Способы автоматизации электронного документооборота

Обзор систем электронного документооборота

Уважаемые читатели! В связи с тем, что при сборе материала для настоящего исследования была некорректно оценена функциональность представленной в обзоре системы МОТИВ, редакцией по своему усмотрению была произведена корректировка диаграмм для более точного отражения функциональности указанного продукта. В исправленных диаграммах указана функциональность системы МОТИВ версии 1.1, существовавшей на момент отбора участников тестирования (март 2010 года). Возможно, что некоторые параметры других систем также оценены некорректно.

Также напоминаем вам, что на данный момент материал сильно устарел и не может являться основанием для оценки функциональности современных версий указанных систем или соотношения между ними.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

О разработчиках СЭД

Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления.

Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SaaS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.

Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).

По материалам свободной энциклопедии (Википедии):
Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией.

В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.

Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»

В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».

Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.

Стандарты в области СЭД

Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы:

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28);
• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст);
• Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. N 363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».

Так как ГОСТы носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТам или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТам? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, — предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами — удовлетворяющее любой специфике).

Технические возможности современных систем электронного документооборота

В обзоре рассмотрены девять наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив). Мы сознательно не включили в него решения российских разработчиков на базе платформы Documentum (EMC Documentum), так как в этом случае нельзя говорить о какой-либо определенной функциональности и тиражируемости. Для подготовки обзора использовалась информация из открытых источников: информационные материалы и демонстрационные версии программных продуктов. Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут вам проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь функциональных контуров:

• регистрация и ввод документов;
• работа с документами;
• управление потоками работ (Workflow) и контроль;
• поиск и анализ информации;
• информационная безопасность;
• поддержка бумажного документооборота;
• стандартные средства настройки.

В отдельную таблицу были вынесены общие характеристики систем.

В обзоре приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

При сравнении функциональных возможностей СЭД приняты следующие обозначения:

• «+» — возможность реализована;
• «+/−» — возможность доступна в рамках ограниченной функциональности или требуется приобретение дополнительного ПО;
• «−» — возможность не реализована.

Таблица 1. Общие характеристики наиболее популярных СЭД

Таблица 2. Регистрация и ввод документов

Таблица 3. Работа с документами

Таблица 4. Управление потоками работ (Workflow) и контроль

Источник

Автоматизация документооборота на предприятии: автоматизированные системы управления документами, процесс, технологии, особенности

Рассмотрим более чем востребованные программные решения. В фокусе внимания – системы автоматизации документов и документооборота (СЭД), которые сегодня являются не только эффективным средством для упрощения внутренней работы предприятия, а еще и мощным инструментом внешней борьбы с конкурентами. Расскажем, что за цели они преследуют и какие задачи решают, пройдемся по каждому важному их виду, проанализируем их преимущества – чтобы вам было легче определиться с выбором.

Сразу отметим, что таким ПО сегодня пользуются юрлица самых разных масштабов – как крупные интернациональные корпорации, так и небольшие частные фирмы, желающие идти в ногу со временем. В числе потребителей те, кто понимает, насколько важно оптимизировать производственные процессы.

Автоматизация документооборота: что это такое

В практическом смысле – это внедрение системы, позволяющей с минимальным участием человека создавать, проводить и хранить договоры, платежки, счета, акты, приказы, а также контролировать все этапы их редактирования, согласования или исполнения. Также это способ модернизировать порядок ведения дел в компании, сделать его более простым, эффективным, прозрачным, лучше защищенным от ошибок.

И, наконец, это переход от бумажных носителей к электронным, с созданием единой базы для делопроизводства, круглосуточно работающей в режиме онлайн с четким разграничением прав доступа.

Зачем нужна автоматизация документооборота на предприятии, в организации

Она позволит работать по-современному, опережая конкурентов, кроме того, она:

• Поможет обеспечить слаженное, а значит максимально эффективное взаимодействие всех структурных подразделений фирмы (что особенно актуально для крупных корпораций, имеющих большое количество территориально разнесенных филиалов, в том числе и в других странах).
• Улучшит производительность труда благодаря упрощению процессов согласования и передачи договоров, актов, счетов. Также существенно разгрузит рядовых сотрудников, ведь с нею создавать и редактировать файлы тоже станет легче.
• Повысит уровень защиты внутрикорпоративной информации за счет широких возможностей настройки и разграничения прав. С одной стороны, у нужных вам лиц ускорится доступ к справкам, ведомостям, приказам, с другой – посторонние не смогут открыть, скопировать или передать важные для вас данные (и вообще не увидят, что у вас они есть).

И эти возможности получает бизнес каждой ОПФ (организационно-правовой формы), развиваемый в какой угодно сфере, с любыми оборотами, масштабами, планами и перспективами.

