Способы анализа затрат рабочего времени

Анализ использования рабочего времени персонала

Контроль рабочего времени
с помощью DLP-системы

Р езультативность работы предприятия, реализация производственных планов, эффективность финансовых вложений во многом зависит от правильного использования человеческих ресурсов.

Большое значение имеет подбор кадров и грамотное управление персоналом.

Анализ использования рабочего времени выявляет изъяны в трудовом процессе, помогает понять причины низкой продуктивности сотрудников. Результаты анализа показывают, как улучшить показатели использования рабочей силы, увеличить объемы производимой продукции и одновременно понизить трудозатраты на ее выпуск.

Показатели, исследуемые при анализе трудозатрат

При исследовании эффективности трудовых затрат важен не только анализ использования фонда рабочего времени. Не меньшего внимания заслуживает изучение кадровой структуры (профессионализма сотрудников, причин увольнения).

Об использовании резервов рабочей силы судят по таким показателям, как:

• Производительность труда – отношение результатов деятельности предприятия к затратам труда. П = ОП/Т, где ОП – это объем выпускаемой продукции, Т – затраты рабочего времени (РВ);
• Выработка – объем продукции на одного работника при выпуске за определенный период. В = ОП/Ч, где Ч – численность работников;
• Трудоемкость – затраты РВ на выпуск единицы продукции.

Затраты рабочего времени принято измерять в человеко-часах или человеко-днях.

При расчетах учитывают:

• Протяженность рабочего дня;
• Среднесписочное число штатных работников (заключивших трудовой договор);
• Фонд рабочего времени (ФРВ) – общее число часов, отработанных за год всеми работниками;
• Количество дней, отработанных одним сотрудником в течение года;
• Время сверхурочной работы одного сотрудника или всего персонала.

Фонд рабочего времени разделяют на календарный, табельный и максимально возможный.

Календарный ФРВ включает все рабочие и нерабочие дни года: Т(к) = Д(к) х Ч(сс), где Д(к) – это число календарных дней, а Ч(сс) – среднесписочная численность работников.

Табельный ФРВ вычисляется без учета праздничных и выходных дней: Т(таб) = Т(к) — Т(празд) — Т(вых).

Максимально возможный ФВР рассчитывается путем исключения не только праздничных и выходных дней, но и отпусков: Т(мв) = Т(к) — Т(празд) — Т(вых) — Т(от).

Изучением данных о резервах рабочего времени и эффективности трудозатрат занимается финансово-экономическая служба предприятия. Ее сотрудники сопоставляют плановые и фактические показатели за определенный период, сравнивают их с показателями предыдущих периодов, учитывая данные по всему предприятию и отдельным подразделениям.

Источники анализируемых данных

Источниками данных, по которым производится анализ расхода трудовых ресурсов, являются:

• Табели учета рабочего времени, в которых ежедневно отражают сведения о явке сотрудников на работу, продолжительности рабочего дня и недели, количестве выходных и праздничных дней, причинах пропусков;
• Фотография рабочего дня (данные мониторинга);
• Отчеты о выполнении планов;
• Статистические данные о структуре кадров, их текучести;
• Документы отдела кадров о приеме, увольнении, обучении, повышении квалификации сотрудников;
• Данные о потерях из-за выпуска бракованной продукции.

Цели изучения расходов рабочего времени

Анализируя использование рабочего времени, учитывают его потери в дни оплачиваемого и неоплачиваемого отпуска, болезни, прогулов и простоев. Причиной простоя может быть неисправность оборудования, прекращение подачи электроэнергии, предоставление дополнительных перерывов подросткам, инвалидам или кормящим матерям.

Основными целями являются:

• Анализ производительных и непроизводительных затрат рабочего времени;
• Расчет потерь рабочего времени, составление сравнительных таблиц с данными об отклонении фактических показателей от плановых;
• Выяснение причин сокращения ФРВ, выявление резервов для исправления положения;
• Выбор оптимального соотношения численности работников и затрат трудового времени. Данное соотношение должно обеспечить максимальное повышение производительности труда и выработки продукции;
• Расчет производительности труда;
• Разработка предложений по увеличению максимально возможного ФРВ и улучшению показателей деятельности предприятия.

Методы измерения производительности труда

В организациях различного профиля используют натуральный, трудовой и стоимостной методы расчета производительности труда.

Натуральный метод
Учитывается выработка продукции (в тоннах, метрах, кубометрах – натуральных показателях) за единицу рабочего времени. Подобный метод обычно используют на предприятиях, выпускающих продукцию одного вида. Такой расчет удобен для сравнения производительности труда отдельных работников, бригад, сопоставления их численного и квалификационного состава. Использование натурального метода позволяет сравнивать производительность труда в компаниях различных отраслей. Недостаток этого метода состоит в том, что он не позволяет обобщить данные при разнообразной деятельности компаний, а также учесть трудозатраты при частичном выполнении норм выпуска продукции.

