Способ проведения инвентаризации основных средств сплошной или выборочный

Инвентаризация основных средств предприятия: в каких случаях она проводится, причины, порядок и периодичность проведения

Как часто проводится инвентаризация основных средств на предприятии и для чего она нужна (детально) – вопросы, которые мы разберем в статье. Порядок этой процедуры строго регламентирован, от него нельзя отступать. Более того, если во время проверки будут выявлены неучтенные объекты, то это грозит штрафами и наказаниями со стороны проверяющих органов. Сам процесс – не такой простой, как кажется, ведь нужно его правильно оформить, выявить расхождения между фактическим и плановым количествами, зафиксировать эти перемены. Давайте разберем все детали по порядку.

Что это – инвентаризация основных средств (ОС) на предприятии

В первую очередь это пересчет активов, которые есть в компании. С помощью такого действия становится возможным сохранить имущество фирмы невредимым. Ее главная задача – сопоставить реальные остатки и виртуальные, проверив данные, указанные в бухучете. Так считают деньги, оборудование, здания, долговые обязательства и многое другое.

С помощью переписи можно контролировать правильность отражения информации на счетах организации. При необходимости вносятся исправления, чтобы отчетность была актуальной.

Во время описи определяют:

• есть ли фактически объекты, которые указаны на бумаге и в программе;
• насколько корректно присвоены инвентарные номера;
• правильно ли ведется бухгалтерский учет;
• объемы недостач/излишков.

Сроки, правила, периодичность проведения инвентаризации основных средств

По законодательству проводить проверку следует не реже, чем один раз в 3 года на предприятии. Библиотечные фонды пересчитывать и проверять придется не так часто – раз в пятилетний период. Это установлено на основании Методических Указаний.

Конкретные данные каждая компания определяет для себя самостоятельно. Обычно это делается перед началом годового отчета. Но согласно закону есть случаи, когда это следует проводить чаще:

• в результате чрезвычайной ситуации;
• если началась реорганизация или ликвидация;
• имущество собираются сдавать в аренду или полностью продавать;
• МОЛ или руководитель скоро поменяются;
• вскоре будет составляться годовая отчетность;
• были выявлены факты кражи, порчи собственности или злоупотребление полномочиями.

Стоит отметить, что если члены коллектива требуют, то такую сверку проводят и в случае, когда выбывает более половины всех участников договора.

По приказу владельца или директора организации это может происходить внезапно, в любой момент. Разделяют сплошную опись, когда пересчитывается все, что есть в компании, и выборочную, когда считают ОС в одном подразделении, филиале или даже кабинете.

Что такое инвентаризация основных средств

Это подсчет объектов, которые постоянно использоваться во время производства или для нужд администрации. Сюда могут относиться машины, оборудование, техника, в том числе вычислительная, разнообразный хозяйственный инвентарь, скот и растения.

Пересчет может быть натуральным – когда проверяющие сотрудники или органы ходят по фирме и проверяют реальное наличие активов. Еще один вариант – документальный, когда сверяют только по учетным регистрам.

Юридически все это оформляется в зависимости от того, какие подтверждающие бумаги были разработаны внутри предприятия и закреплены учетной политикой через распоряжение. Ведомость – это документ, который будет составляться в 2 одинаковых бланках, потому что один отправляется бухгалтеру, а второй остается у МОЛ.

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Порядок и этапы корректного проведения инвентаризации всех объектов основных средств (фото к каждому шагу)

Как именно это будет проводиться – зависит от желания руководителя и составленного им приказа. Но главные действия будут повторяться каждый раз, хотя формально они нигде не закреплены.

Шаг 1: Как подготовиться

Сюда относят все, что происходит до начала самого пересчета. Среди обязательных процессов:

• составляется и подписывается распоряжение о необходимости проведения;
• назначаются члены комиссии, а также ее глава;
• определяются сроки, отведенные на процедуру;
• со всех материально ответственных лиц собираются расписки;
• подготавливаются инвентаризационные описи по форме №3.

Стоит отметить, что если мат. ответственных несколько, то для каждого отдельно составляется пакет документов под заполнение в зависимости от перечня объектов, которые за ним закреплены.

Шаг 2: проведение пересчета по факту

В этот период можно проводить инвентаризацию основных средств. Считают ОС, проверяют, есть ли они фактически, сверяют их инвентаризационные номера и характеристики, которые должны быть по бумагам. Все это можно найти в карточках материалов, оформленных по форме № ОС-6, также формируется опись по №ИНВ-1.

Шаг 3: сверяются данные с виртуальной информацией в бухучете

Проводится сверка полученных результатов переписи с теми, которые есть в программах. Для этого бухгалтерия готовит ведомость, которая открывается на дату проверки. Каждую строчку сравнивают отдельно, контролируют корректность заполнения, количество экземпляров и так далее.

Шаг 4: оформляются итоги

Если необходимо, то из бухгалтерского ПО удаляются неактуальные данные, вписываются новые факты. Если обнаружатся недостачи либо не будут указаны сведения о продаже или списании ОС, то составляются соответствующие документы. После этого будут инициированы проверки в отношении ответственных за сохранность предметов учета работников.

