Составы ключевых этапов проекта
Проникая в тонкости сокровенного знания о проектной практике, начинающий профессионал-PM или человек, готовящий себя стать проект-менеджером, должен свободно ориентироваться в основном терминологическом аппарате этого рода деятельности. Часто приходится слышать вопрос о том, как грамотно сформулировать этапы выполнения проекта. Действительно, это задача сложная. Но давайте сначала задумаемся, а принято ли в профессиональной среде оперировать понятием этапов? И в каких случаях это не только возможно, но и необходимо делать?
Определение понятий
Те из нас, кто имеет определенный опыт управления проектами или хотя-бы небольшой теоретический задел, знакомы с рядом явлений, которые менеджер использует, чтобы представить жизненный цикл инвестиционной задачи и спланировать ее решение. Список этих категорий на первый взгляд прост, в его составе:
- фаза жизненного цикла;
- веха;
- стадия;
- этап;
- процесс управления.
Предложенные понятия в практике часто используют как синонимы. И если поискать в источниках, то есть вероятность обнаружить, что и словари «грешат» круговыми определениями данных философско-прикладных категорий. Можно заметить и в научной литературе, что «фаза – это стадия», «стадия – это этап» и даже веха определяется как некий этап пути. Как же быть, ведь нам нужно оперировать точным восприятием явлений?
Я предлагаю выполнить процедуру, которую мы уже однажды делали с категориями проектных задач, целей и проблем. Усилим здравое разумение и посмотрим на представленные выше понятия с позиции обычного эмпирического опыта. Ниже показана таблица, в столбиках которой проставлены исследуемые категории, а в табличной части мы будем помещать определения, образы, примеры, которые соответствуют им. Начнем с понятия «фаза». В чем состоит суть данного понятия? Чем его можно охарактеризовать, какими отличительными качествами?
Фазам проектной реализации посвящена статья на тему жизненного цикла проектной задачи. Эмпирически больше всего я воспринимаю фазу как длящееся и выраженное состояние выполнения проекта, например, фаза разработки или фаза завершения. Этих положений у проектной задачи несколько, и они всегда повторяются, хотим мы этого или нет. Принципов разбиения проекта на фазы может быть несколько, но подход к их формулированию един – с позиции длящегося состояния.
Выше в качестве иллюстрации приведен пример двух схем фазовой разбивки проекта. С точки зрения ЖЦ фазы проекта венчают вехи – важные, значимые события его реализации. По временной шкале они представляют собой событийные точки. Фазы проекта делятся на стадии – восходящие периоды развития, отделяющие собой качественные состояния фазы. Например, стадия принятия решения о старте проекта или стадия формирования проектной команды. Более динамической категорией, чем фазы и стадии, являются процессы управления, имеющие следующие черты:
- представляют собой последовательность работ;
- связаны с управлением, основаны на регламентирующей базе;
- могут относиться к проекту в целом или к отдельной его фазе.
Этапы же являются частями процессов управления, включающих в себя однородные по сути составы работ. Таким образом, этап – это динамическая категория, которая может повторяться на каждой фазе проекта. Например, этап анализа. В небольших проектах этапы, фазы и стадии действительно сливаются в синонимы. В крупных мероприятиях этапы наиболее выражены в процессах инициации, завершения, планирования и организации исполнения.
Этапы процессов инициации и завершения
Мы с вами исследуем процедуры регулярного управления проектами, принимая за основу достаточно высокую планку их развития в компании. Это вполне оправдано. Какой смысл детально описывать этапы каждого из процессов для небольшого по масштабам проекта? Как говорится, «бери и делай!». Другой вопрос, когда проекты включают сложные по реализации элементы, а масштаб решаемых задач значительный. Любой проект начинается с процедур инициации, этапы данной группы процессов следующие.
- Формирование инициативного предложения по проекту.
- Разработка бизнес-плана, ТЭО, концепции проекта.
- Принятие решения о необходимости выполнить проект.
- Назначение куратора.
