Способы анализа рабочих мест

Анализ работы и формирование квалификационных требований к персоналу

Технологии анализа рабочих мест; эффективности найма; текучести кадров

1. Анализ рабочих мест

Основным элементом системы управления персоналом является рабочее место. В этом понятии можно выделить две его основные составляющие: 1) технические, органи­зационные и экономические задачи, связанные с проек­тированием рабочих мест, их аттестацией, разработкой технологии, организации труда, оперативным планирова­нием производства; 2) задачи планирования трудовых ре­сурсов и капитальных вложений.

В задачах первой группы рабочее место рассматривает­ся как зона трудовой деятельности одного рабочего или звена (бригады), как часть производственного пространства (например, цеха). Для задач второй группы (назовем ихтрудоресурсными) рабочее место надо рассматривать с по­зиции обеспеченности производства рабочей силой или населения работой. В трудоресурсном аспекте рабочее ме­сто — это сфера приложения труда одного работника соот­ветствующей квалификации или совокупность функций, которые он должен выполнять. Например, если для об­служивания одного станка (агрегата) требуется участие двух рабочих, то в технологическом и эргономическом аспектах данная система будет рассматриваться как одно рабочее место, а в трудоресурсном аспекте — как два рабо­чих места в каждую смену.

В практической деятельности по управлению челове­ческим фактором в организации можно выделить опреде­ленные шаги, первым из которых, несомненно, является анализ рабочего места (АРМ).

Важную роль играет проектирование рабочего места (ПРМ), а также связанные с ПРМ задачи по улучшению качества производственной среды и трудовой жизни.

Анализ рабочего места представляет собой дифферен­цирование рабочего места, с одной стороны, через задачи (деятельность), которая на нем совершается, а с другой — через требования по отношению к образованию, опыту и ответственности, необходимым для успешного выполне­ния деятельности на этом месте. АРМ, как правило, со­стоит из двух частей:

1) описание рабочего места — перечисление видов деятельности (задач, трудовых условий, средств оборудо­вания и материалов, которые используются на данном ра­бочем месте);

2) спецификация рабочего места — перечисление не­обходимых требований к опыту, квалификации и ус­пешно выполнение задачи (справляться с работой) на дан­ном рабочем месте.

Анализ рабочего места проводится для последующего решения многих важных организационных и кадровых проблем:

1) для проектирования рабочего места;

2) для поиска необходимых организации сотрудников;

3) для объективного отбора сотрудников;

4) для осуществления формальной оценки совершен­ной сотрудником деятельности (проделанной им работы);

5) для квалификационной подготовки и переподготов­ки персонала;

6) для организации карьеры сотрудников;

7) в связи с материальным и моральным стимулирова­нием персонала;

8) в связи с задачей обеспечения техники безопасности труда.

Источник

Анализ рабочего места: способы и методы

В основу организации входит количество рабочих мест и операций, которые выполняют сотрудники. Для достижения успеха эти базисные аспекты должны работать в соответствии с задачами и целями предприятия. А для хорошей работы необходимо проводить анализ рабочих мест, процессов, операций, которые являются частью программы управления персоналом.

Рассмотрим анализы выше перечисленных аспектов.

Специфика анализа рабочего места (АРМ)

АРМ состоит из дифференцирования места на работе, которое протекает через:

• задачи;
• требования к образованию, опыту работы, ответственности.

АРМ проводится с целью:

• проектирования производственных мест на работе;
• поиска сотрудников;
• оценки работы сотрудников;
• повышения квалификации и переподготовки работников;
• организации карьеры персонала;
• повышение работоспособности сотрудников при помощи материального и морального стимула;
• обеспечения техникой безопасности труда.

АРМ проводится в два этапа:

• описание места на работе;
• спецификация места на работе.

Описание места включает в себя перечисление:

• задач;
• трудовых условий;
• средств оборудования;
• материальных средств;
• стандартов;
• регламентов.

Спецификация места на работе состоит из перечисления:

• требований к опыту работы;
• квалификации;
• возможности успешного выполнения работы.

Четкого регламента по описанию АРМ не существует, но условно выделяют следующие разделы:

• название должности;
• аннотация функций должности;
• совершенные действия сотрудника в момент выполнения должностных функций (выполненные задачи, используемые материалы, степень контроля над работой);
• условия работы и ее среда (температура, освещенность, опасные для здоровья сотрудника воздействия);
• социальное окружение (сведения о размере рабочей группы, об отношениях между напарниками).