В зависимости от того, насколько окажется виновным сотрудник, ему выносится предупреждение или штраф. Его могут привлечь к административной ответственности или вынести дисциплинарное взыскание.

Важные нюансы для исправления ошибок:

• стоит провести ее до утверждения годовой отчетности;
• следует запись отметить в день окончания сверки либо 31 декабря в текущем году.

Второе правило относится к нарушениям, которые были выявлены в предыдущем периоде. Не забывайте, что уже закрытые отчеты править нельзя. Если что-то было найдено в настоящем месяце, то и исправлять это предстоит сейчас, а не тогда, когда была допущена погрешность.

Комиссия по инвентаризации основных средств

В задачи этих людей входит осмотр и проверка соответствия виртуальных остатков реальным. Они фиксируют в имеющуюся у них ведомость все различия, записывают инвентарные номера, следят за характеристиками.

Все актуальные документы они получают перед началом изучения. Кто будет входить в состав проверяющих, вписывается в ИВН-22. Материально ответственные лица должны поставить отметки , что они сдают все подотчетное.

Изучению и сверке подлежат не только бухгалтерские листы, но и:

• сведения, в соответствии с которыми можно определить права собственности на объекты;
• технические паспорта;
• наличие документации на природные ресурсы, которые принадлежат фирме.

Цель и причины проведения инвентаризации основных средств

Есть сразу несколько поводов выполнять подобное исследование складов и ОС:

• можно с достоверностью говорить о наличии или отсутствии определенных объектов на территории;
• становится просто сличить установленные фактически данные с теми, которые указаны в бухгалтерских регистрах;
• допускается исправить документ бухучета в соответствии с информацией, выявленной по факту.

Когда проверка проводится внепланово, то это происходит обычно из-за обнаруженного хищения, последствий ЧС или смены руководства.

Сейчас допускается не использовать бланки строгой отчетности, а разработать собственную учетную документацию. Главное – чтобы были все реквизиты и позиции. Если нет времени на разработку таких шаблонов, можно воспользоваться типовыми примерами в программе.

Важно, чтобы ПО полностью закрывало все задачи, которые возникают на предприятии. Если этого не происходит, то можно обратиться за помощью профиссионалов, например, в компанию «Клеверенс».

Так, эффективно провести проверку ОС предприятия можно с помощью программного продукта «Инвентаризация ОС».

Данное ПО позволяет использовать терминал сбора информации со встроенным считывателем штрихкода для проведения сверки основных средств компании.

На каждое ОС прикрепляется этикетка с уникальным штрихкодом, которую можно распечатать с помощью драйвера. Соответствующий стандартам, 100% считываемый штрихкод автоматически генерируется за счет ПО на основе инвентарного номера.

Софт позволяет выгрузить сведений о наличии того или иного материала по базе данных 1С, а затем использовать устройство, чтобы собрать штрихкоды реальных позиций ОС и остатков и последующей загрузки полученной реальной информации в «Инвентаризация ОС» или во «Ввод остатков ОС и НМА» и для получения отчетов по наличию и расхождениям.

Софт также поддерживает учет в разрезе по материально-ответственным лицам (МОЛ) и подразделениям.

Программа поддерживает одновременное существование множества записей на одном ТСД. Таким образом можно провести проверку в нескольких помещениях/отделах организации и затем получить в 1С сразу несколько результатов.

Необходимые документы по учету

Наиболее актуальные бумаги, без которых не может проводиться инвентаризация основных средств (ОС):

• опись – ИНВ-1 – здесь расписывается все, что сходится или отличается в фактических остатках от плановых, включая инвентарные номера и нарушение эксплуатационных особенностей;
• ИНВ-22 – приказ, который составляется перед началом переписи;
• ИНВ-18 – сличительная ведомость;
• ИНВ-23 – журнал, в котором должны отражаться все проводимые пересчеты.

Стоит помнить, ИНВ-18 необходимо составлять в 2 экземплярах, потому что один отдается МОЛ, а второй уходит в бухгалтерию.

В чем заключается документальное оформление учета инвентаризации необычных основных средств (ОС)

Есть несколько ситуаций, в которых действия будут слегка отличаться от привычных:

• если инвентарь находился в ремонте на момент проведения, то следует составить ИНВ-10, в которой будет отражаться общая стоимость вместе с затратами на исправление;
• для тех объектов, которые были сданы в аренду, придется составлять собственную документацию с подтверждением контрагента;
• отдельные бумаги нужны для тех материалов, которые далее в хозяйственной деятельности использоваться не могут, а восстановить их невозможно – их списывают с указанием причин.

Кроме того, если материал сменил назначение после ремонта, то важно ввести обновленные актуальные данные. Особенно это касается случаев, когда после такой реконструкции меняется балансовая стоимость, которую еще не отразили в бухучете.

Проводки для отображения описи ОС: пример

Ниже мы предлагаем образец того, как именно должно выглядеть списание, которые происходят по вине работников и в результате выхода из строя.

Источник