Способ проверки документов бухгалтерия

Эффективный документооборот: как контролировать возврат первички

Работа с документами может занимать от 40 до 80% всего рабочего времени бухгалтера. И бухгалтеры не просто так много внимания уделяют вопросу контроля первичных документов – от наличия первичных документов в архиве зависит слишком многое. Вот самые неприятные ситуации, в которых может оказаться компания, если не налажен эффективный документооборот:

1. Товарные накладные не возвращаются от покупателей. Часто документы отправляются вместе с товаром через транспортную компанию клиенту на подпись. А покупатель забывает их вернуть – в итоге документов в бухгалтерии нет, а значит, у налоговой возникнут вопросы при проверке.
2. Менеджер не передает документы в бухгалтерию. Если нужно взыскать дебиторскую задолженность через суд, может оказаться, что документов, подтверждающих сделку, у компании нет. Причем бухгалтер не всегда может это отследить, так как контролирует в первую очередь оплату счетов, а за договор и акт по сделке отвечает менеджер. В этом случае халатность сотрудника может дорого обойтись.
3. При работе с группами и сериями документов теряется часть экземпляров. Бывает так, что клиенты просят изменить реквизиты в накладных и счетах-фактурах, а также разбить одну накладную на несколько без изменения общей суммы. Особенно часто с этим сталкиваются партнеры государственных учреждений, если учреждение получает финансирование из разных источников. В итоге создается несколько редакций одного документа, часть из которых не нужны, и они уничтожаются/выбрасываются. И при большом количестве документов всегда есть риск потерять что-то нужное.

Без контроля над документооборотом организация рискует остаться без налогового вычета, а также получить штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. А при сделках с клиентами это риск не подтвердить дебиторскую задолженность или не вернуть отправленный, но неоплаченный товар. Потому что по факту товар доставлен, а по документам – нет.

Поэтому, когда мы говорим «работа с документами» – это очень общая фраза. И, к сожалению, сюда мало относится простое «принял, поставил отметку, убрал в архив, чтобы при случае достать и отправить». К сожалению, куда чаще это «в последний момент узнал, что документа нет, обзвонил всех менеджеров, оббегал все кабинеты, перебрал кучу бумаг и написал несколько отчаянных писем контрагенту». На это уходит много времени, а еще больше – нервов, потому что оправдываться перед руководством и налоговой совершенно не хочется.

Застраховать от этого может только наличие у бухгалтера всех бухгалтерских документов с подписью контрагента. И храниться эти документы должны в архиве не менее 5 лет.

Но одно дело сказать – документы должны быть на месте, другое – добиться 100% возврата документов в бухгалтерию. Обычно компании для этого используют несколько способов.

Способ № 1. Выделение ответственного сотрудника

В случае большого документооборота понадобится отдельная должность для одного или нескольких сотрудников. Их задачей будет отслеживать создаваемые в «1С» сделки и ежемесячно проверять возврат документов от контрагентов. Возможно, эти же сотрудники будут обучать менеджеров, чтобы они своевременно предоставляли документы, и вести переписку с теми партнерами, кто забыл вернуть первичку.

Но чаще всего для компании введение отдельного рабочего места для такого сотрудника слишком накладно. И эта обязанность все равно остается на бухгалтере. При этом остальные задачи с бухгалтера никто не снимает.

Способ № 2. Передача бухгалтерии на аутсорсинг

Если за учет отвечает сторонняя организация, то и контроль за первичными документами так же будет устанавливать эта компания. Однако есть риск, что сторонняя организация при возникновении проблем с документами устранится, а доказать, что это была ее ответственность, не получится. Поэтому при заключении договора надо убедиться, что компания берет на себя обязательства по контролю документооборота.

Способ № 3. Автоматизация

Этот способ – первый в списке для компаний с большим потоком исходящих или входящих документов. Если количество документов, с которыми работает бухгалтерия, превысило 3000 в месяц, то подбор правильных программ становится первоочередной задачей такой компании. Риск финансовых потерь и нагрузка на бухгалтера с этой отметки начинает расти экспоненциально относительно роста самого документооборота.

Чтобы документооборот был безопасным и эффективным, автоматизировать его нужно на нескольких уровнях. Если речь идет о первичных документах, то обычно подразумевают только электронный документооборот (при котором все равно будут возникать отношения с партнерами, предпочитающими бумажные документы) и электронный архив.