Цели автоматизации управления документооборотом на предприятии

• сократить количество проведения рутинных операций и минимизировать объем ручного труда;
• уменьшить, а впоследствии и полностью прекратить использование бумажных носителей данных;
• создать единый массив электронных файлов, включающий в себя все акты, контракты, справки, которые только может создать, получить или передать фирма;
• адаптировать предложенные программами алгоритмы прохождения документов к текущим нормам, потребностям и особенностям предприятия;
• поддержать и улучшить уже действующие административные процессы;
• ускорить доведение распоряжений от начальника до подчиненного и ускорить внутренний обмен информацией — как на уровне филиалов и подразделений, так и между отдельно взятыми сотрудниками;
• реализовать внешние трансферы служебных файлов с сохранением высокого уровня общей безопасности;
• унифицировать все используемые алгоритмы и схемы;
• запланировать графики персонала (для эффективного распределения времени) и чутко контролировать исполнение должностных инструкций и обязательств.

По сути она призвана дать все инструменты для продуктивной работы в условиях современности.

Задачи автоматизации делопроизводства и документооборота

Они во многом перекликаются с целями. Ключевые из них, в зависимости от возможностей имеющихся сегодня программ, – это:

1. Выстраивание полных маршрутов передвижения электронных актов, справок, договоров.

2. Реализация результативного и удобного управления потоками (то есть процессами и последовательностями стандартных действий).

3. Организация архивов с сопутствующей каталогизацией файлов – для облегчения и улучшения условий хранения.

4. Объединение всех инструментов контроля – чтобы можно было проанализировать, в какой из сфер работы имеются недочеты, и оперативно их устранить.

5. Повышение эффективности использования ресурсов компании, вместе с качественной интеграцией современных решений в процессы руководства фирмой.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Виды систем автоматизации документооборота предприятия

Их классификация условная, но по функционалу, преследуемым целям и предоставляемым возможностям их разделяют на 4 группы. Рассмотрим каждую.

Системы делопроизводства

Ориентированы на те организации, которые работают по строго стандартизированным правилам и обладают вертикальной структурой управления. При этом юрлица могут быть какой угодно ОПФ, развиваться в любой сфере, поддерживать самые разные масштабы производства.

Программы этого класса унифицированы и призваны:

• упорядочивать работу со входящими/исходящими/внутренними файлами;
• максимально быстро обслуживать обращающихся клиентов;
• оптимизировать перемещение актов, справок, приказов в рамках одного структурного подразделения и между филиалами;
• создать и поддерживать хранилище, из которого можно будет в любой момент затребовать нужный контракт или выписку.

Фактически это преемники бумажного делопроизводства, но уже обладающие гораздо более широкими возможностями.

Электронные архивы (ЭА)

Они ориентированы на содержание внушительных объемов временно неиспользуемой документации, причем с опциями быстрого поиска файлов по мере надобности и с разграничением уровней допуска и прав доступа.

Актуальны в тех случаях, когда требуется структурировать имеющуюся информацию, каталогизировать ее по типу (текст, графика, видео, аудио), объему, степени важности, срокам создания и изменения или по каким-то другим параметрам.

В зависимости от набора функций, помогают:

• быстро находить необходимую внутреннюю информацию;
• эффективно управлять имеющимся в распоряжении контентом;
• вводить и изменять данные;
• постепенно оцифровывать бумажные носители;
• устранить вероятность потери и минимизировать риски порчи файлов.

Сегодня ЭА, как правило, включены в состав комплексных программных продуктов СЭД.

Workflow-системы

По сути вывели автоматизированный документооборот на новый уровень, потому что оптимизировали не отдельные функции (например, редактирование акта или визирование приказа подписью), а целые процессы (допустим, создание и утверждение инвентаризационной ведомости).

Каждая совокупность действий – поток – четко структурирована: продуманы все возможные варианты. В результате даже тот человек, который впервые запускает программу, интуитивно понимает, как открыть файл, внести в него изменения, отправить на проверку. Допустить ошибки при заполнении практически невозможно, ведь неправильно составленная форма просто не пойдет дальше, случайно сорвать сроки не грозит, ведь предусмотрены напоминания. Руководитель получает уведомления о несоответствиях графику и о других проблемах – есть все инструменты для гибкого и эффективного контроля.

Согласно статистике, workflow-решения наиболее актуальны для компаний с массовым обменом документами при высокой степени формализации процессов. Да, такие продукты сравнительно сложно и долго интегрировать и придется отдельно подумать об архивации, но все эти минусы они перебивают важнейшим плюсом – высоким уровнем оптимизации.

ECM-системы

Максимально гибкие, так как дают возможность работать как со структурированным, так и с некаталогизированным контентом. При этом позволяют настраивать права доступа, собирать, редактировать, перенаправлять и хранить файлы, то есть делают все то же, что и решения из уже рассмотренных категорий, но не только.

Также они управляют записями и библиотеками знаний, поддерживают разделение на workflow-потоки, оставляют возможность чутко контролировать веб-содержимое, задания и поручения.

Как автоматизировать документооборот, какое решение выбрать

Сложность в том, что можно приобрести программный продукт, который будет качественным сам по себе, но не особенно поможет конкретной компании, так как он в принципе ориентирован на другие задачи. В результате фирма (или непосредственно руководитель) потратит деньги на ПО, зачастую весьма немалые, и время, чем вполне способны воспользоваться конкуренты.

