Способ уменьшения дебиторской задолженности

Как уменьшить дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность (ДЗ) напрямую влияет на финансовый климат компании. Наличие большого объема долгов по контрагентам замораживает активы предприятия и не дает ему развиваться. Большинство компаний использует лишь отдельные инструменты для борьбы с дебиторами, но нужна система управления ДЗ.

Что такое дебиторка

Дебиторская задолженность возникает в тот момент, когда компания реализует свою продукцию или услуги с отсрочкой платежа. Фактически это кредитование клиентов на срок, указанный в договоре. Для покупателей это дополнительный бонус (беспроцентный кредит), а для компании – замороженные денежные средства и риск невозврата платежа.

В условиях конкуренции для удержания клиентов и увеличения продаж – это необходимая мера. Такой способ также используется компаниями при расширении рынков сбыта и для привлечения новых покупателей. Сделка подтверждается подписанием договора или акта выполненных работ, которые теоретически гарантируют возврат денежных средств компании-кредитору.

В среднем дебиторская задолженность может составлять 80-90% от объема продаж, поэтому вопрос оптимизации долгов контрагентов – один из ключевых в любой компании. При управлении дебиторкой решаются две разные задачи: как увеличить продажи и снизить риски невозврата денежных средств дебиторами. Или другими словами – как усидеть одновременно на двух стульях.

Существует также кредиторская задолженность перед поставщиками и банками. Главное условие, которое нужно соблюдать в финансовой деятельности компании, — сумма дебиторской задолженности всегда должна быть меньше, чем сумма кредиторской задолженности.

Основные виды

Разберемся, почему возникает проблемная дебиторка (когда оплата не поступает в срок, зафиксированный в договоре). Причины могут быть разные, но самые распространенные:

• отсутствие денег у дебитора (покупателя);
• вы не являетесь приоритетом для денежных расходов клиента;
• непорядочный/недисциплинированный должник;
• отсутствие своевременных действий по возврату оплаты со стороны менеджеров.

Классификация задолженности выполняется по нескольким направлениям:

1. По сроку погашения бывает долгосрочная (более 12 месяцев отсрочки платежа) и краткосрочная/текущая (менее 12 месяцев);
2. По возможности возврата – срочная/нормальная (срок оплаты согласно договору еще не подошел) и просроченная, которая делится на сомнительную и безнадежную. Сомнительный долг имеет высокую вероятность непогашения или неполного погашения. Причем такие долги появляются не только в случае, если клиент не платит вовремя, а и при появлении информации о финансовых затруднениях у должника. Безнадежная задолженность появляется в случае, если ее взыскание становится нереальным (по истечении срока исковой давности или невозможности исполнения обязательства, например, банкротство должника). Безнадежные долги подлежат списанию.

Пути уменьшения проблемной дебиторки

В любом бизнесе присутствует дебиторская задолженность и это нормально, пока ее объем не превышает предельно допустимые значения. Управление дебиторкой с целью ее оптимизации – одно из приоритетных направлений финансовой деятельности предприятия. Чем меньше сумма долгов контрагентов перед компанией и лучше оборачиваемость дебиторской задолженности, тем больше у компании свободных средств для операционной деятельности и развития. Идеальный вариант – работа по предоплате. Но это выгодно продавцу и невыгодно покупателю. В большинстве компаний доля контрагентов, которые работают по предоплате, очень незначительна. Поэтому задача менеджеров предложить такие условия сотрудничества, которые заинтересуют клиентов в оплате по факту поставки или предоплате. Часто для этого используют дополнительные скидки или бонусы.

Мотивация персонала

Один из эффективных инструментов борьбы с проблемной задолженностью – мотивация персонала. При начислении зарплаты менеджерам в бонус с продаж добавляется поправляющий коэффициент на проблемные долги. Можно установить следующие условия:

• если дебиторская задолженность (ДЗ) > 5 %, то бонус не начисляется (своего рода штраф);
• если ДЗ > 5 %, то бонус замораживается до момента погашения долгов.