Но просто хранить документы на компьютере или сервере недостаточно, так как не решает одну из основных проблем: контроль передвижения документов. Поэтому автоматизация должна давать бухгалтеру ответ на вопрос: сколько документов сейчас находятся у менеджеров, сколько – на подписи у контрагента, сколько – пришли в архив.

Для этого создан стандарт контроля документов – программа «Скан-Архив» и дополняющие ее функции доработки для «1С».

Автоматизируя документооборот с помощью «Скан-Архива», можно решить следующие задачи:

Контроль входящих и исходящих документов

При печати на каждый документ наносится уникальный штрихкод. Входящие документы распознаются по форме и реквизитам. Вернувшиеся в бухгалтерию документы система автоматически распознает и прикрепляет к карточке в базе «1С».

Контроль местонахождения бумажных документов

Вы можете указать путь к бумажному документу при наличии нескольких архивов. А при наличии нескольких филиалов, – подразделение, где хранится оригинал.

Потоковый ввод документов

При загрузке документов «Скан-Архив» автоматически распознает и сортирует документы по типу и реквизитам контрагентов.

Это только часть функций программы «Скан-Архив». Хотите узнать больше?

При заказе «Скан-Архива» до 31 августа вы получаете дополнительный функционал для программы бесплатно

В программе «1С» можно будет формировать новый функциональный отчет. С ним вы сможете отслеживать каждый документ, который нужно вернуть от конкретного контрагента, в режиме онлайн.

Отчет покажет цветом, в наличии ли документ от конкретного контрагента или отсутствует. В отличие от отчета в базовой комплектации, отчет позволяет прописать набор документов, который требуется получить от конкретного контрагента. После этого вы можете проверять с каждыми полученными документами, какие «долги» остались у контрагента и укладывается ли он в срок их возврата. Индикация по цветам покажет, все ли документы сданы вовремя – такие комплекты будут подчеркнуты зеленым, вот-вот опоздают – желтым, или не сданы, а срок уже прошел – красным.

Запуская такой отчет регулярно, вы сможете предотвращать проблемы невозврата от контрагентов и планировать работу менеджеров.

Источник

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Автор: Екатерина Соловьева Бухгалтер-консультант

Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

Автор: Екатерина Соловьева
Бухгалтер-консультант

В любой организации документы составляют основу бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие бумаг или недостатки в их оформлении — гарантия проблем с налоговыми органами. Рассказываем, почему важна первичная документация и как организовать ее обработку, чтобы исключить неприятности.

Почему важны первичные документы

Первичные документы сопровождают все финансово-хозяйственные операции компании. Каждая сделка должна быть подтверждена и зафиксирована. Недостатки в оформлении бумаг или их отсутствие — причина исключения суммы из расходов при налоговой проверке. Это влечет за собой увеличение налогооблагаемой базы, доначисление НДС и налога на прибыль, штрафы (ст. 120 НК РФ, ст. 252 НК РФ).

Единственный способ избежать подобных рисков — систематизировать проверку и обработку бухгалтерских документов.

Зачастую штатный бухгалтер оставляет работу с первичкой на потом. Большинство считают своевременную сдачу отчетности своей приоритетной задачей и не уделяют должного внимания анализу качества счетов-фактур, актов, накладных. В итоге документы подшиваются без малейшей проверки.

Удаленный же бухгалтер, который одновременно ведет несколько фирм, вообще редко обращает внимание на корректность документов. В случае налоговой проверки он просто перестает выходить на связь или меняет телефон.

Из судебной практики

Арбитражные суды трех инстанций поддержали налоговую инспекцию в деле А32-4358/2018. По результатам проверки декларации на прибыль компании было доначислено 1,7 млн. рублей налога на прибыль из-за отсутствия первичных документов, доказывающих наличие убытка в предыдущих налоговых периодах.

Типичные ошибки при работе с первичными документами

Наши эксперты обращают внимание на типичные ошибки обработки первички:

1. Документ отсутствует. Достаточно распространенная ситуация. Особенно там, где большое количество операций или формы составляются не в момент проведения сделки. В зоне особого риска — торговые, строительные, транспортные организации.
2. Ошибки в заполнении или применение нетиповой формы, когда это необходимо. Среди наиболее распространенных — обобщение приобретенного товара, например, «материалы» вместо указания каждого изделия. Отсутствие дат, подписей, других обязательных реквизитов.
3. Документ испорчен. Чаще всего касается кассовых чеков или самокопирующихся бланков. С течением времени чернила выцветают, и информация «исчезает» с документа. Нередки случаи уничтожения документов из-за неправильной организации хранения или небрежного обращения.
4. Исправления в кассовой документации. Законодательством запрещено исправлять документы, связанные с движением денег по кассе или расчетному счету.