Трудовой метод
Исследуется степень выполнения заданных норм. Анализируется соотношение фактических и нормативных трудозатрат на определенный объем работ. Рассчитываются и сравниваются между собой затраты времени на выпуск единицы продукции (штуки, метра, килограмма и т. д.). Такой метод анализа продуктивности трудовых затрат подходит для организаций, выпускающих любую продукцию или специализирующихся на оказании разнообразных промышленных и бытовых услуг.

Стоимостной метод
О производительности труда судят по соотношению стоимости произведенной продукции (в рублях) к среднесписочной численности персонала. Существуют различные способы оценки производительности труда: товарный, чистый, валовый, реализованный, нормативный. Преимуществом стоимостного метода анализа является возможность соизмерения показателей эффективности труда на разнородных производствах в масштабе отдельного предприятия, разнообразных отраслей. Стоимостное выражение эффективности расходования рабочих ресурсов позволяет сравнивать показатели по различным регионам страны и сопоставлять их в мировом масштабе.

Форма представления результатов анализа

Для проведения анализа трудовых затрат и сопоставления результатов расчета производительности труда составляют таблицы хозяйственно-экономических показателей.

В строках таблицы (по горизонтали) отображают:

• Численность работников предприятия за исследуемый период;
• Показатели трудовой деятельности: прибыль/убыток (в рублях), общий объем производства и стоимость валовой продукции, среднестатистическая зарплата работников;
• Объем производимой продукции отдельных видов.

В столбцах (по вертикали) отмечают периоды исследования данных (кварталы, годы), отклонения фактических рабочих показателей от плановых норм, проценты сравнения показателей разных периодов.

Пример таблицы использования рабочего времени:

Трудовой показатель (за год)		Фактические данные за предыдущий год	Данные за последний год		Отклонения от плановых норм	Процент отклонения от показателей прошлого года
			плановые	фактические
Среднесписочное количество работников		350	370	360	-10	+10
Среднее рабочее время на одного работника	Дни работы	220	225	218	-7	-2
	Часы работы	1804	1800	1766	-34	-38
ФРВ (в часах)		280 000	285 000	283 000	-2 000	+3 000
Количество сверхурочных рабочих часов		200	0	175	175	25
Длительность трудового дня (в часах)		8.2	8.0	8.1	0.1	-0.1

В анализе использования рабочего времени учитывают показатели работы производственного персонала (рабочих и инженеров, занятых в выпуске продукции), а также сотрудников административных отделов, медпункта, столовой, библиотеки.

Продуктивность персонала можно измерить с помощью DLP-системы «СёрчИнформ КИБ», которая собирает развернутые данные об активности сотрудников в программах и на сайтах.

Для подведения итогов использования человеческих ресурсов также составляют таблицу среднегодового распределения рабочих дней на одного сотрудника. При этом за основу берут данные ежегодного Производственного календаря РФ.

В таблицу вносят следующие показатели:

• Число календарных дней и часов текущего года;
• Количество праздничных и предпраздничных рабочих дней;
• Номинальный ФРВ;
• Количество неявок на работу, в том числе из-за пребывания в ежегодном, учебном или неоплачиваемом отпуске, из-за болезни, вынужденных простоев или прогулов;
• Явочный ФРВ (разница между максимально возможным фондом и количеством неявок по различным причинам);
• Фактически использованный ФРВ (разница между явочным фондом и количеством простоев в течение целого рабочего дня);
• Длительность рабочей смены;
• Количество часов переработки.

Каждому из этих показателей соответствуют плановые и фактические данные. Приводится разница между ними, рассчитанная на одного работника и на весь персонал.

Анализ сведений, содержащихся в таблицах, позволяет сделать выводы о возможной корректировке режима работы для отдельных сотрудников.

По данным о количестве человеко-часов и дней, а также о длительности рабочей смены рассчитывают коэффициенты использования трудового времени в течение дня, квартала, года.

Также рассматривают возможность изменения продолжительности и очередности предоставления отпусков. Рассчитывают компенсацию за переработанные часы, сокращают рабочее время на вредных производствах.

Принимают меры по укреплению трудовой дисциплины, устранению простоев из-за поломки оборудования или перебоев с поставкой сырья.

При анализе использования рабочего времени учитывают характер производства (непрерывность, сезонность).

Анализ кадрового состава

Он позволяет выявить причины потерь рабочего времени, оценить структуру кадров и резервы более производительного труда.

В ходе аналитического исследования определяется степень обеспеченности кадрами, то есть отношение фактического числа постоянных работников к их плановому количеству.