Такая же мотивация используется и для руководителя отдела, у которого в расчет зарплаты добавляется поправляющий коэффициент на дебиторку.

Понятно, что если проблемы с дебиторской задолженностью отсутствуют, нет необходимости усложнять расчет заработной платы дополнительными параметрами.

Успешный кейс – в компании по производству кондитерских изделий после введения поправляющего коэффициента, объем ДЗ за несколько месяцев снизился на 25 %.

Выделенный сотрудник

Некоторые компании для уменьшения уровня ДЗ выделяют для этого специального сотрудника. Для него ставится отдельный план и разрабатывается мотивация в зависимости от объема денежных средств, которые мы хотим вернуть. В качестве коэффициента в мотивации может быть определенный процент от возвращенных средств.

С привлечением юристов

Предыдущие методы называются soft-collection, а когда к процессу возврата долгов привлекают юристов – это уже идет в ход «тяжелая артиллерия» или hard-collection. Не все компании пользуются такими инструментами взыскания задолженности, но нужно уметь защищать свои финансы даже таким способом. В ходе судебных разбирательств, если не пропущен срок исковой давности, есть шанс добиться взыскания долгов с дебитора.

Инструменты для эффективной работы с долгами

Дебиторская задолженность должна подвергаться постоянному анализу. С чего начинать анализ? С определения общей суммы задолженности и задолженности в разрезе контрагентов. Создается отдельный отчет, который делится на две части – soft-collection (с задолженностью, например, до 60 дней) и hard-collection (более 60 дней). Таким же образом можно разделить отчеты по сотрудникам и по продуктам.

Анализ просроченных долгов помогает выявить ненадежных покупателей, для которых в дальнейшем сокращается товарный кредит. А иногда в работе с такими клиентами переходят на частичную или полную предоплату.

В процессе оценки долгов рассчитываются предельные суммы ДЗ – критическая и допустимая (нормальная). Также определяется доля дебиторской задолженности в объеме общих активов предприятия.

Эффективный метод управления дебиторкой – стимулирование клиентов к досрочной оплате поставок (по которым еще не подошел срок оплаты). Это могут быть скидки с цены товара или стоимости поставки. За счет досрочного возврата денежных средств и вложения их в дальнейший оборот продавец не теряет прибыль при предоставлении скидки. Следует правильно рассчитать размер этой скидки, чтобы и клиента заинтересовать, и компании при этом не потерять доход.

К новым методам управления дебиторкой относится рефинансирование ДЗ в виде факторинга (переуступка долга) и форфейтинга (долгосрочное финансирование). Но эти инструменты чаще используют на этапе hard-collection.

Рассмотрим этапы управления ДЗ:

1. Нужно оценить финансовое состояние должников и ранжировать их по кредитоспособности, по объемам закупок. Проанализировать условия оплаты, и периодически их пересматривать. Используйте для оценки АВС-анализ.
2. Определить величину кредитования и сроки погашения долга.
3. Наладить документооборот и обмен информацией между отделами, которые работают с клиентами.
4. Разработать мотивацию для персонала, который участвует в продажах и должен быть заинтересован в возврате ДЗ.
5. Определить порядок действий при работе с клиентами, у которых есть просроченный платеж (механизм расчета пени и штрафа).
6. Разработать подробный алгоритм взыскания ДЗ как силами компании, так и с привлечением юристов.

Один из важных моментов работы с задолженностью – подписание с покупателями актов сверок и актов выполненных работ (при предоставлении услуг). Такие документы помогут в случае возникновения судебных разбирательств и не дадут пропустить срок исковой давности. Важно также правильно составлять и оформлять договора, которые выступают в роли документов, гарантирующих взыскание задолженности.

