Способ сокращения дебиторской задолженности

Как сократить дебиторскую задолженность?

Деятельность компаний редко обходится без образования дебиторки. Когда ее размер превышает 30% от стоимости совокупных активов, ухудшается экономическое положение предприятия и его финансовое состояние.

Дебиторская и кредиторская задолженность контрагентов входит в топ-5 источников мобилизации средств, а также уязвимых мест и зон риска бизнеса.

Поэтому контроль за развитием дебиторки и разработка мероприятий по ее сокращению являются неотъемлемой частью внутренней политики компании, направленной на регулирование ее финансовой и экономической деятельности.

Если все делать правильно, залог успешности предприятия, нацеленного на развитие и получение прибыли гарантирован.

Автоматическое выявление просроченной дебиторской задолженности

Учет дебиторской задолженности в типовом функционале «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» зависит от совокупности таких настроек, как:

• ведение учета по договорам;
• установка индивидуальных сроков погашения задолженности покупателей по договору;
• формирование резервов по сомнительным долгам;
• использование инструментов корректировка долга, зачет авансов, списание задолженностей и др.;
• управление сроками с помощью документа «Счет на оплату покупателю» и т. д.

В программе реализованы следующие способы указать допустимые сроки оплаты долга покупателями:

Способ № 1. Индивидуальные сроки исполнения обязательств по договору

Если компания ведет аналитический учет по договорам (Путь: вкладка Предприятие >> меню Настройка параметров Учета >> закладка Аналитический учет расчета с контрагентами >> в настройках прописаны сроки оплаты ), то срок погашения задолженности по договору можно указать в карточке договора с конкретным контрагентом.

Способ № 2. Единый срок для всех покупателей

Система позволяет установить единый срок погашения задолженности для всех покупателей.

Путь: подсистема Предприятие >> Параметры учета >> поле настройки Аналитический учет расчетов с контрагентами , Сроки оплаты долга покупателями\ поставщиками

Нормальной будет считаться дебиторская задолженность с момента возникновения и пока она находится в пределах срока оплаты, указанного в карточке договора. Дебиторская задолженность, не погашенная на момент истечения срока оплаты, считается просроченной.

Индивидуальные сроки исполнения обязательств перед поставщиком по договору

Если учет ведется по договорам, то срок оплаты поставщику можно указать непосредственно в карточке договора с поставщиком. Для этого необходимо установить реквизит «Установлен срок оплаты».

Если Вам нужна помощь в выполнении указанных настроек, обратитесь к специалистам Первого Бита.

Автоматическое выявление просроченной кредиторской задолженности

«1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» предусматривает ряд настроек для учета кредиторской задолженности:

• ведение учета по договорам;
• установка сроков погашения задолженности перед поставщиками;
• возможность выбора конкретных документов при зачете авансов и погашении задолженности;
• оперирование инструментами корректировка долга, зачет авансов, списание задолженностей и т.п.
• контроль сроков с помощью документа «Счета от поставщиков»

Реализовано три способа указать допустимые сроки оплаты нашей задолженности перед поставщиками:

Типовые отчеты для анализа дебиторской и кредиторской задолженности

Оборотно-сальдовая ведомость по счету

Отчет показывает начальные и конечные остатки, а также обороты за период для выбранного счета. Выбираем счет 60, если хотим посмотреть задолженность по поставщикам, и счет 62, если нас интересуют остатки и обороты по покупателям.

Отчет Анализ субконто

Для счетов, по которым ведется аналитический учет, можно сформировать отчет по объектам аналитического учета (субконто). Отчет формируется как по контрагентам в целом, так и в разрезе групп (покупатели, поставщики, учредители и т.д). Все настройки выполняются в пользовательском режиме.

В этой подсистеме «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана», редакции 3.0 собраны аналитические отчеты на языке, понятном любому сотруднику – «без дебетов и кредитов».

Отчет «Задолженность по поставщикам»

Отчет покажет по какому контрагенту наша организация имеет неоплаченные обязательства или авансы (можно поставить группировку Поставщик, Договор и Документ).