Показателями кадровой обеспеченности являются разница между этими числами (абсолютное отклонение), а также процент отклонения от плановой численности. Например, если по плану число работающих составляет 240 человек, а фактически работает 217, то абсолютное отклонение составляет 23, а процент отклонения равен 9.6.

При анализе кадрового состава предприятия выявляют факторы, влияющие на темпы выпуска продукции, ее качество и скорость реализации, а также на получение прибыли.

Профессии и категории работников

Производят расчет обеспеченности работниками, имеющими различные специальности и квалификацию, выявляют причины недобора сотрудников отдельных категорий. Определяют необходимость дополнительного обучения работников, повышения заинтересованности специалистов в трудоустройстве на данное предприятие.

Уровень квалификации

Анализируют качественный состав рабочих кадров, чтобы узнать, соответствует ли квалификация работников сложности выполняемых ими служебных заданий. Такое исследование помогает понять причины невыполнения планов и потери времени в течение рабочего дня.

Правильная расстановка кадров позволяет избежать ошибок в начислении заработка при повременной и сдельной оплате труда, а также снизить затраты времени на выполнение служебных заданий.

Текучесть кадров

Важным фактором, влияющим на показатели работы предприятия, является движение кадров (смена места работы внутри предприятия, повышение квалификационного разряда, увольнение, принятие новых сотрудников).

Для оценки перемещения кадров рассчитывают коэффициенты:

• Оборота по приему/уходу кадров – отношение числа принятых/уволенных сотрудников к общему числу (по списку на данный период);
• Замещения – соотношение между численностью принятых и уволенных работников;
• Постоянного состава – отношение количества сотрудников, проработавших на предприятии целый календарный год, к общему списочному числу работников;
• Текучести – результат деления числа уволенных сотрудников (по собственному желанию или инициативе работодателя) на списочное количество.

Заметное движение кадров говорит о необходимости изменения условий и графика работы, пересмотра размеров зарплат, использования методов поощрения достойных работников.

Рентабельность персонала

В процессе анализа использования трудовых ресурсов и факторов, влияющих на трудозатраты, оценивают рентабельность кадров. Для расчета рентабельности прибыль, полученную за определенный период, делят на списочное количество работников. Полученное число умножают на 100.

Рентабельность (прибыль на одного работника) непосредственно зависит от производительности труда, затрат времени на выпуск продукции, продолжительности рабочего дня, состояния оборудования. По показателю рентабельности судят об эффективности производственной деятельности и организации трудового процесса.

Оценка полноты использования рабочего времени, а также показателей, характеризующих состав кадров, необходима для принятия важных решений по управлению производством. Аналитические службы выявляют последствия потерь рабочего времени, дают рекомендации по снижению текучести кадров, усилению заинтересованности работников в повышении производительности труда. Целью анализа трудовых затрат и обеспеченности производства кадрами является выработка мер по снижению трудоемкости работ и повышению рентабельности предприятия.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Источник

Исследование рабочего времени — образцы документов

Для чего проводится исследование рабочего времени

Под исследованием рабочего времени понимается процесс, в ходе которого фиксируется весь комплекс выполняемых сотрудником в течение смены основных и вспомогательных операций, перерывов в работе, а также их длительность.

Изучение рабочего времени сотрудника предоставляет компании большой объем информации, который используется для решения разных управленческих задач.

Основные цели проведения исследования:

• изучение применяемых трудовых приемов и проектирование наиболее рациональных трудовых процессов;
• определение уровня производительности труда и выполнения имеющихся в организации нормативов;
• выявление неиспользованных резервов рабочего времени;
• определение структуры времени рабочей смены;
• выявление уровня трудовой нагрузки, а также возможностей для перераспределения работ.

Исследование трудового процесса сотрудника — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).

Оценкой использования рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы. Следствием станет более интенсивное выполнение рабочих планов и получение более высокой зарплаты и премий.

Инициаторами проведения исследования рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.

Какие существуют способы исследования рабочего времени

На практике чаще всего используются три метода определения временных затрат на выполнение трудовых процессов:

• хронометраж;
• фотография рабочего времени (рабочего дня);
• фотохронометраж.

Хронометраж используется на повторяющихся ручных операциях, которые могут быть поделены на отдельные элементы. Он фиксирует длительность каждого элемента, после чего полученные значения складываются, и получается общее время, затрачиваемое сотрудником на конкретную операцию, либо выводится средняя длительность одного трудового приема.