- Уточнение и детализация целей, границ проекта и его результатов.
- Выяснение ограничений и дополнительных требований.
- Разработка черновой версии организационной структуры мероприятия.
- Составление черновой версии устава и издание приказа о старте проекта и назначении PM.
- Чистовое описание проектного продукта.
- Проработка ограничений, требований и рисков реализации.
- Прояснение интересов и ожиданий участников.
- Выработка показателей и КФУ проекта.
- Уточнение необходимого состава процессов управления.
- Формирование укрупненного плана работ.
- Согласование и утверждение итоговой версии устава и укрупненного плана.
В настоящем разделе мы исследуем процессы инициации и завершения, которые имеют несколько схожих черт. Основными задачами инициации являются однозначное определение проекта и формулирование его целей, результатов, установление заинтересованных сторон и их ожиданий. Инициация выполняется на старте проекта и в начале каждой из его фаз.
Проект рано или поздно завершается, и очень важно грамотно его «припарковать». Помимо закрытия проекта по факту его успешной реализации данные процедуры могут быть выполнены на каждой фазе мероприятия, когда принимается решение о досрочном прекращении работ. Помимо процесса закрытия проекта или его фазы к данной группе относится также и процесс, связанный с процедурой извлечения уроков и приращения опыта. Процедуры закрытия включают следующие основные этапы.
- Передача результатов заказчику, ввод в эксплуатацию.
- Подготовка финального отчета и обмен финансово-учетными документами.
- Архивирование документации проекта.
- Закрытие проекта приказом по компании.
Работа по извлечению уроков – весьма интересный и полезный процесс. Сюда включаются: презентации для проектного комитета и для других менеджеров компании, анализ и документирование выводов по успехам, проблемам и ошибкам проекта. На итоговом совещании выводы озвучиваются и принимаются рекомендации, подлежащие последующему исполнению.
Этапы процессов планирования
Процессы планирования проекта начинаются от момента запуска проекта и реализуются вплоть до завершающих стадий. Это многократные процедуры, реализуемые на каждой фазе решения проектной задачи. Целями этих процессов являются: детальная разработка содержания, выработка плана действий по управлению проектом и составление календарного расписания работ. Визуальная поэтапная модель процессов планирования предлагается вашему вниманию далее.
Рассмотрим основные этапы создания планов проекта.
- Планирование целей и границ проекта . Этот этап также называется определением содержания (продукта как предмета планируемого мероприятия и требований к нему). Результатами этапа являются концепция, ТЭО, ТЗ и проектно-сметная документация.
- Разработка структуры проекта . В наиболее полном варианте в этап входит создание деревьев целей, задач, организационной структуры, плана по вехам, начало разработки иерархической структуры работ (ИСР) и структуры потребляемых ресурсов.
- Определение (уточнение) состава работ . Целью этого этапа является представление всей совокупности операций, необходимых для того, чтобы возник продукт, и цели проектной реализации были достигнуты. Среди инструментов этапа выделяется ИСР, наилучшим образом подходящая для создания такого представления.
- Определение состава потребляемых ресурсов . Предыдущие два этапа подготавливают почву для оценки потребности в ресурсах трех видов: расходуемых, возобновляемых и финансовых. Человеческие ресурсы, основные средства относятся к возобновляемым, материалы и комплектующие – к расходным ресурсам.
- Определение последовательности работ . Данный этап позволяет выстроить логику взаимосвязей операций. Ключевым инструментом этапа выступает сетевая модель проекта.
- Оценка продолжительности операций . В ходе этапа выполняется параметрическая оценка, оценка длительности по аналогам, оценка предложений исполнителей, экспертная оценка и т.п.
- Оценка затрат на выполнение работ . Целью данного этапа является уточнение стоимостных характеристик проектных задач с учетом объемов задействованных ресурсов, включая временные возможности и финансовые средства.
