Способ ведения управленческого учета

Управленческий учет: как внедрить и автоматизировать в компании

Что такое управленческий учет

Управленческий учет — это система анализа финансовых показателей компании, планирования и отчетности. Эта информация используется для принятия руководством управленческих решений, основанных на цифрах.

Часто управленческий учет путают с бухгалтерским. Это ошибка. Бухучет — лишь часть управленческого, он нужен для отчетности перед ФНС. Вы ведь понимаете, что вашему бухгалтеру куда важнее вовремя сдать государству отчет или дождаться пятницы, чем подумать о том, как ваш бизнес может больше зарабатывать?

Зачем вести управленческий учет

Управленческий учет нужен предпринимателю, чтобы в любой момент времени ответить на вопросы — в каком состоянии находится компания и как распределить ресурсы, чтобы поднять продажи и снизить издержки.

Конкретные задачи, которые решает управленческий учет:

1. Расчет прибыльности направлений бизнеса/проектов

Допустим, вы оказываете разные виды услуг. На каждое направление тратится определенный бюджет, каждое приносит свой доход. Бухучет не покажет, какие сегменты бизнеса прибыльные, а какие нужно закрывать, какие сотрудники или филиалы приносят убыток, сколько людей нужно уволить, чтобы не обанкротиться. Управленческий учет призван решать такие задачи.

Собственник компании «Окей, трактор» Михаил Иванов внедрил управленческий учет на базе сервиса ПланФакт и поделился результатами:

«У нас есть диспетчерская техника — это техника подрядчиков из разных регионов. ПланФакт помог нам разделить само диспетчерское направление и еще разбить его по регионам. Мы создали группы проектов, назвали их областями РФ, в которых ведем работу, а внутри еще разделили на города и населенные пункты региона. Так мы понимаем, из какого региона и какого города приходит больше денег, какая техника и где лучше всего продается и с какой маржинальностью. Это позволяет нам грамотно распределять рекламный бюджет»

2. Планирование финансовой деятельности

Вы фиксируете ожидаемые расходы и доходы и понимаете, сколько денег и когда можете вывести, инвестировать в другие проекты. Всегда интересно понимать, когда вы сможете позволить себе новенький «ягуар» без последствий для бизнеса. Планирование также позволяет предсказать и предотвратить кассовый разрыв — временную нехватку денег на счетах. Бывали случаи, когда подходит день выдачи зарплаты, а платить сотрудникам нечем?

Екатерина Зуева, совладелица студии Be in Bikram Yoga рассказала, как кассовые разрывы преследовали компанию:

«Пока мы не вели управленческий учет, у нас были проблемы с кассовыми разрывами: расходы оплачивались по наитию, без плана. Есть деньги на счету — платим, нет — договариваемся об отсрочке. Вся финансовая политика сводилась к затыканию дыр. Это был огромный стресс»

3. Контроль дебиторки и кредиторки

В любое время вы получите ответы на вопросы: «Какой общий размер долга ваших клиентов и когда они его выплатят?», «Сколько у вас на счетах чужих денег, которые нельзя тратить?»

Наталия Морозова, эксперт по управлению финансами и налоговой безопасности, делится опытом:

«В Казани у моего клиента 17 аптечных киосков и постоянная нехватка денег. Он обратился ко мне с этой проблемой, не мог понять, в чем дело. Оказалось, что из 17 киосков прибыльны были всего 2. Собственник не вел управленческий учет, поэтому не понимал, насколько большой убыток»

Какие отчеты важны для ведения управленческого учета

В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в управленческом учете:

• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибылях и убытках;
• баланс.

Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.

Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.

Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут и напрасно его недооценивают.

Виды управленческого учета

Нет четкой классификации управленческого учета по видам, поскольку каждая компания имеет свои особенности и может устанавливать методы учета исходя из бизнес-целей.
Условно принято выделять четыре вида управленческого учета по направлениям.

1. Производственный учет

Направлен на расчет себестоимости с учетом затрат на производство. Отвечает на вопрос: сколько и каких ресурсов было потрачено на тот или иной вид продукции.

2. Маржинальный учет

Направлен на оптимизацию объема реализации продукции, затрат и итоговых цен для получения максимальной прибыли.

