Откатный ряд: универсальный рецепт для борьбы с откатами в ретейле
Почти треть (27%) российских торговых компаний сталкиваются с проблемой откатов, и это на четверть больше, чем в других отраслях. Нет никакого секрета в том, что главное тонкое место — закупки, и наше исследование подтверждает: в 32% случаев виновники нарушений — менеджеры отдела снабжения, пишет в колонке на MarketMedia Иван Бируля, директор по безопасности «СёрчИнформ».
Обычно инциденты внутренней коррупции остаются в тени. Но редкие публичные случаи наглядно демонстрируют, какие убытки несут компании из-за откатов. В 2015 году в центр скандала попала главный технолог «Перекрестка» — вымогала у поставщика 36 млн руб. за возможность встать на полку. В прошлом мае начался суд над экс-сотрудником DNS, который убедил поставщиков завышать цену услуг на 20–50%, а разницу переводить на счета аффилированных компаний — всего выманил 95 млн руб.!
Ситуация стала настолько привычной, что рынок считает ее правилами игры. Ежегодный обзор экономических преступлений от PwC показал, что в 2018 году 42% российских компаний ожидали столкнуться с внутренней коррупцией — это на 10% больше, чем в среднем в мире.
Ретейл, казалось бы, напрямую заинтересован в борьбе с откатами, но универсального рецепта преодоления недуга так и не придумал. По моему опыту есть несколько железных правил, которые помогут приблизиться к решению проблемы.
Знай своего партнера
Честность контрагентов — буквально «чит-код» в поиске откатчиков. К одному из наших клиентов, крупной торговой сети, обратился возмущенный поставщик. Представители партнера утверждали, что у них требуют взятку за выигрышное размещение в торговом зале. Внутреннее расследование показало, что менеджеры сети действительно предлагали поспособствовать интересам поставщика за вознаграждение. Если бы не жалоба, работодатель сам бы об этом не узнал.
Правда, в открытую жаловаться придут далеко не все. Чаще поставщики, несогласные с требованием взятки, молча отзывают свои предложения и идут стучаться в другие двери. Поэтому полезно разместить на сайте анонимную форму обратной связи для жалоб на подозрительные действия представителей компании. Такая практика особенно распространена на Западе, но она применима и в России. Я, например, несколько раз за карьеру инициировал внутренние расследования после подобных онлайн-обращений. Но не будем забывать, что проблема коррупции — возможность с ее помощью решить задачи обеих сторон. Только обиженный поставщик пойдет «стучать» на откатчика.
Иногда узнать, практикует ли сам поставщик откаты для продвижения товара, можно из скоринговых и ретроспективных проверок. Бывает, откровенно «мутная» контора вдруг выстреливает, вытесняет с полок давних партнеров сети. Вероятность того, что эта компания добивается своего коррупционными методами, очень высока.
Еще один простой, но действенный метод — под видом нового клиента запросить у поставщика коммерческое предложение и сравнить с тем, которое демонстрирует ваш снабженец. Если цены окажутся ниже, чем в коммерческом предложении, с которым работают в вашей компании, есть повод подозревать коррупционную составляющую.
За своими — глаз да глаз
Информация от поставщиков и о поставщиках служит только сигналом о наличии коррупционных схем. Главная сцена театра боевых действий — собственный бизнес. Борьба с внутренней коррупцией будет эффективна, если разворачивать ее на нескольких фронтах.
1. Контролируйте документы: как оформляются сделки, сколько «редакций» проходит сопроводительная документация
Служба безопасности нашего клиента однажды заметила, что сотрудники переделывают счет-фактуру на крупную сделку с партнером. В ходе расследования нашли аналогичный счет, но на сумму в три с половиной раза ниже, чем в новом документе. Если бы не это, компания могла потерять 3,5 млрд руб.