Почему возникает проблемная дебиторка

На практике условия возникновения проблемных долгов достаточно типичны:

• нет контроля оплат и четких сроков погашения долгов дебиторами;
• отсутствует регламент/протокол по работе с дебиторкой;
• нет ранжирования/сегментации контрагентов согласно их кредитоспособности;
• безответственный подход к документам (неправильно заполненные договора, нет актов выполненных работ и т. д.);
• несогласованность действий структурных подразделений компании при оптимизации дебиторской задолженности;
• нет персональной ответственности за выполнение работ по взысканию долгов.

Чтобы не возникала проблемная ДЗ нужно четко выполнять разработанную систему управления долгами дебиторов компании. Главное в работе с задолженностью – регулярность, настойчивость и активность.

Системы учета – как упростить работу

Для анализа долгов нужны специальные отчеты, которые создаются с помощью различного программного обеспечения. Самый упрощенный вариант для небольших компаний с несколькими сделками в месяц – это Excel. Если же у вас крупный бизнес, то удобнее отслеживать должников и анализировать ДЗ с помощью CRM-системы или 1С. Эти программы позволяют быстро создавать отчеты по контрагентам, по менеджерам и по продуктам. Вовремя определять проблемные долги и начинать работу по их взысканию.

Проведение эффективной политики по управлению дебиторской задолженностью поможет сократить сумму замороженных денежных средств, которые необходимы для развития компании. Используйте в работе инструменты как soft-collection, так и hard-collection. Разработайте систему четких действий для сотрудников по работе с должниками. Работа компании без проблемной задолженности – это реально.

Источник

Как уменьшить дебиторскую задолженность

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это актив компании, при благоприятных обстоятельствах трансформирующийся в реальные денежные средства. Но такой долг может привести и к недостатку финансирования. Зная, как контролировать и уменьшать дебиторку, можно снизить экономические риски предприятия.

Понятие дебиторской задолженности

Дебиторка формируется тогда, когда продукцию либо услуги реализуют с отсрочкой их оплаты. Можно сказать, контрагенту выдается беспроцентный кредит на период, прописанный в договорных документах. Оборотные средства компании оказываются «замороженными». Есть значительный риск невозврата задолженности. Однако в настоящее время почти нет предприятий без дебиторки, поскольку такое сотрудничество приводит к росту рынка сбыта и привлечению новых покупателей.

Кроме невыплат клиентов и партнеров, к дебиторке можно отнести:

• переплаты по налогам и социальным взносам;
• предоплату поставщикам сырья;
• излишние перечисления по зарплате;
• просрочки по кредитам;
• задолженности персонала перед компанией, например, если по их вине возник материальный ущерб, обнаружились недостачи.

Дебиторские долги относят к финансовым активам компании. Если ее ликвидность высока, то в прописанный в соглашении момент долг превратится в реальные денежные средства. Но из-за ДЗ компания может нести косвенные потери. Ведь задолженность, если нужно, нельзя использовать как оборотные средства. А при росте дебиторки оборот и вовсе снижается, что угрожает финансовыми проблемами, даже банкротством.

Виды дебиторки и причины появления проблемных долгов

Прежде всего, ДЗ подразделяют на неторговую и торговую. Первая формируется вследствие переплат по налоговым и страховым взносам, авансов сотрудникам. Это выплаты, не имеющие отношения к производству. Торговая ДЗ образуется при продаже товаров либо услуг. В эту категорию входят все виды отсрочек по выплатам, а также предоплатное внесение средств за сырье либо работу.

Дебиторка бывает долгосрочной (больше года) и краткосрочной. Отдельно выделяют просроченную ДЗ: сомнительную и безнадежную. К сомнительным долгам относят те, что не погашаются в срок, прописанный в соглашении, при отсутствии обеспечения залогом, поручительством, гарантией банка. Их считают текущими, если период просрочки не превысил трех месяцев, проблемными – с трех месяцев до года. Дебиторку, превысившую трехлетний период, относят к безнадежной и списывают.