Для уменьшения рисков при работе с документами каждой организации необходимо выстроить оптимальную и удобную систему документооборота. В том числе это касается проверки и бухгалтерской обработки кассовых документов.

Специалисты 1С-WiseAdvice советуют создавать не только бумажный, но и электронный архивы. Иногда требуется много времени и сил, чтобы обнаружить счет-фактуру за прошлый год в папках и коробках, где хранится первичка организации. А на сервере нужный скан найдется в считанные минуты.

Источник

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Автор: Наталья Ванина Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Как проверить бухгалтера, не зная бухгалтерии: пошаговая инструкция для руководителей и собственников компаний

Автор: Наталья Ванина
Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Для большинства руководителей и собственников компаний бухгалтерия – это отдельный мир, темный лес, в который, в идеале, лучше не лезть. Поэтому бухгалтеры работают, как умеют, а о проблемах в учете руководство узнает по факту – при получении акта выездной или камеральной проверки с миллионными доначислениями, либо при блокировке счета, когда деятельность компании становится парализована.

Чтобы долги перед бюджетом, несданные декларации, неправильно рассчитанные налоги, отсутствие первички и прочие «мелочи» не стали для директора неприятной неожиданностью, нужно проверить бухгалтера. Причем делать это стоит регулярно.

Но как проверить бухгалтера, не имея знаний в области налогового и бухгалтерского учета? Поверьте, это – реально.

Специально для собственников и генеральных директоров компаний мы подготовили пошаговую инструкцию для тестирования работы бухгалтерии. С ее помощью и без погружения в «дебри» бухучета руководитель и собственник смогут проверить знания бухгалтера и быстро понять, насколько хорошо или плохо работает бухгалтерия и ведется учет.

Тест для бухгалтера

Предлагаем быстро и качественно проверить знания вашего бухгалтера и его способность находить практические решения в конкретных рабочих ситуациях. Тест был разработан ведущими экспертами в области налогового и бухгалтерского учета, методологами и аудиторами компании 1С-WiseAdvice.

Для проведения теста достаточно указать свой электронный адрес и e-mail главбуха. Результат тестирования высылается руководителю в виде диаграммы с пояснениями – насколько бухгалтер разбирается в той или иной области учета.

Эффективность теста проверена на практике! Его проходят все наши бухгалтеры при приеме на работу.

Итак, как проверить работу бухгалтера? Следуйте пошаговой инструкции.

Как проверить своего бухгалтера по базе, в которой ведется учет?

Шаг 1. Получить доступ к бухгалтерской базе и провести экспресс-проверку

В самом распространенном случае бухгалтерский учет ведется в программе 1С:Бухгалтерия (последняя версия этой программы – 8.3).

Если нужно проверить бухгалтера, самое простое – это открыть бухгалтерскую базу и сделать экспресс-проверку ведения учета. Для этого в меню «Отчеты» надо выбрать пункт «Экспресс-проверка» как показано на рисунке ниже.

Выберите период, за который необходимо сформировать отчет (например, за 2017 год), и нажмите «Выполнить проверку». Если в учете есть ошибки, то программа их выдаст. Ошибки в учете могут привести к ошибкам в расчетах налогов, соответственно, возможны доначисления, пени и штрафы. Попросите бухгалтера исправить ошибки.

Отчет об ошибках будет выглядеть следующим образом:

Если бухгалтер отказывается показать базу, либо ссылается на сложность ее передачи для проверки – бейте тревогу! Наверняка учет ведется некорректно, либо не ведется вовсе. А значит, компания рискует не пройти налоговую проверку. Кроме того, если бухгалтер уволится, возникнут проблемы с передачей дел новому бухгалтеру, и наверняка придется восстанавливать учет. Причем, по закону, налоговая инспекция также может потребовать бухгалтерскую базу компании для проверки, поэтому стоит периодически устраивать своей бухгалтерии тест на боевую готовность.

Как проверить бухгалтера на предмет своевременной и полной сдачи отчетности?

Шаг 2. Проверить факт наличия деклараций с подтверждением своевременной сдачи

В большинстве случаев отчетность сдается электронно. Фактом подтверждения сдачи отчетности является квитанция, полученная от налоговой или фондов. Отчетность и квитанции могут храниться в электронном виде. Проверьте, что вся отчетность вашей компании с квитанциями действительно хранится в электронном архиве.