2. Отслеживайте коммуникации и, в частности, неформальные контакты сотрудников
Дружить с представителями партнеров, конечно, не возбраняется, но слишком тесные связи — сигнал для службы безопасности. В моей практике менеджер регулярно встречался с поставщиком «на пару пива». Я взял его в разработку, хотя в остальном сотрудник вел себя образцово. Полгода спустя он забыл дома телефон и зашел с рабочего компьютера на личную почту, и тогда я понял, что не зря обратил на него внимание: в его переписке с поставщиком свидетельств коррупции нашлось с избытком.
Эти две задачи для контроля офисных сотрудников проще всего решить с помощью автоматизированных инструментов контроля (DLP-системы). Они находят фальсифицированные документы, выделяют группы риска, отслеживают связи сотрудников вне и внутри компании. Это важно, когда нарушители действуют в группе и особенно когда речь о контроле сотрудников в широкой филиальной сети. Сообщников часто прикрывают «сверху» — руководители отделов или филиалов. Одному нашему клиенту DLP-система помогла распутать откатную схему, организатором которой оказался один из топ-менеджеров. Кроме того, DLP собирает базу доказательств, которую принимают суды.
3. Обращайте внимание на образ жизни сотрудников
Часто откатчики прокалываются на банальном: заработанные деньги надо куда-то тратить. Сотрудник одного из наших клиентов прогорел на том, что взял в рассрочку квартиру в центре Москвы. Когда расследовали, откуда у обычного менеджера такие возможности, выяснилось, что за ним целая откатная схема, приносившая по миллиону в месяц. Вдумайтесь, сколько теряла компания! Кстати, упомянутого выше вора из DNS тоже вычислили, потому что сотрудник просто потерял страх и его роскошный образ жизни было трудно не заметить.
Игра на опережение
Но если в бизнес-процессы торговой сети заложены коррупционные возможности, служба безопасности всегда будет в позиции догоняющего. Создавайте систему, в которой работать по-честному окажется проще, чем пытаться отыскать лазейки.
Создайте распределенную и прозрачную систему движения документов и финансов по сделкам. Пускай отдельные этапы оформления сделки проводят разные сотрудники. Это помогает одновременно персонифицировать ответственность за возможные проступки и разделить ответственность за результат. У одного сотрудника в цепочке будет меньше шансов повлиять на исход сделки, значит, поставщикам будет не за что ему приплачивать.
Подробно опишите правила работы с контрагентами. Четкие регламенты усиливают контроль. В регламенте, например, может быть запрет на переговоры с поставщиками где-либо, кроме как в Skype. Или вне офиса. Следите, кто из сотрудников начнет искать обходные пути.
Продумайте вопрос материальной мотивации сотрудников. Люди корыстны: когда мимо проходит огромный денежный поток, соблазн глотнуть из него возникнет у любого. Но вероятность особенно высока, если ключевые показатели эффективности (KPI) сотрудника сформированы неправильно и за сэкономленный для компании миллион его ждет премия в тысячу. Поэтому главный способ снизить угрозу откатов — не жадничать.
К сожалению, редко увидишь, когда проблему коррупции в компании администрация и служба безопасности решают сообща. Поэтому даже в таком конкурентном бизнесе, как ретейл, где компании кровно заинтересованы в снижении ущерба от коррупции, вопрос откатов по-прежнему актуален. Чтобы не бороться с «гидрой», работайте на упреждение: пересмотрите с учетом угроз вашу систему управления.
Источник
Иван Бируля: Борьба с откатами – путь к повышению рентабельности
Опыт показывает: если в компании работает больше 100 человек, возрастает риск столкнуться с коррупцией. Кроме убытков, это означает падение дисциплины и снижение эффективности работы. Как выявлять недобросовестных сотрудников и какие превентивные меры может принять руководитель, рассказал директор по безопасности компании «СерчИнформ» Иван Бируля. Компания «СерчИнформ» специализируется на защите информации, причем не только от внешних опасностей, но и от инсайдеров.