Отчет «Задолженность покупателей»

Акт сверки взаимных расчетов с контрагентами

В спорных ситуациях, прежде чем оплату требовать от должников, следует провести инвентаризацию расчетов с контрагентами. Для выявления возможных расхождений в «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0 для Казахстана» применяется документ Акт сверки расчетов с контрагентом.

Акт сверки взаимных расчетов заполняется автоматически по данным документов, содержащихся в учетной системе, и сохраняется в программе.

Часто причиной несовпадения данных при сверке является физическое отсутствие документа, подтверждающего операцию (например, если документы отправлены почтой и еще в пути). Повысить скорость обмена первичными документами с клиентами и поставщиками позволит электронные акты выполненных работ и счетов фактур.

Корректировка долга

Для частных случаев предназначен документ «Корректировка долга», который позволяет решить следующие учетные задачи:

• автоматический зачет дебиторской и кредиторской задолженностей по разным договорам одного контрагента;
• перенос задолженности с одного контрагента на другого;
• списание безнадежного долга.

Источник

Как управлять дебиторской задолженностью, чтобы всегда хватало денег

Если не контролировать эти долги и не управлять ими, то у бизнеса возникнут серьезные финансовые проблемы. Компания недополучит деньги и не сможет заплатить по счетам — возникнет постоянная нехватка средств на текущие платежи. А если просрочка по ним превысит три месяца, то кредиторы могут обратиться в суд и начать процедуру банкротства.

Рассмотрим, как проанализировать дебиторскую задолженность и наладить систему управления долгами.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Как разделить дебиторскую задолженность на группы и зачем это делать
2. Какие финансовые коэффициенты нужно рассчитать, чтобы оценить эффективность управления задолженностью
3. Как проверять контрагентов и управлять дебиторской задолженностью
4. Вывод: кратко о том, как работать с дебиторской задолженностью

Как разделить дебиторскую задолженность на группы и зачем это делать

Долги разбиваются на категории — у каждой свои особенности и проблемы. Поэтому прежде, чем анализировать дебиторскую задолженность, выделите в ней группы должников.

Самые большие группы — это задолженность покупателей и поставщиков. В первом случае долги возникают из-за того, что вы дали покупателям отсрочку платежа. Дебиторская задолженность поставщиков появляется, если условия договоров предусматривают перечисление авансов в счет будущих поставок.

Общепринятый способ классификации дебиторки — это деление по контрагентам. Такой отчет формируется в любой бухгалтерской программе.

Но кроме разбивки по контрагентам делите дебиторку по срокам погашения. Так вы будете видеть, когда ожидается поступление средств, и сможете планировать свои платежи.

Для этого составьте специальную форму — реестр старения задолженности. Если у вас есть просроченные долги, выделите их, чтобы контролировать работу с проблемными контрагентами.

Другие варианты классификации дебиторки зависят от особенностей бизнеса.

Если у вас много отгрузок, делите задолженность не только по контрагентам, но и внутри каждого контрагента по отдельным договорам и отгрузочным документам. Если вы продаете много разных товаров, то анализируйте дебиторку по товарным группам.

Если ваша продукция продается в разные регионы, разделите задолженность по территориальному признаку. Чтобы оценить работу менеджеров по продажам или закупкам, проанализируйте задолженность по контрагентам, за которых отвечает конкретный специалист.

Например, составьте реестр старения задолженности для клиентов каждого менеджера отдельно, а затем сравните распределение долгов по периодам.

Чем меньше период отсрочки, тем лучше для компании. Поэтому более высокую оценку должен получить менеджер, у которого будет наибольшая доля долгов с самым коротким сроком погашения. В примере это до 30 дней. Поощрите сотрудника и выдайте ему дополнительную премию.

Просроченных долгов в идеале не должно быть совсем, но вы можете установить для них лимит. Например 5% от общей суммы дебиторки по компаниям, за которые отвечает менеджер. Если лимит превышен — уменьшите премиальную часть вознаграждения ответственного сотрудника.