Зачастую причиной сомнительной ДЗ возникают из-за проблем с контрагентами:

• нехваткой у партнера финансовых средств на оплату долга;
• вынесением предприятия-кредитодателя в низ списка приоритетов по выплатам;
• непорядочностью контрагента. Его нежеланием платить по счетам.

Но иногда долг «зависает» из-за отсутствия контроля за дебиторкой и недостаточного усердия персонала по ее анализу и взысканию. Возможны проблемы, вызванные ошибками в документации, контролем оплат, несогласованностью работы отделов.

Контроль дебиторки и ее ликвидность

Средства ДЗ не принимают участия в обороте, что, фактически снижает благонадежность предприятия. Большой объем дебиторки способен привести к финансовому краху. Поэтому очень важен контроль ДЗ и мероприятия по ее уменьшению, снижению рисков невозврата долга.

Для контроля ДЗ все долги необходимо структурировать, проанализировав:

• суммарную задолженность и количество контрагентов;
• долю ДЗ в бюджете предприятия;
• время и размер выплат.

Помимо анализа дебиторки, важен и ее точный расчет. Он необходим, чтобы контролировать объем «замороженных» средств по окончанию каждого отчетного периода.

Самым простым методом расчета считается применение формулы ДЗ = ДЗ1+Т-Р, где:

• ДЗ1 – задолженность, оставшаяся по завершению отчетного отрезка времени;
• Т – договорная цена;
• Р – прибыль от продаж.

Насколько стабильно финансовое состояние предприятия, во многом зависит от того, ликвидна ли ДЗ. То есть, как быстро долг трансформируется в реальные деньги. Показатель ликвидности называют коэффициентом оборачиваемости.

Расчет его значения проводится делением прибыли от продаж за конкретный период на усредненный показатель дебиторки. Его вычисляют, суммировав все долги на начало и на завершение исследуемого периода и поделив получившуюся цифру на два.

Вычислив коэффициент оборачиваемости, реально определить возможность перевода ДЗ в реальные деньги. Чем выше значение, тем дебиторка ликвиднее.

Для анализа ДЗ и расчетов даже на предприятии средних размеров простыми формулами не обойтись. Необходимо специальное программное обеспечение. Если фирма небольшая, можно использовать Excel. Владельцам крупного бизнеса потребуется внедрение CRM-системы либо 1С. Благодаря этим технологиям можно быстрее формировать отчетность, своевременно выявлять сомнительные и проблемные долги, оптимизировать работу по их взысканию.

Способы минимизации дебиторской задолженности

Чем меньше дебиторка и лучше организовано ее взыскание, тем больше у предприятия свободных денежных средств. Сотрудничество по предоплате фактически убирает риски образования ДЗ. Но для большинства покупателей такой вариант не слишком выгоден, поэтому число контрагентов, соглашающихся на предоплату, невелико. Конечно, владельцы бизнеса пытаются наладить сотрудничество так, чтобы получать предоплату или оплату по факту поставки. Но, несмотря на скидки и бонусы, покупатели на это идут нечасто. Поэтому нужно искать способы минимизации ДЗ, просроченных и безнадежных долгов.

Мотивация персонала предприятия

Эффективный инструмент, помогающий бороться с образованием сомнительной ДЗ – мотивация сотрудников компании. При начислении заработной платы менеджеры обычно получают бонус от продаж. Его размер корректируют, в зависимости от объемов проблемной ДЗ. Например, если дебиторка оказалась больше 5 %, бонус не начисляют либо замораживают до момента погашения задолженности.

В этом случае у персонала возникает личный мотив по ускорению возврата дебиторки. Аналогичная мотивация применяется и для руководителя отдела. При расчете его заработной платы используется корректирующий коэффициент, увеличивающий или уменьшающий ее, в зависимости от объемов проблемной ДЗ.

Взаимодействие с дебиторами

Перед тем как заключить соглашение с контрагентом, стоит проверить его реальные финансовые возможности. Для этого анализируют значения ликвидности и рентабельности, проверяют организацию на наличие признаков банкротства. Нужные сведения можно запросить у самого контрагента. Если он отказывает, это явный «тревожный звонок», сигнализирующий о проблемах потенциального партнера.

