Способы борьбы с поглотителями времени

Поглотители времени — хронофаги

Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос – время, фаг – поглощать, пожирать. Поэтому наряду с хронофагами, вы встретите термины «поглотитель времени», «пожиратель времени».

Поглотители времени — это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.

Теперь вы понимаете, как важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять. В этой статье поговорим о том, как узнать хронофаг в лицо и дать ему достойный ответ. Тем самым избавимся от лишних трат времени и приблизимся к поставленным целям.

Откуда берутся поглотители времени — хронофаги

Чаще всего поглотители (поедатели) времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо — потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие хронофаги мы сами можем устранить. Итак, какие они – хронофаги?

Контролируемые и неконтролируемые поглотители времени

Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т.д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги. Наверняка вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу с вами. К сожалению, культура обращения со временем в нашем обществе еще не сформирована.

Прогнозируемые и непрогнозируемые поглотители времени

Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.

Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали в приемную и узнали, что руководитель экстренно выехал на объект. С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Самый универсальный – электронная книга. Вы можете просто возить ее с собой и при встрече с поглотителем времени использовать книгу в качестве ответного оружия.

Индивидуальные хронофаги

Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.

Как выявить поглотители времени? Есть простой и эффективный способ – хронометраж. Это отслеживание на что и сколько времени вы тратите в своей жизни ежедневно. При проведении хронометража вы фиксируете свои действия каждые 10-15 минут и получаете наглядную картину временных затрат. Рекомендуем использовать мобильный хронометраж, этот способ очень удобен и информативен.

Поглотители времени в современном мире

Большинство из нас встречаются с хронофагами ежедневно. Ниже – основные поглотители времени, которые наносят наибольший ущерб современному человеку.

1. Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы с дорожным хронофагом – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач. Эффективным способом восстановления в дороге будет кратковременный сон. О технике такого сна поговорим в одной из следующих статей.
2. Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого хронофага решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы. Ну и конечно, я надеюсь, что в списке ваших любимых передач нет Дома-2 и ему подобных хронофагов-монстров.
3. Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять под контроль этот злобный хронофаг.
4. Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант.
5. Форумы. Хронофаг, подобный социальным сетям. В очередной раз, открывая страничку форума, спросите себя – зачем мне это? Какую проблему я хочу решить на этом форуме? Какую пользу я получу от общения на форуме? Что плохого случится со мной, если я сейчас не зайду на форум? Какую пользу я получу, если я не буду заходить на форум? И представьте, какое количество высвобожденного времени вы сможете потратить на то, что действительно важно.
6. Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот хронофаг беспощадно.
7. Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного хронофага.
8. Перерывы в работе. Обязательно должны быть. В одной из статей рассмотрим варианты перерывов и посмотрим, какие перерывы в работе повышают ее эффективность, а какие – наоборот, снижают ее. Частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие хронофаги.
9. Электронная почта. Может стать хронофагом, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале рабочего дня, лимит — 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17.
10. Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.

И еще один список поглотителей времени, связанных с ошибками в организации и планировании:

1. Отсутствие цели, нечеткая постановка цели, не та цель.
2. Неправильно расставленные приоритеты.
3. Привычка браться за все дела одновременно
4. Стремление сделать слишком много за один раз. Не рассчитаете силы, будет ниже эффективность работы.
5. Отсутствие плана достижения цели.
6. Отсутствие плана на день, распорядка дня.
7. Личная неорганизованность, «заваленный» рабочий стол.
8. Неразбериха в документах, неправильное хранение информации.
9. Недостаточное разделения труда, выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет». Научитесь делегировать полномочия и дела.
10. Информационные «дыры». Собирайте информацию по важному делу заранее и с избытком.
11. Отсутствие самодисциплины.
12. Неумение довести дело до конца, потеря интереса.
13. Неэффективные совещания.
14. Обсуждение сложных вопросов без надлежащей подготовки.
15. Привычка откладывать «на потом».
16. Желание знать все детали, прежде чем действовать.
17. Спешка, нетерпение.
18. Отсутствие контроля за тем, что было делегировано.
19. Слишком частые поездки.
20. Личные встречи по вопросам, которые можно решить по телефону.