АРМ дает ответы на вопросы:

• Сколько нужно времени для выполнения основных производственных операций?
• Какие производственные операции можно объединить?
• Как организовать рабочее место?
• Какой режим работы следует установить?
• Какими личностными характеристиками должен обладать сотрудник?
• Как можно использовать полученную информацию, чтобы создать программу управления персоналом предприятия?

Стадии анализа рабочего места

Для того, чтобы провести АРМ, необходимо пройти через несколько стадий:

1. Стадия, которая дает общую картину работы организации. Здесь рассматривается место каждого сотрудника. Первая стадия заканчивается составлением таблицы по механизму предприятия, диаграммами рабочего процесса.
2. На данной стадии разрабатывают проект работы организации, на основе полученных данных. Так как анализ рабочего процесса занимает достаточно долгий промежуток времени и финансовых затрат, нужно создать типичный образец.
3. На третьей стадии аналитик для оценки отбирает определенные рабочие места.
4. Четвертая стадия включает в себя методы, которые помогают собрать необходимые сведения о рабочем месте.
5. На данном этапе используется информация 4 пункта для описания мест на работе.
6. Разработка спецификации.
7. Обработка информации, полученной на всех стадиях. На данном этапе разрабатываются варианты проекта рабочего процесса, т.е. выбор рационального сочленения:
   • рабочих элементов;
   • обязанностей;
   • задач.

При этом выбор должен отвечать за достижение наилучших результатов работника. После обработки (оценки и анализа) данных выявляются и устраняются недостатки вариантов.

Список обязанностей исследователя

• предварительно делать обзор предприятия и взаимодействия служб, отделов, рабочих мест;
• хорошо разбираться в людях и рабочем процессе;
• иметь представление об общей организационной структуре;
• знать характер связей процедур управления рабочим коллективом с общей структурой;
• выбирать лучшие способы и методы для проведения анализа.

Методы для АМР

Для сбора необходимых сведений, или для «анализа, ориентированного на рабочее место» используют 4 метода:

1. Наблюдение;
2. Собеседование (интервью);
3. Анкета;
4. Список обязанностей работника.

Примечание 1

Также исследование может быть сконцентрировано на процессах и называется оно «Анализ, ориентированный на рабочие процессы». Для этого используют анкеты «Информационный стандарт анализа рабочего места».

Рассмотрим каждый из методов.

1. Метод прямого наблюдения используется при:

• ручном рабочем процессе;
• стандартизации труда;
• непродолжительной работе.

Для изучения достаточно одного работника. Данный метод малоэффективен при умственной работе. Наблюдение должно проходить незаметно.

2. Метод собеседования сочетается с предыдущим. Аналитик проводит интервью с работником и одновременно следит за его реакцией. Вопросы могут задавать обе стороны. В качестве интервьюера выступают:

Вопросы для всех стандартные. Это делается для дальнейшего сравнения ответов.

Минус метода – недостаток полученных сведений. Например, при собеседовании с работником, который знает, что его ответы повлияют на ЗП, дает искаженную информацию.

3. Анкетирование сотрудников. Самый бюджетный и достаточно эффективный метод. За короткий период времени позволяет собрать большое количество информации. Типичной анкетой является «Информационный стандарт анализа рабочего места». В нее входят вопросы о:

• рабочем мест;
• рабочем процессе;
• требованиях;
• условиях работы;
• оборудовании.

Плюс анкет – сотрудники могут предложить свои идеи для более успешной работы, описать процесс своими словами.

4. Список обязанностей работника включает в себя информацию о:

• выполнении обязанностей;
• времени выполнения;
• перечне обязанностей.

Для этого работник должен вести ежедневный дневник. Используя его, можно сравнить работу по дням, неделям и месяцам.

Плюс – используются, когда нельзя провести метод наблюдения.

Сущность количественных методов анализа

Выше перечисленные методы используются в совокупности. Они дают основу для специальных количественных методов анализа. Данный способ дает информацию о:

• роде обязанностей сотрудника;
• необходимых навыках и знаниях для выполнения работы.

Можно выделит три основных количественных метода:

1. функциональный анализ работы;
2. анкетирование по должностям;
3. анкетирование административных лиц.

• природу работы организации;
• описание работы организации;
• получение данных.

Плюс метода – получение количественной оценки. С помощью этого рабочие процессы структурируются, что позволяет определить уровень ЗП сотрудника.