Какие финансовые коэффициенты нужно рассчитать, чтобы оценить эффективность управления задолженностью

Оборачиваемость в днях

Это период, в течение которого контрагенты в среднем гасят долги. Для расчета оборачиваемости дебиторской задолженности (ОДЗ) используйте формулу:

Т — это период времени в днях, за который определяется оборачиваемость, например месяц, квартал или год.

В — выручка за этот период.

СДЗ — средняя дебиторская задолженность за период.

Например, выручка компании за квартал — 50 млн рублей. Средняя дебиторская задолженность за этот же период — 10 млн рублей. Тогда оборачиваемость дебиторской задолженности за квартал будет равна:

ОДЗ = 90 дней / (50 млн рублей / 10 млн рублей) = 18 дней

Это значит, что деньги в среднем поступают в компанию через 18 дней после отгрузки товара.

Не существует норматива оборачиваемости дебиторской задолженности. В идеале ее нужно свести к нулю, т. е. работать полностью по предоплате и не авансировать поставщиков. Тогда деньги сразу можно использовать для закупки следующей партии сырья или товара. Средства будут оборачиваться быстрее, и компания сможет получить больше выручки за период без дополнительных финансовых вложений.

Но на практике работать без дебиторки очень сложно, особенно малому бизнесу. Конкуренция в период экономического спада обостряется — если вы потребуете от покупателя полную предоплату, найдется конкурент, готовый дать отсрочку. Вам придется соглашаться на перенос платежа, чтобы не потерять клиента.

Поэтому стремитесь хотя бы к тому, чтобы показатель оборачиваемости снижался от месяца к месяцу или как минимум не увеличивался.

Отношение дебиторской задолженности к выручке и активам баланса

Эти показатели, как и оборачиваемость, тоже нужно определять ежемесячно. Они должны уменьшаться от месяца к месяцу.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженностей

Снижая дебиторскую задолженность, не забывайте контролировать кредиторскую, т. е. вашу задолженность перед поставщиками.

В идеале дебиторская задолженность должна быть немного больше кредиторской — в 1,1–1,2 раза. Например, если средняя кредиторская задолженность — 10 млн рублей, то дебиторская за этот же период должна быть равна 11–12 млн рублей.

Также оба вида долгов должны быть сопоставимы по срокам. Составьте реестр старения кредиторки по той же форме, что и рассмотренный выше реестр по дебиторке. В идеале распределение кредиторской задолженности по срокам возврата должно быть примерно таким же, как у дебиторской, — по срокам поступления. Это нужно для того, чтобы вы могли в любой момент погасить долги перед поставщиками за счет дебиторки.

Но если у компании значительные ликвидные (т. е. легко реализуемые) запасы товаров или продукции, то можно и отклониться от этого соотношения. В этом случае вы покроете часть кредиторки за счет средств от продажи запасов.

Анализируйте эти коэффициенты не только в целом по бизнесу, но и по направлениям: регионам, группам товаров, ответственным менеджерам и т. п.

Например, если вы рассчитаете оборачиваемость дебиторки по каждому менеджеру, то оцените, как специалисты работают с долгами. Тех, у кого оборачиваемость минимальна, можно поощрить, а с теми, кто не справляется с должниками, поговорить и выяснить, почему увеличился период отсрочки.

Если вы рассчитаете отношение дебиторской задолженности к выручке по регионам, то увидите, где клиенты готовы работать с минимальной отсрочкой, а где средства будут «замораживаться». Выгодно активнее работать на тех территориях, где отсрочка минимальна и вложенные деньги возвращаются быстрее.

Как проверять контрагентов и управлять дебиторской задолженностью

Проверьте платежеспособность контрагентов

Начинайте управлять дебиторской задолженностью еще до ее появления, т. е. при заключении договоров с новыми контрагентами. Если вы отгружаете товары или оказываете услуги с отсрочкой платежа, то вы как будто выдаете покупателям кредит. Поэтому в идеале каждого контрагента, который претендует на отсрочку, нужно проверять так же, как это делает банк при выдаче кредита.

