Способы удостоверения документов (подпись, гриф утверждения, печать)
Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основные способы удостоверения документов — подписание, утверждение и проставление печати.
Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документа. В его состав входят:
1) наименование должности лица, подписавшего документ (печатают от нулевого положения табулятора);
2) личная подпись;
3) расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора (после 48 печатных знаков от границы левого поля или 120 мм (2,6 мм • 48 = 124,8 мм), причем инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.
Если документ подписан не на бланке, то в состав наименования должности включают наименование организации:
Директор АО «Полесье» (подпись) Е.Л. Кротов
Две и более подписи проставляют в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (это относится к финансовым документам, актам, документам на получение товарно-материальных ценностей). Например:
Директор завода (подпись) В.М. Морозов
Главный бухгалтер (подпись) Л. П. Куравлева
Утверждение — особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.
Утверждение имеет два варианта оформления:
• утверждение документа руководителем;
• издание распорядительного документа (постановление, решение, приказ).
Гриф утверждения (17). Реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого ноля или 100 мм).
В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления.
В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа (в именительном падеже), его номер и дата. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.
Председатель правления банка
(подпись) В. И. Зотов
финансов Республики Беларусь
Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.
Печать (27) проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ. Например:
Директор (печать) (подпись) С.А. Киселев
От 6-го положения табулятора после 48 печатных знаков 120 мм
Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное наименование организации. Оттиск такой печати проставляется на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. Б]е проставление часто оговаривается в специальных нормативных правовых актах. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.
Служебные отметки на документах (резолюция, отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении, отметка о переносе данных на машинный носитель)
Резолюция (18).Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:
1) фамилию, инициалы исполнителя;
2) предписание действий;
3) порядок и сроки исполнения;
4) подпись руководителя;
5) дату наложения резолюции.
Резолюция располагается на первом листе документа. Она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной от текста площади параллельно или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания содержат предлог «к», например «к сведению», «к исполнению».
Конкретные указания выражаются в форме повелительного наклонения или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например: «Срочно принять меры»; «Немедленно подготовить письмо»; «Разобраться и доложить».
Градович Ю.М. Акулич В.В.
Подпись руководителя 10.10.2005
Отметка о контроле (20)необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом ноле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.
Отметка об исполнителе(28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.
Ниже данного реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пт, перед фамилией исполнителя размещают индекс структурного подразделения, в котором создавался документ, а на второй строке добавляется имя файла. Например:
Отметка о заверении копии (29). Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.
Организация может выдавать копии только тех документов, которые созданы в процессе ее деятельности. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого ноля. В нее входят: слово Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:
Инспектор отдела кадров (подпись, дата) Е.В. Крылов
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:
1)слова «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел,
в которое будет подшит документ;
2)краткие сведения о порядке решения вопроса;
3)подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения -исполнителя);
4) дату.
Например:
Подготовлен ответ № 13-17/214 от 20.01.200Х
(подпись) В. В. Лисов
Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа. Например:
Источник
УДОСТОВЕРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Удостоверение
Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати.
Подписание
Подпись — обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами.
Документы подписываются:
все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, — руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) — заместителем, исполняющим его обязанности;
направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, — руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей;
направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) — начальниками (в отсутствие начальников — заместителями начальников) служб.
внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы — доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий.
Подписание руководителями служб и отделов правовых актов не допускается.
Документы коллегиальных органов (постановления, решения, протоколы) подписывают два лица — председательствующий и секретарь коллегиального органа.
Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При направлении документа в несколько адресов различных организаций и письма в два-четыре адреса печатается соответствующее количество экземпляров на бланках (пол копирку или ксерокопии), и все отправляемые экземпляры подписываются руководством.
Документы, выпускаемые совместно с другими организациями, оформляются не на бланках, а на стандартных листах бумаги и подписываются в таком количестве экземпляров, чтобы каждая организация имела по подлиннику.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки.
При оформлении документа на бланке наименование организации или ее службы в реквизите «подпись» не указывается, например:
на бланке завода —
Начальник завода личная подпись П.С. Мельников
на бланке службы —
Начальник службы личная подпись И.А. Голиков
Если документ печатается на бланке руководителя организации, перед подписью наименование должности не ставится.