2. Данный метод использует стандартную анкету. Она заполняется самим аналитиком. Из анкеты он определяет важные пункты для выполнения конкретного рабочего места. Анкета может содержать шесть разделов:

• источники служебной информации (откуда, каким образом работник получает нужные сведения для работы);
• умственная работа (определяется род решений; вид процедур, выполняемые работником: аналитические или проектно-планировочные);
• затраты физического труда (определяются инструменты и затраты для рабочего процесса);
• контакт с людьми (устанавливается необходимый род взаимодействия с окружающими);
• условия работы (устанавливаются физические и социальные условия труда);
• прочие данные.

Для сортировки, оценки, сравнения и описания используют специальные компьютерные программы, в которых должны использовать 7 параметров:

• характер решений;
• взаимосвязи;
• ответственность;
• необходимые навыки и обучение;
• наличие и характер затрат ручного труда;
• использование оборудования/транспорта;
• обработка сведений.

Плюс метода – апробация.

Минус – большие затраты времени и труда.

Так как программа автоматизирована, то описания разных должностей могут быть одинаковыми. Таким образом, анкета дает общую картину должностей.

На данный момент существует множество методов для АРМ. Какие-то из способов оценивают рабочий процесс, какие-то поведение работника.

Источник

Исследование рабочего времени — образцы документов

Для чего проводится исследование рабочего времени

Под исследованием рабочего времени понимается процесс, в ходе которого фиксируется весь комплекс выполняемых сотрудником в течение смены основных и вспомогательных операций, перерывов в работе, а также их длительность.

Изучение рабочего времени сотрудника предоставляет компании большой объем информации, который используется для решения разных управленческих задач.

Основные цели проведения исследования:

• изучение применяемых трудовых приемов и проектирование наиболее рациональных трудовых процессов;
• определение уровня производительности труда и выполнения имеющихся в организации нормативов;
• выявление неиспользованных резервов рабочего времени;
• определение структуры времени рабочей смены;
• выявление уровня трудовой нагрузки, а также возможностей для перераспределения работ.

Исследование трудового процесса сотрудника — это, по сути, инвентаризация рабочего времени: выявление его количественных показателей применительно к локальным бизнес-процессам (производственным, управленческим).

Оценкой использования рабочего времени может быть заинтересован также и сам сотрудник — в целях повышения продуктивности работы. Следствием станет более интенсивное выполнение рабочих планов и получение более высокой зарплаты и премий.

Инициаторами проведения исследования рабочего времени на предприятии могут быть разные субъекты: собственники бизнеса, которых интересует рост производительности труда; топ-менеджеры, также заинтересованные в достижении высоких производственных показателей; руководители подразделений; рядовые сотрудники.

Какие существуют способы исследования рабочего времени

На практике чаще всего используются три метода определения временных затрат на выполнение трудовых процессов:

• хронометраж;
• фотография рабочего времени (рабочего дня);
• фотохронометраж.

Хронометраж используется на повторяющихся ручных операциях, которые могут быть поделены на отдельные элементы. Он фиксирует длительность каждого элемента, после чего полученные значения складываются, и получается общее время, затрачиваемое сотрудником на конкретную операцию, либо выводится средняя длительность одного трудового приема.

Фотография рабочего времени предполагает фиксацию продолжительности всех проводимых работником действий в течение рабочего дня, с отнесением их к основному, вспомогательному, подготовительно заключительному времени, регламентированным и нерегламентированным периодам отдыха. После завершения замеров данные сводятся вместе и определяется общая продолжительность непосредственно работы, подготовки и уборки рабочего места, перерывов для отдыха и питания, а также непредусмотренного локальными актами расходования времени.

Фотохронометраж, как можно понять из названия, предполагает более детальную фиксацию времени всех операций в течение смены с одновременным указанием объемов выполненных работ.

Указанные методы также классифицируются в зависимости от различных организационных, производственных факторов:

В зависимости от целей исследования

Фотография рабочего времени

По методу наблюдения

Методом моментных наблюдений

По объекту изучения

В зависимости от того с использованием каких средств производится исследование

Визуальное наблюдение с применением секундомера

Визуальное наблюдение с применением секундомера

Визуальное наблюдение с применением секундомера

Автоматическая регистрация с использованием средств вычислительной техники

Автоматическая регистрация с использованием средств вычислительной техники

Автоматическая регистрация с использованием средств вычислительной техники

По методу регистрации результатов

Независимо от того, какой из приведенных подходов выбран, существуют четыре основные операции в рамках исследования рабочего времени:

• изучение участка, на котором будут производиться замеры, а также особенностей трудового процесса, операций, выполняемых на нем;
• подготовка форм — для конкретной должности или трудовой функции, для отдельного сотрудника или группы, с подробным описанием или с использованием графиков и индексов;
• сбор данных (заполнение соответствующих форм);
• анализ и интерпретация полученных данных.

