Просмотров: 1171; Нарушение авторского права страницы

Источник

Деловая коммуникация: понятие, виды и особенности

Коммуникация в общем смысле представляет собой информационный обмен между людьми или их группами. Бывают межличностные, социальные (функционально-ролевые), деловые коммуникации. Предметом нашего разговора станет последний вид.

Что это такое?

Деловая коммуникация – это взаимодействие в сфере официальных отношений, целью которого является решение конкретных задач, достижение определенных результатов, оптимизация какой-либо деятельности. При этом у каждого участника есть свой статус – начальник, подчиненный, коллеги, партнеры.

Если общение происходит между людьми, находящимися на разных ступеньках карьерной лестницы (руководитель и исполнитель), то имеет место вертикаль отношений, то есть субординационные отношения. Если взаимодействие ведется на принципах равного сотрудничества, то это горизонтальные отношения.

Именно деловые коммуникации человек ежедневно осуществляет на работе, в университете, в школах, официальных учреждениях. Так называется общение преподавателей и студентов, начальников и подчиненных, коллег, партнеров и конкурентов.

От того, насколько собеседник знаком с правилами, формами и методами подобных коммуникаций, зависит, удастся ли ему достичь поставленной цели. Партнеры должны говорить на одном языке (как в прямом, так и в переносном смысле), понимать друг друга, иметь общий социальный опыт.

Условия деловой коммуникации

Чтобы деловая коммуникация была результативной, следует соблюдать ряд условий:

1. У общения должна быть понятная цель, в достижении которой заинтересованы все вовлеченные в процесс лица. Например, налаживание связей, заключение договора, согласование мероприятия, разработка условий сотрудничества и т. д.
2. Участникам следует контактировать друг с другом вне зависимости от симпатий и антипатий.
3. Обязательно соблюдение делового этикета, субординации, должностных ролей, формальных ограничений.

Под формальными ограничениями понимаются как различные регламенты, распорядки и протоколы, так и банальная необходимость контролировать силу собственных эмоций и уважать собеседника.

Также руководитель или другой максимально заинтересованный участник должен позаботиться о том, чтобы деловая коммуникация была управляемой. Нужно мотивировать участников на поиск решения, иначе они будут просто пассивными наблюдателями встречи, которые не предлагают никаких идей.

Формы деловой коммуникации

Две основные формы коммуникации – это контактное (непосредственное) общение и косвенное (опосредованное).

В первом случае собеседники общаются с глазу на глаз и имеют возможность оценить невербальное поведение друг друга, поэтому результативность такого контакта выше. Во втором случае взаимодействие происходит с помощью каких-либо средств связи – телефона, писем и т. д.

Если говорить более конкретно, то наиболее часто встречаются следующие формы деловой коммуникации:

1. Совещание.
2. Презентация.
3. Деловая беседа.
4. Переговоры.
5. Телефонные переговоры.
6. Обмен официально-деловыми документами (заявление, договор, доверенность, служебная записка).
7. Консультация.
8. Интервью.
9. Публичное выступление, конференции.

В свою очередь, используя отдельные формы деловой коммуникации, участники могут применять конфронтационный или партнерский подход. Первый вариант представляет собой противостояние: каждая сторона намерена победить. Партнерский подход предусматривает поиск такого решения, которое будет приемлемо для всех участников.

Этапы

Несмотря на то что виды деловых коммуникаций бывают разными, для них почти всегда характерны несколько этапов:

1. Подготовка. Это постановка задач, целей, сбор и анализ информации, определение стратегии поведения. Ведь деловая встреча или переговоры не организуются для того, чтобы поболтать «ни о чем» и узнать, как обстоят дела в личной жизни у собеседников.
2. Планирование. Встречу можно провести спонтанно, но все же считается, что профессионал должен иметь четкий план: что он будет говорить, как аргументировать, что конкретно он хочет получить от второй стороны.
3. Дискуссия – обсуждение идей, предложений, нахождение общих точек интереса, принятие совместного решения.

Эта схема наиболее актуальна для переговоров. Другие виды коммуникаций могут включать не все этапы. «Холодный» телефонный звонок или выдача инструкций, например, могут и не предполагать какого-либо обсуждения.

Стили делового общения

Выделяют не только виды деловых коммуникаций, но и стили. Когда речь идет о профессиональном взаимодействии, чаще всего используются следующие:

1. Официально-деловой. В свою очередь, имеет административно-канцелярский, законодательный и дипломатический подстили. Для деловой беседы характерны речевые клише и определенные коммуникативные формы.
2. Научный. Используется при подготовке докладов, выступлений на семинарах и лекциях.
3. Публицистический. Сюда относится любое выступление на публике, в том числе через средства массовой информации.
4. Разговорно-бытовой. Неформальные отношения имеют место и в профессиональной среде, а в отдельных компаниях даже поощряются. Не всегда же коллеги общаются исключительно с помощью докладных записок. Однако необходимо понимать, где такой стиль уместен, а где нет.

Особенности делового общения

Почему же деловая коммуникация требует предварительной подготовки к общению заранее? Во-первых, люди не просто так тратят личное и рабочее время на официальные встречи, и никто не захочет ждать, пока инициатор соберется с мыслями. Во-вторых, не всегда вторая сторона заинтересована в каком-либо взаимодействии либо же настроена на сотрудничество, но видит его совершенно иначе.

Как известно, второго шанса на первое впечатление не будет. Необходимо уметь наладить контакт, чтобы все участники получили настрой для обсуждения. Если вторая сторона изначально не планировала совместную работу, то следует хотя бы заинтересовать собеседника и договориться с ним о встрече в более удобное время.

На международном уровне имеются свои особенности деловой коммуникации, ведь разные культурные особенности могут сильно мешать ходу переговоров. Например, американцы привыкли приходить на встречу вовремя и после короткого приветствия переходить к делу. Арабы тоже пунктуальны, но деловой разговор начинают издалека, сначала обсуждая природу-погоду-еду. Итальянец не видит ничего ужасного в опоздании на встречу и тоже приступает к деловой дискуссии не сразу. А японец станет избегать прямого взгляда во время разговора.

Таким образом, мы узнали, что такое деловая коммуникация, в чем ее особенности, какие формы, виды и стили для нее характерны.

Источник