- Идентификация рисков и планирование их минимизации . Этап включает в себя почти полный комплекс мероприятий по управлению рисками: идентификацию, оценку, выработку стратегии и тактики регулирования и, наконец, создание плана защитных мероприятий.
- Календарное планирование проекта .
- Подготовка бюджета проекта .
- Выполнение вспомогательных планировочных мероприятий . В настоящий этап включается разработка планов поставок, коммуникаций и других обеспечительных планов. Помимо прочего выполняется организационное планирование, утверждается матрица ответственности, планируется привлечение, назначение персонала и его расстановка.
- Сбор сводного плана .
Этапы процессов организации исполнения
Процессы организации исполнения проекта находятся исключительно в зоне управленческих компетенций PM. Постановка задач, координация и оперативное реагирование, проявление качеств лидера и командного вдохновителя – все это должно выполняться на этапах данной группы процессов. Представим себе пример инвестиционного проекта по разработке и выводу на рынок новой услуги в компании, действующей на рынке B2С. Типовой состав этапов процессов организации будет включать следующее.
- Набор команды проекта . На этом этапе предстоит привлечь специалистов, владеющих технологией новой услуги. Следует решить вопрос о том, смогут ли эти люди стать лидерами инноваций, повести других за собой. Главное, чтобы в результате работы знания и навыки были распространены профессионалом по кругу исполнителей. Важно проработать вовлечение всех участников команды: систему мотивации, загруженность, распределение ролей и ответственности.
- Выбор поставщиков . Данный этап связан с потребностью формирования лучших рыночных и организационных условий для выполнения работ внешними подрядчиками и поставщиками. Часто используются инструменты конкурсного производства для отбора поставщиков на основе тендеров.
- Обеспечение надлежащего качества работ . В нашем примере этап состоит в том, чтобы установить параметры, определяющие понятие качества оказания услуги. Обязательно разрабатываются технологические требования к процедуре услуги, стандарт производства и коммуникаций с клиентами. Эти стандарты включаются в систему обучения персонала и аудита выполнения процедур.
- Обеспечение координации работ и исполнителей . Этап своей целью имеет обеспечение четкого взаимодействия участников за счет установленных приоритетов задач, согласований с функциональными руководителями, качественной информационной поддержки команды.
- Отладка управления ожиданиями заинтересованных сторон . Предполагается владение PM ценностными ориентациями и интересами стейкхолдеров проекта, построение эффективной модели коммуникаций с ними.
- Организация развития команды . Процедура делится на выполнение формальных управленческих задач и неформальных лидерских позиций: сплочения команды, укрепления духа коллективизма, товарищества и т.д.
- Организация распределения информации . Распределение и движение информации по адресатам в проекте должно быть организовано в принудительном, гарантированном режиме.
В настоящей статье мы разобрали понятие и содержание ключевых этапов основных процессов управления проектом. Сама природа и сущность этапа как объекта управления входит в противоречие с проектной действительностью. На мой взгляд, более верно говорить не об этапах, а о подпроцессах процессов управления. Причина этого состоит том, что процедуры управления носят растянутый, порой не диагностируемый по последовательности характер. В этих условиях выделить этап как отдельную часть проектного пути сложно. Во всяком случае, логика института PMI при разработке стандарта, сделавшего ставку на процессы, стала более очевидна.
Источник
Этапы работы над проектной деятельности
Содержимое разработки
Что такое проект?
Само понятие проект (от лат. project — брошенный вперёд) означает план, замысел, описание того, что предстоит сделать. В самом широком понимании проект — это работа, направленная на решение конкретной проблемы, на достижение оптимальным способом заранее запланированного результата.