Образец квитанции о приеме отчетности приведен ниже. В квитанции выделены поля, на которые необходимо обратить внимание:

Как проверить главного бухгалтера на предмет отслеживания налоговых недоимок?

Шаг 3. Проверить состояние расчетов с бюджетом

Для этого попросите вашего бухгалтера запросить в ИФНС справку о состоянии расчетов с бюджетом на текущую дату. Это можно сделать в электронном виде. Такую справку ИФНС направит также в электронном виде. Средний срок ее изготовления – 3 рабочих дня. В справке будут указаны пени и штрафы (при их наличии), недоимки, а также переплаты по налогам. Попросите бухгалтера пояснить все цифры в Справке и соответствие данных цифр данным учета.

Как проверить бухгалтера и состояние дел в первичных документах?

Шаг 4. Проверьте наличие документов с самыми крупными контрагентами

Порядок в первичной документации очень важен, т.к. это первое, что проверяют контролирующие органы.

Проверьте наличие оригиналов первичных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур) по самым крупным поставщикам. Эти документы должны быть подписаны с двух сторон и храниться в папках. Идеальный вариант – наличие электронного архива документов, по которому можно быстро найти нужный документ в виде отсканированной копии. Все документы должны храниться в порядке, чтобы в любой момент можно было быстро найти нужный.

Как правило, если ИФНС присылает запрос о предоставлении документов, надо в сжатые сроки предоставить нужные документы, иначе есть риск доначисления налогов.

Дополнительно стоит проверить, проявили ли должную осмотрительность по самым крупным контрагентам. Как провести такую проверку с учетом последних требований ФНС, читайте в статье нашего блога «Новые способы проверки контрагента в условиях ужесточения налогового контроля по закону № 163-ФЗ».

Как проверить бухгалтера по декларациям?

Шаг 5. Экспресс-проверка налоговой отчетности

Для генерального директора компании мы можем предложить экспресс-метод проверки отчетов, которые исправно сдает главбух (своеобразный чек-лист проверь своего бухгалтера).

Эта простая методика позволяет выявить контрольные точки в отчетности, которые являются «красной тряпкой» для налоговиков. Причем, чтобы заметить критические расхождения, необязательно обладать обширными и глубокими познаниями в области бухгалтерского учета.

Сравните годовую выручку из деклараций по НДС и декларации по прибыли, а также из Отчета о финансовых результатах

Как это сделать:

• Возьмите декларации по НДС за 1, 2, 3, 4 квартал. Сложите выручку в разделе 3 декларации (как показано на рисунке)
  
• Возьмите декларацию по налогу на прибыль. Посмотрите выручку в листе 2 (как показано на рисунке ниже)
  
• Посмотрите выручку в Отчете о финансовых результатах
  

Если есть расхождения – попросите вашего бухгалтера их пояснить (ИФНС однозначно пришлет такое требование).

Сравните сумму расходов в декларации по налогу на прибыль и в Отчете о финансовых результатах (по статьям)

Для этого необходимо в декларации по налогу на прибыль открыть Приложение №2 к Листу 02, в этом разделе указаны все расходы, которые были учтены в налоговом учете. В Отчете о финансовых результатах указаны все расходы, которые учтены в бухгалтерском учете.

Если есть расхождение между суммами расходов – попросить бухгалтера пояснить причины этих расхождений.
Проверьте, нет ли убытка в декларации по прибыли

Если убыток есть – вас вызовут на убыточную комиссию в ИФНС для дачи пояснений. Попросите бухгалтера предложить варианты не показывать убыток в декларации либо придумать убедительные объяснения причин возникновения убытка.

Если в декларации по прибыли убыток на протяжении нескольких налоговых периодов – ваша компания рискует оказаться в плане выездных проверок!
Посчитайте долю вычета по НДС

Для этого в разделе 3 декларации берем общую сумму начисленного НДС и общую сумму налога, подлежащего к вычету.

Доля вычетов = Общая сумма вычетов / Общая сумма начисленного налога * 100%

Сравните с безопасной долей вычета НДС вашего региона. Если отклонение значительное – попросите бухгалтера предложить варианты для приведения этих показателей к средним. В случае превышения компанией установленной доли вычета по НДС, налоговый орган рассматривает такого налогоплательщика как потенциальный объект для налоговой проверки.

К сожалению, в открытом доступе ФНС эти данные не публикует, однако наши коллеги из газеты «Учет. Налог. Право» добывают эти сведения и публикуют актуальные данные по безопасной доле вычета НДС на своем сайте.

Источник