Из личного опыта: статистика и примеры
— По вашему мнению, какое количество сотрудников прибегают к незаконным действиям в отношении своей компании? Насколько серьезные убытки несет работодатель из-за противоправных действий работников?
— По нашим наблюдениям в тех компаниях, где работает больше 100 человек, взгляду специалиста по безопасности всегда есть за что зацепиться. С увеличением штата число нарушений со стороны сотрудников вырастает в геометрической прогрессии. Согласно исследованию «Практика противодействия корпоративному мошенничеству» за 2013 год, 58% организаций, чей штат превышает 5 000 человек, столкнулись с мошенничеством, в среднем 1 из 1000 сотрудников обманывает свою организацию. Таким образом, в результате мошеннических действий в России ежегодно пропадает более 2 триллионов рублей.
Мы в оценке ситуации опираемся на кейсы клиентов, которые используют автоматизированные системы контроля сотрудников (системы DLP), а значит, имеют доказательства неправомерных действий сотрудников на руках. Это сотни кейсов корпоративного мошенничества ежемесячно. За годы работы у нас скопилась такая статистика: как только руководители ставят на компьютеры сотрудников программу контроля, они приходят к выводу о необходимости уволить 1-2% персонала. И это в лучшем случае. В компаниях со слабым контролем или в кризисное для компании время сотрудники проявляют себя гораздо хуже.
— Какие вы знаете примеры незаконного завладения корпоративной собственностью? Почему так произошло? Можно привести пример?
— Самый вопиющий пример из жизни клиента: увольнение 40% коллектива, и как раз в кризис — 2014 года. Речь о банке, сотрудники которого обеспокоились его будущим. Но вместо ударной продуктивности во благо организации система контроля зафиксировала, как люди стали пачками копировать на свои устройства все, что, по их мнению, плохо лежало. Все это сопровождалось паническими разговорами, что продуктивной работе тоже не способствовало.
По данным нашего исследования, 47% руководителей предпочитают расстаться с сотрудником, если тот демонстрирует опасное для компании поведение, ленится, допускает утечки информации. Подходы к выявлению любителей откатов могут быть разной степени жесткости. В другой компании только во время начала теста DLP-системы программа зафиксировала более 100 инцидентов. Самое неприятное, что все эти нарушения приносили прямой финансовый ущерб компании, а так как организация занимается переработкой цветного металла, можете представить, что ущерб исчисляется шестизначными суммами. В первую же неделю теста был обнаружен факт, что одна из сотрудниц имеет отношение к трем боковым юрлицам, которые реализуют товар на сторону. Один из доверенных топ-менеджменту сотрудников явно «левачил» — был учредителем ИП, оказывающим юридические услуги, средний чек которых составлял по 700 тысяч рублей. Эта его деятельность носила явно «отмывочный характер», так как при ближайшем рассмотрении все участники платежей были связаны и между собой, и с его ИП. Десятками обнаруживались факты фальсификации документов, что делалось в простейшем редакторе Paint.
По данным нашего исследования, 34% руководителей предпочитают в такой ситуации расстаться с сотрудником. В случае с этой компанией пришлось бы уволить половину. Да и по продуктивности возникали большие вопросы к 300 из 360 сотрудников. Отчеты показывали, что дисциплиной тут и не пахнет, а это тоже прямые финансовые убытки. Достаточно привести пример, что один из ИТ-специалистов на месте выполнял работу «Яндекс»-асессора — специалиста, который вручную выверяет поисковую выдачу. Все доказательства были налицо: человек получал зарплатные ведомости от сторонней организации прямо на рабочую почту.
Что вызывает подозрение?
— Итак, как должно быть выстроено «вылавливание» недобросовестных работников?