- игра
- литературный альманах
- сценарий
- викторина
- набор открыток
- выставка
- м у л ь т и м е дийн ая презентация
- видеоклип
- слайд-шоу
- видео-фильм
- заочная экскурсия Публицистические материалы:
- стенгазета
- журнал
- буклет
- плакат
Этапы проектной деятельности
- Этап 1. Подготовительный
- Этап 2. Планирование
- Этап 3. Реализация проекта
- Этап 4. Презентация (представление) проекта
- Этап 5. Осмысление и оценка проекта
Этап 1. Подготовительный
Пр еп о дава тель
Выдвигают и обсуждают идеи, приходят к коллективному мышлению
Пробуждает и поддерживает интерес к теме, ведет дискуссию, помогает сформулировать тему, цели и задачи проекта
Что мы будем делать? Для чего мы это будем делать?
Тема Цели З ада ч и
Как мы это будем делать? Что должно получиться?
П р о ек тн ый продукт
Этап 2. Планирование
Алгоритм планирования работы над проектом:
Шаг 1. Зачем мы это делаем? (формулируем проблемы и цели проекта)
Шаг 2. Что нужно сделать (создать) для решения проблемы? (выбор проектного продукта)
Шаг 3. Кто это будет делать? (назначение ответственных, формирование групп)
Шаг 4. Все ли у нас есть для решения проблемы? (выявление имеющихся и недостающих ресурсов)
Шаг 5. Какие шаги нужно предпринять для реализации цели проекта? (основные этапы работы)
Шаг 6. К какому сроку необходимо закончить работу? (построение графика проектной работы)
Этап 3. Реализация проекта
Пр еп о дава тель
Оказывает помощь в поиске и обработке информации, проводит индивидуальные и групповые консультации, поощряет самостоятельность обучающихся и в то же время при необходимости поддерживает, направляет, создает условия для проявления творческой активности, осуществляет контроль за соблюдением сроков
Работают в группах, собирают и обрабатывают информацию, решают возникающие вопросы и проблемы, корректируют план, оформляют документацию проекта
Этап 4. Презентация проекта
Различные формы презентации:
- устное сообщение;
- публичная защита проекта;
- театрализованное представление;
- демонстрация видеофильма;
- презентация веб-сайта и др.
Примерный план сообщения
- Представьтесь, назовите состав группы и роль каждого в ней.
- Назовите тему проекта.
- Обоснуйте актуальность выполненной работы.
- Расскажите, какую цель и ожидаемый результат поставила перед собой творческая группа.
- Расскажите о путях решения проблемы (какие идеи были предложены и на каких остановились, назовите причины возникновения изменений).
- Расскажите о времени, месте и роли участников проекта (каков вклад каждого участника).
- Продемонстрируйте результат работы группы.
Публичная защита проекта
Документация проекта обычно представляется заранее для предварительного ознакомления.
- презентацию проекта;
- выступление участников (5-7 минут):
- название проекта; актуальность и обоснованность темы; краткое содержание (ключевые понятия); методы исследования и выводы; практическая значимость проекта;
- название проекта;
- актуальность и обоснованность темы;
- краткое содержание (ключевые понятия);
- методы исследования и выводы;
- практическая значимость проекта;
- ответы выступающих на вопросы;
- подведение итогов по критериям оценивания проектов (оценочный лист).
Этап 5. Осмысление и оценка проекта. Рефлексия
После презентации полезно организовать коллективное обсуждение результатов проекта.
- Что было самым трудным в работе над проектом?
- Какие проблемы возникали в ходе работы и как их решили?
- Можно ли считать проблему, над которой вы работали, решенной?
- Что нуждается в доработке?
- Чего вы до сих пор не понимаете?
- В чем вы стали более уверенны?
- Что было наиболее значительным из того что вы узнали?
Портфолио проекта (проектная папка) – это папка документов, фиксирующих ход работы над проектом.
- паспорт проекта;
- планы и графики выполнения этапов проекта;
- отчеты рабочих групп
- рисунки, эскизы, чертежи, наброски проектного продукта;
- материалы презентаций;
- результаты.
Паспорт проекта является основным документом портфолио и состоит из обязательных для заполнения элементов:
- Название проекта.
- Дисциплина, в рамках которой разрабатывается проект.
- Тип проекта.
- Цель проекта.
- Задачи проекта.
- Руководители и консультанты проекта.