3. Бюджетный учет

Направлен на повышение работы и эффективности подразделений и отдельных сотрудников. Позволяет повысить управляемость и предсказуемость финансовых результатов для руководителей разных направлений и усилить их ответственность за выполняемую работу.

4. Стратегический учет

Направлен на обеспечение компании финансами и ресурсами, необходимыми для развития, а также на повышение конкурентоспособности в долгосрочной перспективе.

Внедрение управленческого учета в организации

Обычно управленческий учет начинается с Excel и учета движения денежных средств. Таблицы можно использовать только на самом начальном этапе, пока бизнес маленький и у собственника есть время, чтобы самостоятельно вносить все данные. Но даже в небольшом бизнесе недостаточно видеть только как движутся денежные средства. Это не является показателем успеха.

С ростом бизнеса собственники внедряют специализированные программы или облачные сервисы, которые способны собирать информацию из нескольких источников и автоматически строить все важные отчеты. Также часто владелец бизнеса обзаводится финансистом или финансовой службой.

Основные программы для ведения управленческого учета:

• Excel или Google Sheets;
• Специализированные облачные сервисы (ПланФакт, Финолог и другие);
• Различные конфигурации на базе 1С;
• ERP-системы (для крупных предприятий).

Каждая из программ будет иметь как подходящие для конкретной компании возможности, так и отсутствующие. И это логично, ведь разработчики не могут учесть все особенности и сделать универсальное ПО для бизнесов разных отраслей и размеров.

Автоматизация управленческого учета на базе ПланФакта

Когда Excel убивает все больше времени и сил, разрастаясь в десятки разных таблиц, появляется потребность автоматизировать внесение данных и построение отчетов. С этим справляется онлайн-сервис ПланФакт:

1. Интеграция с банками, 1С, CRM позволяет не тратить уйму времени на ручное внесение данных;
2. На основе поступлений и выплат по принципу двойной записи автоматически строятся три отчета — ДДС, ОПиУ и Баланс;
3. Есть возможность бюджетирования, отслеживания дебиторки и кредиторки, анализ рентабельности направлений, прогноз кассовых разрывов.

Понятные отчеты и графики позволяют собственникам принимать решения на основе цифр, а не интуитивно.

ПланФакт — это система управленческого учета, которой пользуются тысячи компаний в России и СНГ. Это бизнесы самых разных отраслей и размеров — от онлайн-школ до строительных компаний.

Ниже кейсы разных компаний, которые внедрили управленческий учет на базе ПланФакта.

Тимофей Логвиненко, управляющий партнер транспортной компании, долгое время страдал от кассовых разрывов и сознательно сдерживал рост бизнеса, чтобы контролировать финансы:

«Кассовые разрывы стали для нас чуть ли не стандартной процедурой. Я приловчился их отслеживать за счет резерва денежных средств. Раньше я проходил проблему с большими кассовыми разрывами, с перерасходами, несколько компаний я обанкротил по этой причине. У меня были классические истории, когда из одних проектов брал деньги и вкладывал их в другие, когда уже давно работал в минус, но продолжал пировать, все это заканчивалось кучей долговых обязательств.

Я делал отчеты для себя в каком-то минимальном виде, чтобы можно было контролировать хотя бы что-то. Вывод, который я сделал из этой работы, — самостоятельные отчеты вручную — это очень краткосрочное финансовое планирование, они не позволяют компании расти. О каком масштабировании можно говорить, если я сознательно не давал компании наращивать объемы, чтобы держать финансы под контролем»

Прочитайте, как Тимофей автоматизировал учет и нашел потерянный миллион рублей.

Владимир Андреев, руководитель компании «Трион» (монтаж каркасных конструкций и мобильных павильонов), вел учет денег в Excel-таблицах. Данные не сходились, убивалась куча времени, нельзя было отследить рентабельность разных проектов:

«Когда я занимался финансовым учетом сам, постоянно что-то терялось. Я ездил по командировкам, снимал наличку, что-то вносил, что-то забывал, получался очень условный учет. Куча тетрадок и Exсel-таблиц не давали желаемого эффекта. Не было четкого понимания прибыли по проектам, по периодам, не было учета и планирования расходов, случались кассовые разрывы, приходилось занимать деньги»

Узнайте, как правильно организованный финансовый учет помог Владимиру купить микроавтобус Ford и не попасть в кассовый разрыв.