Рассмотрим особенности каждой из указанных операций подробнее.

Как проходит анализ рабочих мест и подготовка бланков наблюдения

До того как приступить к изучению затрат рабочего времени на выбранных рабочих местах, исследователю необходимо выявить:

• перечень проводимых операций и их примерную последовательность;
• режим работы и оснащенность рабочего места;
• применяемые работниками трудовые приемы.

Для этого используются данные должностных инструкций, технологических карт, заполненных работниками анкет, графиков работ. Не лишним будет общение с руководителем исследуемого подразделения и теми работниками, за которыми придется наблюдать. При этом должно появиться общее представление о процессах на исследуемом участке.

Так, объектами исследования могут быть:

• действия в основной компьютерной программе, посредством которой работник выполняет свою трудовую функцию, например «1С», если он бухгалтер, или Photoshop, если он дизайнер;
• осуществление сотрудником телефонных звонков;
• написание сотрудником электронных сообщений;
• участие сотрудника в совещаниях, планерках;
• перерывы в работе — на чай, на обед;
• прочие действия в пределах офиса, не имеющие связи с трудовой функцией, но являющиеся неотъемлемой частью трудового процесса, например смена одежды, загрузка ПК, ожидание обновления его баз и программных компонентов.

Анализ затрат рабочего времени проводится в привязке к конкретному технологическому процессу, например к этапам выпуска товаров, производимых на фабричной линии предприятия. В этом случае объектами замеров времени могут быть:

• погрузка материалов на конвейер;
• сборка изделия на конвейере;
• проверка качества собранного изделия;
• спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т. д.).

В отношении единиц измерения длительности действий или занятий сотрудника таковые могут выражаться в секундах, минутах, часах. Их выбор зависит прежде всего от того, какие цели ставит компания или ее подразделение, ответственное за проведение исследования — улучшить производительность сотрудника в течение рабочей смены (или ее части — например, до обеда), недели или месяца.

Как проводится фотография рабочего времени

Фотография рабочего дня (ФРД)— укрупненное обследование занятости сотрудника на рабочем месте без деления на конкретные трудовые операции. Она не позволят разработать конкретный норматив времени на отдельную операцию, что дает возможность судить:

• об интенсивности работы сотрудника;
• о степени его занятости;
• конкретном перечне выполняемых функции;
• наличии нерегламентированной работы, которую на данной должности он выполнять не должен;
• выявить наличие потерь рабочего времени;
• определить общую структуру рабочего времени сотрудника в течение смены.

Фотография проводится специально выделенным для этого сотрудником либо наблюдаемым работником самостоятельно. Фиксация может быть как сплошной в течение всего дня, так и выборочной. Оценивается занятость одного работника или нескольких сотрудников одновременно.

Вверху указывается время начала и окончания работ, подразделение, где проводится замер, привлекаемые к исследованию сотрудники. В табличной части записывается наименование действия, проводимого работником, время его начала и окончания, длительность в минутах или часах; также может проставляться индекс, обозначающий категорию времени.

Индексы могут иметь следующие значения:

• ОВ Основное рабочее время
• ПВ Подготовительно-заключительное время
• ОТ Обеденный перерыв, перерыв на текущие надобности
• НР Перерыв непроизводительный
• ТП Потери времени по независящим от работника причинам.

Пример заполненного формата

После того как все данные собраны, формируется итоговая таблица, в которой укрупненно отражаются затраты времени сотрудника в течение смены:

В приведенной таблице видно, что 1 процент от сменного времени занимает случайная, нехарактерная для этого места работа. Соответственно, нужно выявить ее содержание и по возможности исключить, оптимизировав в результате трудовой процесс.

Также можно посчитать суммарное количество времени, затрачиваемое на однородные операции, и вывести их удельный вес в общем времени смены.

Итоги

Исследование рабочего времени проводится в целях анализа и повышения эффективности работы фирмы. Для ее проведения следует определить методы и объекты исследования.

Источник