Способам снижения рисков невозврата дебиторской задолженности относятся

Как снизить риски невозвратной дебиторской задолженности

У крупной российской компании возникли проблемы с кредитными договорами по продукции, отгружаемой клиентам в долг. Требовалось исключить ошибки в определении взаимосвязей кредитуемых организаций. Для этого нужно было ускорить проверку контрагентов и обработку информации при ограниченном штате персонала.

ООО «ТД «ЭЛЕКТРОТЕХМОНТАЖ» (ЭТМ) — российская компания, осуществляющая более 26 лет комплексные поставки электротехники, систем безопасности, строительного крепежа и инженерной сантехники.

• дилер № 1 (более 25 ведущих отечественных и зарубежных производителей электротехнической продукции в России, поставка продукции более 400 производителей);
• 6 региональных центров;
• 9 логистических центров;
• более 190 точек продаж;
• свыше 800 городов обслуживания;
• 7 000 сотрудников;
• более 130 000 клиентов.

Какие проблемы возникли в бизнес-процессах

Ввиду того, что компания ЭТМ осуществляет свою деятельность на территории всей РФ, её клиентская база насчитывает около 1 млн юридических лиц.

При сегментации базы выяснилось, что:

• часть клиентов совершала разовые покупки;
• часть клиентов «отвалилась», а данные по ним не актуализированы;
• часть клиентов не проработана или брошена;
• примерно 75 000 клиентов с действующими договорами поставки на разной стадии сотрудничества.

Основные сложности создавали кредитные договоры по продукции, отгружаемой клиентам компании в долг. Обработкой системной информации и проверкой контрагентов в ЭТМ занимается служба электронной безопасности (СЭБ), при этом количество сотрудников то же, что и 10 лет назад.

Как выглядел процесс кредитования (рассрочка, отсрочка платежа)

• Менеджер отправлял заявку на согласование кредита.
• Сотрудник СЭБ проверял компанию клиента в ручном режиме с использованием веб-версии программы проверки контрагентов.
• Взаимосвязь клиента с другими юридическими лицами собственников, имеющимися в клиентской базе ЭТМ, велась на память либо с использованием данных в электронных отчетах.
• В связи с увеличением объема заявок на кредитные договоры и при неизменном количестве сотрудников СЭБ существенно сократилось время на проверку одной заявки, что не могло не сказаться на качестве.

Этапы решения проблемы

Сложившаяся система создавала риски: отгрузка продукции в кредит могла быть произведена юрлицам, собственники которых уже имели задолженность в ЭТМ. Следствие такой работы — отсутствие контроля за ростом невозвратной дебиторской задолженности.

Необходимо было срочно исключить ошибки определения взаимосвязей кредитуемых организаций, при этом повысить скорость обработки информации без увеличения количества сотрудников штата службы безопасности.

На первом этапе требовалось идентифицировать действующих клиентов с кредитными договорами по связанным организациям.

На втором этапе нужно было применить те же связанные организации для идентификации среди всего пула клиентов — холдинги.

Реализация и нюансы проекта

В проекте приняли участие 4 человека из службы безопасности и отдела информационных технологий.

Интеграция по передаче связей генеральных директоров клиентов заняла 2 недели.

Интеграция по связям учредителей потребовала доработок с обеих сторон, и на нее ушло 2 месяца.

Передаваемые данные интегрированы в собственную базу учета, используемую только в ЭТМ.

Результаты внедрения Фокус API

В результате работы по API в клиентской базе ЭТМ происходит автоматическая привязка карточек друг к другу, у них существует взаимосвязь по действующему генеральному директору или учредителям.

Это позволяет видеть общую кредитную историю, которую отследить вручную достоверно невозможно, а также кредитную историю взаимосвязанных карточек клиентов для управления кредитными отгрузками.

Исключен человеческий фактор по ошибкам определения взаимосвязей кредитуемых клиентов. Повысилась эффективность обработки информации, что устранило потребность в расширении штата персонала.

Минимум в 2 раза сократились затраты, закладываемые в себестоимость резервов по проблемной дебиторской задолженности.

Сотрудники управления продаж заранее видят связи своего клиента с другими карточками клиентской базы и используют это в работе.

Сотрудники службы безопасности видят те же связи, контролируют действия сотрудников продаж по предоставлению корректной информации работы с дебиторской задолженностью при наличии взаимосвязанных клиентов.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Как уменьшить дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это актив компании, при благоприятных обстоятельствах трансформирующийся в реальные денежные средства. Но такой долг может привести и к недостатку финансирования. Зная, как контролировать и уменьшать дебиторку, можно снизить экономические риски предприятия.

Понятие дебиторской задолженности

Дебиторка формируется тогда, когда продукцию либо услуги реализуют с отсрочкой их оплаты. Можно сказать, контрагенту выдается беспроцентный кредит на период, прописанный в договорных документах. Оборотные средства компании оказываются «замороженными». Есть значительный риск невозврата задолженности. Однако в настоящее время почти нет предприятий без дебиторки, поскольку такое сотрудничество приводит к росту рынка сбыта и привлечению новых покупателей.