- Состав проектной группы (имена, фамилии и группы участников).
- Продукты проекта.
- Этапы работы над проектом (продолжительность, содержание работы, ответственные).
- Необходимое оборудование и ресурсы.
Критерии оценивания проектов(пример)
Критерий 1. Постановка цели, планирование путей её достижения (максимум 3 балла)
Цель определена, но план её достижения отсутствует
Цель определена, дан краткий план её достижения
Цель определена, ясно описана, дан подробный план её достижения
Критерий 2. Глубина раскрытия темы проекта (максимум 3 балла)
Тема проекта раскрыта фрагментально
Тема проекта раскрыта, автор показал знание темы в рамках программы
Тема проекта раскрыта исчерпывающе, автор продемонстрировал глубокие знания, выходящие за рамки
Критерий 3. Разнообразие источников информации, целесообразность их использования (максимум 3 балла)
Использована неподходящая информация
Большая часть представленной информации не относится к теме работы
Работа содержит незначительный объем подходящей информации из ограниченного числа однотипных
Работа содержит достаточно полную информацию из разнообразных источников
Критерий 4. Личная заинтересованность автора, творческий подход к работе (максимум 3 балла)
Работа шаблонная, показывающая формальное отношение к ней автора
Автор проявил незначительный интерес к теме проекта, не продемонстрировал самостоятельность в работе, не
использовал возможность творческого подхода
Работа самостоятельная, демонстрирующая заинтересованность автора; предпринята попытка представить личный
взгляд на тему проекта, применены элементы творчества
Работа отличается творческим подходом, собственным оригинальным отношением автора к идее проекта
Критерий 5. Соответствие требованиям оформления письменной части (максимум 3 балла)
Письменная часть проекта отсутствует
В письменной части отсутствуют установленные правилами порядок и четкая структура, допущены серьезные ошибки
Предприняты попытки оформить работу в соответствии с установленными правилами, придать ей соответствующую
Работа отличается четким и грамотным оформлением в точном соответствии с установленными правилами
Критерий 6. Качество проведения презентации (максимум 3 балла)
Материал изложен с учетом регламента, однако автору не удалось заинтересовать аудиторию
Автору удалось вызвать интерес аудитории, но он вышел за рамки регламента
Автору удалось вызвать интерес аудитории и уложится в регламент
Критерий 7. Качество проектного продукта (максимум 3 балла)
Проектный продукт отсутствует
Проектный продукт не соответствует требованиям качества (эстетика, удобство использования, соответствует
Продукт не полностью соответствует требованиям качества
Продукт полностью соответствует требованиям качества (эстетичен, удобен в использовании, соответствует
Предоставление информации в компьютерной презентации
Компьютерные мультимедийные презентации – это способ представления информации с помощью компьютерных программ. Он сочетает в себе динамику, звук и изображение, т.е. факторы, которые наиболее долго удерживают внимание.
Банально, ЗАТО хорошо читается
Эффектно, но утомительно для глаз
Плохо читаются и рассеивают внимание
Привычны для глаза, хорошо читаются и воспринимаются
- Заголовок слайда (не более 3-4 слов) шрифт 44 пункта.
- Для теста подзаголовков слайда шрифт в 32 пункта.
- В поле основного текста слайда желательно использовать шрифт не менее 26-28 пунктов.
3.Содержание и оформление слайда
- На слайды помещаются ключевые слова, термины, примеры.
- Не следует перегружать слайды тестом или картинками( графиками, схемами, таблицами и т.п.)
- Слайды должны быть выдержаны в одной цветовой гамме ( разнообразие цветовых решений рассеивает внимание)
- Не следует использовать «сложных» эффектов анимации при переходе от одного слайда к другому (вращение, выскакивание, кнут и т.п.)
4. Количество слайдов
- Количество слайдов в презентации определяется объемом информации.
- Рекомендуется заранее оговорить количество слайдов. Обычно рекомендуют ограничения 10 слайдами.
Источник