Запросите у контрагента баланс и рассчитайте основные коэффициенты, которые характеризуют его платежеспособность.

1-й. Коэффициент быстрой ликвидности (КБЛ), который равен отношению денежных средств и дебиторки к краткосрочным обязательствам.

КБЛ = (Деньги + Дебиторка) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

2-й. Коэффициент текущей ликвидности (КТЛ). Этот показатель отличается от КБЛ тем, что в числителе формулы к дебиторке и деньгам добавятся запасы.

КТЛ = (Деньги + Дебиторка + Запасы) / (Краткосрочные кредиты + Кредиторка + Прочие долги) = (стр. 1210 + стр. 1230 + стр. 1250) / (стр. 1510 + стр. 1520 + стр. 1550)

Норматив для КБЛ — от 0,7 до 1. Это значит, что ваш контрагент должен иметь возможность погасить почти всю текущую задолженность за счет денег и дебиторки. Норматив для КТЛ — от 1,5 до 2,5. Дебиторка, деньги и запасы должны не менее чем в 1,5 раза перекрывать долги компании.

Рассчитайте оба коэффициента в динамике не менее чем за три отчетные даты. Тогда вы поймете, как меняется платежеспособность контрагента и чего можно ожидать в перспективе (без учета форс-мажорных ситуаций).

Также у вас должны быть правила, по которым определяется размер отсрочки платежа. Например, вы можете установить величину отсрочки в зависимости от периода, который вы работали с этим контрагентом без проблем:

1. До полугода — отсрочка не предоставляется.
2. От полугода до года — допускается отсрочка до 30% суммы отгрузки.
3. От года до двух — до 50% суммы.
4. Свыше двух лет — более 50% суммы.

Продумайте шаги работы с должниками

Текущий контроль задолженности должны проводить менеджеры, которые отвечают за конкретных контрагентов. Если возникла просрочка, работайте по следующему алгоритму:

1. Напомните о задолженности по телефону.
2. Направьте письменное напоминание.
3. Направьте предарбитражное письмо.
4. Обратитесь в суд.

Первые два пункта выполняет менеджер, который работает с этим контрагентом. Если же обычные напоминания не действуют, то подключайте юриста. В небольших компаниях часто нет штатного юриста, поэтому работой с просрочкой занимается сам руководитель или главбух.

Спишите невзысканные долги

Если долг не удалось взыскать, его можно списать. Также часто списывают незначительные долги, ради которых нет смысла обращаться в суд. Но для этого должно выполняться одно из условий (п. 2 ст. 266 НК РФ):

1. Истек срок исковой давности. В общем случае это три года, но срок может быть прерван, например если контрагент признает долг (ст. 203 ГК РФ).
2. Организация-должник ликвидирована или физическое лицо признано банкротом.
3. Долг признан безнадежным на основании акта государственного органа или постановления судебного пристава.

Во всех подобных случаях вы можете списать дебиторскую задолженность на затраты и уменьшить налог на прибыль.

Но если вы работаете на «упрощенке», то уменьшить налог за счет безнадежной дебиторки нельзя. Списание долгов не включено в перечень расходов, которые можно учитывать при расчете УСН (письмо Минфина РФ от 13.11.2007 № 03-11-04/2/274).

Вывод: кратко о том, как работать с дебиторской задолженностью

Чтобы избежать финансовых проблем, регулярно контролируйте и анализируйте свою дебиторскую задолженность. Старайтесь сократить саму дебиторку и период ее оборачиваемости.

Предоставляйте отсрочки платежа только проверенным контрагентам. Если просрочка по оплате все-таки возникла, используйте все средства для взыскания долгов, вплоть до обращения в суд.

Если все средства для взыскания исчерпаны, спишите долг с учетом требований закона. Это даст вам возможность снизить налог на прибыль, если вы работаете не на УСН.

Источник