Для поиска информации можно использовать данные с официального ресурса Федеральной налоговой службы и другую государственную отчетность, которую регулярно выкладывают в Интернете.

Если договор уже заключен, но у партнера возникли трудности с возвратом долга, дайте ему возможность погашения задолженности в рассрочку либо предоставьте отсрочку выплат на небольшой срок. Внесудебное решение проблем выгодно для обеих сторон. Оно не только экономит время и деньги. Но и позволяет сохранить дружественные партнерские отношения.

Не стоит забывать и о собственных действиях. Иногда просрочки возникают из-за проблем с документооборотом у покупателя. Именно поэтому нужно направлять контрагентам официальные сообщения о приближении времени выплат либо о наступлении просрочки по ДЗ.

Страхование дебиторской задолженности

Если у организации есть контрагенты, риск просрочки ДЗ у которых высок, стоит застраховать их выплаты как предпринимательский риск. Предприятию необходимо заключить договор со страховой компанией, указав в нем основные условия с перечнем страховых случаев. Если такой наступит, страховая компания выплатит застрахованную дебиторку с заранее оговоренным дисконтом.

Часть этих денег спишут в расходы предприятия. А страховая компания станет взыскивать сумму ДЗ с должника.

Если вы решили снизить риск возможных потерь, застраховав ДЗ, не забывайте о дополнительных затратах на оплату услуг страховой компании. Сопоставьте цену страхового полиса и вероятность невыплаты дебиторки. Только если риски велики, а необходимость партнерства важна, страхование будет выгодным.

Факторинг и банковская гарантия

Факторинговая компания либо банковское учреждение могут выступить посредником между покупателем и продавцом, тем самым снижая риск невозврата средств.

В первом случае схема работает так:

1. Продавец направляет продукцию покупателю и передает отчетную документацию в факторинговое агентство.
2. Посредник выплачивает деньги за продукцию продавцу.
3. Факторинговое агентство взыскивает деньги у покупателя.

За посредничество факторинговые фирмы взимают комиссионные от общей суммы сделки.

Банковское учреждение тоже может стать гарантом выплаты денежных средств продавцу. Он берет на себя по просьбе покупателя обязательства по оплате продукции или услуг, а тот, в свою очередь, возвращает средства кредитному учреждению.

Методы взыскания дебиторки

Если дебиторка не перешла в категорию безнадежной, есть возможность ее взыскать. То есть подобные мероприятия действенны, пока не закончился срок исковой давности, равный трем годам, должник не стал банкротом, компания-дебитор не ликвидирована. Иначе ДЗ нужно будет списывать за счет собственных резервов.

Продавец и покупатель могут договориться полюбовно. Но если такой вариант невозможен, ДЗ истребуют принудительно через суд. Для этого нужно собрать все документы, подтверждающие долг и то, что досудебные методы проблему не решили.

Если владелец бизнеса не хочет решать проблемы с просроченной ДЗ самостоятельно, он всегда может продать долг по договору цессии. Но выручит он немного. К примеру, кредитные учреждения продают коллекторам просроченные задолженности всего за 3–8 % от суммы.

Списание дебиторской задолженности

Списывают безнадежную дебиторку благодаря резерву сомнительных долгов. Но если компания не имеет такового, списать ДЗ возможно на финансовые результаты.

Процедура проводится для каждой задолженности отдельно. Если ДЗ списана, это не значит, что ее больше нет. Пять лет долг «висит» на бухгалтерском балансе предприятия. А специалисты отслеживают, нельзя ли все-таки вернуть ДЗ, например, при улучшении экономического состояния должника.

Дебиторка – главный показатель экономического благополучия предприятия. Объем дебиторских долгов необходимо контролировать и по возможности постоянно уменьшать, чтобы избежать финансовых проблем, вплоть до банкротства.

Источник