Чтобы не допускать таких ошибок, необходимо сразу определить свои цели и ориентироваться на те задачи, которые номинально должна выполнять СЭД. Если нужно наладить только потоки действий, следует обращать особое внимание на workflow-решения, если требуется еще и обеспечение доступа к обширному информационному архиву, стоит присмотреться к ECM.

Советы по выбору системы автоматизации документооборота организации

1. Воспользуйтесь помощью экспертов: если в штате компании нет ответственного сотрудника, способного однозначно сказать, какая программа будет лучшей конкретно в вашем случае, спросите об этом у специалиста (консультанты «Клеверенс» тоже помогут).

2. Познакомьтесь со всеми предложениями, не отбрасывайте какие-то из них сразу же. И не гонитесь только за функционалом, смотрите еще и на масштабируемость, тогда в будущем инструментарий ПО точно можно будет расширить.

3. Обращайте внимание на качество аппаратных решений: на характер поддержки СУБД, распределение потоков, легкость интеграции в уже сформированную IT-структуру фирмы и так далее.

4. Взгляните, как на практике работает автоматизированная система управленческого документооборота (если есть такая возможность); демоверсия будет являться самым верным первым впечатлением о программе.

5. Сразу смотрите, насколько лично вам (или другим сотрудникам и подчиненным, проводящим тестирование) удобно пользоваться продуктом, эргономичен ли его интерфейс, все ли команды меню понятны, легок ли он в понимании изначально. Если да, то и дальнейших проблем с освоением не должно возникнуть.

Отдельно отметим, что сначала можно поработать с базовым ПО, а потом, если оно подойдет и докажет свою эффективность, нарастить его возможности до максимальных (на текущий момент, с хорошей масштабируемостью можно будет еще не раз модернизировать в будущем).

Преимущества системы автоматизации управления документооборотом

Итак, современная и правильно выбранная программа:

• улучшает производительность труда;
• помогает своевременно актуализировать контент;
• обеспечивает быстрый доступ к нужным категориям (при условии наличия прав);
• минимизирует материальные издержки на хранение (нет необходимости поддерживать целостность бумажных носителей);
• значительно уменьшает ошибки, вызванные «человеческим фактором»
• сокращает штат обслуживающих сотрудников;
• повышает качество взаимодействия отдельных филиалов, подразделений, структур;
• упрощает составление отчетности;
• снижает вероятность умышленной порчи или случайной потери важной информации;
• позволяет составить архив сколь угодно больших объемов;
• объединяет все используемые офисные приложения.

Внимание, выгоды от эксплуатации СЭД могут быть как материальными, так и репутационными. Она помогает улучшить дисциплинированность и корпоративное сознание сотрудников, а оформленные по единым стандартам акты, выписки, приказы говорят инспектирующим органам о солидности фирмы, о серьезном отношении к бизнесу.

Какие технологии автоматизации документооборота считаются современными

• Клиент-серверные – модели управления находятся на специально выделенном внутрикорпоративном ресурсе, доступ к которому осуществляется через веб-интерфейс и открыт круглосуточно.
• Интегрированные с базами данных – Oracle, SQL и другими – и с помощью модулей оперативно получающие из них нужные данные.
• Реализованные на веб-решениях – вход на хост выполняется через браузер с интуитивно понятным интерфейсом.
• «Облачные» – с использованием места, предоставленного сторонним сервисом – провайдером.

Они также дают возможность пользоваться передовыми функциями вроде поточного сканирования, штрих-кодировки, поиска по атрибутам, полному тексту, оптического распознавания, создания электронно-цифровых подписей.

Как проходит процесс автоматизации документооборота: порядок внедрения системы

В общем случае он состоит из следующих этапов:

• выявление тех начальных процедур, которые необходимо выполнить;
• определение требований, предъявляемых к программе;
• формирование целей и задач фирмы, а также критериев соответствия ПО;
• обращение к интегратору – к компании-поставщику продукта;
• контроль за установкой и интеграцией с уже существующей IT-инфраструктурой;
• фиксация всех принимаемых мер.

Непосредственные работы по подключению СЭД выполняют специалисты, они же осуществляют пусконаладку и обучают персонал основам, а также проводят консультации.

Результаты внедрения автоматизированной системы управления документами

Главный итог – это появление всех возможностей и инструментов для более продуктивной деятельности. Также это создание внутрикорпоративного архива, с удобной логической структурой и неограниченным объемом. Не менее важную роль играет и улучшение политики безопасности, с более тонким разграничением прав доступа. И, наконец, каждая логическая процедура будет определена, четко описана, регламентирована, что поможет избежать ошибок и накладок.

Но вот как оценить всю степень пользы, которую она начинает приносить, особенно на первых этапах? Для этого нужно проводить мониторинг, обращая внимание на ключевые показатели. Какие именно? Сейчас рассмотрим.

Источник