Антон Тимофеев (благоустройство и озеленение города Пермь) почувствовал потребность в ведении финучета, когда бизнес вырос и превратился в группу компаний:

«Пока компания была маленькая, я справлялся: в каждом направлении высчитывал свою прибыль, вел отдельные проекты. Но когда мы превратились в группу компаний, это стало тяжело. Я использовал для финучета Excel, 1С. Но 1С для бухгалтера, а Excel занимал слишком много времени»

Посмотрите, как Антон наладил учет и сэкономил более 1,5 млн рублей.

Автоматизированный управленческий учет — это как приборная доска и навигатор вашего автомобиля: ты видишь, где находишься, сколько бензина осталось, когда масло менять, сколько километров прошел. Ты перестаешь двигаться вслепую и знаешь, как добраться до цели.

Источник

Управленческий учет: самая суть

Постановка управленческого учета является внутренним делом самой организации. В отличие от финансового учета, ведение управленческого учета не является обязательным для организации. Система управленческого учета служит лишь интересам эффективного управления. Поэтому решение о целесообразности ее ведения руководитель организации принимает исходя из того, как он оценивает затраты и выгоды от ее функционирования.

Система управленческого учета является эффективной, если она позволяет облегчить достижение целей организации с наименьшими затратами на создание и функционирование самой системы.

Цель управленческого учета — обеспечение информацией, необходимой для принятия управленческих решений.

Управленческий учет в значительной мере имеет дело с текущими фактами хозяйственной деятельности, по которым можно оперативно принять необходимые управленческие решения для совершенствования процесса производства. Данные управленческого учета носят строго конфиденциальный характер, составляют коммерческую тайну. Управленческий учет обязательно должен фокусировать внимание на будущем и на том, что можно сделать, чтобы повлиять на ход событий.

В современных условиях ведение управленческого учета является одним из важнейших условий, позволяющих руководству предприятия принимать правильные управленческие решения. Поскольку каждая организация самостоятельно выбирает направления развития, виды выпускаемой продукции, объемы производства, возникает объективная необходимость накапливать по всем этим параметрам информацию, получать необходимые учетные данные.

Эффективность управленческого учета зависит от выбора методики его ведения (подходов к оценке активов, способов обработки финансовой информации с учетом фактора времени, способов калькулирования затрат и др.) Методы ведения управленческого учета должны быть отражены в документах организационного характера (приказах, распоряжениях руководства).

Принципы управленческого учета

2. Принцип непрерывности. Подразумевает необходимость формирования информационного поля учетных данных постоянно, а не время от времени.

3. Принцип полноты. Информация, которая касается учетно-управленческой проблемы, должна быть максимально полной для того, чтобы решения, принятые на основе этой информации, были максимально эффективными. С принципом полноты тесно перекликается принцип надежности, который требует, чтобы информация, используемая при принятии решений, была обоснованной.

4. Принцип своевременности. Информация должна быть представлена тогда, когда она необходима.

5. Принцип сопоставимости. Одинаковые показатели за разные периоды времени должны быть сформированы в соответствии с одними и теми же принципами.

6. Принцип понятности. Информация, представленная в любом учетном документе, должна быть понятна пользователю этого документа. В случае управленческого учета можно сказать, что информация, подготовленная для менеджера, который будет принимать по ней какие-либо решения, должна быть представлена в такой форме, чтобы менеджер понял, что содержит в себе документ. Информация должна быть уместной, т.е. должна относиться к интересующей менеджера проблеме и не быть перегружена лишними деталями.

7. Принцип периодичности. Совершенно очевидный принцип, хотя фактически выдержать его сложнее, чем при подготовке внешней финансовой отчетности, там этот принцип поддерживается законодательным требованием представления периодической отчетности. Однако и внутренний оборот информации, и внутренние отчеты желательно также строить с учетом этого принципа.