Таким образом, часть хронофагов нуждаются в полном уничтожении, а часть — в правильном использовании. С какими поглотителями времени сталкиваетесь вы? И какими способами справляетесь с ними? Посмотрите видео анализ поглотителей времени и их устранение.

Пожиратели времени тайм менеджмент. Видео — причины поглотителей времени и как с ними бороться (доклад)

Источник

Хронофаги: куда уходит ваше время?

Обычный человек думает о том,
как провести время.
Умный человек думает о том,
как использовать время.

Своеобразную аморфность времени ощущал, наверное, каждый. Приходишь уставший с работы, разогреваешь ужин, включаешь телевизор и… не замечаешь, как проходит вечер, за который хотелось столько всего успеть. Знакомо? В таких ситуациях, с разной частотой их проявления, мы оказываемся постоянно. И постоянно теряем время, которое могли бы провести с пользой. Эти потери являются ни чем иным, как хронофагами – поглотителями времени, пожирателями, ловушками драгоценных часов. Это один из терминов, применяющихся в тайм-менеджменте для обозначения отвлекающих и мешающих текущей деятельности объектов. Какие хронофаги наиболее распространены и как с ними бороться? Постараемся разобраться дальше.

Хронофаги

Знакомым с творчеством Стивена Кинга пожиратели времени могут напомнить лангольеров. На деле всё не так страшно, но схожесть при желании разглядеть можно. Дословно с древнегреческого «хронофаг» переводится как «буду есть время». Сочетание не совсем обычное, но оно прижилось в тайм-менеджменте и обозначает действия, которые отвлекают человека от основной деятельности, мешают выполнять работу вовремя и достигать поставленных целей. Наиболее распространённые хронофаги это:

Отсутствие приоритетов

Одна из наиболее распространённых причин потери времени. Неумение или нежелание выделять приоритеты, заниматься важными делами вместо неважных, очень часто становятся настоящим камнем преткновения. Этот процесс может быть как неосознанным, так и полностью осознаваемым нежеланием работать над тем, что важно и нужно в данный момент. В результате такие проволочки приводят к синдрому «заваленного стола» – состоянию дел, при котором у человека собирается кипа незавершённых или так и не начатых дел.

Личная неорганизованность

Не можете отыскать среди «творческого» (а по-другому и быть не может) беспорядка на столе флешку? Уже несколько минут кряду в поисках нужного файла кликаете по иконкам текстовых документов, нескончаемые ряды которых собраны на рабочем столе ПК? Это некоторые частные случаи еще одного бича многих современных людей – неорганизованности. Подверженные влиянию этого хронофага на, казалось бы, простых вещах теряют уйму времени, зачастую не замечая этого.

Нечёткая постановка целей

Неясные, неконкретные, неверно сформулированные цели также отбирают драгоценное время. Когда вы не понимаете над чем, зачем и как вам нужно работать – толку с такой работы будет не много. У вас могут быть стройматериалы и необходимые инструменты, но пока вы не будете знать точно, что задача состоит в возведении дома по конкретному проекту, на пути к этой цели продвинуться удастся едва ли.

Отсутствие самодисциплины

«Сейчас досмотрю серию и примусь за реферат», «завершу эту работу уже в понедельник» и другие возможные варианты, которые мы говорим себе и за которыми далеко не всегда следует действие – хронофаги. Уметь заставить себя делать что-либо прямо сейчас – ценный навык, но не многие люди им владеют в совершенстве. Большинство же готово откладывать, переносить, приступать к работе в последний момент, имея низкий уровень самодисциплины.