Фотография рабочего времени предполагает фиксацию продолжительности всех проводимых работником действий в течение рабочего дня, с отнесением их к основному, вспомогательному, подготовительно заключительному времени, регламентированным и нерегламентированным периодам отдыха. После завершения замеров данные сводятся вместе и определяется общая продолжительность непосредственно работы, подготовки и уборки рабочего места, перерывов для отдыха и питания, а также непредусмотренного локальными актами расходования времени.

Фотохронометраж, как можно понять из названия, предполагает более детальную фиксацию времени всех операций в течение смены с одновременным указанием объемов выполненных работ.

Указанные методы также классифицируются в зависимости от различных организационных, производственных факторов:

В зависимости от целей исследования

Фотография рабочего времени

По методу наблюдения

Методом моментных наблюдений

По объекту изучения

В зависимости от того с использованием каких средств производится исследование

Визуальное наблюдение с применением секундомера

Визуальное наблюдение с применением секундомера

Визуальное наблюдение с применением секундомера

Автоматическая регистрация с использованием средств вычислительной техники

Автоматическая регистрация с использованием средств вычислительной техники

Автоматическая регистрация с использованием средств вычислительной техники

По методу регистрации результатов

Независимо от того, какой из приведенных подходов выбран, существуют четыре основные операции в рамках исследования рабочего времени:

• изучение участка, на котором будут производиться замеры, а также особенностей трудового процесса, операций, выполняемых на нем;
• подготовка форм — для конкретной должности или трудовой функции, для отдельного сотрудника или группы, с подробным описанием или с использованием графиков и индексов;
• сбор данных (заполнение соответствующих форм);
• анализ и интерпретация полученных данных.

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.

Как проходит анализ рабочих мест и подготовка бланков наблюдения

До того как приступить к изучению затрат рабочего времени на выбранных рабочих местах, исследователю необходимо выявить:

• перечень проводимых операций и их примерную последовательность;
• режим работы и оснащенность рабочего места;
• применяемые работниками трудовые приемы.

Для этого используются данные должностных инструкций, технологических карт, заполненных работниками анкет, графиков работ. Не лишним будет общение с руководителем исследуемого подразделения и теми работниками, за которыми придется наблюдать. При этом должно появиться общее представление о процессах на исследуемом участке.

Так, объектами исследования могут быть:

• действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
• осуществление сотрудником телефонных звонков;
• написание сотрудником электронных сообщений;
• участие сотрудника в совещаниях, планерках;
• перерывы в работе — на чай, на обед;
• прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.

Анализ затрат рабочего времени проводится в привязке к конкретному технологическому процессу, например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами замеров времени могут быть:

• погрузка материалов на конвейер;
• сборка изделия на конвейере;
• проверка качества собранного изделия;
• спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).

В отношении единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах. Их выбор зависит прежде всего от того, какие цели ставит компания или ее подразделение, ответственное за проведение исследования — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например, до обеда), недели или месяца.

Как проводится фотография рабочего времени

Фотография рабочего дня (ФРД)— укрупненное обследование занятости сотрудника на рабочем месте без деления на конкретные трудовые операции. Она не позволят разработать конкретный норматив времени на отдельную операцию, что дает возможность судить:

• об интенсивности работы сотрудника;
• о степени его занятости;
• конкретном перечне выполняемых функции;
• наличии нерегламентированной работы, которую на данной должности он выполнять не должен;
• выявить наличие потерь рабочего времени;
• определить общую структуру рабочего времени сотрудника в течение смены.

Фотография проводится специально выделенным для этого сотрудником либо наблюдаемым работником самостоятельно. Фиксация может быть как сплошной в течение всего дня, так и выборочной. Оценивается занятость одного работника или нескольких сотрудников одновременно.

Вверху указывается время начала и окончания работ, подразделение, где проводится замер, привлекаемые к исследованию сотрудники. В табличной части записывается наименование действия, проводимого работником, время его начала и окончания, длительность в минутах или часах; также может проставляться индекс, обозначающий категорию времени.

Индексы могут иметь следующие значения:

• ОВ Основное рабочее время
• ПВ Подготовительно-заключительное время
• ОТ Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности
• НР Перерыв непроизводительный
• ТП Потери времени по независящим от работника причинам.

Пример заполненного формата

После того как все данные собраны, формируется итоговая таблица, в которой укрупненно отражаются затраты времени сотрудника в течение смены:

В приведенной таблице видно, что 1 процент от сменного времени занимает случайная, нехарактерная для этого места работа. Соответственно, нужно выявить ее содержание и по возможности исключить, оптимизировав в результате трудовой процесс.

Также можно посчитать суммарное количество времени, затрачиваемое на однородные операции, и вывести их удельный вес в общем времени смены.

Итоги

Исследование рабочего времени проводится в целях анализа и повышения эффективности работы фирмы. Для ее проведения следует определить методы и объекты исследования.

Источник