Кроме невыплат клиентов и партнеров, к дебиторке можно отнести:

• переплаты по налогам и социальным взносам;
• предоплату поставщикам сырья;
• излишние перечисления по зарплате;
• просрочки по кредитам;
• задолженности персонала перед компанией, например, если по их вине возник материальный ущерб, обнаружились недостачи.

Дебиторские долги относят к финансовым активам компании. Если ее ликвидность высока, то в прописанный в соглашении момент долг превратится в реальные денежные средства. Но из-за ДЗ компания может нести косвенные потери. Ведь задолженность, если нужно, нельзя использовать как оборотные средства. А при росте дебиторки оборот и вовсе снижается, что угрожает финансовыми проблемами, даже банкротством.

Виды дебиторки и причины появления проблемных долгов

Прежде всего, ДЗ подразделяют на неторговую и торговую. Первая формируется вследствие переплат по налоговым и страховым взносам, авансов сотрудникам. Это выплаты, не имеющие отношения к производству. Торговая ДЗ образуется при продаже товаров либо услуг. В эту категорию входят все виды отсрочек по выплатам, а также предоплатное внесение средств за сырье либо работу.

Дебиторка бывает долгосрочной (больше года) и краткосрочной. Отдельно выделяют просроченную ДЗ: сомнительную и безнадежную. К сомнительным долгам относят те, что не погашаются в срок, прописанный в соглашении, при отсутствии обеспечения залогом, поручительством, гарантией банка. Их считают текущими, если период просрочки не превысил трех месяцев, проблемными – с трех месяцев до года. Дебиторку, превысившую трехлетний период, относят к безнадежной и списывают.

Зачастую причиной сомнительной ДЗ возникают из-за проблем с контрагентами:

• нехваткой у партнера финансовых средств на оплату долга;
• вынесением предприятия-кредитодателя в низ списка приоритетов по выплатам;
• непорядочностью контрагента. Его нежеланием платить по счетам.

Но иногда долг «зависает» из-за отсутствия контроля за дебиторкой и недостаточного усердия персонала по ее анализу и взысканию. Возможны проблемы, вызванные ошибками в документации, контролем оплат, несогласованностью работы отделов.

Контроль дебиторки и ее ликвидность

Средства ДЗ не принимают участия в обороте, что, фактически снижает благонадежность предприятия. Большой объем дебиторки способен привести к финансовому краху. Поэтому очень важен контроль ДЗ и мероприятия по ее уменьшению, снижению рисков невозврата долга.

Для контроля ДЗ все долги необходимо структурировать, проанализировав:

• суммарную задолженность и количество контрагентов;
• долю ДЗ в бюджете предприятия;
• время и размер выплат.

Помимо анализа дебиторки, важен и ее точный расчет. Он необходим, чтобы контролировать объем «замороженных» средств по окончанию каждого отчетного периода.

Самым простым методом расчета считается применение формулы ДЗ = ДЗ1+Т-Р, где:

• ДЗ1 – задолженность, оставшаяся по завершению отчетного отрезка времени;
• Т – договорная цена;
• Р – прибыль от продаж.

Насколько стабильно финансовое состояние предприятия, во многом зависит от того, ликвидна ли ДЗ. То есть, как быстро долг трансформируется в реальные деньги. Показатель ликвидности называют коэффициентом оборачиваемости.

Расчет его значения проводится делением прибыли от продаж за конкретный период на усредненный показатель дебиторки. Его вычисляют, суммировав все долги на начало и на завершение исследуемого периода и поделив получившуюся цифру на два.

Вычислив коэффициент оборачиваемости, реально определить возможность перевода ДЗ в реальные деньги. Чем выше значение, тем дебиторка ликвиднее.

Для анализа ДЗ и расчетов даже на предприятии средних размеров простыми формулами не обойтись. Необходимо специальное программное обеспечение. Если фирма небольшая, можно использовать Excel. Владельцам крупного бизнеса потребуется внедрение CRM-системы либо 1С. Благодаря этим технологиям можно быстрее формировать отчетность, своевременно выявлять сомнительные и проблемные долги, оптимизировать работу по их взысканию.

Способы минимизации дебиторской задолженности

Чем меньше дебиторка и лучше организовано ее взыскание, тем больше у предприятия свободных денежных средств. Сотрудничество по предоплате фактически убирает риски образования ДЗ. Но для большинства покупателей такой вариант не слишком выгоден, поэтому число контрагентов, соглашающихся на предоплату, невелико. Конечно, владельцы бизнеса пытаются наладить сотрудничество так, чтобы получать предоплату или оплату по факту поставки. Но, несмотря на скидки и бонусы, покупатели на это идут нечасто. Поэтому нужно искать способы минимизации ДЗ, просроченных и безнадежных долгов.