— Первый подход предполагает тотальный контроль — регулярную проверку на полиграфе тех, кто имеет доступ к ресурсам организации. Некоторые компании и госкорпорации активно практикуют такой метод. Но надо понимать: это только инструмент, его данные ничего не значат без грамотной интерпретации. На рынке мало надежных подрядчиков, аппарат стоит порядка $1000, еще пара тысяч — обучение специалиста. Вполне доступно, чтобы проверка на полиграфе стала массовым бизнесом. Доверие к профессионализму экспертов снизилось. Но, мало того, что практика не гарантирует 100% успеха выявления откатчиков, она еще и создает напряжение в коллективе, снижает лояльность к компании. Сама необходимость «садиться на полиграф» для многих сотрудников принципиально неприемлема. Все больше людей попросту отказываются от подобных проверок по принципиальным соображениям. Сам лично знаю таких, и они не преступники. Они считают, что своим опытом и выслугой лет заслуживают доверия.
Как правило, в группы риска попадают люди с долгами, склонные к зависимостям, участники религиозных организаций — для каждой компании список групп риска может быть свой. Что касается конкретно темы взяток и откатов, интерес представляют, например, сотрудники, которые совершают покупки, превышающие по стоимости их реальные возможности.
— Вероятно, подозрения должны вызвать любые дополнительные доходы сотрудника?
— Хобби сотрудника, которое он успешно монетизирует, — повод присмотреться к нему получше. В последнее время российские коррупционеры переняли западный опыт и иногда маскируют откат под оказание консультационных услуг, продажу книг. Такой вид откатов распространен на высоких должностях: топ-менеджеры или чиновники иногда балуются написанием книг, рисованием картин, и всегда находятся те, кто скупает их за неадекватные деньги. DLP у одного нашего клиента зафиксировала переписку сотрудника о «материальной помощи», и эта «помощь» приходила к нему вовремя — на карточку аккурат на следующий день после оплаты счета контрагента. Этот факт система тоже фиксировала, так как онлайн-банк сотрудник также открывал на рабочем компьютере.
Выявить тех, кто закупает по завышенной цене, помогают выборочные проверки счетов. Работая в службе безопасности компании, я рассылал запрос коммерческого предложения у поставщика на схожую номенклатуру, но от имени другого юрлица. Это простой и быстрый способ обнаружить расхождение в рыночной цене со счетом, который приносит в компанию откатчик. Правда, разница в суммах — еще не доказательство вины. Оно может свидетельствовать не о нечестности, а неэффективности снабженца. И это тоже полезно узнать.
На помощь сотрудникам службы безопасности и руководству приходят формы обратной связи на сайтах. Ими для сообщения о взятке могут воспользоваться и сами сотрудники, и контрагенты. Как правило, пишут анонимно. Вот пример сообщения: «Сотрудник отдела закупок за определенную плату сообщает всю информацию о тендерных закупках, вследствие чего конкурент получает преимущества». А далее — перечень конкретных контрагентов, которые уже сотрудничают с компанией.
Если доверие к руководителю компании или службе безопасности высоко, обращаются и напрямую, не анонимно. К слову, это одна из задач службы безопасности: организовать доверительную обратную связь от людей, у которых есть информация о нарушениях. Такое обращение — однозначный повод развернуть внутреннее расследование. Если руководство готово реагировать на нарушения, это само по себе станет инструментом профилактики будущих проблем.
— То есть речь идет о контроле за подчиненными в «ручном режиме»?
— «Ручной режим» позволяет сохранить нормальную рабочую атмосферу, но велик риск пропустить значимое нарушение. Не имея конкретных подозрений, в компании могут долго не замечать тревожных знаков. Один из наших клиентов после установки системы контроля узнал, что сотрудница отдела снабжения брала крупные откаты в течение 12 лет (!) работы, и суммы за это время безнаказанности выросли до миллионов. В компании среднего размера просто нет ресурсов, чтобы отследить все возможные инциденты. Штат службы безопасности — один-два специалиста, которые параллельно замыкают на себе вопросы и информационной защиты, и экономической безопасности. Они просто физически не успевают проследить за ситуацией, когда число сотрудников переваливает за сотню.