В документах, оформленных не на бланке, полное наименование организации в реквизите «подпись» включается в состав наименования должности, например:
Начальник Московской
железной дороги Министерства
путей сообщения Российской
Федерации личная подпись расшифровка подписи
При подписании документов членами комиссий указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в комиссии, например:
| Председатель комиссии | подпись | Н.В. Петров |
| Члены комиссии | подпись | А.С. Сергеев |
| подпись | Н.К. Смирнов |
При подписании документа несколькими должностными лицами, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор завода подпись И.Н. Петров
Главный бухгалтер подпись А.Н. Макаров
Когда документ подписывается несколькими руководителями равнозначной должности, их подписи располагаются на одном уровне, например:
| Начальник планово- экономического отдела | Начальник отдела труда и заработной платы |
| подпись Д.А. Панков | подпись В.Е. Зуев |
При подписании документа, составленного несколькими организациями, в том числе органами государственного управления и общественными организациями, подписи располагают на одном уровне. В наименование должности лиц включают полное наименование организаций — авторов документа.
Все экземпляры этих документов (остающиеся в делах организаций), включая приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (исправления необходимо внести машинописным способом или чернилами, например: «И.О.», «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Расшифровка подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения», «гриф согласования» состоит из инициалов и фамилии лица, подписавшего документ. Расшифровка подписи в скобки не заключается.
В подписанные (утвержденные) документы вносить какие-либо исправления и дополнения без разрешения лица (лиц), подписавшего, утвердившего (подписавших, утвердивших) документ, не допускается.
Документы на подпись руководителю организации или его заместителю передаются только через их помощника или секретаря для проверки правильности оформления документа, наличия необходимых реквизитов и виз согласований.
В случае оформления документа на не соответствующем бланке, отсутствия необходимых реквизитов и виз согласования помощник (секретарь) обязан вернуть документ на доработку.
Утверждение
Утверждение документа — особый способ удостоверения документа. санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан.
Документы утверждаются руководителем организации или другими должностными лицами, в полномочия которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документа.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения или с определенной даты.
Утверждению подлежат инструкции, положения, уставы, иные правовые акты, а также структура и штатное расписание, отчеты и балансы, планы, акты контрольно-ревизионного характера, акты приема в эксплуатацию законченных строительством зданий и сооружений, акты приема и передачи дел и другие, отдельные разновидности протоколов.
Каждая организация с учетом своей специфики разрабатывает и применяет перечень документов, подлежащих утверждению. В перечне следует указывать организацию или должностное лицо, которое имеет право утвердить данный документ.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (приказа, указания), — в тех случаях, когда требуются дополнительные действия (ввести его в действие с определенной даты, дать предписания и разъяснения).
Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты утверждения, например:
| УТВЕРЖДАЮ Начальник Приволжской железной дороги личная подпись Н.С. Петров 18.04.98 |
При утверждении документа приказом или указанием гриф утверждения оформляется по следующей форме:
| УТВЕРЖДЕНО _______________________________________ (название документа в именительном падеже) _________________№___________________ |
| Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ директора Всероссийского научно-исследовательского института железнодорожного транспорта 30.06.98 № 10 |
Грифы УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа.
Проставление печати
Печать ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (юридической силы). Применяются печати гербовые и простые. На гербовой печати должно быть воспроизведено полное наименование в соответствии с утвержденным и зарегистрированным Уставом (положением) об организации.
Гербовая печать организации ставится на документах: удостоверяющих права лиц; устанавливающих факты, связанные с расходованием денежных средств и материальных ценностей; на уставах, положениях, доверенностях, договорах и других документах, наличие оттиска печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Гербовой печатью организации удостоверяются подписи руководителей организации и их заместителей.
Простая печать — это печать организации или ее структурного подразделения без полного (сокращенного) воспроизведения наименования, которой удостоверяются копии документов, направляемых в сторонние организации; размноженные экземпляры распорядительных документов (при их рассылке), справках о месте работы, листках нетрудоспособности и т.п.
При заверении документа или его копии печатью, ее следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала наименование должности лица, подписавшего документ, например:
| Директор завода | личная подпись | О.А. Иванов |
Каждая организация на основе законодательства, а также руководствуясь перечнем основных видов документов, применяемых в организациях, должна разработать перечень документов, на которые ставится гербовая печать, и утвердить список лиц, подписи которых заверяются гербовой печатью.
Источник