Нереалистичные объёмы взятой на себя работы

Желание сделать много и сразу посещало, наверное, каждого. Особенно после рождения какой-то идеи, когда хочется взяться за её реализацию немедленно. Само по себе это стремление похвально, но в его реализации чаще всего бывают прорехи: либо объём работы, который один человек не может выполнить физически, либо её разнообразие, которое заставляет метаться между разными делами и не выполнять ни одно из них хорошо.

Отсутствие делегирования

Хронофаг, который может рождаться из предыдущего. Когда объём работы и ответственности становится слишком большим, отсутствие делегирования приводит к тому, что человек погрязает в делах, желая всё контролировать самостоятельно. В результате страдают и дела, и время.

Перфекционизм

Пока один вынашивает идею, стараясь всё продумать и учесть, другой её уже реализует. Пока один создаёт прототип идеального продукта, его менее совершенный, но ранее запущенный конкурент покоряет рынок. Желание сделать всё идеально, при условной правильности такого подхода, очень часто приводит к потерям времени. Это не только хронофаг, это может быть системной ошибкой мышления.

Методы борьбы с поглотителями времени

То, что перечислено выше – лишь некоторые ловушки времени. Но и их достаточно, чтобы увидеть скольким хронофагам мы можем быть подвержены. И задаться вопросом – как научиться с ними справляться? Вот несколько советов на эту тему, которые могут пригодиться:

Хронометраж

Первое и главное – понять, куда уходит время. Другими словами, измерить какие конкретно действия его отнимают. Провести хронометраж можно как с помощью наручных часов и листка бумаги, так и с помощью специальных программ или мобильных приложений (например, таких как ManiacTime, если вы весь день работаете за компьютером). Всё, что нужно – в течение некоторого периода замерять время, которое тратится на разные действия. Но при этом важно фиксировать именно все действия: начали работать с таблицами Excel – отметили начало, отвлеклись на соцсети – записали начало (и конец работы с таблицами) и т.д. Это будет не только наглядная демонстрация того, как расходуются драгоценные минуты и часы, но и способ тренировки самодисциплины. А помимо этого хронометраж ещё и поспособствует развитию привычки планировать.

Планирование и приоритизация

Благодаря привычке планировать и выделять приоритеты вы сможете добиться оптимального распределения ресурсов и сосредоточения на важных делах. Не держите список в голове – запишите. Не планируйте на день больше 2-3 важных дел. Составили список – следуйте ему. Отдавайте предпочтение делам важным и срочным, а не срочным, но не важным. В целом планирование и приоритизация помогут: конкретизировать цель, получить чёткий план, начать действовать. Именно план, а не его отсутствие, даёт большую маневренность – вы точно знаете или можете проверить что работает, а что нет, и при необходимости скорректировать его.

Организованность

Здесь речь идет не о педантичности, граничащей с дотошностью, а именно об организованности, которая чрезвычайно важна для современного человека. Исключение отвлечений, концентрация на текущей деятельности, правильно организованное рабочее место и структурирование занятости помогут бороться с хронофагами.

Рациональное использование «временных ям»

Как бы детально всё не было продумано и спланировано, насколько организованными вы бы ни были – абсолютной защиты от ловушек времени это не гарантирует. Вы должны быть готовы к «временным ямам» – дырам в вашем распорядке. Они появляются, когда ваш партнер опаздывает на встречу, когда дольше обычного идёт совещание, когда ваша работа зависит от других. Их следует учитывать и использовать такие моменты с пользой для себя. Стоите в пробке? Позвоните родителям или утрясите детали относительно предстоящих дел с коллегами. Ждёте решение, без которого не можете начать? Не дайте прокрастинации взять верх. У вас точно найдутся менее важные дела, которыми, тем не менее, можно заняться.

Отзывы и комментарии

А как вы боретесь с ловушками времени? Какие методы/способы для этого применяете? Делитесь вашими мыслями в комментариях.

Источник