Как автоматизировать «контрразведку»
— Можно ли как-то автоматизировать контроль за сотрудниками? Это бы во многом упростило работу внутренней службе безопасности, отбросило бы в сторону человеческий фактор и личные отношения в коллективе?
— Эффективность контроля сильно возрастает, когда в компании стоят системы для автоматического контроля сотрудников, которые фиксируют информацию по всем каналам коммуникации, поэтому видят то, что иными способами не обнаружить. Нечистые на руку оставляют следы в переписках, даже если они ведутся на специализированном сленге. Я встречал как стандартный лексикон типа «поделиться», «отблагодарить», так и экзотический: «необходимо оказать содействие фонду логистики» или даже «заключение данной сделки произойдет в 40 км от МКАД» (речь об откате в 40 тысяч). Еще автоматизированные системы хорошо обнаруживают факты фальсификации документов, устанавливают связи преступника с другими действующими лицами схемы и, что особенно важно, собирают доказательства. Без них подозрения часто остаются подозрениями.
Знаю, что в некоторых компаниях предпочитают не замечать откаты, рассматривая их как расходную часть бизнеса. Недавно знакомый руководитель сказал, что держит на службе сотрудника, зная, что тот берет откаты от поставщиков. Руководитель считает, что такая стабильность — меньшее зло, чем неприятности, которые может доставить какой-то новый человек, ведь он «может оказаться еще хуже».
Еще несколько лет назад это могло выйти дешевле, чем разворачивать реальную борьбу. Только сейчас не знаю ни одной сферы, в которой компании могут так вольно поступиться частью прибыли. Чем сильнее становится конкуренция в отрасли и чем сложнее экономическая ситуация, тем активнее приходится повышать рентабельность. Избавление от коррупции — один из самых эффективных шагов, хотя на него с трудом решаются, боясь «расшевелить осиное гнездо», не трогают систему, которая «худо-бедно работает». Недавно к клиенту пришел новый руководитель. Действовал он решительно, первым делом поставил задачу искоренить практику откатов. Из последнего разговора с ним, спустя полгода после вступления в должность, бюджет на закупки в компании снизился на 16%.
Советы работодателям от Ивана Бирюли:
- Проводите скрининговую проверку при приеме на работу. Скрининг — целый комплекс мер: проверка на полиграфе, по базам данных, соцсетям, с помощью опросной беседы и т.п. Мошенниками не становятся в один день: скрининг покажет, если у человека есть склонность к криминальному, нелояльному поведению.
- Подписывайте с сотрудниками трудовой договор, доводите до сведения, чем грозят должностные преступления. Документы должны доходчиво объяснять, чем сотруднику грозит проступок, в данном случае — воровство в форме отката. Дадите вы обтекаемую формулировку об ответственности по УК РФ или расскажете про 7 лет заключения и штраф до 1,5 млн рублей — будет иметь большое значение.
- Контролируйте. Отсутствие контроля радикально увеличивает число схем в компаниях. В арсенале современной службы безопасности и профайлинг, и опросные беседы, и современные технические средства, благодаря которым все каналы коммуникации в компании окажутся под контролем.
- Но даже там, где все вышеперечисленные инструменты внедрены, не всегда складывается идеальная ситуация. Часто безопасность оказывается делом «бумажным». Поэтому последнее, что обеспечит успех — воля. Если ввели инструменты контроля — используйте. Нас сильно подводит ментальность, представление о России как о стране, где воруют везде. В результате руководителям просто закрыть глаза на творящееся буквально под носом. Но воруют не везде, знаю это как практик.
Беседовала Кристина Фирсова
Подписывайтесь на канал «Инвест-Форсайта» в «Яндекс.Дзене»
Источник