8. Принцип экономичности. Данный принцип никогда не обсуждается относительно финансового учета, поскольку в силу своей жесткой внешней регламентированности ведения финансового учета он обязателен для организации. Затраты на поддержание системы управленческого учета должны быть существенно меньше затрат на ее функционирование. Информационный обмен учетно-управленческими данными должен приносить организации пользу в виде снижения трансанкционных и прочих затрат.

Соблюдение перечисленных выше принципов позволяет построить такую систему управленческого учета, чтобы она максимально соответствовала главной цели этого вида деятельности.

Приступая к внедрению управленческого учета, первым делом необходимо определить, кто возглавит эту работу.Наиболее целесообразно поручить ее финансовому директору предприятия и возложить на него решение следующих задач:

• разработать динамический метод расчета себестоимости и в дальнейшем применять его на практике;
• разработать систему классификации ассортимента и подсчета затрат. Эта задача потребует провести инспектирование всех производственных подразделений предприятия, чтобы изучить механизмы образования затрат на каждом участке, оценить их целесообразность и обоснованность;
• создать компьютерную систему учета и анализа данных о деятельности предприятия. При этом очень важен квалифицированный взгляд со стороны.

Система управленческого учета в организации действует посредством ряда функций, которые можно разделить надве группы на основании того, что форму или содержание информационных потоков определяет данная функция:

• функции, обеспечивающие организацию информационных потоков;
• функции, определяющие содержание информационных потоков.

Среди функций, которые обеспечивают организацию информационных потоков, можно выделить следующие:

• разработка и (или) внедрение систем обмена информацией между различными сегментами организации и представления информации (подготовка разного рода внутренних управленческих отчетов);
• анализ информации;
• планирование деятельности.

Функциями, определяющими содержание информационных потоков, являются:

• координация деятельности подразделений, сегментов организации или отдельных сотрудников;
• мотивация персонала;
• контроль за выполнением планов.

Цель управленческого учета достигается в рамках указанных функций посредством решения ряда задач, которые сами по себе могут конкретизироваться подзадачами (задачами более низкого уровня).

Можно сформулировать множество задач, решаемых в системе управленческого учета в организации. Во всех случаях выбор индивидуален и зависит от целей и задач самой организации, от того, какая ситуация сложилась в ее бизнес-среде, какой рыночной стратегии и тактики придерживается ее руководство и насколько формализованы и стандартизированы учетно-аналитические процедуры и процесс принятия решений в самой организации.

В качестве основных задач, решаемых в системе управленческого учета большинства организаций, в рамках названных функций можно выделить следующие:

1) представление информации:

• оценка запасов;
• обоснование продажных цен;
• исчисление прибыли;
• формирование информационных файлов о доходах и затратах;
• разработка и представление руководству организации различных внутренних отчетов.

2) анализ:

• определение путей наиболее эффективного использования ресурсов, в том числе ограниченных;
• выявление возможности роста финансовой результативности (внутренних резервов) и межпериодная оптимизация финансового результата;
• подготовка информации для принятия решений о структуре и объемах выпуска продукции;
• подготовка информации для принятия решений о способах финансирования различных проектов, сегментов, видов деятельности и т. д.;
• разработка вариантов инвестирования.

3) планирование:

• прогнозирование будущих значений показателей;
• разработка оперативных и тактических планов;
• подготовка информации для принятия решений о системе и краткосрочных или долгосрочных целей и задач организации.

4) мотивация:

• мотивация сотрудников и менеджеров;
• разработка способов участия сотрудников и менеджеров в прибыли компании;
• разграничение сфер ответственности менеджеров;
• разработка способов оценки эффективности работы подразделений и менеджеров.

5) координация:

• координация деятельности различных сегментов бизнеса;
• оптимизация структуры бизнеса;
• выработка политики в области распределения накладных расходов между подразделениями организации и (или) продуктами;
• организация текущего обмена информацией между подразделениями и менеджерами;

6) контроль:

• организация внутреннего финансового контроля;
• организация внутреннего аудита;
• сравнение фактически достигнутых с плановыми показателями и разработка рекомендаций руководству по устранению или недопущению выявленных отклонений в будущем.

Источник