Мотивация персонала предприятия

Эффективный инструмент, помогающий бороться с образованием сомнительной ДЗ – мотивация сотрудников компании. При начислении заработной платы менеджеры обычно получают бонус от продаж. Его размер корректируют, в зависимости от объемов проблемной ДЗ. Например, если дебиторка оказалась больше 5 %, бонус не начисляют либо замораживают до момента погашения задолженности.

В этом случае у персонала возникает личный мотив по ускорению возврата дебиторки. Аналогичная мотивация применяется и для руководителя отдела. При расчете его заработной платы используется корректирующий коэффициент, увеличивающий или уменьшающий ее, в зависимости от объемов проблемной ДЗ.

Взаимодействие с дебиторами

Перед тем как заключить соглашение с контрагентом, стоит проверить его реальные финансовые возможности. Для этого анализируют значения ликвидности и рентабельности, проверяют организацию на наличие признаков банкротства. Нужные сведения можно запросить у самого контрагента. Если он отказывает, это явный «тревожный звонок», сигнализирующий о проблемах потенциального партнера.

Для поиска информации можно использовать данные с официального ресурса Федеральной налоговой службы и другую государственную отчетность, которую регулярно выкладывают в Интернете.

Если договор уже заключен, но у партнера возникли трудности с возвратом долга, дайте ему возможность погашения задолженности в рассрочку либо предоставьте отсрочку выплат на небольшой срок. Внесудебное решение проблем выгодно для обеих сторон. Оно не только экономит время и деньги. Но и позволяет сохранить дружественные партнерские отношения.

Не стоит забывать и о собственных действиях. Иногда просрочки возникают из-за проблем с документооборотом у покупателя. Именно поэтому нужно направлять контрагентам официальные сообщения о приближении времени выплат либо о наступлении просрочки по ДЗ.

Страхование дебиторской задолженности

Если у организации есть контрагенты, риск просрочки ДЗ у которых высок, стоит застраховать их выплаты как предпринимательский риск. Предприятию необходимо заключить договор со страховой компанией, указав в нем основные условия с перечнем страховых случаев. Если такой наступит, страховая компания выплатит застрахованную дебиторку с заранее оговоренным дисконтом.

Часть этих денег спишут в расходы предприятия. А страховая компания станет взыскивать сумму ДЗ с должника.

Если вы решили снизить риск возможных потерь, застраховав ДЗ, не забывайте о дополнительных затратах на оплату услуг страховой компании. Сопоставьте цену страхового полиса и вероятность невыплаты дебиторки. Только если риски велики, а необходимость партнерства важна, страхование будет выгодным.

Факторинг и банковская гарантия

Факторинговая компания либо банковское учреждение могут выступить посредником между покупателем и продавцом, тем самым снижая риск невозврата средств.

В первом случае схема работает так:

1. Продавец направляет продукцию покупателю и передает отчетную документацию в факторинговое агентство.
2. Посредник выплачивает деньги за продукцию продавцу.
3. Факторинговое агентство взыскивает деньги у покупателя.

За посредничество факторинговые фирмы взимают комиссионные от общей суммы сделки.

Банковское учреждение тоже может стать гарантом выплаты денежных средств продавцу. Он берет на себя по просьбе покупателя обязательства по оплате продукции или услуг, а тот, в свою очередь, возвращает средства кредитному учреждению.

Методы взыскания дебиторки

Если дебиторка не перешла в категорию безнадежной, есть возможность ее взыскать. То есть подобные мероприятия действенны, пока не закончился срок исковой давности, равный трем годам, должник не стал банкротом, компания-дебитор не ликвидирована. Иначе ДЗ нужно будет списывать за счет собственных резервов.

Продавец и покупатель могут договориться полюбовно. Но если такой вариант невозможен, ДЗ истребуют принудительно через суд. Для этого нужно собрать все документы, подтверждающие долг и то, что досудебные методы проблему не решили.

Если владелец бизнеса не хочет решать проблемы с просроченной ДЗ самостоятельно, он всегда может продать долг по договору цессии. Но выручит он немного. К примеру, кредитные учреждения продают коллекторам просроченные задолженности всего за 3–8 % от суммы.

Списание дебиторской задолженности

Списывают безнадежную дебиторку благодаря резерву сомнительных долгов. Но если компания не имеет такового, списать ДЗ возможно на финансовые результаты.

Процедура проводится для каждой задолженности отдельно. Если ДЗ списана, это не значит, что ее больше нет. Пять лет долг «висит» на бухгалтерском балансе предприятия. А специалисты отслеживают, нельзя ли все-таки вернуть ДЗ, например, при улучшении экономического состояния должника.

Дебиторка – главный показатель экономического благополучия предприятия. Объем дебиторских долгов необходимо контролировать и по возможности постоянно уменьшать, чтобы избежать финансовых проблем, вплоть до банкротства.

Источник